8 Registratie voor een uitnodiging

Transcriptie

1 8 Registratie voor een uitnodiging Om formeel aan een uitnodiging te kunnen deelnemen, moet u zich daarvoor registreren. Hiertoe dient u uw bedrijfsgegevens in te vullen. Indien u persoonlijk aan een uitnodiging wenst deel te nemen, kunt u zich op dezelfde wijze laten registreren door gebruik te maken van het formulier voor persoonlijke registratie. De registratie voor de uitnodiging maakt deel uit van uw inschrijving of verzoek tot deelneming. Alleen zo kunt u online toegang te krijgen tot vertrouwelijke informatie over de uitnodiging en tot persoonlijke berichten over de aanvaarding van een verzoek tot deelneming en over de gunning van een opdracht voor de uitnodiging waaraan u deelneemt. In een aanbesteding volgens de openbare procedure is alle informatie over de uitnodiging openbaar. Nadat u de inschrijving hebt ingediend, kunnen wij echter alleen online met u communiceren als u zich voor de uitnodiging hebt geregistreerd. Gemakshalve wordt de registratie voor de uitnodiging geacht deel uit te maken van de inschrijving. In geval van een uitnodiging tot het indienen van blijken van belangstelling of een aanbesteding volgens de niet-openbare procedure of de procedure van gunning door onderhandelingen, of volgens de concurrentiegerichte dialoog, moet u eerst een verzoek tot deelneming indienen. Indien uw verzoek wordt aanvaard, kunt u toegang krijgen tot de vertrouwelijke informatie over de uitnodiging (aanbestedingsdossier). Om online toegang te krijgen tot vertrouwelijke informatie over de uitnodiging, moet u zich eerst voor de uitnodiging registreren. Gemakshalve wordt deze registratie geacht deel uit te maken van het verzoek tot deelneming. De registratie voor een uitnodiging is voorts een belangrijke voorwaarde om toegang te krijgen tot de elektronische indiening, die het mogelijk maakt om uw inschrijvingen en verzoeken tot deelneming op een gemakkelijke, snelle en veilige manier in elektronische vorm in te dienen. Nadere informatie vindt u in punt 9 (Elektronische indiening). 8.1 Mijn berichten en Ontwerpantwoorden Bent u voor een uitnodiging geregistreerd, dan kunt u via dit platform de desbetreffende berichten ontvangen. Wij laten u op deze manier weten of de inschrijving of het verzoek tot deelneming is aanvaard. Zo nodig vragen wij om bijkomende informatie of toelichtingen met betrekking tot de 04/ /55

2 inschrijving of het verzoek tot deelneming. Berichten aangaande een bepaalde uitnodiging zijn te lezen in de rubriek Mijn V&A bij die uitnodiging, of in Mijn vragen/berichten in het menu Mijn gegevens rechts op het scherm. Mijn vragen/berichten in het menu Mijn gegevens bevat al uw huidige vragen, met de antwoorden, alsook onze berichten en uw antwoorden betreffende al uw uitnodigingen. Dit gedeelte is gebruikerspecifiek en alleen voor geregistreerde gebruikers toegankelijk. Gebruikers hebben uitsluitend toegang tot hun eigen berichten. Indien u niet voor een uitnodiging bent geregistreerd, zult u de persoonlijke berichten en (in voorkomend geval) de vertrouwelijke informatie per aangetekende post op papier blijven ontvangen. U kunt op elk ontvangen bericht antwoorden door het bericht te selecteren en op Antwoord te klikken. Formuleer uw antwoord, klik op Bewaren om het ontwerp te bewaren en klik dan op Verzenden om het te versturen. Klik op Document bijvoegen om documenten bij uw antwoord te voegen. Om uw ontwerpantwoord te annuleren klikt u op Annuleren. U kunt met betrekking tot eenzelfde bericht verscheidene antwoorden formuleren en verzenden. 04/ /55

3 Wanneer u uw antwoord hebt verzonden, wordt het opgeslagen onder Mijn berichten met als status Beantwoord in de kolom Antwoord. Wanneer u een ontwerpantwoord hebt bewaard, staat het onder Ontwerpantwoorden. U kunt dit ontwerpantwoord later wijzigen, verzenden of annuleren. Indien een antwoord op een specifiek bericht is vereist, wordt dat in het bericht aangegeven. In dit geval staat er Gevraagd als status van het bericht in de kolom Antwoord; die status verandert pas in Beantwoord wanneer u ons een antwoord hebt toegezonden. 8.2 Hoe zich registreren voor een uitnodiging 1. U wijst één persoon uit uw onderneming aan die online toegang zal krijgen tot de vertrouwelijke informatie en de elektronische indiening voor elke uitnodiging waaraan u wenst deel te nemen. Deze persoon moet zich eerst in ons aanbestedingsplatform als gebruiker hebben geregistreerd. Bent u die persoon, klik dan op Registratie voor een uitnodiging. Bevindt u zich op een algemene pagina, die niet een bepaalde uitnodiging betreft, dan zal u worden gevraagd een uitnodiging te selecteren. 04/ /55

4 Als u een andere gebruiker wenst aan te wijzen, klik dan op Een andere gebruiker voor een uitnodiging aanwijzen, en vul gebruikersnaam, voornaam en naam van de betrokkene in. Klik op Zoeken om de gebruiker te valideren. Wanneer u het bericht Gebruiker gevonden ontvangt, klik dan op Indienen. Bevindt u zich op een algemene pagina, die niet een bepaalde uitnodiging betreft, dan zal u worden gevraagd een uitnodiging te selecteren. Let wel: u kunt slechts een andere gebruiker aanwijzen indien u al voor deze of voor een andere uitnodiging bent geregistreerd, en wij uw verzoek hebben gevalideerd. Anders kan een gebruiker alleen zichzelf aanwijzen. 04/ /55

5 2. Vul het registratieformulier online in. Het registratieformulier bevat dezelfde informatie als het formulier met informatie over de juridische status; dit formulier kunt u downloaden op de pagina Formulieren en modellen. Als u niet over alle nodige informatie beschikt wanneer u het registratieformulier invult, kunt u het opslaan, en later aanvullen en indienen. Het opgeslagen formulier kan worden opgeroepen via Mijn verzoeken in het menu Mijn gegevens rechts op het scherm. 04/ /55

6 3. Print het formulier dat u heeft ingediend en laat het naar behoren ondertekenen door een wettelijk vertegenwoordiger van uw onderneming. Het ondertekende formulier moet worden gevoegd bij het verzoek tot deelneming (of de inschrijving in een openbare procedure). Het formulier moet vergezeld gaan van het bewijs van inschrijving van uw onderneming in het handels- of beroepenregister, een verklaring onder ede of een certificaat overeenkomstig de voorwaarden die zijn bepaald in de lidstaat waar de onderneming is gevestigd. Pas dan kunnen wij de registratie voor de uitnodiging valideren. Zo kunnen wij ons ervan vergewissen dat het werkelijk de gebruiker zelf is die toegang krijgt tot de vertrouwelijke informatie en de elektronische indiening. U kunt de status van uw registratieverzoeken bekijken door Mijn verzoeken in het menu Mijn gegevens aan te klikken. Een individueel verzoek kan de volgende status hebben: Ontwerp - het registratieformulier is opgeslagen, maar nog niet ingediend. Ingediend - het registratieformulier is ingediend, maar nog niet gevalideerd. Gevalideerd - de registratie is gevalideerd. Geweigerd - de registratie is niet gevalideerd. 8.3 Wanneer en hoe uw registratie voor een uitnodiging bij te werken Zodra de registratie voor een uitnodiging gevalideerd is, blijven de gegevens in de volgende gevallen voor verder gebruik beschikbaar in het systeem: Uw bedrijfsgegevens bijwerken U moet alle gegevens met betrekking tot de registratie voor een uitnodiging actueel houden. Als u ons op de hoogte wil brengen van wijzigingen, vraagt u de bestaande gegevens op via Mijn bedrijfsgegevens, wijzigt u ze en dient u het registratieformulier nogmaals in zoals hierboven beschreven. De wijzigingen worden gevalideerd zodra wij de gewijzigde registratie hebben goedgekeurd. De status van uw registratieverzoek wordt weergegeven als u Mijn verzoeken aanklikt. 04/ /55

7 8.3.2 Een andere gebruiker voor een uitnodiging aanwijzen Deze regel geldt voor het aanwijzen van een gebruiker voor een bepaalde uitnodiging, en voor uw bedrijfsgegevens. Indien de voor de uitnodiging aangewezen gebruiker niet langer bij u werkzaam is of andere taken krijgt binnen de onderneming, dient hij of zij onmiddellijk te worden vervangen door een andere gebruiker. Klik op Een andere gebruiker voor een uitnodiging aanwijzen en ga te werk als hierboven beschreven. Let wel, over het algemeen kan slechts één gebruiker per uitnodiging worden aangewezen. Uitsluitend de aangewezen gebruiker krijgt toegang tot de vertrouwelijke informatie over de uitnodiging. Indien u een nieuwe gebruiker aanwijst voor een uitnodiging waarvoor er al een was aangewezen, wordt de oude gebruiker doorgaans vervangen door de nieuwe Deelnemen aan een andere uitnodiging Indien uw onderneming later aan een andere uitnodiging deelneemt, kunt u de bestaande registratiegegevens opvragen door Registratie voor een uitnodiging of Een andere gebruiker voor een uitnodiging aanwijzen aan te klikken. Dien het formulier online en op papier in, zoals hierboven beschreven Het formulier met informatie over de juridische status Wanneer u een opdracht wordt gegund, zult u over het algemeen het formulier met informatie over de juridische status en het formulier met financiële identificatiegegevens moeten indienen. Wij hebben beide formulieren nodig voor het bijwerken van de database met de bank- en identiteitsgegevens van onze aannemers, en om uw facturen te kunnen betalen. Het formulier met informatie over de juridische status is identiek aan het registratieformulier; u hoeft dus geen formulier met informatie over de juridische status in te dienen als uw registratieformulier is goedgekeurd. Wel zult u alsnog het formulier met financiële identificatiegegevens moeten indienen; u kunt dit formulier downloaden op de pagina Formulieren en modellen. 04/ /55

8 8.4 Soort verzoek in Mijn verzoeken De kolom Soort verzoek geeft de volgende categorieën registratieverzoeken te zien: Gebruiker toevoegen aan uitnodiging wanneer u zichzelf of een andere gebruiker voor een uitnodiging laat registreren; Gebruiker verwijderen van uitnodiging wanneer de gebruiker die u voor een uitnodiging hebt geregistreerd in de plaats komt van een bestaande gebruiker die reeds voor de uitnodiging is aangewezen; Bedrijfsgegevens bijwerken: wanneer u de bij de registratie ingediende gegevens bijwerkt. 04/ /55