Collecte Gids Handleiding voor coördinatoren

Transcriptie

1 Collecte Gids 2016 Handleiding voor coördinatoren

2 Bedankt! Vanuit Alzheimer Nederland ondersteunen wij u graag met het opzetten van een geweldige collecte. Deze handleiding helpt u daarbij. Maar voordat u aan de slag gaat, willen we u bedanken. Omdat dankzij mensen zoals u Alzheimer Nederland in staat is om ieder jaar door te gaan met de strijd tegen dementie. Vorig jaar werd ruim euro opgehaald en dit jaar hopen we natuurlijk op een minstens net zo mooi resultaat. We zijn trots en blij dat u ons hierbij helpt. Ik spreek namens al mijn collega s van Alzheimer Nederland als ik zeg: bedankt en veel succes! Marjo Schepers, Collecteleider Alzheimer Nederland Het collecteteam van Alzheimer Nederland bedankt u alvast voor uw inzet! 02

3 Voordat we gaan beginnen... In deze handleiding verwijzen we regelmatig naar het Vrijwilligersplein en de Plexus Portal. Het Vrijwilligersplein kunt u vinden op Hier zijn allerlei documenten te downloaden en is actuele informatie over de collecte te vinden. Plexus is de online portal waar u onder andere materiaal kunt bestellen (zoals collectebussen, posters en brochures). U krijgt over het gebruik van Plexus nog apart bericht van ons. Belangrijke gegevens Alzheimer Nederland Stationsplein LE Amersfoort Collectebureau collecte@alzheimer-nederland.nl

4 Inhoud Pag. 06 Waarom collecteren? U weet wel waarom een collecte nodig is. Maar wat antwoordt u als iemand die vraag aan u stelt? Pag. 07 Wie doet wat? U maakt deel uit van een team. Bekijk hier de verschillende teamleden en de rolverdeling. Pag. 09 Wat kan ik tijdens de collecteweek doen? Iedereen is op de been, hoe zorgt u ervoor dat er zoveel mogelijk wordt opgehaald? Pag. 11 De collecteweek is voorbij. En nu? Van financiële afhandeling tot evaluatie. 04

5 Nog even alles nalopen Checklists Voordat de collecte echt begint, is het goed om de belangrijkste zaken nog even na te lopen. Daarom hebben we een aantal handige checklists gemaakt. 01 Hoe bereid ik mij voor? Pag Wat komt er allemaal kijken bij het storten van de opbrengst? Pag

6 Een collecte. Waarom? Eigenlijk hoeven wij u niet uit te leggen waarom Alzheimer Nederland jaarlijks een collecte organiseert. Maar u kunt die vraag straks wel verwachten van andere mensen, als u hen bijvoorbeeld werft om te collecteren. De reden van de collecte is helder: er is geld nodig. Voor onderzoek naar een oplossing tegen dementie. Maar ook voor structurele hulp aan mensen die dagelijks te maken hebben met de gevolgen van dementie, van patiënt tot mantelzorger. Om dit te kunnen doen, zijn er giften uit de samenleving nodig. En naast de opbrengsten is de jaarlijkse collecteweek ook belangrijk om de bewustwording rondom dementie te vergroten. Ieder jaar gaan er mensen de straat op, om andere mensen erop te wijzen hoe ernstig de gevolgen van dementie zijn. En dat het noodzakelijk is dat we blijven geven, ieder jaar weer. Wilt u meer weten over de initiatieven van Alzheimer Nederland en over de collecte? Kijk op 06

7 Wie doet wat bij de collecte? U maakt als coördinator deel uit van de collecteorganisatie. Die bestaat uit de volgende teamleden: Coördinator Centraal aanspreekpunt voor organisator(en). Uw taken zijn: Bestellen van materialen; Verspreiden persbericht bij lokale kranten en via social media; Ontvangen, controleren en verdelen van materialen onder organisatoren; Afstorten en verantwoorden van collectegeld; Onderhouden van contact met promotor; Begeleiden van de organisator(en); Evalueren collecte met organisatoren; Wijzigingen collectebestand doorvoeren in Plexus of doorsturen aan collectebureau Organisator Centraal aanspreekpunt voor collectanten in een buurt. Deze taken zijn: Bestaande collectanten benaderen en doorgeven van datum collecte; Maken van afspraken met collectanten over het ophalen of afgeven van de collectebus; Werven van nieuwe collectanten; Maken van stratenplan en looproutes voor collectanten; 07

8 Ontvangen, klaarmaken en verspreiden van materialen onder collectanten Tellen van collectegeld; Collectanten bedanken na afloop; (Eventueel) opslaan van de collectebussen; Evalueren van de collecte en het doorgeven van wijzigingen in de buurt Hulporganisator Assisteert de organisator. Collectant Gaat de deuren langs in de afgesproken straten. Collectepromotor Verantwoordelijk voor de collecte in een regio. Eerste aanspreekpunt en begeleider van de coördinatoren. Werft waar nodig coördinatoren en organisatoren. Landelijk bureau Verzorgt de totale coördinatie en informatie, bestellingen en vergunningen. Draagt ook zorg voor het collectantenbestand (de database) en de landelijke PR. Daarnaast meldpunt voor eventuele klachten. Contactgegevens: , of 08

9 Wat kan ik doen tijdens de collecteweek? Nu wordt het spannend. Alles is in gereedheid gebracht en de collectanten gaan de straat op. Om te zorgen dat iedereen het maximale uit de route haalt, kan het helpen om hen te motiveren. Als coördinator hebt u misschien geen direct contact met collectanten, maar u kunt natuurlijk wel uw organisatoren aansporen. Blijf attent De collectanten zijn ontzettend belangrijk. Draag dit ook uit naar uw organisatoren. Geef hen bijvoorbeeld als tip om vlak voor de collecte nog even een motiverende naar hun collectanten te sturen. Dat kan mensen stimuleren om nog net even iets extra s te doen. Belangrijk om te weten Het komt gelukkig niet veel voor, maar als er een incident voorkomt (een valpartij of diefstal), neem dan direct contact op met uw promotor. Die kan dan eventueel aangifte doen namens Alzheimer Nederland. Gemeenten hebben een collectieve verzekering afgesloten voor vrijwilligers. Dus mocht er iets gebeuren, bekijk dan samen met de collectant wat de mogelijkheden zijn in uw gemeente. Op de website van de gemeente staat meestal informatie over de te nemen stappen. 09

10 Blijf aanjagen en verslag doen Informatie over het verloop van de collecte is een grote stimulans voor collectanten. Voed uw organisatoren vanuit dat oogpunt dan ook met leuke berichten op social media, of door contacten te onderhouden met uw lokale krant of radio. En stimuleer dit ook bij hen. Zodat zij hun collectanten fijn op de hoogte kunnen houden. Onder alle weeromstandigheden staan we ons mannetje 10

11 De collecteweek is voorbij. En nu? De collectanten zijn de deuren langsgeweest. Nu is het tijd voor een slimme, snelle en fijne afhandeling. De laatste loodjes! Overdracht van de opbrengst Uw organisator is verantwoordelijk voor het innemen van de bussen en het tellen van het geld. De organisator draagt vervolgens het geld over aan u. Geld storten De organisator draagt het totaalbedrag over aan de coördinator. Daarna kan de coördinator het geld storten. Alle stappen rondom het storten en verwerken van de opbrengst staan op pagina 15. Bedanken Let op dat uw organisatoren de collectanten niet vergeten te bedanken. Dit kunnen zij doen met de speciale bedankkaartjes. Laat hen de kaartjes opsturen, of nog leuker: langsbrengen. Dan kunnen zij gelijk vragen of de collectanten volgend jaar weer willen lopen. Evalueren Alzheimer Nederland is benieuwd naar uw mening. Die kunt u geven via het evaluatieformulier. Maar het is ook belangrijk dat u zelf met uw team doorspreekt hoe het is gegaan, wat de leerpunten zijn en wat volgend jaar eventueel beter kan. Stuur het formulier op met de collectestaat in de portovrije retourenveloppe. 11

12 Checklists voor coördinatoren

13 Wat doe ik ter voorbereiding? 01 U heeft de belangrijke taak om te zorgen dat zoveel mogelijk collectanten goed voorbereid op pad kunnen. Hoe u dat doet? Gebruik daarvoor deze checklist. Vergunning checken Voor een collecte is een vergunning nodig, deze ontvangt u van uw promotor. Check de inhoud goed en bel met het landelijk bureau als u vragen heeft ( ). Materialen bestellen U kunt materialen die nodig zijn voor de collecte bestellen via de Plexus Portal (hier heeft u als het goed is een apart bericht over ontvangen). Na de bestelling ontvangt u een bevestiging per post. Controleer deze bevestiging goed. Geef eventueel aanpassingen door via Plexus. U kunt eventueel ook uw bestelling telefonisch of per mail doorgeven aan het landelijk collectebureau via , of collecte@alzheimer-nederland.nl. Materialen verdelen U ontvangt alle materialen in de eerste week van oktober. Gebruik alstublieft alleen nieuwe materialen. Heeft u alle spullen ontvangen? 13

14 Mooi! Dan kunt u ze verdelen onder de organisatoren. Komt u materialen tekort? Dan kunt u extra materiaal via Plexus bestellen, of eventueel contact opnemen met het collectebureau om bij te bestellen. Posters ophangen U ontvangt posters ter promotie van de collecteweek. U spreekt samen met de organisatoren af waar de posters worden opgehangen en wie dat doen. 14

15 Wat komt er allemaal kijken bij het storten van de opbrengst? 03 De opbrengst moet binnen tien dagen na het einde van de collecteweek gestort worden bij een Rabobankfiliaal. Het is slim om voor het storten al een afspraak te maken over het storten van de collecteopbrengst. Vraag ook vooraf wat het maximale bedrag is dat u in één keer kan storten. Storten doet u rechtstreeks op rekening (niet via uw eigen rekening) NL86RABO van Alzheimer Nederland Neem uw eigen bankpasje mee (hoeft geen Rabobankpas te zijn), want u heeft deze nodig om te kunnen storten. Heeft u wel een Rabobankpas, let dan op dat u het rekeningnummer wijzigt. Het apparaat herkent namelijk uw rekeningnummer. Bewaar de stortingsbewijzen goed en verwerk de collecteopbrengst in de collectestaat. Vul het bedrag in onder Storting. De collectestaat ontvangt u voorafgaand aan of tijdens de collecteweek. Vul alle kolommen op de collectestaat in en neem gerust de tijd om de instructies goed te lezen en op te volgen. 15

16 Onderteken de collectestaat en stuur het origineel voor 1 december in de retourenvelop naar Alzheimer Nederland, antwoordnummer 448, 3800 VB Amersfoort. De doorslag bewaart u zelf. Stuur ook eventueel gedoneerde acceptgiro s of overschrijvingskaarten mee, kopieën van het stortingsbewijs (of stortingsbewijzen) en vergeet niet de overige documenten (die op de collectestaat vermeld staan) mee te sturen. 16

17 Wilt u meer weten over hoe uw collega-vrijwilligers het hebben gedaan tijdens de collecteweek? Volg ons dan op Facebook of Twitter En houd in de gaten!