Collegeonderzoek Beheerplannen Openbare Ruimte

Transcriptie

1 College Onderwerp: V Collegeonderzoek Beheerplannen Openbare Ruimte Samenvatting: Inleiding: In het programma 2007 voor collegeonderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid staat voor 2007 onder andere het onderzoek Beheerplannen Openbare Ruimte gepland. Hiervoor is een opdrachtformulering opgesteld. Afweging: Het doel van het collegeonderzoek Beheerplannen Openbare Ruimte is om inzicht te krijgen in de vertaling van de beleidsdoelstellingen van het onderhoud van de openbare ruimte in beheermaatregelen en of dit voldoende basis is om een goed uitvoeringsplan te maken. De volgende onderzoeksvragen worden getoetst. o Onderzoeksvraag 1. Zijn voor de openbare ruimte doelstellingen geformuleerd en zijn deze vertaald in beheermaatregelen? o Onderzoeksvraag 2. Zijn belangrijke beheercriteria ivm juistheid, volledigheid en tijdigheid geborgd? o Onderzoeksvraag 3. Hoe vindt de sturing plaats op het proces van vertaling en afstemming tussen beleid, beheer en uitvoering van de openbare ruimte? o Onderzoeksvraag 4. Geven de beleids- en beheerplannen mogelijkheden voor wijkgericht werken? Advies: Akkoord gaan met de opdrachtformulering. 1/1

2 College Onderwerp: V Collegeonderzoek Beheerplannen Openbare Ruimte Collegevoorstel Inleiding: Op 16 oktober jl. is een versie van dit voorstel besproken in het college. Gevraagd is ten behoeve van het conceptonderzoeksplan de lijst van de te interviewen personen (met portefeuillehouders) aan te vullen en om het onderwerp wijkgericht werken in het onderzoek te betrekken. Dit is verwerkt in de nieuwe versie van het onderzoeksplan. Op grond van artikel 213a van de gemeentewet is de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid vastgesteld. Op grond van deze verordening dient het college jaarlijks doelmatigheid- en doeltreffendheidsonderzoeken uit te voeren. Bij een collegeonderzoek wordt onderzocht in welke mate de organisatie er in geslaagd is om met de geleverde prestaties de gestelde doelen te bereiken. Het gaat om de vraag: doet men de goede dingen? Van deze onderzoeken wordt een uitgebreide opdrachtformulering vastgesteld in de directie en het college. Hierin zijn de onderzoeksvragen opgenomen. Het volgende onderzoek dat wordt gestart is het onderzoek Beheerplannen Openbare Ruimte. Feitelijke informatie: Het doel van het collegeonderzoek Beheerplannen Openbare Ruimte is om inzicht te krijgen in de vertaling van de beleidsdoelstellingen van het onderhoud van de openbare ruimte in beheermaatregelen en of dit voldoende basis is om een goed uitvoeringsplan te maken. De volgende onderzoeksvragen worden getoetst. o Onderzoeksvraag 1. Zijn voor de openbare ruimte doelstellingen geformuleerd en zijn deze vertaald in beheermaatregelen? o Onderzoeksvraag 2. Zijn belangrijke beheercriteria ivm juistheid, volledigheid en tijdigheid geborgd? o Onderzoeksvraag 3. Hoe vindt de sturing plaats op het proces van vertaling en afstemming tussen beleid, beheer en uitvoering van de openbare ruimte? o Onderzoeksvraag 4. Geven de beleids- en beheerplannen mogelijkheden voor wijkgericht werken? Als bijlage is de opdrachtformulering toegevoegd. Inzet van middelen: Er zijn geen financiële en/of personele consequenties verbonden aan dit voorstel Procedure: vervolgstappen De rapportage over het onderzoek zal samen met een verbeterplan in het college worden gebracht. Daarna word de raad geïnformeerd over de resultaten van de onderzoeken, zoals zij ook op de hoogte zijn gebracht van het onderzoeksprogramma Advies: Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. 1/2

3 College Onderwerp: V Collegeonderzoek Beheerplannen Openbare Ruimte BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 6 november 2007; gelet op artikel 213a van de Gemeentewet; besloten: akkoord te gaan met de opdrachtformulering voor het zelfonderzoek Beheerplannen Openbare Ruimte in het kader van art. 213a Gemeentewet. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 2/2

4 Zelfonderzoek college Collegeonderzoek 2007 Beheerplannen Openbare ruimte Opdrachtformulering oktober 2007 concept 3 Collegeonderzoek beheerplannen openbare ruimte, pagina 1,

5 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding... 3 Aanleiding voor het onderzoek... 3 Opdracht... 3 Achtergrondinformatie... 3 Opdracht en rapportage Onderzoekskader... 4 Doelstelling van het onderzoek... 4 Afbakening van het onderwerp... 4 Onderzoeksvragen en te toetsen normen... 5 Onderzoeksaanpak Planning... 6 Collegeonderzoek beheerplannen openbare ruimte, pagina 2,

6 1 Inleiding Aanleiding voor het onderzoek Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heusden geeft opdracht voor dit collegeonderzoek. Het onderzoek vindt plaats in het kader van de onderzoeken volgens art 213a van de gemeentewet. In het programma 2007 is het onderzoek beheerplannen buitendienst opgenomen. Hier wordt het verder beheerplannen openbare ruimte genoemd. Om de openbare ruimte goed te onderhouden zijn er verschillende beleids- beheer- en uitvoeringsplannen opgesteld. Als voorbeeld is er een rioleringsplan, een openbare verlichtingsplan en een begraafplaatsenplan. Het financiële belang van de kwaliteit van de openbare ruimte is groot en voor de inwoners van de gemeente is de staat van het onderhoud duidelijk zichtbaar. Het beleid bepaalt wat we willen gaan doen. De doelstellingen worden vastgesteld en bijvoorbeeld het gewenste onderhoudsniveau. Het beheer bepaalt het hoe. Hoe worden de doelstellingen bereikt, hoe wordt de kwaliteit van het onderhoud gemeten, hoe is de aanbesteding geregeld en hoe wordt gebruik gemaakt van de automatisering. De uitvoering bepaalt de concrete acties, wie gaat wat wanneer uitvoeren. Het beheer is het regelcentrum van de onderhoudsprocessen. Daarom ligt in dit onderzoek de nadruk op het beheer van het onderhoud, als schakel tussen het beleid en de uitvoering. Om meer aan de wensen van de inwoners tegemoet te komen wordt in de gemeente gestart met wijkgericht werken. Onderdeel hiervan is om de openbare ruimte flexibeler in te richten. Opdracht In dit onderzoek wordt onderzocht of de beheermaatregelen tot de realisatie van de beleidsdoelstellingen voor de openbare ruimte leiden. Achtergrondinformatie Het onderhoud van de openbare ruimte heeft veel verschillende onderdelen. Hieronder staan de onderdelen waarvoor reeds plannen aanwezig zijn. Wegen Openbare verlichting Riolering Begraafplaatsen Groen Verkeer- en straatmeubilair Collegeonderzoek beheerplannen openbare ruimte, pagina 3,

7 Gebouwen Sporthallen en zwembaden Overige Sportaccommodaties Openbare ruimte Vesting Heusden Opdracht en rapportage Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heusden geeft opdracht voor dit doeltreffendheidsonderzoek. De uitvoering ervan vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de directie. De opdrachtformulering wordt door dit document ter vaststelling aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders. De onderzoekers zijn: Marieke van Dinter Ben Hakkens (gemeente Alphen-Chaam) Het rapport zal worden besproken in de directie waarna het rapport ter vaststelling wordt aangeboden aan het college en vervolgens ter informatie wordt voorgelegd aan de raad. Het eventuele verbeterplan wordt opgesteld en uitgevoerd door de teammanagers Ontwerpbureau Openbare Ruimte en Buitendienst, verantwoordelijk voor de onderzochte producten. 2 Onderzoekskader Doelstelling van het onderzoek Het doel van dit onderzoek is om inzicht te krijgen in de vertaling van de beleidsdoelstellingen van het onderhoud van de openbare ruimte in beheermaatregelen en of dit voldoende basis is om een goed uitvoeringsplan te maken. Afbakening van het onderwerp Afbakening van het onderwerp vindt plaats om duidelijkheid te scheppen in wat in de rapportage wordt opgeleverd. Afbakening is tevens noodzakelijk om het onderzoek in de beschikbare tijd uit te kunnen voeren. Het onderzoek richt zich op de beheermaatregelen van de volgende onderdelen van de openbare ruimte: wegen, openbare verlichting, riolering, begraafplaatsen, groen, verkeer- en straatmeubilair, gebouwen, sporthallen en zwembaden, overige buitensportaccommodaties en de openbare ruimte Vesting Heusden. De relatie met het beleid en de uitvoering wordt bekeken, maar niet diepgaand onderzocht. Ook wordt geïnventariseerd of de beheersplannen geschikt zijn om te gebruiken in het wijkgericht werken. Omdat de plannen niet zijn opgesteld met als doel om wijkgericht te werken, wordt geen oordeel hierover gegeven. Collegeonderzoek beheerplannen openbare ruimte, pagina 4,

8 Onderzoeksvragen en te toetsen normen De onderzoeksvragen worden getoetst aan de hand van normen. Onderzoeksvraag 1. Zijn voor de genoemde onderdelen van de openbare ruimte doelstellingen geformuleerd en zijn deze vertaald in beheermaatregelen? Norm 1: voor alle terreinen van de openbare ruimte is bepaald wat de doelstellingen en/of beleidsvoornemens zijn. Norm 2: de doelstellingen zijn SMART geformuleerd. Norm 3: bepaald is wat de beheermaatregelen zijn om de doelstellingen te realiseren. Onderzoeksvraag 2. Zijn belangrijke beheercriteria ivm juistheid, volledigheid en tijdigheid geborgd? Norm 1: de te beheren hoeveelheden (bv m², aantal bomen) zijn bekend, volledig en actueel. Norm 2: de frequentie van het onderhoud is bekend, volledig en actueel. Norm 3: de prijzen zijn bekend, volledig en actueel. Norm 4: bepaald is wat in eigen beheer plaatsvindt en wat door externen wordt uitgevoerd. Norm 5: duidelijk is wie verantwoordelijk is voor het opstellen en actueel houden van de beheercriteria. Norm 6: duidelijk is wie verantwoordelijk is voor het gegevensbeheer. Onderzoeksvraag 3. Hoe vindt de sturing plaats op het proces van vertaling en afstemming tussen beleid, beheer en uitvoering van de openbare ruimte? Norm 1: de sturing van het management zorgt ervoor dat het genoemde proces éénduidig wordt uitgevoerd. Norm 2: bij de beleidsmakers, beheerders en uitvoerders is de sturing door het management duidelijk en merkbaar. Norm 3: er vindt terugkoppeling plaats naar het college over uitvoering van beleid en beheer. Onderzoeksvraag 4. Geven de beleids- en beheerplannen mogelijkheden voor wijkgericht werken? Deelvraag 1: zijn er gegevens per wijk aanwezig? Deelvraag 2: wordt in de beheersplannen dezelfde wijkindeling gebruikt? Deelvraag 3: wordt in het beleid ruimte gegeven voor wensen van inwoners? Onderzoeksaanpak Het onderzoek bestaat uit twee onderdelen: 1. een dossieronderzoek. In ieder geval wordt gekeken naar: de structuur- beleids-, beheer- en uitvoeringsplannen; 2. interviews. In ieder geval wordt gesproken met: teammanager OOR Collegeonderzoek beheerplannen openbare ruimte, pagina 5,

9 teammanager Sportbedrijf teammanager buitendienst teammanager AVG beleidsmedewerkers riolering, groen en wegen enkele uitvoeringsmedewerkers financieel consulent wethouder openbare werken en buitendienst wethouder gemeentelijke eigendommen 3 Planning In oktober wordt het onderzoeksplan voorgelegd aan de directie en het college. In oktober/ november wordt het dossieronderzoek uitgevoerd. In november/ december vinden de interviews plaats. In december wordt het eerste concept besproken met de teammanagers en directeur bedrijfsvoering. Na het opstellen van een verbeterplan wordt de rapportage voorgelegd aan de directie en het college. Collegeonderzoek beheerplannen openbare ruimte, pagina 6,