Geen leidraad voor inzage dossier Gemeente Amsterdam Stadsdeel West Meldpunt Zorg en Overlast

Transcriptie

1 Rapport Gemeentelijke Ombudsman Geen leidraad voor inzage dossier Gemeente Amsterdam Stadsdeel West Meldpunt Zorg en Overlast 10 juli 2013 RA Samenvatting Een man heeft zijn huurwoning moeten verlaten naar aanleiding van meldingen over door hem veroorzaakte overlast. Hij verzoekt het Meldpunt Zorg en Overlast van Stadsdeel West om inzage in het dossier dat daarover is bijgehouden. Het dossier dat hij krijgt vindt hij te summier. Hij wendt zich tot de ombudsman. De ombudsman vraagt het stadsdeel hierop om een kopie van het volledige dossier. Dat is omvangrijk, in vergelijking met het dossier dat de man heeft ontvangen. De ombudsman vraagt het Meldpunt een nieuwe screening te maken van de aan de man te geven informatie. Uit het onderzoek van de ombudsman blijkt dat het Meldpunt van het stadsdeel de man in eerste instantie te summiere informatie verstrekte op diens verzoek om dossierinzage. Adequate informatieverstrekking vond pas plaats na bemoeienis van de ombudsman. De verklaring hiervoor is het gebrek aan heldere criteria aan de hand waarvan een dossier gescreend kan worden indien om inzage wordt gevraagd. Dat maakt de beoordeling van inzageverzoeken en de daarop te verstrekken informatie aan de burger gebrekkig en willekeurig. Deze zaak toont de dringende noodzaak van het ontwikkelen van één privacyconvenant gegevensuitwisseling voor de hele stad.

2 Pagina : 2/6 Oordeel De onderzochte gedraging is in strijd met het vereiste van goede informatieverstrekking. Aanbeveling De ombudsman verzoekt de portefeuillehouder Welzijn en Zorg van Stadsdeel West te bevorderen dat er duidelijke criteria komen voor de beoordeling van verzoeken om dossierinzage bij het Meldpunt Zorg en Overlast. Amsterdam, 10 juli 2013 Arnold van Amsterdam plv. Gemeentelijke Ombudsman

3 Pagina : 3/6 Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 23 oktober 2012 op het spreekuur ingediend en betreft de handelwijze van Gemeente Amsterdam, Stadsdeel West, Meldpunt Zorg en Overlast. Bevindingen informatie vooraf Het inzagerecht, vastgelegd in artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens, betekent dat iedereen zich tot een organisatie mag wenden met het verzoek om hem te berichten of, en zo ja welke persoonsgegevens over hem worden verwerkt. Op zo n verzoek moet binnen vier weken een schriftelijk overzicht worden verstrekt. Bedoeling van het inzagerecht is dat de betrokkene zo de mogelijkheid heeft om erachter te komen of de gegevens die over hem verwerkt worden correct zijn. Dit inzagerecht is verstrekkend en is ook van toepassing op de gegevens die het Meldpunt Zorg en Overlast verwerkt. Gedeeltelijk inzage weigeren is mogelijk; te denken valt aan het afschermen van informatie over andere personen (derden) genoemd in het dossier. Altijd dient er een zorgvuldige afweging ten grondslag te liggen aan het besluit om inzage (gedeeltelijk) te weigeren. aanleiding Verzoeker heeft zijn huurwoning moeten verlaten naar aanleiding van meldingen van omwonenden over door hem veroorzaakte overlast. Op 29 september 2012 vraagt verzoeker inzage in het dossier dat het Meldpunt Zorg en Overlast heeft bijgehouden over meldingen die daarop betrekking hadden. Hierna bezoekt hij het Meldpunt meerdere keren, maar telkens wordt verzoeker geen duidelijkheid geboden. Op 31 oktober reageert het stadsdeel en stuurt verzoeker een kopie van het dossier toe. Tot de persoon herleidbare gegevens van anderen zijn in verband met de privacybescherming verwijderd, zo laat het stadsdeel weten. Verzoeker vindt dat hij een onvolledig dossier heeft ontvangen. Hij wendt zich tot de ombudsman. Interventie ombudsman De ombudsman vraagt het Meldpunt om hem het volledige dossier te verstrekken, zodat de ombudsman zich een oordeel kan vormen over de juistheid van de selectie, die het Meldpunt heeft gemaakt. Het stadsdeel laat hierop weten in de brief van 31 oktober aan verzoeker ten onrechte niet te hebben gewezen op de mogelijkheid bezwaar te maken tegen het besluit (het ter inzage verstrekte dossier). Op 21 november stelt het stadsdeel verzoeker alsnog in de gelegenheid bezwaar in te dienen. Verzoeker laat hierop weten dat zijn advocaat op basis van het dossier niet weet op welke gronden bezwaar te moeten maken. klachtomschrijving Het gevraagde onderzoek had betrekking op: de behandeling van een verzoek om dossierinzage. reactie van Stadsdeel West Nadat verzoeker op 29 september 2012 bij zijn bezoek aan het Meldpunt Zorg en Overlast had gevraagd om dossierinzage, bezocht verzoeker het Meldpunt in de drie weken erna wekelijks om naar de stand van zaken te vragen. De meldpuntmedewerker kon daarop geen antwoord geven en vroeg verzoeker om een telefoonnummer waarop hij te bereiken zou zijn. De derde keer dat verzoeker naar het Meldpunt kwam was op vrijdag 19 oktober. Toen heeft het Meldpunt hem laten weten dat het dossier op 26 oktober klaar zou liggen ter inzage.

4 Pagina : 4/6 Bij die inzage was een meldpuntmedewerker aanwezig voor een toelichting. Het Meldpunt screent voorafgaand aan de inzage het dossier op gegevens van derden. Daarover geeft de meldpuntmedewerker een toelichting, net zoals op eventuele afkortingen die in het dossier voorkomen. Dat is ook in dit geval gebeurd. Verder vroeg verzoeker om een afschrift van het dossier. Het Meldpunt meldde daarop dat hij in de week na inzage een kopie zou ontvangen. Op 30 oktober overhandigde het Meldpunt verzoeker bij zijn bezoek aan het Meldpunt persoonlijk een kopie van het dossier. Een dag later stuurde het Meldpunt de kopie van het dossier plus begeleidende brief naar verzoeker. Het stadsdeel verstrekt de ombudsman een kopie van het volledige dossier. Over de selectie van dossiergegevens Het Meldpunt hanteert een privacyprotocol dat deel uitmaakt van het convenant met de ketenpartners (politie, GGD). In dit protocol staat enkel dat de burger (soms is dat de melder, soms degene over wie een melding is gedaan) recht heeft op dossierinzage. Er staan geen criteria in voor beoordeling van dossierinzage en de daarbij te verstrekken informatie. Het beoordelen van te verstrekken gegevens is moeilijk. Dat heeft te maken met het feit dat een meldpuntdossier vooral opgebouwd is uit gegevens van derden. Met de ketenpartners is de afspraak gemaakt deze niet met anderen te delen. De burger heeft recht op bescherming van zijn privacy, als hij een melding over overlast doet. Het Meldpunt laat ook aan meldende burgers weten dat hun informatie vertrouwelijk wordt behandeld. Dat betekent bij een verzoek om dossierinzage dat het hele dossier gescreend wordt op gegevens van en over derden opdat er geen tot andere personen herleidbare gegevens zichtbaar zijn. Ieder verzoek om dossierinzage kan andere afwegingen met zich meebrengen. Het stadsdeel bekijkt in overleg met de juridische afdeling of er een algemeen protocol kan worden opgesteld over de wijze waarop de verschillende verzoeken om dossierinzage beoordeeld moeten worden. Daarbij zoekt het stadsdeel naar stedelijke afstemming. Het stadsdeel staat open voor de mening van de ombudsman wat betreft de selectie die in verzoekers dossier is gemaakt en aan verzoeker is verstrekt. nader onderzoek ombudsman De ombudsman vergelijkt het aan verzoeker (ter inzage) verstrekte dossier met het volledige dossier dat het Meldpunt hem heeft gegeven. Daarbij valt bij een eerste globale vergelijking op dat de omvang van het gescreende (aan verzoeker gegeven) dossier teruggebracht is tot ongeveer een kwart van het ongescreende dossier. Na een precieze vergelijking vallen de volgende punten op: 1. Informatie over verzoekers voorgeschiedenis (oa. meldingen historie, medische data) is in het gescreende dossier verwijderd; 2. Informatie over de aard en achtergrond van meldingen over overlast door verzoeker wordt structureel weggelaten in het gescreende dossier. De melding wordt dan teruggebracht tot de enkele frase: melding geluidsoverlast, zonder te vermelden waaruit de overlast feitelijk bestaat; 3. Een weergave van (inhoud van) contacten van en met andere (hulpverlenende) instanties ontbreekt in het gescreende dossier; 4. Een helder overzicht van aard, frequentie en hoeveelheid melders / meldingen ontbreekt; 5. Onjuiste informatie in gescreend dossier. De verwijdering van informatie die bij screening plaats vond leidt soms tot onjuiste weergave van de feiten. Op grond van de bovenstaande constateringen vraagt de ombudsman het stadsdeel op 4 februari 2013 om binnen tien werkdagen een nieuwe screening te maken van de aan verzoeker te verstrekken dossierinformatie, en dit nieuwe gescreende dossier aan verzoeker te verstrekken.

5 Pagina : 5/6 Het stadsdeel stuurt verzoeker na een nieuwe selectie op 15 februari een aangepast dossier. In de begeleidende brief laat het stadsdeel verzoeker weten in de oorspronkelijke selectie te streng te zijn geweest. Het stadsdeel biedt daarvoor excuses aan. Ook laat het stadsdeel de ombudsman weten een zo compleet mogelijk dossier te hebben aangeleverd; het stadsdeel heeft alleen de namen en contactgegevens van melders en betrokken medewerkers van organisaties verwijderd. Wat betreft de andere instanties (ketenpartners) heeft het stadsdeel wel de organisatie en/of de functie benoemd. Voorts zijn alleen die gegevens verwijderd, wanneer het zeer persoonlijke informatie betreft en / of direct tot personen herleidbaar waren. Desgevraagd geeft het stadsdeel nog de volgende toelichting op het aanmaken van een dossier door het Meldpunt. Bij het aanmaken van een dossier stelt het Meldpunt de (vermeende) overlastgever niet direct daarvan in kennis. Pas wanneer een van de ketenpartners (meestal GGD en Politie) na overleg met het Meldpunt contact zoekt met de (vermeende) overlastgever wordt de vermeende overlastgever geïnformeerd over het feit dat er overlastmeldingen zijn ontvangen. Pas na een onderzoek moet vast komen te staan dat de vermeende overlastgever ook daadwerkelijk de overlastgever is. In het kader van het opstellen van het algemene protocol over de wijze van behandeling van verzoeken om dossierinzage, wil het stadsdeel ook onderzoeken of en hoe de (vermeende) overlastgever eerder geïnformeerd kan worden over dossiervorming. reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar verzoeker en naar het stadsdeel gestuurd teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. Van het stadsdeel is geen nadere reactie ontvangen. Verzoeker benadrukt in zijn reactie het belang van het (tijdig) kennis kunnen nemen van het dossier dat over hem is aangemaakt. Dit vanwege de mogelijkheid om zich hiertegen te kunnen verweren. Beoordeling De ombudsman beoordeelt of het bestuursorgaan zich in de door hem onderzochte aangelegenheid behoorlijk heeft gedragen 1. Behoorlijkheidsvereisten Indien naar het oordeel van de ombudsman de gedraging niet behoorlijk is, vermeldt hij in het rapport welk vereiste van behoorlijkheid is geschonden 2. In dit onderzoek toetst hij de gedragingen aan het vereiste van goede informatieverstrekking. Overwegingen Op grond van het vereiste van goede informatieverstrekking zorgt de overheid ervoor dat de burger de juiste informatie krijgt en dat deze informatie klopt en volledig en duidelijk is. De overheid is verplicht de burger gevraagd en ongevraagd alle informatie te geven over handelingen en besluiten die de belangen van de burger kunnen raken. Zij is daarbij servicegericht. 1 artikel 9:27 lid 1 Algemene wet bestuursrecht 2 artikel 9:36 lid 2 Algemene wet bestuursrecht

6 Pagina : 6/6 Gebleken is dat het Meldpunt van het stadsdeel verzoeker in eerste instantie te summiere informatie verstrekte op diens verzoek om dossierinzage. Adequate informatieverstrekking vond pas plaats na bemoeienis van de ombudsman. De verklaring hiervoor is het gebrek aan heldere criteria aan de hand waarvan een dossier gescreend kan worden indien om inzage wordt gevraagd. Dat maakt de beoordeling van inzageverzoeken en de daarop te verstrekken informatie aan de burger gebrekkig en willekeurig. Nog los van het feit dat de gemeente in eerste instantie nagelaten had een bezwaarclausule op te nemen in het besluit volgende op het inzageverzoek, leverde deze te beperkte informatie onvoldoende informatie/handvatten voor het opstellen van een bezwaarschrift. Deze zaak toont de dringende noodzaak van het ontwikkelen van één privacyconvenant gegevensuitwisseling voor de hele stad. Reeds in het Woonoverlastrapport 3 deed de ombudsman een aanbeveling daartoe. Ook het waarborgen van de rechtsbescherming dient aanknopingspunt te zijn voor het opstellen van criteria/richtlijnen ter beoordeling van een verzoek om dossierinzage en de daarop te verstrekken informatie. Dit is voor de ombudsman aanleiding om een aanbeveling aan dit rapport te verbinden. Oordeel De onderzochte gedraging is in strijd met het vereiste van goede informatieverstrekking. Aanbeveling De ombudsman verzoekt de portefeuillehouder Welzijn en Zorg van Stadsdeel West te bevorderen dat er duidelijke criteria komen voor de beoordeling van verzoeken om dossierinzage bij het Meldpunt Zorg en Overlast. 3 Zie RA Meer slagkracht vereist bij bestrijding woonoverlast, dd. 25 april 2013.