Inhoudsopgave. PlanCare Dossier V11.7 Onderhoud arrangement, product, handeling

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Inleiding... 2 Project/Product... 3 Proces... 3 Producten definiëren... 4 Producten koppelen aan een Project... 5 Koppelen van Personeel aan Producten... 8 Producten aan mutaties koppelen... 9 Arrangementen Onderhoud Samenstellen Bewerken Bewerken van een product Bewerken van een handeling Onderhoud Handelingen Onderhoud Contractgroep Financiering PlanCare Dossier V Onderhoud arr., product, handeling Pagina 1 van 15

2 Inleiding De handleiding Zorgafspraken in producten/handelingen beschrijft het gebruikers deel van het registreren van zorgafspraken. In dit document wordt besproken op welke wijze het inrichten van en het onderhoud aan de arrangementen, producten en handelingen plaatsvindt. De beschreven handelingen gaan vooraf aan het vastleggen van de zorgafspraken. Het is van belang dat de verschillende stappen zijn doorlopen omdat bij het ontbreken van een enkel onderdeel de invoer en verwerking kan stagneren. De volgende onderdelen komen hierbij aan de orde: - Producten aanmaken en onderhouden - Producten koppelen aan projecten en personeelsleden - Handelingen aanmaken en onderhouden - Arrangementen samenstellen en onderhouden In onderstaand overzicht is te zien in welke documentatie de verschillende onderdelen zijn terug te vinden. Inrichting 1 Gebruik 2 Product Aanmaken en onderhouden Product - Project Product - Mutaties koppelen aan: - Personeel koppelen aan: Handelingen Deskundigheidniveau Handelingtype Handelinggroep Arrangement Samenstellen en onderhouden Contract Opstellen Arrangement koppelen Producten en handelingen aanpassen 1 De inrichting en het onderhouden van de onderliggende tabellen wordt besproken in deze handleiding. 2 De werking van de functionaliteit wordt besproken in de handleiding Zorgafspraken in producten/handelingen. PlanCare Dossier V Onderhoud arr., product, handeling Pagina 2 van 15

3 Project/Product De relatie tussen projecten en producten ten behoeve van de Tijdverantwoording werd voor versie 11.3 gelegd in het onderhoudsscherm Onderhoud projecten. Deze is daar nu van losgekoppeld. Het werken met producten zal overigens in de toekomst ook voor andere registraties dan Tijdverantwoording worden ingezet. De volgende rechten moeten voor de nieuwe schermen worden toegepast: Proces Om tot een juiste en volledige inrichting te komen moet onderstaand proces doorlopen worden. Ontbreekt er een schakel, dan zal er meestal stagnatie optreden in het invoerproces. Project Aanmaken project Afdelingsselectie Product Aanmaken producten Producten koppelen aan projecten Personeel Afdelingsbezetting Personeel activeren Producten koppelen aan personeel Muteren Cliënten muteren Producten aan mutaties koppelen Onderstaand schema beschrijft genoemde onderdelen die te maken hebben met het vormgeven van de productregistratie. Deze inrichting is in principe eenmalig. Wanneer alle onderdelen juist zijn ingericht kan voor het registreren van producten verder worden volstaan met de betreffende handleidingen. Actie Omschrijving PROJECT Aanmaken project Maak projecten aan waarop Tijdverantwoording plaatsvindt Afdelingsselectie Pas afdelingsselectie toe op de aangemaakte projecten PRODUCT *Aanmaken producten Benoem producten *Producten aan projecten koppelen Koppel bestaande of nieuwe producten aan projecten PERSONEEL Afdelingsbezetting Geef per medewerker aan dat hij/zij de aangevinkte afdeling ook te zien krijgt Personeel activeren Geef aan dat de medewerkers betrokken zijn bij Tijdverantwoording (button op Ja) *Producten koppelen aan personeel Geef per discipline of per medewerker aan welke producten hij/zij mag leveren PlanCare Dossier V Onderhoud arr., product, handeling Pagina 3 van 15

4 MUTEREN Cliënten muteren Muteer de cliënten waarbij op tijd verantwoord gaat worden naar de hiervoor aangewezen afdelingen *Producten aan Mutaties koppelen Koppel de producten aan de mutatie. Alleen op deze producten kan voor de mutatie tijd geschreven worden * De met een asterisk gekenmerkte onderdelen worden onderstaand toegelicht. De andere opties zijn in de desbetreffende handleidingen beschreven. Producten definiëren De producten worden aangemaakt en onderhouden onder menu optie Stamgegevens/Naslagtabellen/Producten. Deze tabel is gevuld met de standaard AZR-functies, maar er kunnen ook nieuwe, eigen producten worden benoemd. Klik om een nieuw product toe te voegen op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart, of op de button met het groene plusje (Toevoegen product). Er wordt een invulscherm geopend. Om de gegevens van een bestaand product te bewerken dient dit product eerst te worden geselecteerd. Klik vervolgens op de button met het pennetje (Bewerken product) en pas de gegevens aan. Een product kan ook worden bewerkt door er op dubbel te klikken. Klik vervolgens op OK om de wijzigingen op te slaan. Een product wordt verwijderd door het te selecteren en op de button met het rode kruisje (Verwijderen product) te klikken. Een product dat nog in gebruik is kan niet worden verwijderd. Toelichting invoervelden Omschrijving Unieke naam van het product, waardoor dit te onderscheiden is van de andere producten in de lijst, bijvoorbeeld: PV-extra. PlanCare Dossier V Onderhoud arr., product, handeling Pagina 4 van 15

5 Werkomschrijving Code Extern ID Eenheid Tariefcode Export type Soort Overhead Normtijd Kostprijs Telt in ZZP De omschrijving zoals die terugkomt in het scherm Tijdverantwoording, bijvoorbeeld: Persoonlijke Verzorging. Bijvoorbeeld de CAK-code van het product. Externe productcodes, bijvoorbeeld in de koppeling met io. Eenheid waarin het product verantwoord wordt: minuten, uren, dagdelen, dagen, per cliënt, overig. De corresponderende tariefcode zoals die ook in de Productieafspraken wordt gebruikt. Aangeven exportcategorie; hier kan worden aangegeven of het product meegaat in de export naar bijvoorbeeld het CAK. Productcategorie: AZR, DBC, PlanCare Dossier, ZZP. Product wordt in de Tijdverantwoording geoormerkt als overhead. Normtijd van het product Kostprijs van het product Het product telt mee voor de ZZP-registratie Producten koppelen aan een Project Aan een project kunnen meerdere producten worden gekoppeld (een-op-meer relatie). Het koppelen van producten aan projecten vindt plaats onder menu optie Bestand/Systeemfuncties/Onderhoud Project/Product. Het volgende scherm wordt geopend. PlanCare Dossier V Onderhoud arr., product, handeling Pagina 5 van 15

6 Toelichting invoervelden Project Het project waaraan een of meerdere producten worden gekoppeld. Product Het product dat aan het project gekoppeld wordt. Eenheid De eenheid van het gekozen product. Deze waarde is bij het product aangegeven en kan hier niet meer worden gewijzigd. Relatie met velden Eenheid en Periode, bijvoorbeeld: 20 - minuten - per week Standaard Standaard producten worden bij het maken van een nieuwe mutatie automatisch aan die mutatie gekoppeld. Kiesbaar Een product dat Kiesbaar is kan per start- of wijzig mutatie worden aangepast, verwijderd, of toegevoegd. Is een product niet Kiesbaar, maar wel Standaard, dan wordt afgedwongen dat bepaalde producten altijd aan een project gekoppeld worden, zonder dat dit door de gebruiker is aan te passen. Hoeveelheid Standaard hoeveelheid zorg die wordt ingevuld als dit product wordt toegevoegd aan de mutatie. Invullen niet verplicht. Combinatie met velden Eenheid en Periode, bijvoorbeeld: 20 - minuten - per week Hoeveelheid(MIN) Ondergrens van de te leveren bandbreedte Hoeveelheid(MAX) Bovengrens van de te leveren bandbreedte Financiering De financiering die op deze koppeling van project en product van toepassing is. Periode Standaard periode zorg die wordt ingevuld als dit product wordt toegevoegd aan de mutatie. Invullen niet verplicht. Combinatie met velden Eenheid en Periode, bijvoorbeeld: 20 - minuten - per week In aan/afwezigheid Ja: voor de combinatie project/product zal dit product meetellen in de aan- en afwezigheidregistratie. In dagen Ja: voor de combinatie project/product zal dit product meetellen in de dagenregistratie. In tijd Ja: voor de combinatie project/product zal dit product meetellen in de urenverantwoording. Percentage Percentage van een samengesteld product t.b.v. Tijdverantwoording. Wordt alleen geactiveerd wanneer In tijd de waarde Ja heeft. De opgetelde waarde hoeft geen 100% te bedragen. Elke tijdsperiode die op een samengesteld product wordt geschreven zal tegen het ingegeven percentage worden weggeschreven op het betreffende product. Bijvoorbeeld: is 1 uur geschreven op een samengesteld product met als percentage 30%, dan resulteert dit in 18 minuten geregistreerde tijd. De som van de ingevulde percentages wordt linksonder in het scherm getoond. Afronden Rondt de invoer van samengestelde tijd af zodat de totaaltijd van de producten overeenkomt met de totaaltijd van de zorgverlening. Bijvoorbeeld: Afronden aan: 100 minuten met verdeling samengesteld product 33,3/33,3/33,4% levert in tijd 33/33/34 minuten op. Afronden uit: 100 minuten met verdeling samengesteld PlanCare Dossier V Onderhoud arr., product, handeling Pagina 6 van 15

7 Extern ID Telt in ZZP product wordt weggeschreven als 33/33/33 minuten. Externe productcodes Het product telt mee voor de ZZP-registratie (wordt overgenomen zoals vastgelegd bij Product, kan nog aangepast worden) De werkwijze is als volgt: - Kies een Project waar de producten aan gekoppeld gaan worden - Klik op de button met het groene plusje (Koppel product aan project) om een of meer producten toe te voegen - Wijzigen van ingevoerde gegevens: klik de betreffende productregel aan en klik op de button met het pennetje (Bewerk koppeling product/project) om het onderhoudsscherm te openen. Dit kan ook door op het betreffende product dubbel te klikken. Pas de gegevens aan en klik op OK om op te slaan - Verwijderen: selecteer de betreffende productregel en klik op de button met het rode kruisje (Verwijder koppeling product/project); NB het product wordt niet verwijderd, maar de koppeling wordt ongedaan gemaakt Wanneer een product aan een project wordt gekoppeld kan de optie Standaard worden aangevinkt. In dat geval wordt het product automatisch aan de mutatie gekoppeld wanneer deze gemaakt wordt. Is Standaard niet aangevinkt dan wordt het product niet automatisch aan de mutatie gekoppeld, maar verschijnt bij het maken van de mutatie een scherm waarin dit product alsnog handmatig aan de mutatie kan worden gekoppeld. In onderstaand voorbeeld is het product Reistijd niet als standaard aangemerkt en is het niet automatisch aan de mutatie gekoppeld. Door Reistijd in het scherm Toevoegen te selecteren wordt deze alsnog aan de mutatie gekoppeld. NB Om de aan het project gekoppelde producten te zien moet eerst het betreffende project in het eerste veld geselecteerd worden. Dan pas zullen de bijbehorende producten getoond worden. PlanCare Dossier V Onderhoud arr., product, handeling Pagina 7 van 15

8 Koppelen van Personeel aan Producten Het koppelen van de producten aan medewerkers vindt plaats onder menu optie Stamgegevens/Personeel/Personeel / Product. Het volgende onderhoudsscherm wordt geopend. De producten kunnen aan een Discipline of aan een afzonderlijk Personeelslid worden gekoppeld. Om een personeelslid te kunnen kiezen moet wel eerst de betreffende discipline geselecteerd zijn. NB Hier worden alleen die personeelsleden getoond bij wie in het scherm Onderhoud Personeel de optie Tijdverantwoording op Ja staat. Kies een discipline of een medewerker en plaats de vinkjes voor de betreffende producten. Klik op OK om de keuze te bevestigen. Klik op de button Bijwerken nieuwe personeelsleden om voor de medewerkers in de geselecteerde discipline alle aangevinkte producten te koppelen. Alle medewerkers binnen de discipline krijgen nu dezelfde koppeling met de producten. NB Deze bewerking overschrijft de producten die voor een individueel personeelslid binnen de discipline waren geactiveerd. PlanCare Dossier V Onderhoud arr., product, handeling Pagina 8 van 15

9 Producten aan mutaties koppelen Het koppelen van producten aan mutaties valt niet onder het inrichtingsdeel, maar onder de gebruikers beschrijving. Het wordt hier kort genoemd, maar niet verder toegelicht. In het mutatiescherm (knop Stamgegevens op het dossier van de cliënt, tabblad Mutaties) is een knop toegevoegd om producten aan een mutatie te koppelen. Deze knop wordt actief wanneer de tijdregel van een mutatie wordt geselecteerd. Wanneer er een nieuwe mutatie wordt gemaakt zal automatisch het scherm Koppeling Product/Mutatie worden geopend zodat de koppeling direct tot stand kan worden gebracht. Zie voor een volledige beschrijving de handleiding Zorgafspraken in producten/ handelingen. PlanCare Dossier V Onderhoud arr., product, handeling Pagina 9 van 15

10 Arrangementen Een arrangement is een bundeling van een of meer producten die op hun beurt weer een of meerdere handelingen kunnen bevatten. Een arrangement wordt gebruikt om standaard een contract te kunnen vullen. Deze vulling is per individu aan passen. Op termijn zullen de arrangementen ook gebruikt worden om standaard zorgplannen op te stellen. De arrangementen worden aangemaakt en onderhouden onder menu optie Bestand/Systeemfuncties/Arrangement/Arrangement. Het onderhoudsscherm Arrangement bestaat uit de volgende drie tabbladen: - Onderhoud, hier worden de arrangementen aangemaakt - Samenstellen, hier worden handelingen aan producten en producten aan arrangementen gekoppeld - Bewerken, onderhouden/aanpassen van producten en handelingen, m.n. het vastleggen van de details (zoals de verdeling over de dagen van de week) Onderhoud Een arrangement toevoegen gebeurt met de knop Maak een nieuwe gegevenskaart of met de knop met het groene plusje rechts onder in het scherm. Een bestaand arrangement wordt aangepast met de knop met het pennetje en verwijderd met de knop met het rode kruisje. PlanCare Dossier V Onderhoud arr., product, handeling Pagina 10 van 15

11 Samenstellen Alleen de actuele handelingen worden getoond, dat wil zeggen de handelingen waarvan de begindatum vóór vandaag en een eventuele einddatum ná vandaag ligt. De handelingen worden aan een product gekoppeld door ze op het betreffende product te slepen, producten worden aan een arrangement gekoppeld door ze op het gewenste arrangement te slepen. Arrangement Product 1 Product 2 Handeling Handeling Handeling Handeling In het scherm ziet dat er als volgt uit: Is een product aan een arrangement gekoppeld, en wordt er aan dat product een nieuwe handeling toegevoegd, dan wordt die handeling niet automatisch in de eerdere koppeling meegenomen en moet deze opnieuw tot stand gebracht worden. PlanCare Dossier V Onderhoud arr., product, handeling Pagina 11 van 15

12 Een product wordt verwijderd door het terug naar de productenlijst te slepen. Een handeling kan zowel bij het arrangement als bij het product worden verwijderd door het naar de handelingenlijst te slepen. NB Wordt een handeling bij het arrangement verwijderd, dan blijft het bij het overeenkomende product gewoon beschikbaar. Wordt een handeling bij het product verwijderd, dan blijft het onder het arrangement staan. Er blijft na koppeling dus geen directe connectie bestaan. Bewerken Op het tabblad Bewerken worden de details van de producten en handelingen vastgelegd, zoals de verdeling in tijd over de dagen van de week. De gegevens die hier worden aangegeven worden standaard in het contract overgenomen wanneer dit product daar toegevoegd wordt. Zodoende hoeven de gegevens niet bij iedere afzonderlijke cliënt te worden aangegeven, daar deze in veel gevallen zullen overeenkomen. Indien nodig kunnen op individueel niveau aanpassingen worden gedaan. Om een product of een handeling te bewerken kan op het gewenste item worden dubbel geklikt. Ook is het mogelijk een onderdeel te selecteren en vervolgens op het knopje rechts onder in het scherm te klikken. Er wordt in beide gevallen een onderhoudsscherm geopend. Bewerken van een product Van een gekozen product worden de financiering, de hoeveelheid en de periode aangegeven. Eventueel kan er voor worden gekozen de omvang (MIN- MAX) van de hoeveelheid te bepalen. Het is belangrijk een vinkje voor Telt in ZZP (zie rode kader) te plaatsen wanneer de gegevens moeten worden meegenomen in het ZZP. Bewerken van een handeling Van een handeling worden begin- en einddatum vastgelegd, evenals de verdeling van de tijd over de dagen van de week. Standaard zullen de meeste waardes gevuld zijn, maar desgewenst kunnen nog aanpassingen worden gedaan. Handelingen kunnen direct vanuit het arrangementenscherm worden bewerkt. Het toevoegen van handelingen vindt plaats onder menu optie Bestand/Systeemfuncties/Arrangement/Handelingen (zie onderstaand Onderhoud Handelingen). PlanCare Dossier V Onderhoud arr., product, handeling Pagina 12 van 15

13 Onderhoud Handelingen Het onderhoudsscherm van de handelingen bevindt zich onder menu optie Bestand/Systeemfuncties/Arrangement/Handelingen. Standaard is de handelingentabel gevuld, maar deze kan naar believen worden aangepast en aangevuld. Toevoegen, bewerken en verwijderen gebeurt met behulp van de knoppen rechts onder in het scherm (zie rode kader). Een handeling wordt gedeactiveerd door een einddatum op te geven. Tot deze datum zal de handeling beschikbaar zijn en getoond worden. Daarna kan deze nog slechts zichtbaar worden gemaakt door op de filterknop links onder in het scherm te klikken (zie rode kaders). PlanCare Dossier V Onderhoud arr., product, handeling Pagina 13 van 15

14 Onderhoud Contractgroep De naslagtabel Contractgroep (menu optie Stamgegevens/Naslagtabellen/ Contractgroep komt terug in het scherm Contract - Product (zie rode kaders). De tabel Contractgroep is standaard gevuld met de ZZP s, maar ook nieuwe groepen kunnen worden toegevoegd. Ook kunnen normtijden en -dagdelen worden aangepast naar de realiteit van de eigen organisatie. PlanCare Dossier V Onderhoud arr., product, handeling Pagina 14 van 15

15 Financiering Het scherm Koppeling Product/Mutatie kent het veld Financiering. De naslagtabel die hier achter ligt wordt onderhouden onder menu optie Stamgegevens/Naslagtabellen/Financiering. Een nieuwe financieringsvorm wordt toegevoegd door op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart te klikken. Het veld bij Omschrijving wordt geel en daar kan vervolgens de nieuwe financiering worden ingevoerd. Klik op Opslaan om de invoer te bevestigen. Kiesbaar: maakt de waarde beschikbaar in de naslagtabel op het scherm Koppeling Product/Mutatie. Productief: merkt deze financiering aan als een financiering waarop productie geregistreerd wordt. PlanCare Dossier V Onderhoud arr., product, handeling Pagina 15 van 15