Ondersteuning Wanneer u ondersteuning nodig hebt, kunt u altijd contact zoeken met uw regio/stadscoördinator. Schroom niet om te bellen!

Transcriptie

1 COLLECTEHANDLEIDING

2 Voorwoord Deze collectehandleiding is voor u, als collecteleider of wijkhoofd, beschikbaar met de noodzakelijke (achtergrond)informatie over alle zaken die met het Epilepsiefonds en de collecte te maken hebben. Lees deze handleiding zorgvuldig door en beschouw het als een naslagwerk. Als u iets wilt weten, sla dan eerst deze handleiding erop na! Collecteweek De collecte van het Epilepsiefonds vindt altijd plaats eind mei of begin juni. De daadwerkelijke collecteweek schuift elk jaar een week op, om na drie jaar weer bij eind mei te beginnen. Uw eigen administratie Zorg voor een goede administratie met de namen, adressen en telefoonnummers van de collectanten. Zorg voor een jaaroverzicht waarin staat vermeld wat de collectanten hebben opgehaald. Vaak vindt men het leuk om te zien wat het verschil is met het bedrag van het jaar daarvoor. Zorg ook voor een goede looproute, waaruit duidelijk blijkt welke collectant welke straat/straten loopt. Een collectant kan zo'n 80 à 120 huisdeuren langs om te collecteren. Ondersteuning Wanneer u ondersteuning nodig hebt, kunt u altijd contact zoeken met uw regio/stadscoördinator. Schroom niet om te bellen! Namens het Epilepsiefonds wens ik u veel succes met de organisatie van de collecte! Eddy Vulperhorst, Landelijk collectecoördinator Epilepsiefonds De Molen DA HOUTEN Postbus GB HOUTEN tel fax collecte@epilepsiefonds.nl Collectehandleiding 2

3 1. Inleiding Epilepsiefonds - De Macht van het Kleine Sinds 1893 zet het Epilepsiefonds, vroeger de Macht van het Kleine, zich in voor mensen met epilepsie. Het fonds ontvangt geen subsidie en is dus geheel afhankelijk van giften. Met het geld wordt uiterst verantwoord omgegaan. De CBF-Keur voor goede doelen garandeert dat u met een betrouwbare charitatieve instelling te maken hebt. CBF-Keur voor goede doelen Alle instellingen met een CBF-Keur zijn met één maat gecontroleerd op de door het Centraal Bureau Fondswerving (CBF) vastgestelde richtlijnen. Er zijn richtlijnen voor onafhankelijkheid van het bestuur, formulering van het beleid, meting van de kwaliteit van de doelstellingsbestedingen en van de verslaglegging. Het keurmerk wordt verstrekt voor een periode van vijf jaar en er vindt jaarlijks een controle plaats. Het Epilepsiefonds heeft het CBF-Keur sinds 1997 en behoorde tot de eerste groep goede doelen die het keurmerk ontvingen. Het CBF-Keur geeft een belangrijke richtlijn voor de kosten van fondsenwerving. Deze kosten mogen maximaal 25 procent bedragen van de inkomsten uit fondsenwerving. Met andere woorden: van iedere euro die wij ontvangen mag niet meer dan 25 eurocent aan kosten worden besteed. Epilepsie Epilepsie is een hersenaandoening die zich uit in de vorm van aanvallen. Deze aanvallen zijn het gevolg van een plotselinge, tijdelijke verstoring van het elektrisch evenwicht in de hersenen. Er zijn veel verschillende soorten aanvallen. Bij sommige aanvallen hebben mensen een verlaagd bewustzijn. Bij andere aanvallen blijft men bij kennis. Sommige mensen met epilepsie vallen en gaan schokken met armen en benen. Een ander voelt vreemde tintelingen, hoort vreemde geluiden of heeft een opstijgend gevoel uit de maag. Bij sommige aanvallen staart iemand een korte periode alleen voor zich uit en is niet aanspreekbaar. Hoe een aanval eruitziet, hangt af van de oorzaak en de plaats in de hersenen waar de elektrische verstoring optreedt. Verschijnselen kunnen sterk van persoon tot persoon verschillen. Ook het herstel na een aanval is niet altijd hetzelfde. De een is na een aanval vrijwel meteen de oude of merkt de aanval zelfs niet, de ander heeft lange tijd nodig om zich na een aanval weer goed te voelen. Er zijn in Nederland mensen met epilepsie. Het merendeel van deze mensen wordt behandeld met medicijnen. Doel van de medicijnen is het voorkomen van epileptische aanvallen. Ze genezen de epilepsie niet. Helaas werken de huidige medicijnen lang niet bij iedereen. Ongeveer 30 procent van de mensen met epilepsie blijft last houden van aanvallen. Collectehandleiding 3

4 2. Waaraan wordt het collectegeld besteed? Bestedingen collectegeld Het geld dat wij gezamenlijk ophalen voor de epilepsiebestrijding wordt besteed aan het verbeteren van de zorg en behandeling van mensen met epilepsie (en hun omgeving). Dit gebeurt door het subsidiëren van wetenschappelijk onderzoek, het geven van voorlichting, individuele hulpverlening en het organiseren van aangepaste vakantiereizen. Wetenschappelijk onderzoek Het Epilepsiefonds doet zelf geen wetenschappelijk onderzoek, maar geeft subsidie. Onderzoeken vinden plaats op universiteiten en instituten. Het onderzoek richt zich op het vinden van de oorzaken van epilepsie en op de verbetering van de zorg en behandeling van mensen met epilepsie. Door de resultaten van verscheidene onderzoeken, waaronder andere een verbetering van de medicatie uit voortkwam, hebben mensen met epilepsie minder aanvallen. Voorlichting Wie meer over de aandoening epilepsie weet, kan er beter mee omgaan. Samen met de neuroloog kunnen goed geïnformeerde patiënten beter over hun behandeling beslissen. Daarom besteden wij veel zorg en geld aan voorlichting. In verschillende brochures en folders komen uiteenlopende onderwerpen aan bod. Het voorlichtingsmagazine 'Epilepsie Magazine' houdt iedereen op de hoogte van de actuele ontwikkelingen. Iedereen met vragen over epilepsie kan terecht op of bellen met de Epilepsie Infolijn Individuele hulpverlening Het Epilepsiefonds biedt (financiële) hulp wanneer mensen door hun epilepsie in de problemen raken. Overigens wel pas wanneer er geen subsidie van de gemeente of overheid mogelijk is. Aangepaste vakantiereizen Het Epilepsiefonds organiseert jaarlijks een aantal vakantiereizen voor zowel kinderen als volwassenen met epilepsie. Deze reizen zijn speciaal samengesteld voor mensen met epilepsie die (nog) de zelfstandigheid missen om alleen of met een willekeurige groep op vakantie te gaan. 3. Voorbereidingen voor de collecte Het organiseren van een collecte in uw woonwijk of -plaats is nuttig en levert vaak leuke contacten op met plaats- of buurtgenoten. Voor het organiseren van een succesvolle collecte is het belangrijk dat u een planning maakt. Samen met de regio/stadscoördinator kunt u deze maken. oktober - maart U krijgt bezoek van de regio/stadscoördinator collecte. Hij of zij belt u van tevoren voor deze afspraak. Activiteiten - invullen van het bestelformulier; - bespreking stand van zaken; - vaststellen of er voldoende collectanten zijn; - looproute van de collectanten bepalen; - plaatselijke promotie genereren. Collectehandleiding 4

5 vanaf maart (drie maanden voor de collecte) Neem contact op met uw collectanten die het afgelopen jaar hebben gelopen met de vraag of ze dit jaar ook weer willen collecteren. Controleer hoe de collecteweek ligt t.o.v. de avondvierdaagse, schoolvakantie, et cetera. Bij onvoldoende collectanten: werf nieuwe collectanten! TIP Lees het hoofdstuk 6: Tips voor het werven van collectanten. Maak de looproutes voor de collectanten: wie loopt welke straat/straten? (vuistregel: een collectant loopt zo'n 80 à 120 huisdeuren). De beste tijd om te collecteren is tussen en uur. De beste avonden om te collecteren zijn de maandag- en dinsdagavond. TIP Wacht hier niet te lang mee! Hoe langer u wacht, hoe moeilijker het wordt om alle straten ingevuld te krijgen. maart - mei (tot één maand voor de collecte) De ontvangst van de bestelde collectematerialen (inclusief collectevergunning). Het landelijk bureau in Houten verzorgt deze bestelling, die meestal via Postnl wordt afgeleverd. Collectevergunning Om te mogen collecteren hebt u een vergunning van de gemeente nodig. Het Epilepsiefonds vraagt deze vergunning voor u aan. Er zijn twee soorten vergunningen. 1. Jaarlijkse vergunning Deze vergunning is slechts één jaar geldig en stuurt het Epilepsiefonds elk jaar naar u toe. 2. Doorlopende vergunning Een doorlopende vergunning is meerdere jaren geldig. Ook van deze vergunning sturen we u ieder jaar een kopie. Op deze vergunning staat aan welke voorwaarden u en de collectant moeten voldoen. Voorbeeld hiervan zijn de minimum leeftijd en de legitimatieplicht. TIP Controleer direct de inhoud van de collectematerialen. Wanneer er namelijk iets ontbreekt, kan het Epilepsiefonds dit nazenden. maart (twee maanden voor de collecte) Schrijf een brief (zie bijlage 1) of een kaartje voor de collectanten (het kaartje 'Collecteert u dit jaar weer mee?'). Bedank hen alvast voor de toegezegde hulp. Vermeld wanneer de collectebus zal worden gebracht (zie bijlage 1). begin mei (een maand voor de collecte) U ontvangt via de post de laatste informatie over de collecte: - de uitzendtijden van de SOCUTERA-televisiespot; - activiteiten rondom de opening van de collecteweek; - het storten van de collecteopbrengst. derde week van mei (één week voor de collecte) Vul de legitimatiebewijzen en de uitgiftelijsten in, verzegel de collectebussen en stop het onderste strookje van het legitimatiebewijs in de bus. Maak voor iedere collectant een plastic tasje met daarin: de collectebus (of intekenlijst), de collectekrant, folders of EHBE-kaartjes en het raambiljet. Stempel op legitimatiebewijzen In een aantal gemeenten is het verplicht de legitimatiebewijzen te voorzien van een stempel van de gemeente of politie. Dit kan soms ook gelden voor de intekenlijsten van de lijstcollecte. U kunt zelf contact opnemen met gemeente/politie over het stempelen. Collectehandleiding 5

6 Persberichten Wat is een persbericht eigenlijk? Een persbericht is eigenlijk niets anders dan een nieuwsbericht dat eigenlijk zonder bewerking in een krant geplaatst zou kunnen worden of voorgelezen als nieuwsitem. Het moet dan ook volgens dezelfde journalistieke principes geschreven worden. Er zijn twee soorten persberichten die u namens het Epilepsiefonds kunt versturen rondom de collecteweek: 1. Voor het aankondigen van de collecte (tevens oproep voor nieuwe collectanten); 2. Na afloop van de collecte om de opbrengst kenbaar te maken. Verzoek de plaatselijke krant, kabelkrant en wijkkrant deze berichten gratis te plaatsen. 4. Activiteiten tijdens de collecte eind mei / begin juni (de collecteweek) Denk aan promotie rond de collecteweek: - hang een spandoek (vergunning gemeente nodig) of een vlag op; - probeer m.b.v. het persbericht zo veel mogelijk aandacht te vragen in de lokale media; - hang raambiljetten op bij de plaatselijke middenstand en in openbare gebouwen; - denk eens aan andere plaatsen om te collecteren zoals: - winkelcentra; - markt; - terrasjes in de binnenstad; - manifestaties. U bent geheel vrij om op eigen wijze invulling te geven aan het collecteren. TIP Overleg over de promotieactiviteiten met uw collega-collecteleiders of wijkhoofden in uw woonplaats! 5. Activiteiten na de collecte Direct na de collecte De collectanten komen de bussen terugbrengen op de door u aangegeven tijdstip(pen). Tel het geld samen met de collectant en overhandig de collectant het presentje. Binnen één week na collecte Stort het geld bij uw bank. Met de filialen van de Rabobank heeft het Epilepsiefonds een afspraak voor het storten. De Rabobank beschikt in de meeste gevallen over een geldtelmachine. Maak alvast een afspraak met de bank over het storten van de collecteopbrengst (hoe en wanneer). Zie bijlage 2 voor de afspraken met de Rabobank. TIP Probeer een collectant als getuige mee te nemen. Vul de afrekenstaat en uitgiftelijst in en stuur van beide (het origineel) in de portvrije envelop naar het Epilepsiefonds. Collectehandleiding 6

7 TIP Lees bijlage 2 (Storten van de collecteopbrengst bij de Rabobank) in deze collectehandleiding. Demonteer de bussen en bewaar deze tot volgend jaar. Stop de bedankkaartjes van de collectanten in de brievenbus of overhandig deze persoonlijk. Werk de eigen administratie volledig bij. 6. Tips voor het werven van collectanten Iedereen leidt tegenwoordig een druk bestaan, daarom is het belangrijk een toekomstige collectant niet te overvragen. De meeste collectanten zijn bereid om één avond per jaar, het liefst in de eigen omgeving, te collecteren. De ervaring leert dat mensen eerder geven aan bekenden dan aan onbekenden. Nieuwe collectanten vinden kan via verschillende kanalen, denk hierbij aan: 1. Sociaal maatschappelijk instellingen Neem contact op met het secretariaat van sociaal maatschappelijke instellingen. U vindt deze adressen in de gemeentegids. Denk hierbij aan kerkelijke groeperingen, de bond voor plattelandsvrouwen en EHBO-verenigingen. Vraag aan hen of hun leden bereid zijn één avondje per jaar beschikbaar te stellen om te collecteren. 2. De collectant werft collectant methode Vraag uw collectanten of zij familie, vrienden, kennissen hebben die willen collecteren. Ook als zij buiten uw gemeente wonen kunnen zij meehelpen bij een collega collecteleider of wijkhoofd in een andere gemeente. 3. Het dagelijks netwerk Wellicht ontmoet u veel andere (groot-)ouders, bij het van en naar school halen en brengen van (klein-)kinderen. Als lid van een sportvereniging, kaartclub of hobbyclub ontmoet u veel mensen. Ook (oud-)collega's kunt u vragen. Maak gebruik van uw netwerk en vraag of men bereid is om te collecteren voor het Epilepsiefonds. 4. Gratis oproep persbericht/kabelkrant Ook kunt u door middel van een persbericht in de lokale krant, huis-aan-huisblad of kabelkrant een oproep doen. 5. Aanspreken op maatschappelijke verantwoording Gebruik de volgende redenen om mensen enthousiast te krijgen: - men zamelt geld in voor een goed doel; - men geeft anderen ook de gelegenheid een bijdrage te leveren; - men leert de buurt(-genoten) kennen; - men maakt leuke dingen mee tijdens het collecteren. 6. De regio/stadscoördinator collecte Kunt u echt geen collectant vinden? Bel dan met uw regio/stadscoördinator om dit verder te bespreken. Collectehandleiding 7

8 Bijlage 1: Voorbeeldbrief < naam collectant > < eventueel adres > < plaats, datum> Beste <naam collectant>, Hartelijk voor je/uw toezegging om dit jaar te collecteren voor het Epilepsiefonds in de week van <datum collecte>. In de week voor de collecte ontvangt u van mij de collectebus, de looproute, uw legitimatiebewijs en een aantal andere collectematerialen. Enkele tips betreffende het collecteren: - de beste tijd om te collecteren is 's avonds vanaf uur; - beëindig uw loopronde rond uur, mensen kunnen schrikken als u laat aan de deur komt; - zorg ervoor dat uw legitimatiebewijs goed zichtbaar is; - probeer een tweede keer te lopen bij diegenen die u niet thuis trof; - lees de collectekrant, de flyer en kijk op de website Ik zou het zeer op prijs stellen als u aan het einde van de collecteweek uw collectebus naar mijn huisadres zou willen brengen. Dit kan op zaterdag van uur tot uur of maandagavond vanaf uur. Wij tellen dan gezamenlijk uw busopbrengst en u ontvangt een klein presentje als dank voor het collecteren. Indien het u niet lukt om de collectebus (of intekenlijst) op bovengenoemde tijdstippen bij mij in te leveren, neemt u dan telefonisch contact met mij op. Nogmaals, mede namens het Epilepsiefonds, alvast hartelijk bedankt voor het meehelpen met de collecte van dit jaar. < naam > < adres / telefoonnummer > Collecteleider Epilepsiefonds (dit document is ook digitaal beschikbaar via: of stuur een naar collecte@epilepsiefonds.nl) Collectehandleiding 8

9 Bijlage 2: Storten van de collecteopbrengst bij de Rabobank Indien u van plan bent de collecteopbrengst bij de Rabobank te storten, verzoeken wij u vriendelijk onderstaande informatie goed door te lezen. Het Epilepsiefonds heeft met de Rabobank de volgende afspraken gemaakt: Maak zo veel mogelijk gebruik van de automatische geldtelmachines. Meld bij uw lokale Rabobank dat u binnenkort komt storten. U voorkomt hiermee misverstanden en de bank kan zich op uw komst instellen. Met een bankpas van de Rabobank is het maximale bedrag dat per keer in de telmachine gestort mag worden 3.000,-. Voor stortingen met een andere bankpas is dat 2.000,-. Uw bankpas dient uitsluitend als legitimatiebewijs, de storting moet gewoon op NL71 RABO van het Epilepsiefonds. Vergeet dus a.u.b. niet uw bankpas (en uw pincode) mee te nemen als u gaat storten. In tegenstelling tot voorgaande jaren, worden er vanaf nu geen stortingskosten meer in rekening gebracht bij storting op NL71 RABO van het Epilepsiefonds. Wij verzoeken u om uw stortingsbewijs, of een kopie daarvan, mee te sturen met uw afrekenstaat. Storting per collectebus/collectant is niet mogelijk. Het gaat om stortingen per plaats of wijk. De collecteleider moet dus bij voorkeur vooraf de opbrengst van de collectebus per collectant hebben geteld. De telmachine is er niet voor om dat per collectant te doen. Mocht uw lokale Rabobank in het kader van een maatschappelijke bijdrage bereid zijn om u buiten de openingstijden te ondersteunen met het tellen en afstorten van de collecteopbrengst, dan is dat geen enkel bezwaar. U bent overigens niet verplicht om met de Rabobank in zee te gaan. Indien u ondanks de bovenstaande afspraken problemen ondervindt bij het storten, verzoeken wij u direct contact op te nemen met uw regio/stadscoördinator of het kantoor in Houten. Wij hopen dat u voldoende geïnformeerd bent en wensen u veel succes met de komende collecte. Collectehandleiding 9

10 Bijlage 3: Checklist Uitgeven van collectebussen of intekenlijsten - zijn alle NAW-gegevens goed op de legitimatiebewijs ingevuld? - weet de collectant welke straten hij/zij moet lopen (looproute)? - is het onderste strookje van het legitimatiebewijs in de collectebus gestopt? - is de verzegeling op de collectebus aangebracht? - (soms van toepassing): heeft de gemeente een stempel gezet op de legitimatiebewijzen of intekenlijsten? Innemen van collectebussen - controleer of de verzegeling nog intact is aanwezigheid van de collectant - open de collectebus met de collectant en tel samen de opbrengst (de telstaat is hierbij een handig hulpmiddel) - vul direct de opbrengst op de uitgiftelijst in - zie erop toe dat u alle uitgegeven collectebussen terugontvangt - controleer of de uitgiftelijst compleet is ingevuld Innemen van intekenlijsten - neem het geld in ontvangst en tel de opbrengst samen na - tel de bedragen op de intekenlijst en noteer dit resultaat op de uitgiftelijst (het bedrag op uitgiftelijst moet gelijk zijn aan eindbedrag op intekenlijst) - als op de intekenlijst bedragen zijn doorgehaald dan moet daar direct door de collectant een goede en controleerbare verklaring worden gegeven - onderteken beiden de intekenlijst als alles klopt - zie erop toe dat u alle intekenlijsten terugontvangt - controleer of de uitgiftelijst compleet is ingevuld Afdracht van de geldopbrengst - breng het geld altijd met 2 personen naar de bank in verband met de veiligheid - lees de instructie die u bij ontvangst van de afrekenstaat heeft ontvangen goed door - controleer of het bedrag dat op het bewijs staat gelijk is aan de totaaltelling van de uitgiftelijst - wanneer het bedrag niet klopt, vraag aan de bank of er munten buiten de machine zijn gevallen (telmachine kan ook vol zijn!) Administratieve afhandeling - na storting bij de bank dient u terug te sturen aan het Epilepsiefonds: - de ingevulde afrekenstaat en uitgiftelijst - stortingsbewijs van de geldtelmachine (bewaar een kopie voor uzelf) - eventueel ontvangen acceptgiro's - zorg dat binnen 2 weken na de collecte uw administratie is afgehandeld Melding opbrengst aan de gemeente U hoeft geen opbrengst van de collecte door te geven aan de gemeente. Dit regelen wij. U kunt ons hierbij wel helpen door de afrekenstaat zo snel mogelijk naar ons te sturen. N.B. De accountant moet bij controle altijd terug kunnen vinden of volgens de regels is gecollecteerd. Ten slotte: zorg dat de collectant de bedankkaart ontvangt. Collectehandleiding 10

11 Collectehandleiding 11

12 Epilepsiefonds De Molen DA HOUTEN Postbus GB HOUTEN tel fax informatie over het Epilepsiefonds informatie over epilepsie IBAN: NL83 INGB Epilepsie Infolijn (10 cent per minuut) Collectehandleiding 12