vooral ook het management en HRM bij betrokken hoog op de agenda, omdat ze op zoek zijn

Transcriptie

1 goed werken Ons nieuwe kantoor wordt een inspirerende ontmoetingsplek, waarbij we tijden plaatsonafhankelijk werken Klaas Bakker, Manager Facilities en Real Estate TenneT TSO B.V. Het nieuwe werken start met andere huisvesting huisvesting was daarbij vaak de aanleiding om na te denken over een andere manier van werken. Tijdens dat proces werd vervolgens duidelijk dat het om een organisatieverandering gaat waar niet alleen het facilitair bedrijf over moet nadenken maar Het nieuwe werken staat bij veel organisaties vooral ook het management en HRM bij betrokken hoog op de agenda, omdat ze op zoek zijn moet worden en het voortouw moet nemen. naar een manier van werken die past bij de Huisvesting moet passen bij het bedrijf en haar huidige tijdsgeest. Een manier van werken die werkprocessen. En deze veranderen continue. Als medewerkers in staat stelt om zelf te bepalen waar, de inrichting en indeling van het kantoor niet meer hoe en wanneer ze werken. Dat vereist een andere aansluit bij de werkprocessen dan vertraagt dit de wijze van organiseren en aansturen. Een nieuwe organisatieveranderingen. inrichting van het kantoorgebouw en de werkplek kan voor een geweldige versnelling zorgen in dit verandertraject. Doordat het concreet is, vast te pakken en te zien. Een aantal organisaties heeft het nieuwe werken in de praktijk gebracht. Nieuwe

2 Je kunt veranderingen in de organisatie en werkprocessen versnellen door de huisvesting aan te pakken en te gebruiken als het begin van het nieuwe werken. Gewenste gedragsverandering bij mensen is ook makkelijker te realiseren wanneer mensen in een andere werkomgeving gaan werken. Deze fysieke verandering wordt gecombineerd met de gewenste mentale ontwikkeling naar meer zelfredzaamheid en eigen verantwoordelijkheid, in onze optiek belangrijke onderdelen van het nieuwe werken. Dit is ook de reden dat de huisvestingen organisatieadviseurs van draaijer+partners gezamenlijk nieuwe werken-projecten bij klanten begeleiden. Andere huisvesting zorgt dus voor een context waarmee de organisatie sneller kan veranderen. Kantoren zijn vast, organisaties bewegen Organisaties veranderen. Gebouwen bewegen maar heel beperkt met de tijd mee. Vijftien jaar geleden was een cellenkantoor met riante kamers voor de managers een logische indeling. Tegenwoordig worden andere eisen gesteld aan een werkomgeving. Activiteit gerelateerde werkplekken Vroeger had een werknemer één taak en één werkplek op kantoor. Tegenwoordig hebben werknemers meerdere taken en doen ze veel meer samen. Ze werken aan diverse complexe opdrachten thuis, bij de klant of op de zaak. Daarmee ontstaat op kantoor de behoefte aan plekken waar medewerkers elkaar ontmoeten, zich gezamenlijk over een project buigen, om daarna Wensen stakeholders Dienstverlening Soort, innovatie en kwaliteit Omvang klanten en organisatie MVO Samenwerking Intern en extern Vergrijzing en Y-generatie Het nieuwe werken Thuis werken Invloed economische crisis Visie en Organisatiestrategie ICTontwikkelingen Organisatiestructuur Managementstijl Kennis gebruik Werkstijl Binden en boeien medewerkers Cultuur Andere arbeidsverhoudingen Inrichting huisvesting 2

3 weer uit elkaar te gaan om zaken uit te werken. Dit vereist een aanpassing in kantoorinrichting met een juiste balans tussen (flex)werkplekken, vergaderruimtes en ontmoetingsplekken. Plekken die geschikt zijn voor de activiteit die zij op dat moment uit willen voeren. Plaats- en tijd onafhankelijk Het traditionele kantoorgebouw kent een lage bezetting en is qua inrichting een afspiegeling van de klassieke hiërarchische organisatie. Veel hokjes, gangen, scheidingswanden en vaak een hiërarchische indeling; de baas zit op de grootste en mooiste plek. De moderne organisatie met haar kenniswerkers vraagt om een gebouw dat past bij het soort werk en de manier waarop dat wordt uitgevoerd, plaats en tijd ongebonden. Wat kenniswerkers doen is vooral samenwerken in een inspirerende ruimte en concentreren in een afgesloten ruimte. De verbondenheid van medewerkers met het gebouw wordt minder omdat mensen op iedere plek (thuis/café) kunnen werken, daarbij ondersteund door de moderne ICT-toepassingen. Wanneer ze wel op hun werk zijn, moet de werkplek inspireren en het gebouw uitnodigend zijn om medewerkers en klantrelaties te ontmoeten. Het kantoor als ontmoetingsplek Nieuwe werkconcepten en werkplekken moeten aansluiten bij het DNA van de organisatie omdat dit een positieve invloed heeft op het welbevinden van de mensen en dus het rendement van de organisatie. Medewerkers die zelf bepalen waar, hoe en wanneer ze werken, komen niet naar kantoor om achter een bureau te werken. De functie van het kantoor verandert naar een ontmoetingsplek. Mensen komen naar kantoor om elkaar te spreken, ervaring uit te wisselen en voor sociale contacten. Dit vereist een aanpassing in kantoorinrichting met een juiste balans tussen (flex)werkplekken, vergaderruimtes en ontmoetingsplekken. Besparingsmogelijkheid Voor een bedrijf is huisvesting niet de grootste kostenpost maar het beslaat toch al snel 10% van de budgetten. draaijer+partners doet veel onderzoek naar de bezetting van werkplekken. Waar huisvesting nog traditioneel is georganiseerd, ligt de bezetting vaak onder de vijftig procent. Eén werkplek per persoon is duur en wordt dus bij lange na niet benut. Mensen werken buiten het kantoor, vergaderen of hebben een dag vrij. Organisaties gaan zich meer afvragen hoeveel werkplekken nog nodig zijn. Tegenwoordig is een delingsgraad van 0,8 gebruikelijk, daar waar in traditionele gebouwen een delingsgraad van 1,0 wordt gehanteerd. Een werkplek kost gemiddeld rond de ,- per jaar, door minder werkplekken te maken kan er op de vierkante meters en deze kosten worden bespaard. Het nieuwe werken implementeren Het nieuwe werken biedt kansen om het talent van mensen beter te benutten. Buiten de bestaande kaders, plaats- en tijdonafhankelijk. In alle rust thuiswerken, de file vermijden, s middags met de kinderen en s avonds online werken. Het traditionele kantoor verandert in een ontmoetingsplaats, een sfeervolle omgeving waarin ook ruimte is voor concentratie en inspiratie. Dat stelt andere eisen aan huisvesting en organisatie. In onze optiek is een integrale benadering een vereiste waarbij huisvesting, organisatie en ICT in elkaar grijpen. 3

4 Actieve betrokkenheid van de medewerkers In de implementatie-aanpak van draaijer+partners is communicatie met en participatie van gebruikers van essentieel belang. Mensen zijn vooral gemotiveerd om iets in stand te houden of te laten werken als ze dat zelf gecreëerd hebben. Het resultaat van veranderingen wordt grotendeels bepaald door de mate waarin een verbinding met de nieuwe werkwijze bij medewerkers is gecreëerd. Wij zien in de praktijk onderscheid tussen onwetendheid, onzekerheid en onwil. Duidelijke informatie en actieve betrokkenheid van medewerkers zijn bij het implementeren van huisvesting en een andere manier van werken essentiële succesfactoren. Interventies Wij maken, indien het proces hierom vraagt, gebruik van interventies om heersende, soms blokkerende, opvattingen te toetsen en waar nodig bij te stellen. Deze interventies bestaan enerzijds uit het aandragen van inhoudelijke expertise over een aantal onderwerpen (bijv. spreker over maatschappelijke ontwikkelingen/dienstverlening of huisvestingstrends of bezoeken van een referentie). Anderzijds dragen deze interventies bij aan intrinsieke motivatie en inspiratie waardoor de gebruikers actief bij kunnen dragen aan het huisvestingstraject. Hierdoor vergroten wij de kans op een breed draagvlak voor het definitieve concept en bespoedigen wij de implementatie. Ontdekkingen Samen met de organisatie maken wij een reis binnen kaders. Het resultaat, de doelen en criteria zijn helder over bijvoorbeeld de besparing in het aantal meters of het welzijn van collega s. Wij komen niet met de oplossingen maar we ontdekken deze gezamenlijk tijdens de reis en de klant zelf werkt deze uit. Voorbeeld van een aanpak: Verkennen (fase 1) Richten (fase 2) Doen (fase 3) Directie sessies MT sessie Kick-off + Medewerkers onderzoek Scenario s Scenario s uitwerken Bespreken aanleiding en aanpak project Maatschappelijke ontwikkelingen Strategie en visie op organisatie en werkwijze Presentatie aanleiding en aanpak project Maatschappelijke ontwikkelingen Strategie en visie op organisatie en werkwijze Plan OO Start huisvestingstraject + Onderzoek werkbeleving en wensen tav huisvesting Huisvestingsscenario s beschreven Plan Organisatie- Ontwikkeling + quick - wins Uitwerken in Werkgroepen Dialoog met de organisatie Ervaren via 3D - pilots Start implementatie Plan OO Impact op Huisvesting Impact op Huisvesting Communicatie Organisatie 4

5 Huisvesting is geen doel op zich In de implementatie-aanpak van draaijer+partners gaat het niet om het nieuwe gebouw of de inrichting. Het gaat om het effect van de huisvesting op de resultaten van de onderneming. In onze werkwijze zien wij huisvesting en het nieuwe werken als middel en zien het niet als doel op zich. Dat de mensen, de technologie en de inrichting en vormgeving van het gebouw daarbij een belangrijke rol spelen, spreekt voor zich. Sterker nog, ze vormen gelijkwaardige krachten in onze aanpak. Implementatie start al bij het begin De implementatie van een nieuw kantoorconcept en een passende manier van werken is geen sluitstuk van een besluitvormingsproces rond huisvesting, maar het begin ervan. Implementeren begint bij de eerste ideeënvorming en eindigt pas wanneer de (eerste) resultaten zichtbaar zijn. Een integrale visie op huisvesting en de organisatieaspecten vraagt om een integrale aanpak. Het is voor ons van belang om alle aspecten van huisvesting en de principes van het nieuwe werken een plaats te geven in het begin van de implementatie. Dit heeft de volgende voordelen: Acceptatie. Door in een vroegtijdig stadium na te denken over huisvesting en de gewenste manier van werken, voelen medewerkers zich straks zonder moeite thuis in de nieuwe huisvesting. Ze zijn van het begin verbonden; hiermee creëren wij draagvlak voor de keuzes en verloopt de implementatie soepeler. Versnelling. De nieuwe huisvesting gebruiken wij als versneller voor organisatieontwikkeling. Het verbeteren van organisatieaspecten is geen verandering op zich, maar nemen wij integraal mee. Winst naar voren. Voor de realisatie van sommige organisatorische verbeteringen hoeft de organisatie niet te wachten op de aangepaste huisvesting. Wij kunnen direct starten met implementeren. Door onze aanpak kan de organisatie al beginnen met terugverdienen voor de daadwerkelijke overgang naar de aangepaste huisvesting. Projectteam nieuwe werken De ontwikkeling van een huisvestingsconcept start met de strategische visie voor de organisatie en implementatie van een passende werkwijze. Soms is het nodig strategische keuzes te heroverwegen en vast te stellen welke organisatorische veranderingen dit tot gevolg heeft zodat het nieuwe huisvestingsconcept deze verandering optimaal kan ondersteunen. Het heeft dan ook onze voorkeur bij alle overwegingen en beslissingen elkaar de vraag te stellen welke impact maatschappelijke, strategische en organisatorische ontwikkelingen hebben op de werkprocessen en werkstijl. En het effect daarvan op het benodigde huisvestingsconcept. De organisatieadviseurs en ict-experts van draaijer+partners ondersteunen bij het evoluerend implementeren van het nieuwe werken. Zij vormen met de huisvestingsadviseur een team bij de opdrachtgever. In overleg met de opdrachtgever hanteren wij een projectaanpak waarin medewerkers uit het primaire proces en de afdelingen HR, ICT en Facility Management participeren. Meer weten? Neem contact op met Jan de Vries of Jan Joost Flim, / of via