STILZWIJGENDE VERLENGING VAN HET CONTRACT COÖRDINATIE KWALITEIT EN PATIËNTVEILIGHEID

Transcriptie

1 STILZWIJGENDE VERLENGING VAN HET CONTRACT COÖRDINATIE KWALITEIT EN PATIËNTVEILIGHEID Het contract coördinatie kwaliteit en patiëntveiligheid 2013 wordt stilzwijgend verlengd voor een periode van 12 maanden (tot en met 31 december 2016) (cf. contract 2013 artikel 4). Hiervoor dient het ziekenhuis zich formeel akkoord te verklaren met de activiteiten voor 2016 die in hiernavolgende bijlage worden gespecificeerd. Voor ziekenhuizen die zich formeel akkoord verklaren met de inhoud van de activiteiten voor 2016 zoals hierna gespecificeerd, loopt de financiering voor het programma kwaliteit en patiëntveiligheid verder in Voor ziekenhuizen die zich niet formeel akkoord verklaren, wordt de financiering voor het programma kwaliteit en patiëntveiligheid stopgezet in Het ziekenhuis kan zich formeel akkoord verklaren met de hiernavolgende bijlage via de link: Bijlage coördinatie kwaliteit en patiëntveiligheid 2016 Gespecialiseerde diensten

2 BIJLAGE VAN HET CONTRACT COÖRDINATIE KWALITEIT EN PATIËNTVEILIGHEID 1 JANUARI DECEMBER 2016 INLEIDING De activiteiten voor 2016 kaderen binnen de context van het tweede meerjarige programma ( ) De inhoud van het tweede meerjarige programma is een consequente verderzetting van wat werd opgestart tijdens de afgelopen jaren, rekening houdend met belangrijke resultaten van de ziekenhuisrapportages van de afgelopen jaren en de actuele ontwikkelingen in het ziekenhuislandschap en de gezondheidszorg als geheel. Het tweede meerjarige programma ging van start op 1 januari 2013, loopt af op 31 december Jaarlijks wordt gewerkt aan generieke thema s en aan specifieke thema s. De generieke thema s zijn uniform voor alle ziekenhuistypes, de specifieke thema s worden ingevuld per type ziekenhuis. De generieke thema s zijn: 1. veiligheidsmanagement 2. leiderschap 3. communicatie 4. patiënt en familie empowerment De specifieke thema s zijn: 1. hoog-risico medicatie 2. identitovigilantie 3. transmurale zorg De generieke thema s bouwen deels verder op de activiteiten van de vorige jaren (zoals veiligheidsmanagement) maar tevens worden nieuwe onderwerpen expliciet(er) naar voor geschoven (zoals leiderschap, communicatie en patiënt en familie empowerment). Voor de specifieke thema s werden drie strategische objectieven en 12 criteria geformuleerd. De FOD Volksgezondheid voorziet tevens in een ondersteuningsplan, zowel voor de specifieke als voor de generieke thema s. Over het tweede meerjarige programma is een begeleidende nota ontwikkeld waarin de verwachtingen voor de komende jaren voor de generieke thema s en de strategische objectieven 2

3 en criteria voor de specifieke thema s, worden verduidelijkt. Deze nota is terug te vinden op Een expliciete betrokkenheid van alle directies en de hoofdgeneesheer blijft essentieel en moet worden versterkt om een succesvolle uitvoering van de activiteiten te garanderen. Belangrijk hierbij is ook een adequate, regelmatige en tijdige communicatie met alle betrokken actoren en partijen, zoals bijvoorbeeld de Medische Raad maar ook de medische en verpleegkundige diensthoofden. Hierna wordt de inhoud voor 2016 verder gespecificeerd. 3

4 1. INHOUDELIJKE VEREISTEN VOOR 2016 Het is aan te bevelen dat het Comité voor Patiëntveiligheid of een gelijkwaardige structuur instaat voor de coördinatie, opvolging en voorbereiding van alle activiteiten die hieronder worden vermeld. De inhoudelijke vereisten voor 2016 worden hieronder verduidelijkt, zowel voor de generieke als voor de specifieke thema s. Voor het thema VMS (veiligheidsmanagementsysteem) wordt in 2016 aan de ziekenhuizen gevraagd om: 1. aan te geven of het ziekenhuis beschikt over een goede praktijkvoorbeeld m.b.t. het VMS om te delen met anderen ziekenhuizen. Indien ja, de volgende elementen aan te vullen: Titel en omschrijving van de goede praktijk Aan te kruisen wat van toepassing is: implementatie op micro-, meso- of macroniveau transmuraal, in samenwerking met externe partners specifieke en meetbare outcomes werden gedefinieerd nulmeting uitgevoerd voor en na de implementatie tussentijdse resultaten tussen nul- en nameting geëvalueerd patiënten en familie betrokken bij het ontwikkelen of het toepassen van de goede praktijk mening, feedback, en ervaring van patiënten en familie werden actief bevraagd Aan te geven wat de succesfactoren waren bij implementatie: motivatie medewerkers middelen (financiering) mankracht steun van het management bestaan van champion(s)/leiderschap systematisch uitvoeren van opeenvolgende PDCA-cycli feedback van en naar medewerkers samenwerking met patiënten en hun familie Aan te geven wat anders zou gedaan worden indien het verbeterproces zou worden overgedaan Coördinaten van de contactpersoon van de goede praktijk 2. voor de verbeteracties uit 2012 (minumum 1, maximum3) aan te geven of deze: werd(en) verdergezet of stopgezet; werd(en) geïmplementeerd op micro-meso -of macroniveau; 4

5 jaarobjectieven werden behaald; streefwaarden werden bereikt; gemeten werd volgens de frequentie zoals die was bepaald in het stappenplan; zich op 31 december 2016 bevind(t)(en) in de fase van: o ontwikkeling o implementatie o evaluatie o bijsturing o borging 3. aan te geven of: het ziekenhuis een Enterprise Risk Management Systeem ontwikkeld heeft, een beheersplan waarin de processen zijn beschreven om de risico s voor patiënten, familieleden, bezoekers en medewerkers te beheersen en te beheren; het ziekenhuismanagement een specifieke communicatie heeft gevoerd over het veilig melden van incidenten en bijna-incidenten; het comité patiëntveiligheid de verbeteracties n.a.v. incidentanalyses systematisch heeft gecommuniceerd naar de zorgeenheden. Om een actueel zicht te behouden over structurele elementen uit pijler 1 (VMS) van het eerste meerjarige programma ( ) wordt in de loop van 2016 opnieuw een afzonderlijke maar beperkte bevraging georganiseerd over het melden leersysteem voor incidenten en bijnaincidenten, de taxonomie, retrospectieve incidentanalyse en proactieve risicoanalyse. Inhoud en timing worden later meegedeeld, na consensus in de werkgroep taxonomie. 5

6 Voor het thema LEIDERSCHAP wordt in 2016 aan de ziekenhuizen gevraagd om: 1. verder te werken aan de uitvoering van de volgende vier criteria: criterium 2: de kennis over hoog-risico medicatie bij alle zorgverleners verhogen zodanig dat ze deze medicatie gepast toedienen criterium 10a: een systeem van veiligheidsrondes voor alle patiëntidentificatieprocessen zodanig organiseren dat: o algemeen en klinisch leidinggevenden systematisch en gestructureerd hieraan deelnemen o de richtlijnen over identitovigilantie toegepast zijn criterium 14: de 6 dimensies van het Chronic Care Model zodanig gebruiken in de visie over transmurale zorg dat patiëntgerichte zorg gegarandeerd is. 2. Aan te geven of het ziekenhuis beschikt over een goede praktijkvoorbeeld m.b.t. leiderschap om te delen met anderen ziekenhuizen. Indien ja, de volgende elementen aan te vullen: Titel en omschrijving van de goede praktijk Aan te kruisen wat van toepassing is: implementatie op micro-, meso- of macroniveau transmuraal, in samenwerking met externe partners specifieke en meetbare outcomes werden gedefinieerd nulmeting uitgevoerd voor en na de implementatie tussentijdse resultaten tussen nul- en nameting geëvalueerd patiënten en familie betrokken bij het ontwikkelen of het toepassen van de goede praktijk mening, feedback, en ervaring van patiënten en familie werden actief bevraagd Aan te geven wat de succesfactoren waren bij implementatie: motivatie medewerkers middelen (financiering) mankracht steun van het management bestaan van champion(s)/leiderschap systematisch uitvoeren van opeenvolgende PDCA-cycli feedback van en naar medewerkers samenwerking met patiënten en hun familie Aan te geven wat anders zou gedaan worden indien het verbeterproces zou worden overgedaan 6

7 Coördinaten van de contactpersoon van de goede praktijk 3. een strategie met duidelijke beleidsdoelstellingen voor de specifieke thema s werd ontwikkeld; 4. procedures en protocollen werden ontwikkeld voor de specifieke thema s. Voor het thema COMMUNICATIE wordt in 2016 aan de ziekenhuizen gevraagd om: 1. verder te werken aan de uitvoering van de volgende vier criteria: criterium 3: de kennis en richtlijnen m.b.t. hoog-risico medicatie zodanig communiceren dat deze medicatie gepast wordt toegediend criterium 11a: in multidisciplinair verband communiceren over de resultaten van het meet- en opvolgingssysteem zodanig dat bij elk patiëntidentificatieproces het toepassen van de richtlijnen over identitovigilantie verbetert criterium 15: de visie over transmurale zorg zodanig communiceren dat deze gekend is bij alle betrokken actoren. 2. aan te geven of het ziekenhuis beschikt over een goede praktijkvoorbeeld m.b.t. communicatie om te delen met anderen ziekenhuizen. Indien ja, de volgende elementen aan te vullen: Titel en omschrijving van de goede praktijk Aan te kruisen wat van toepassing is: implementatie op micro-, meso- of macroniveau transmuraal, in samenwerking met externe partners specifieke en meetbare outcomes werden gedefinieerd nulmeting uitgevoerd voor en na de implementatie tussentijdse resultaten tussen nul- en nameting geëvalueerd patiënten en familie betrokken bij het ontwikkelen of het toepassen van de goede praktijk mening, feedback, en ervaring van patiënten en familie werden actief bevraagd Aan te geven wat de succesfactoren waren bij implementatie: motivatie medewerkers middelen (financiering) mankracht steun van het management bestaan van champion(s)/leiderschap systematisch uitvoeren van opeenvolgende PDCA-cycli feedback van en naar medewerkers samenwerking met patiënten en hun familie 7

8 Aan te geven wat anders zou gedaan worden indien het verbeterproces zou worden overgedaan Coördinaten van de contactpersoon van de goede praktijk 3. zorgverleners vorming krijgen om zorggerelateerde communicatie tussen zorgverleners te verbeteren; 4. het ziekenhuis beschikt over een plan met een overzicht van risicovolle processen in de zorginstelling en welke elementen dit plan omvat. Voor het thema PATIËNT EN FAMILIE EMPOWERMENT wordt in 2016 aan de ziekenhuizen gevraagd om: 1. verder te werken aan de uitvoering van de volgende vier criteria: criterium 4: rekening houdend met hun behoeften en mogelijkheden, de patiënt en zijn familie zodanig informeren bij het gebruik van hoog-risico medicatie dat hij/zij: o actief bijdraagt o in alle omstandigheden autonoom en gepast kan handelen criterium 12a: rekening houdend met hun behoeften en mogelijkheden, de patiënt en zijn familie zodanig inzetten bij patiëntidentificatieprocessen dat de patiënt actief betrokken is bij zijn eigen veiligheid criterium 16: rekening houdend met de behoeften en mogelijkheden van de patiënt en zijn familie, het medicatieontslagplan zodanig verduidelijken de patiënt het autonoom beheert. 2. aan te geven of het ziekenhuis beschikt over een goede praktijkvoorbeeld m.b.t. patiënt en familie empowerment om te delen met anderen ziekenhuizen. Indien ja, de volgende elementen aan te vullen: Titel en omschrijving van de goede praktijk Aan te kruisen wat van toepassing is: implementatie op micro-, meso- of macroniveau transmuraal, in samenwerking met externe partners specifieke en meetbare outcomes werden gedefinieerd nulmeting uitgevoerd voor en na de implementatie tussentijdse resultaten tussen nul- en nameting geëvalueerd patiënten en familie betrokken bij het ontwikkelen of het toepassen van de goede praktijk mening, feedback, en ervaring van patiënten en familie werden actief bevraagd Aan te geven wat de succesfactoren waren bij implementatie: motivatie medewerkers middelen (financiering) 8

9 mankracht steun van het management bestaan van champion(s)/leiderschap systematisch uitvoeren van opeenvolgende PDCA-cycli feedback van en naar medewerkers samenwerking met patiënten en hun familie Aan te geven wat anders zou gedaan worden indien het verbeterproces zou worden overgedaan Coördinaten van de contactpersoon van de goede praktijk 3. aan te geven of: het ziekenhuis beschikt over een strategie m.b.t. patiënt en familie empowerment zorgverleners gesensibiliseerd worden om patiënten en hun familie actief te betrekken bij hun zorgtraject en op welke wijze; patiënten en hun familie actief worden betrokken en op welke wijze; patiënten, patiëntenorganisaties, organisaties van mantelzorgers en/of familieleden inspraak en/of een actieve rol hebben en hoe dit gebeurt; Voor de thema s HOOG-RISICO MEDICATIE EN IDENTITOVIGILANTIE wordt in 2016 aan de ziekenhuizen gevraagd om: 1. Aan te geven of het ziekenhuis beschikt over goede praktijkvoorbeelden m.b.t. hoog-risico medicatie en identitovigilantie om te delen met anderen ziekenhuizen. Indien ja, de volgende elementen aan te vullen: Titel en omschrijving van de goede praktijk Aan te kruisen wat van toepassing is: implementatie op micro-, meso- of macroniveau transmuraal, in samenwerking met externe partners specifieke en meetbare outcomes werden gedefinieerd nulmeting uitgevoerd voor en na de implementatie tussentijdse resultaten tussen nul- en nameting geëvalueerd patiënten en familie betrokken bij het ontwikkelen of het toepassen van de goede praktijk mening, feedback, en ervaring van patiënten en familie werden actief bevraagd Aan te geven wat de succesfactoren waren bij implementatie: motivatie medewerkers middelen (financiering) mankracht steun van het management 9

10 bestaan van champion(s)/leiderschap systematisch uitvoeren van opeenvolgende PDCA-cycli feedback van en naar medewerkers samenwerking met patiënten en hun familie Aan te geven wat anders zou gedaan worden indien het verbeterproces zou worden overgedaan Coördinaten van de contactpersoon van de respectievelijke goede praktijken 2. Voor de zes verbeteracties uit 2014 (3 voor hoog-risico medicatie en 3 voor identitovigilantie) aan te geven of deze: werden verdergezet, geïmplementeerd en geborgd of gestopt werden geïmplementeerd op micro-meso- of macroniveau de jaarobjectieven al/niet werden behaald; de streefwaarden al/niet werden bereikt; al/niet gemeten werd volgens de frequentie zoals die was bepaald in het stappenplan; verbeteracties zich op 31 december 2016 bevinden in de fase: o ontwikkeling o implementatie o evaluatie o bijsturing o borging 3. Aan te geven of de gidsen over hoog-risico medicatie en identitovigilantie geholpen hebben in de uitbouw van de activiteiten over deze specifieke thema s. 10

11 Voor het thema TRANSMURALE ZORG wordt in 2016 aan de ziekenhuizen gevraagd om: 1. verder te werken aan het ontwikkelen van een visie en communicatieplan voor transmurale zorg waarbij de 6 dimensies van het Chronic Care Model het uitgangspunt vormen; 2. een proces te definiëren voor het in kaart brengen van een medicatieanamnese voor de door het ziekenhuis gekozen patiëntgroep in het kader van een geplande opname; 3. een proces te definiëren voor het gebruik van een medicatieontslagplan voor patiënten en hun families. 4. Aan te geven of het ziekenhuis beschikt over goede praktijkvoorbeelden m.b.t. één of meerdere dimensies van het Chronic Care Model om te delen met andere ziekenhuizen. Indien ja, de volgende elementen aan te vullen: Titel en omschrijving van de goede praktijk Aan te kruisen wat van toepassing is: implementatie op micro-, meso- of macroniveau transmuraal, in samenwerking met externe partners specifieke en meetbare outcomes werden gedefinieerd nulmeting uitgevoerd voor en na de implementatie tussentijdse resultaten tussen nul- en nameting geëvalueerd patiënten en familie betrokken bij het ontwikkelen of het toepassen van de goede praktijk mening, feedback, en ervaring van patiënten en familie werden actief bevraagd Aan te geven wat de succesfactoren waren bij implementatie: motivatie medewerkers middelen (financiering) mankracht steun van het management bestaan van champion(s)/leiderschap systematisch uitvoeren van opeenvolgende PDCA-cycli feedback van en naar medewerkers samenwerking met patiënten en hun familie Aan te geven wat anders zou gedaan worden indien het verbeterproces zou worden overgedaan Coördinaten van de contactpersoon van de respectievelijke goede praktijken 5. Aan te geven of de verbeteracties per dimensie werden ontwikkeld voor: o een reeds lopend transmuraal zorgproces; o een nieuw transmuraal zorgproces.* 11

12 6. Voor elke dimensie van het Chronic Care Model: aan te geven of de verbeteracties (per dimensie) al/niet relevant waren; elke verbeteractie kort te omschrijven aan te geven of de verbeteracties zich op 31 december 2016 bevinden in de fase: ontwikkeling implementatie evaluatie bijsturing borging * Ziekenhuizen die een nieuw transmuraal zorgproces zijn gestart in de loop van 2016 dienen steeds te starten met een SWOT-analyse op basis van de 61-item checklist. 7. Aan te geven of de gids over transmurale zorg geholpen heeft bij het ontwikkelen van een visie over transmurale zorg. 12

13 9. RAPPORTAGE VOOR 2016 Gedurende de volledige looptijd van het tweede meerjarige programma ( ) zal de cel kwaliteit en patiëntveiligheid de in I. genoemde elementen voor de generieke en specifieke thema s bevragen om na te gaan welke evoluties zich op dit vlak voordoen en om te detecteren of eventueel bijkomende initiatieven ter ondersteuning moeten worden genomen. Om aan de rapportage voor 2016 te voldoen, dient gebruik gemaakt te worden van een door de FOD Volksgezondheid aangereikt rapportage-instrument. Wij verwachten een volledig ingevulde rapportage tegen 31 januari 2017 t.a.v. qs@health.fgov.be. Voor ziekenhuizen die onvolledig rapporteren, (niet alle vragen werden beantwoord) of die niet rapporteren worden, vanaf februari 2017, de volgende maatregelen genomen: het rapportage-instrument wordt een tweede maal verstuurd naar het betreffende ziekenhuis met de vraag de rapportage te vervolledigen en/of te motiveren waarom bepaalde vragen niet werden ingevuld binnen de week na het verzenden door de FOD Volksgezondheid; indien geen respons: overleg met het betreffende ziekenhuis in het gebouw van de FOD Volksgezondheid om eventuele vragen of problemen te verduidelijken en om een nieuwe indieningsdatum af te spreken; indien deze nieuwe indieningsdatum niet gerespecteerd wordt, zal artikel 6 van het contract toegepast worden waarbij het toegekende bedrag zal worden teruggevorderd. Structurele elementen uit pijler 1 (VMS) van het eerste meerjarige programma ( ) die betrekking hebben op het melden leersysteem voor incidenten en bijna-incidenten, taxonomie, retrospectieve incidentanalyse en proactieve risicoanalyse worden afzonderlijk bevraagd. Inhoud en timing worden later meegedeeld, na consensus in de werkgroep taxonomie. 13