Vrijwilligersbeleidsplan. Achilles

Transcriptie

1 Achilles Assen, 26 november 2013 Ronald Keen Gonnie Bruining Annette Jassies Pia vd Veen Yvonne Speelman

2 Inhoudsopgave Pag. Voorwoord 3 1. De huidige situatie 4 2. De gewenste situatie 5 3. Vrijwilligerscommissie Opzetten en onderhouden van een databank vrijwilligers Assistentie verlenen bij de werving van nieuwe vrijwilligers Opzetten richtlijnen en assisteren bij scholing en begeleiding van vrijwilligers Zorgdragen voor de waardering en beloning van vrijwilligers Contact onderhouden met de commissies en de vrijwilligers Communiceren over vrijwilligersactiviteiten en werkzaamheden Aanspreekpunt bij wrijving of spanningen 8 4. Bijlage 4.1 Actielijst Vrijwilligerscommissie (VC) 9 Pagina 2 van 9 Assen, 26 november 2013

3 Achilles 1894 Voorwoord Een vereniging staat of valt met de hulp die een vereniging krijgt van vrijwilligers. Heel kort; zonder vrijwilligers geen Achilles Wil de vereniging de komende jaren voor iedereen toegankelijk blijven dan is het noodzakelijk hiervoor een dusdanig beleid te ontwikkelen, waarbij werving maar vooral ook het behouden van vrijwilligers voorop moet staan. Zonder de inzet van vrijwilligers zal er overgestapt dienen te worden naar betaalde krachten. Met het onherroepelijke gevolg dat de contributie drastisch verhoogd zal moeten worden. Tijdens de ledenvergadering van Achilles 1894 is door het bestuur aangegeven dat er behoefte is om het zoeken naar vrijwilligers nieuw leven in te blazen. Naar aanleiding hiervan is er binnen de vereniging een projectgroep Vrijwilligersbeleid gestart. De projectgroep werd begeleid en ondersteund door Anne Prins, Senior Verenigingsadviseur van SportDrenthe om een zo goed mogelijk beeld van de vereniging te krijgen, wat uiteindelijk heeft geresulteerd in een op maat gesneden vrijwilligersbeleidsplan. (2008) Tot invoering is het destijds niet gekomen. In 2013 is het opgepakt door Ronald Keen Voorzitter Achilles 1894 Gonnie Bruining lid vrijwilligerscommissie Annette Jassies lid vrijwilligerscommissie Pia vd Veen lid vrijwilligerscommissie Yvonne Speelman lid vrijwilligerscommissie 26 november Pagina 3 van 9 Assen, 26 november 2013

4 1. De huidige situatie De organisatie van Achilles 1894 is gesplitst in een groot aantal commissies. Door deze verdeling kan het bestuur zijn aandacht volledig richten op het besturen van de vereniging. Activiteiten en specialistische taken en functies worden uitgevoerd door de commissies onder verantwoording van het bestuur. Er zijn binnen Achilles 1894 vele vrijwilligers actief. In het algemeen verloopt de organisatie rondom de vereniging goed. Toch is er binnen Achilles 1894 een tekort aan vrijwilligers; Het tekort aan vrijwilligers is te specificeren in twee punten; 1. Kwantitatief; er is een tekort aan de hoeveelheid mensen die iets kunnen betekenen voor de vereniging. Dit betekent; dat als er nog meer vrijwilligers voor de kantine zijn de inkomsten voor de vereniging nog hoger worden. willen we de kantine veel open hebben dan hebben we meer vrijwilligers nodig, de kantine vormt een hele belangrijke bron van inkomsten voor onze club. dat als er meer vrijwilligers zijn voor de begeleiding en training van jeugdelftallen dit op langere termijn het voortbestaan van de vereniging ten goede komt. 2. Kwalitatief; er is een tekort aan vrijwilligers die de juiste scholing/opleiding of sociale vaardigheden hebben. Zou je dit willen oplossen dan zul je mensen moeten inhuren, wat zijn weerslag kan hebben de contributie. Het is de wens van de het bestuur om deze tekorten op te lossen of in ieder geval te verkleinen. Pagina 4 van 9 Assen, 26 november 2013

5 2. De gewenste situatie Achilles 1894 valt of staat met de hulp van vrijwilligers, zonder vrijwilligers is het niet mogelijk om het voetbalspel te spelen. Achilles 1894 vraagt daarom alle spelende leden vanaf 16 jaar en ouders van alle spelende leden jonger dan 16 jaar tot het verrichten van vrijwilligerswerk binnen het kader van zijn of haar mogelijkheden De doelstelling van het vrijwilligersbeleid is dat onze vereniging voldoende vrijwilligers heeft, zowel kwantitatief als kwalitatief!!. Met een transparante structuur wordt bedoeld dat het voor iedereen inzichtelijk is welke functies en taken er zijn binnen de vereniging (met uitgebreide taak- en functieomschrijvingen en gevraagde competenties) en wie binnen de vereniging hiervoor verantwoordelijk is. Transparantie is in die zin ook het krijgen van extra informatie van leden en ouders/verzorgers van jeugdleden. Natuurlijk zal met deze informatie vertrouwelijk worden omgegaan en zal de vrijwilligerscommissie deze informatie discreet behandelen en opslaan in de vrijwilligersdatabank van de vereniging. Het krijgen van meer (en vasthouden van) vrijwilligers is ook een belangrijke doelstelling van het vrijwilligersbeleidsplan. Maar met meer vrijwilligers wordt niet bedoeld dat iedereen zo maar een functie kan bekleden binnen de organisatie. Het beleid is er op gericht om de juiste mensen op de juiste plaats neer te zetten waar zijn/haar kwaliteiten het beste tot zijn/haar recht komen. Naast een transparante structuur zijn meerdere factoren bepalend of deze doelstelling kan worden bereikt. Om dit te realiseren is een Vrijwilligerscommissie in het leven geroepen. De Vrijwilligerscommissie zal in zijn gewenste vorm bestaan uit een aantal leden plus een voorzitter. De voorzitter van de Vrijwilligerscommissie rapporteert aan de voorzitter van het hoofdbestuur en daarnaast zal er wellicht een Vrijwilligerscoördinator aangesteld worden. De taken van de Vrijwilligerscommissie en de eventueel nog aan te stellen Vrijwilligerscoördinator omvatten alles rondom het reilen en zeilen van de vrijwilligers binnen Achilles Pagina 5 van 9 Assen, 26 november 2013

6 3. De Vrijwilligerscommissie De Vrijwilligerscommissie zal het aanspreekpunt van de vereniging worden als het gaat om vrijwilligers en zal derhalve veelomvattende taken voor haar rekening moeten nemen. Het takenpakket van de commissie omvat de volgende punten; Taken 1 Opzetten en onderhouden van een databank vrijwilligers 2 Assistentie verlenen bij de werving van vrijwilligers 3 Opzetten van richtlijnen en assisteren bij de scholing en begeleiding van vrijwilligers 4 Zorg dragen voor de waardering van vrijwilligers 5 Contact onderhouden met de commissies 6 Communiceren over vrijwilligers 7 Aanspreekpunt bij wrijving en spanningen 8 Rapportage aan hoofdbestuur 3.1 Opzetten en onderhouden van een databank vrijwilligers. Het opzetten van een databank brengt een aantal voordelen met zich mee. Er ontstaat een duidelijk overzicht als het gaat waar (binnen welke commissie) vrijwilligers nodig zijn, wat voor een soort (bijv. leider of kantinevrijwilliger) vrijwilligers nodig zijn en wie als vrijwilliger actief zijn binnen Achilles Tevens kan een databank fungeren als een hulpmiddel bij de werving van nieuwe vrijwilligers. Door het vastleggen van de achtergrond van een vrijwilliger wordt het makkelijk om een vrijwilliger te vinden die een bepaalde taak ook zou kunnen vervullen. In de databank dienen de volgende gegevens opgenomen te zijn; - Gegevens van de vrijwilligers zoals naam en leeftijd. Maar ook gegevens rondom de persoon buiten de vereniging zoals beroep en hobby s, NAW, adres - De functie en taken die een vrijwilliger uitvoert en voor welke termijn. 3.2 Assistentie verlenen bij de werving van nieuwe vrijwilligers De vrijwilligerscommissie is er ter ondersteuning van de overige commissies. In sommige gevallen zal de Vrijwilligerscommissie belast worden met de werving van nieuwe vrijwilligers in andere gevallen zal de desbetreffende commissie zelf de juiste vrijwilligers moeten gaan selecteren. De desbetreffende commissie dient zelf de leiding te hebben bij het aantrekken van een vrijwilliger. Zij weten immers zelf het beste wie of wat voor een persoon het best geschikt is voor een bepaalde functie. De vrijwilligerscommissie zal tips en richtlijnen geven omtrent hoe de werving dient te geschieden. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende onderwerpen; - Hoe benaderen we een vrijwilliger? (persoonlijk of via een advertentie) - Waar gaan we adverteren? (website, plaatselijke krant) - Zijn er eisen waar een vrijwilliger aan moet voldoen? (scholing, ervaring) Pagina 6 van 9 Assen, 26 november 2013

7 3.3 Opzetten richtlijnen en assisteren bij scholing en begeleiding van vrijwilligers Nieuwe vrijwilligers dienen goed begeleid te worden bij aanvang van hun functie. Vooraf dient helder te zijn wat er van de vrijwilliger verwacht wordt. Tijdens het uitvoeren van de functie moet het voor de vrijwilliger duidelijk zijn waar hij of zij met eventuele vragen of problemen terecht kan. Nieuwe vrijwilligers dienen adequaat te worden ingewerkt. Daarnaast kan het voorkomen dat bepaalde vrijwilligers, zoals leiders of kantinepersoneel behoefte hebben aan scholing of een opleiding. Het is niet de bedoeling dat er een langdurige studie wordt aangeboden, maar een korte (interne) cursus die het makkelijker maakt om een taak of een functie uit te voeren. De Vrijwilligerscommissie is het verzamelpunt van allerlei informatie over opleidingen voor vrijwilligers. De commissie zal zorgdragen voor richtlijnen hoe te handelen als een vrijwilliger een opleiding wil of moet volgen. 3.4 Zorgdragen voor de waardering en beloning van vrijwilligers Bij onvoldoende waardering, erkenning en/of beloning door het bestuur en de rest van de vereniging zal een potentiële vrijwilliger minder snel geneigd zijn zich als vrijwilliger bij de vereniging aan te melden. Een reeds bestaande vrijwilliger zal bij voldoende waardering, erkenning en beloning meer voldoening uit zijn taak/functie halen en zich hierdoor nog meer gaan inzetten. Vrijwilligers zullen waardering en erkenning moeten krijgen. Dit kan op verschillende manieren gerealiseerd worden; - serieus nemen - betrekken bij het beleid - inspraak geven - wij-gevoel geven - goed informeren - mogelijkheid tot gratis opleiding of trainingen - passende onkostenvergoeding - aandacht bij ziekte, jubilea, verjaardag, kerst, vertrek - proberen betrokken te houden bij de vereniging - een schouderklopje of een compliment - organiseren van een jaarlijks terugkerend vrijwilligersfeest - de Vrijwilligerscommissie staat open voor andere ideeën Ook zal de Vrijwilligerscommissie moeten proberen om waardering en erkenning voor de vrijwilligers af te dwingen van de overige leden. Binnen de vereniging moet bekend worden gemaakt wat een vrijwilliger allemaal doet, en wat de vrijwilliger voor de overige leden betekent. 3.5 Contact onderhouden met de commissies en de vrijwilligers Op regelmatige basis (bijvoorbeeld 2 x per jaar) zal de Vrijwilligerscommissie overleg voeren met de voorzitter van de commissies. In dit overleg staat het behouden van de vrijwilligers en hun functioneren centraal. In dit gesprek komen alle activiteiten met betrekking tot vrijwilligers, taken en functie naar voren. Door het voeren van regelmatige gesprekken kunnen eventuele knelpunten tijdig gesignaleerd worden en hierdoor ook tijdig opgelost worden. Hiermee staat dus het behoud van de vrijwilliger centraal. Daarnaast is er ook een soort van ad hoc contact tussen de voorzitter van de commissies en de voorzitter van de vrijwilligerscommissie. Dit contact kan door beiden worden geïnitieerd. Pagina 7 van 9 Assen, 26 november 2013

8 3.6 Communiceren over vrijwilligersactiviteiten en werkzaamheden De Vrijwilligerscommissie zal op regelmatige basis via de website communiceren over vrijwilligers en hun taken en functies binnen de vereniging. Het doel is om zowel potentiële vrijwilligers te laten zien dat de taken en functies binnen de vereniging leuk en zinvol zijn om te doen. Anderzijds wordt op deze manier binnen de vereniging bekend gemaakt wat een vrijwilliger allemaal doet en wat hij voor de leden betekent. Hierdoor zal bij de leden van Achilles 1894 een stukje waardering en erkenning voor de vrijwilliger worden afgedwongen. 3.7 Aanspreekpunt bij wrijving of spanningen Binnen iedere omgeving waar mensen met elkaar omgaan kunnen verschillen van mening ontstaan. Soms zelfs met het gevolg dat er wrijving en spanningen ontstaan. Tevens kan het voorkomen dat vrijwilligers de behoefte hebben om hun hart eens te luchten. De voorzitter van de vrijwilligerscommissie zal in dat soort gevallen optreden als aanspreekpunt, bemiddelaar en als de persoon met het luisterende oor. 4. Bijlage 4.1 Actielijst Vrijwillgerscommissie (VC) Pagina 8 van 9 Assen, 26 november 2013

9 4.1 Actielijst Vrijwilligerscommissie (VC) Actiepunt Uitvoer door Start Gereed Vrijwilligersfuncties inventariseren en de tekorten vaststellen Elke commissie onder eindverantwoordelijkheid van de VC Januari 2014 Juni 2014 Taak- en functiebeschrijvingen (inclusief vastleggen van benodigde kwaliteiten) compleet maken Inventariseren wat (nieuwe) leden kunnen en willen Inventariseren welke vrijwilliger op de verkeerde plek zit Wervingsplan vrijwilligers maken Wervingsplan vrijwilligers uitvoeren Opvang en begeleiding van nieuwe vrijwilligers benoemen Elke commissie onder verantwoordelijkheid van de vrijwilligerscoördinator Januari 2014 Juni 2014 VC Januari 2014 Voortdurend VC in samenspraak met de aanspreekpunten van de commissies Januari 2014 Voortdurend VC Januari 2014 Juni 2014 VC Juni 2014 VC Januari 2014 Databank ontwikkelen VC Januari 2014 Juni 2014 Opvang en begeleiding van Aanspreekpunt van de nieuwe vrijwilligers Voortdurend commissies uitvoeren Opstellen inhoud voortgangsgesprekken vrijwilligers Voortgangsgesprekken voeren met vrijwilligers en vastleggen Voortgangsgesprekken vastleggen in databank Verzekering vrijwilligers onderzoeken Vrijwilligersfeest VC Juni 2014 Aanspreekpunt van de commissies Juni 2014 Eenmaal per jaar VC Juni 2014 Voortdurend VC Reeds uitgevoerd 2009 Pagina 9 van 9 Assen, 26 november 2013