We krijgen een nieuwe bestuurder

Transcriptie

1 We krijgen een nieuwe bestuurder Goos & Sarah Westerlaken Is er bij jullie in de OR aangekondigd dat er een nieuwe bestuurder zal komen? Dan bieden we je hier een aantal waardevolle tips en achtergrondinformatie om je rol als OR goed op te kunnen pakken! Wordt er bij jullie in de organisatie een nieuwe directeur benoemd, die tevens de bestuurder voor het overleg met de OR zal zijn? De OR heeft in zo n geval recht van advies ten aanzien van deze benoeming. Het is een goed idee om dit adviesrecht echt inhoud te geven - een directeur is tenslotte bepalend voor het op een goede manier functioneren van het bedrijf. In dit artikel geven we een aantal handvatten en suggesties hoe dit te doen. Zo zit het wettelijk In artikel 30 wordt het adviesrecht van de OR bij benoeming (en ook een ontslag) van een bestuurder geregeld. De bepalingen: De ondernemingsraad krijgt de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit om een bestuurder van de onderneming te benoemen of te ontslaan. Het advies moet gevraagd worden op een moment dat het advies van de OR van invloed kan zijn op de benoeming of het ontslag. Vanuit de Onderneming wordt de OR geïnformeerd waarom de onderneming dit besluit wil nemen. In het geval van een benoeming krijgt de OR ook gegevens over de uiteindelijke kandidaat. Hierdoor kan de OR zich een mening vormen over de geschiktheid van deze kandidaat. Mocht de benoeming anders zijn dan de OR adviseert, dan is er geen beroepsmogelijkheid. De precieze tekst is wat uitgebreider - wie de details nodig heeft kan even de wetstekst nalezen. Het is goed om er rekening mee te houden dat in een aantal gevallen artikel 30 geen rol speelt: Als bestuurder en ondernemer dezelfde persoon zijn. De ondernemer is eigenaar van het bedrijf. Hij of zij is niet benoemd, en kan ook niet ontslagen worden. Als de persoon geen bestuurder is in de zin van artikel 1 van de WOR. Dit geldt bijvoorbeeld voor een minister, burgemeester, wethouder. We krijgen een nieuwe bestuurder 1

2 De adviesaanvraag tot benoeming of ontslag moet formeel gezien altijd gedaan worden door de bestuurder, en niet door degene die bevoegd is tot benoeming of ontslag. Een directeur die tevens bestuurder is van de OR, zal dus advies vragen aan de OR voor de benoeming van zijn opvolger. De aanpak van de OR om te komen tot een inhoudelijk goed advies Om tot een goed inhoudelijk advies te komen, staan hier een aantal stappen benoemd, die je als OR kunt zetten. Stap 1: ga, zodra bekend is dat er een nieuw iemand benoemd gaat worden die ook als bestuurder van de OR zal optreden, na of de OR recht heeft op een advies. Check goed de WOR op dit punt, zodat je helder hebt met elkaar of het adviesrecht ook daadwerkelijk geldt. De aankondiging van het benoemen kan overigens best een jaar van te voren zijn, denk aan een bestuurder die in de buurt komt van zijn pensioengerechtigde leeftijd. Soms is het zo, bij een onverwacht vertrek, dat de aankondiging kort van tevoren wordt gedaan. Als er geen adviesrecht is, jammer en helaas misschien, maar de OR kan verder geen formele rol spelen bij de benoeming. Wel kun je vanzelfsprekend een ongevraagd advies uitbrengen. Naarmate de kwaliteit hiervan beter is, zal de betekenis ervan groter kunnen zijn. Wie weet breng je door je advies wel geheel nieuwe gedachten in. Zoiets moet je dan wel op tijd doen! Er nog eens iets over gaan zeggen als de nieuwe man of vrouw al vrijwel benoemd is, is mosterd na de maaltijd en irritant. Als er wel sprake is van het adviesrecht, dan is het tijd om na te denken over hoe je je rol hierin wilt oppakken. Stap 2: bepaal met elkaar hoe intensief je betrokken wil zijn bij de benoeming. Het gaat hierbij niet alleen over hoe intensief je betrokken wilt zijn, maar ook over wanneer in het proces je als OR graag wilt instappen. minimaal: afwachten tot er een adviesaanvraag komt en op die aanvraag een advies uitbrengen. Voordeel: weinig werk. Nadeel: bijna altijd weinig tot geen invloed. gemiddeld: een profiel opstellen waaraan voor jullie de nieuw te benoemen directeur dient te voldoen en voor jullie advies checken of deze man en vrouw daar inderdaad aan voldoet, en dit de grondslag laten zijn voor je advies. Voordeel: niet zo gek veel werk, redelijke kans op invloed. Nadeel: als er geen of We krijgen een nieuwe bestuurder 2

3 nauwelijks rekening is gehouden met het profiel wat jullie hebben ingediend, wat doe je dan? Als je je verzet tegen de benoeming, op goede gronden, heb je ineens heel veel te doen, onder lastige omstandigheden. maximaal: proberen in een sollicitatiecommissie een vertegenwoordiger te krijgen, aanwezig zijn de selectie, kennismaken met kandidaten Voordeel: kans op veel invloed. Nadeel: veel werk, mogelijk lastig om OR en mensen die in een benoemingsgroep zitten op één lijn te houden, veel verantwoordelijkheid die op de grens ligt (of er over gaat) van de verantwoordelijkheid die een OR moet willen hebben. In het algemeen gesproken zal voor de meeste ondernemingsraden optie 2 de voorkeur verdienen. Deze optie wordt in dit artikel helemaal uitgewerkt. De derde optie lijkt op het oog aanlokkelijk. Er zit echter nogal wat aan vast. We hebben dit kort uitgewerkt in een bijlage bij dit artikel. Stap 3: het is een goed idee om niet af te wachten tot er een adviesaanvraag komt, maar informeel (bijvoorbeeld door voorzitter en secretaris) met de bestuurder te overleggen hoe hij aankijkt tegen de rol van de OR in dit proces en procedureafspraken te maken over het traject. Het gaat hierbij om afspraken over: het moment waarop het nuttig en nodig is dat de OR haar wensen kenbaar maakt, bijvoorbeeld middels een profiel. Dit zal altijd moeten zijn voordat gezocht gaat worden naar kandidaten. Wees dus op tijd! de wijze waarop deze wensen worden meegenomen en gewogen in de gang van zaken bij het opstellen van een eventuele advertentie, bij de gesprekken met kandidaten, bij de selectie, enzovoort. het moment waarop de OR de adviesaanvraag krijgt. het al of niet kennismaken met de OR met de kandidaat of kandidaten voor het uitbrengen van het advies. Wij achten het vanzelfsprekend dat de OR, of een vertegenwoordiging daarvan, persoonlijk met de kandidaat of kandidaten kennis maakt en een gesprek heeft. Dit is de aangewezen gelegenheid om te toetsen of dit de kandidaat is die echt geschikt is voor jullie organisatie. op welke wijze vanuit het management wordt aangegeven wat er met het advies van de OR gedaan is. Stap 4: de OR stelt voor zichzelf vast waaraan de nieuwe persoon zou moeten voldoen: welke ervaring, welke kwaliteiten, wat voor soort persoonlijkheid? De verleiding ligt op de loer om een lange en uitgebreide lijst van eisen te maken. Niet We krijgen een nieuwe bestuurder 3

4 doen! Je krijgt dan een profiel waar eigenlijk geen mens aan kan voldoen. Echt een schaap met vijf poten. Zorg dat jullie voor jezelf de kernvraag beantwoorden: over welke 3 of 4 kernkwaliteiten moet onze nieuwe directeur beschikken om ons bedrijf de komende jaren te leiden? Daarbij is het goed om ook te bedenken voor welke uitdagingen het bedrijf in die periode staat. Een paar voorbeelden: Gaan jullie een moeilijke tijd tegemoet? Dan heb je echt iemand nodig die impopulaire beslissingen durft te nemen. Is er veel verdeeldheid, met name in de top? Dan is iemand die mensen kan laten samenwerken, binden, nuttig. Moeten vooral de contacten naar buiten ontwikkeld worden? Zoek iemand die goed is in netwerken opbouwen en lobbyen. Moet bij de werknemers een nieuw elan, geloof in de zaak versterk worden? Neem in het profiel op dat je iemand wilt hebben die mensen kan motiveren, enthousiast kan maken. Moeten er geheel nieuwe producten ontwikkeld worden? Dan moet je iemand hebben die leiding kan geven aan vernieuwingen en innovaties. Vanuit deze analyse stelt de OR een profiel op van de gewenste persoon. Zie voor suggesties hiervoor de eerste bijlage. Dit profiel wordt ingediend bij het management. Het is een goed idee hierbij ook nog een mondelinge toelichting te geven. Stap 5: afhankelijk van de gemaakte afspraken, heeft de OR verkennende gesprekken met één of meerdere kandidaten. In deze gesprekken kan de OR nagaan of de kandidaat voldoet aan het gewenste profiel. In het algemeen doe je er goed aan de kandidaat of meerdere kandidaten persoonlijk te spreken. Dit geeft je de mogelijkheid om echt te toetsen. In bijlage 2 staan suggesties voor vragen die je kunt stellen. Een paar tips voor een dergelijk gesprek: Besef heel goed dat je niet zit in de rol van benoemingscommissie. Het gesprek loopt mis als het een beetje het karakter krijgt van een verhoor. Het levert echter ook niet veel op als je al te voorzichtig bent. Zoek dus naar een goede balans. Laat het gesprek meer zijn dan de OR vraagt, de kandidaat-bestuurder antwoordt. Nodig hem of haar uit ook aan de OR vragen te stellen! Laat hem of haar iets van jezelf zien, van je opvattingen. Zo n gesprek levert dan ook voor de kandidaat wat op. Wie weet krijgt hij of zij wel informatie die vanuit andere gesprekken niet aan de orde is geweest. Wees ook open naar de kandidaat, over jezelf, over het bedrijf. Dat levert voor nu of voor de toekomst het meeste op! We krijgen een nieuwe bestuurder 4

5 Oefen het gesprek eventueel vooraf in de OR, waarbij een OR-lid de kandidaat speelt en feedback geeft op de OR-leden die het gesprek zullen gaan voeren. Stap 6: de OR overlegt onderling hoe zij tegen de kandidaat of kandidaten aankijken en stelt van daar uit het advies op. In grote lijnen zijn er drie opties: De OR geeft aan dat de kandidaat voldoende of geheel voldoet aan het geschetste profiel en dat ze vertrouwen heeft in de nieuwe directeur. De OR geeft zijn indrukken, geeft aan op welke punten de kandidaat voldoet en waar mogelijk niet. Vervolgens laat de OR het aan degenen die uiteindelijk benoemen over wat ze met het advies van de OR doen. De OR geeft aan dat de kandidaat in de beleving van de OR onvoldoende voldoet aan het gewenste profiel en adviseert om op zoek te gaan naar een ander. Een paar tips voor deze stap: Leg het advies schriftelijk vast. Geef echter wel een mondelinge toelichting. Mocht jullie mening over de kandidaat negatief zijn, dan kun je waarschijnlijk het beste, voordat je het advies indient, al mondeling en informeel laten weten dat jullie de kandidaat ongeschikt achten. Dat geeft het management de ruimte om nader in overleg met jullie te gaan. Een eenmaal ingediend advies raakt bekend, en dan is het moeilijk er nog een andere draai aan te geven. Tast dus even af wat de mogelijkheden zijn, voordat je het formeel op papier zet. Dit voorkomt hopelijk een lastige positie voor iedereen! Stap 7: de directie geeft aan de OR aan wat ze met het advies gedaan heeft. In geval van een negatief advies heeft de OR geen beroepsmogelijkheid. Besef echter wel dat een negatief advies van de OR voor degene die de nieuwe directeur benoemen een lastig dilemma schept. Het is niet gemakkelijk om iemand te benoemen die geen vertrouwen krijgt van een officiële vertegenwoordiging van het personeel! Ook voor de nieuwe man of vrouw is het een lastige start. Het zal vast zo zijn dat er gesprekken volgen of de OR niet alsnog zijn vertrouwen in de benoeming wil uitspreken. Je moet als OR dus heel goed weten wat je argumenten zijn om te adviseren een bepaalde kandidaat niet te benoemen. Ongeacht het advies, negatief of positief, raden we aan om na benoeming snel een moment te nemen om met elkaar in gesprek te gaan. Neem hier meer tijd voor dan gemiddeld en bereid je goed voor als OR. Ga in gesprek over de belangrijkste strategische vragen voor de organisatie en hoe jullie samen willen werken met We krijgen een nieuwe bestuurder 5

6 elkaar om hier een antwoord op te geven. Ook kun je dan direct uitwisselen hoe jullie de samenwerking graag invulling willen geven. We krijgen een nieuwe bestuurder 6

7 Bijlage 1: aandachtspunten om tot een profiel te komen In de vierde stap van het artikel stel je als OR een profiel op van de gewenste nieuwe bestuurder. De vragen hieronder kunnen beantwoord worden door elk individueel OR-lid. De antwoorden zijn dan het materiaal voor de discussie in de OR. Individueel invullen: analyse toekomst van het bedrijf Wat zijn de belangrijkste uitdagingen waar de organisatie voor staat de in komende jaren? Wat zijn de belangrijkste kwaliteiten die iemand moet hebben om aan deze uitdagingen vorm te geven, er een antwoord op te vinden? We krijgen een nieuwe bestuurder 7

8 Vul na het beantwoorden van de voorgaande vragen het schema hieronder in, ook weer individueel. De getallen in de middelste kolom staan voor het volgende: 5 = absoluut noodzakelijk 3 = mooi meegenomen 0 = niet echt nodig, telt niet Wat voor iemand willen jullie? 5, 3 of 0 Wat maakt juist die kwaliteit nodig? Een manager, iemand die sterk leiding kan geven, goed aansturen Een vakdirecteur, die het werkproces heel goed kent Iemand uit eigen kring, die de organisatie door en door kent Iemand van buitenaf, die echt nieuw binnenkomt Iemand die goed past bij onze cultuur, onze specifieke gebruiken Iemand die fris tegen het bedrijf in z n omgeving aankijkt, daarbinnen ook dingen durft te veranderen Iemand die vooral goed is in externe contacten, PR, lobby Iemand die vooral gericht is op het intern functioneren van het bedrijf Vul in: belangrijke persoonlijke eigenschap van onze nieuwe directeur: Vul in: een tweede belangrijke persoonlijke eigenschap: We krijgen een nieuwe bestuurder 8

9 Vul in: derde belangrijke persoonlijke eigenschap of kwaliteit: Vul in: deze persoon moet veel affiniteit hebben met Vul in: Denk eens aan een persoon die je goed kent en waarvan je denkt: zo iemand zou ik willen? Wat trekt je in die persoon aan? Ouder, ervaren iemand Een jong iemand Bij voorkeur man Bij voorkeur vrouw Het is een goed idee om in het gewenste profiel prioriteiten te stellen. Geef duidelijk aan wat je zeer noodzakelijke competenties vindt, in feite onmisbaar, en wat mooi meegenomen is. Maak de lijst vooral niet te lang, gezien het schaap met de vijf poten-gevaar. Geef ook de overwegingen van de OR waarom jullie juist deze prioriteiten hebben! We krijgen een nieuwe bestuurder 9

10 Bijlage 2: suggesties van vragen die je aan kandidaten zou kunnen stellen Hier lees je een aantal suggesties van vragen die je aan de kandidaten zou kunnen stellen als OR. Weeg even af welke van deze vragen in jullie situatie echt geschikt zijn. Misschien moet de vraag ook anders geformuleerd worden, om m te laten passen bij jullie en degene die de vraag zal stellen. nagaan in hoeverre de kandidaat voldoet aan het door jullie opgestelde profiel Wat beschouwt u als een goede, sterke kanten van uzelf? Waar bent u niet zo goed in? Wat maakt het voor u aantrekkelijk om juist deze functie te ambiëren? Waar wordt u echt heel enthousiast van? En wat zou voor u de lol er af halen als directeur van ons bedrijf? U hebt natuurlijk bekeken hoe dit bedrijf in elkaar zit. Wat is u in het bijzonder opgevallen aan sterke en aan zwakke kanten? Wat ziet u, als u benoemd zou worden, als de belangrijkste uitdaging waar u voor staat? Wat beschouwt u als uw belangrijkste verantwoordelijkheid als directeur van ons bedrijf? Als u benoemd zou worden, wat is dan zo ongeveer (na natuurlijk het bedrijf leren kennen) het eerste wat u wil aanpakken? In wat voor soort werkomgeving of bedrijfscultuur voelt u zich prettig? Waar ziet u voor uzelf het meeste werk: in externe contacten of intern, binnen het bedrijf? Wij hebben in onze profiel nogal de nadruk gelegd op In hoeverre denkt u daaraan te kunnen voldoen/ Op welke manier? Wij denken dat het voor ons bedrijf dringend nodig is dat de nieuwe directeur.. Hoe kijkt u daar tegen aan? ervaring met en visie op medezeggenschap Heeft u in vorig werk te maken gehad met een medezeggenschapsorgaan? Zo je, wat waren uw ervaring, zowel positief als negatief? Wat beschouwt u als een goede, nuttige kant van een medezeggenschapsorgaan? Wanneer denkt u er hoofdzakelijk last van te hebben? Wij willen als OR graag iets bijdragen aan het bedrijf. Wat zouden we volgens u kunnen bijdragen? We krijgen een nieuwe bestuurder 10

11 Wat lijkt u aantrekkelijke onderwerpen voor het overleg met de OR? Welke minder, of niet? Welke aspecten van het overleg met de OR trekken u niet, of vind u vervelend? Als u te zijner tijd op een receptie vol lof zou spreken over het overleg met uw OR, wat zou u dan ongeveer zeggen? En de tegenpool: u kunt eigenlijk alleen maar vervelende dingen over ons gedrag zeggen. Wat zegt u dan? uitnodiging om ook aan jullie wat te vragen uiteraard hebben wij ook zo onze ideeën over het bedrijf. Is het voor u de interessant om daar wat over te horen? (bij bevestigend antwoord:) waar zou u dan graag iets over willen horen? is er iets waarvan u graag wil weten hoe wij daar tegenaan kijken? als u het op prijs stelt om onze kijk op het bedrijf/ de organisatie/ de uitdagingen waar we voor staan/ enz dan kunnen en willen we daar zeker iets over zeggen. We krijgen een nieuwe bestuurder 11

12 Bijlage 3: suggesties voor ondernemingsraden die zeer nauw betrokken willen zijn bij de procedure om een nieuwe directeur te benoemen Er zullen situaties zijn waarin zowel OR als management het een goed idee vindt dat de OR nauw bij het selectieproces voor een nieuwe directeur betrokken is. Hierbij valt te denken aan: organisaties waarbij het een traditie is de OR nauw bij belangrijke beslissingen te betrekken, betrekkelijk kleine organisaties met hoog opgeleide professionals, die heel direct met de nieuwe man of vrouw te maken krijgen, een situatie waarin het voor het management erg belangrijk is dat er een directeur komt die vanaf het eerste begin door het personeel gedragen wordt. Wil je zinvol invulling kunnen geven aan een nauwe betrokkenheid bij de selectieprocedure, dan dient er aan een paar voorwaarden voldaan te zijn: Vanuit de kant van het management moet men ook voelen voor een grote en directe betrokkenheid van de OR. Het management is geenszins verplicht mee te gaan in voorstellen voor zo n aanpak. De OR moet voor zichzelf helder hebben wat de meerwaarde kan zijn als een vertegenwoordiging van de OR nauw betrokken is bij de benoemingsprocedure. Het is ook goed om te weten welk belang er bij het management ligt, als men de OR er uitgebreid bij wil betrekken. Er moeten goede afspraken gemaakt worden tussen management en OR wat precies de rol, taak en bevoegdheid van de vertegenwoordiging bij de benoemingsprocedure is. Zijn de OR-vertegenwoordigers toehoorders? Of mogen ze meepraten? Bij welke gesprekken zijn ze wel en bij welke niet? Is er (deels) een geheimhoudingsplicht naar de overige OR-leden? De OR moet voor zichzelf heel helder hebben waar de grens ligt van de verantwoordelijkheid en betrokkenheid van een Medezeggenschapsorgaan. Een paar tips: In de praktijk zal vast niet de gehele OR nauw bij het traject betrokken zijn. Het zal gaan om hooguit twee leden, mogelijk zelfs één. Het is dan wel nodig dat er een goed onderling vertrouwen is. Als er wantrouwen van de rest van de OR naar de vertegenwoordigers van de OR in het selectietraject dan zou ik jullie adviseren er niet aan te beginnen. We krijgen een nieuwe bestuurder 12

13 Bedenk ook hoe je naar de kiezers kunt laten zien dat je als OR onafhankelijk bent gebleven. We krijgen een nieuwe bestuurder 13