Raadsvoorstel. Aan de raad van de gemeente Strijen. VERGADERING GEMEENTERAAD d.d. 27 maart 2012 Agendapunt17

Transcriptie

1 Raadsvoorstel VERGADERING GEMEENTERAAD d.d. 27 maart 2012 Agendapunt17 Aan de raad van de gemeente Strijen Onderwerp: Notitie stand van zaken (e-)dienstverlening inclusief diverse nota's. Strijen, 15maart 2012 I Inleiding In de raadsvergadering van 23 februari 2010 zijn door het college met betrekking tot de (e-) dienstverlening door de gemeente Strijen een tweetal documenten aan de gemeenteraad ter vaststelling voorgelegd, namelijk: een Dienstverleningsconcept gemeente Strijen en een Programma Dienstverlening gemeente Strijen Ter herinnering wordt onderstaand in het kort ingegaan op de inhoud van beide documenten. In het Dienstverleningsconcept is aansluiting gezocht bij de reeds jaren geleden geformuleerde missie en visie van de gemeente Strijen. Verder zijn de landelijke ontwikkelingen geschetst en de vertaling daarvan naar de gemeente Strijen. Het Dienstverleningsconcept geeft daarmee de richting aan van de gewenste ontwikkelingen van de dienstverlening in brede zin. Belangrijke elementen hierin zijn, dat de gemeentelijke diensten via verschillende kanalen worden aangeboden en dat de klant (burger, bedrijven, instellingen e.d.) zelf kan kiezen op welke wijze hij/zij met de gemeenten zaken doet, alsmede het uitgangspunt dat de klant slechts eenmalig zijn gegevens behoeft aan te leveren. Door de gehele organisatie heen wordt daartoe gebruik gemaakt van de basisadministraties. Om aan de in het dienstverleningsconcept vastgelegde uitgangspunten te kunnen voldoen, zijn tal van activiteiten benoemd. Om hierin de nodige structuur aan te brengen is een realisatieplan opgesteld. Voor Strijen is dit het Programma Dienstverlening gemeente Strijen genoemd. In dit programma zijn de projecten benoemd die uiteindelijk moeten leiden tot het voldoen aan de doelstellingen opgenomen in het NUP (Nationaal Uitvoeringsprogramma betere dienstverlening en e-overheid) en uiteraard aan de door de gemeente zelf geformuleerde ambities. Bewust is hierbij een knip gemaakt in de periode en de periode vanaf 2013 tot Dit heeft vooral te maken met het feit, dat de inrichting van een Klant Contact Centrum (KCC), zoals beschreven in Gemeente heeft Antwoord en Antwoord2, naar onze mening de mogelijkheden van een kleine gemeente ver te boven gaat en hiervoor nadrukkelijk de samenwerking gezocht moet worden binnen de regio (overigens is op ambtelijk niveau hiermee een werkgroep al aan de slag). Dit blijkt ook recentelijk, waarbij zelfs de gemeenten Bergen op Zoom, Roosendaal en Etten- Leur er voor hebben gekozen om in samenwerking een KCC vorm te geven. 1

2 Gezien de veelheid van te ontplooien activiteiten en het feit dat met name de digitale wereld zich in een snel tempo verder ontwikkelt, wordt in deze notitie een stand van zaken geschetst. Hierbij wordt ingegaan op hetgeen in de afgelopen periode is aangepakt en hetgeen ons het komende jaar (de komende jaren) voor ogen staat. II Stand van zaken projecten programma Dienstverlening gemeente Strijen In de periode is inmiddels een aantal belangrijke zaken uit het programma Dienstverlening gerealiseerd. Onderstaand worden deze nader benoemd: Invoering van de Gemeentelijke Basisregistratie (GBA) als de basisregistratie voor persoonsgegevens. Hiermee is gerealiseerd dat de GBA voor alle bestuursorganen de enige en unieke bron van persoonsgegevens van Nederlandse ingezetenen is geworden. Implementatie van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). In een nauwe samenwerking tussen de gemeente Strijen en SVHW is in september 2010 de aansluiting op deze basisregistratie tot stand gebracht. De hiervoor benodigde software is door het SVHW aangeschaft en gevuld. In het kader van de inwerkingtreding van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) heeft in 2010 de omgevingsvergunning zijn intrede gedaan. Voor een goede verwerking van de aanvragen om een omgevingsvergunning is hiervoor een nieuw softwarepakket (Squit Xo) geïmplementeerd. Medio 2011 is een koppeling tot stand gebracht tussen BAG en GBA, zodat er slechts eenmaal gemuteerd behoeft te worden. Daarnaast zijn er koppelingen tussen deze registraties en andere in gebruik zijnde softwarepakketten, zodat altijd van dezelfde eenduidige gegevens wordt uitgegaan. Voorts is in de afgelopen periode verder gewerkt aan het verder inrichten van de website om de digitale dienstverlening aan de burger steeds verder te ontwikkelen. Dit is overigens een continue proces. Er is in het najaar van 2010 een nota uitgangspunten I&A-planning gemeente Strijen , alsmede een Informatiebeleidsplan gemeente Strijen opgesteld. In eerstgenoemde nota zijn de uitgangspunten en doelstellingen benoemd op het gebied van de informatievoorziening en automatisering. Een verdere uitwerking is opgenomen in het informatiebeleidsplan. Voorgesteld wordt deze nota s, die bij deze notitie zijn gevoegd, voor kennisgeving aan te nemen. In bovenstaande nota s, alsmede in het eerder door uw raad vastgestelde programma Dienstverlening is onder meer gewezen op de noodzaak van een verdere digitalisering van de processen om daarmee het zaakgericht werken effectief te kunnen ondersteunen. Ook vanuit uw raad is de wenselijkheid geuit informatie meer in digitale vorm aangeleverd te krijgen. Om dit proces goed handen en voeten te geven is in het najaar 2011 een Visie op digitalisering van de gemeente Strijen opgesteld. Ook deze visie treft u ter kennisname aan. In onderstaande paragraaf wordt op dit onderwerp teruggekomen. Tenslotte is in nauw overleg met de respectieve afdelingen een kwaliteitshandvest opgesteld. In dit handvest zijn de dienstverleningsnormen opgenomen, waaraan burgers en bedrijven de gemeente Strijen kunnen houden bij de uitoefening van zijn publieke taak. Ook dit kwaliteitshandvest treft u ter kennisname aan bij deze notitie. 2

3 III Actiepunten in 2012 In deze paragraaf wordt ingegaan op die elementen die eveneens zijn opgenomen in het Dienstverleningsprogramma en in 2012 ter hand worden genomen. A. Uitwerking verdere digitalisering Zoals hierboven al aangegeven is een visie op de digitalisering opgesteld om een en ander op een gestructureerde wijze aan te pakken. In de visie is een aantal uitgangspunten met betrekking tot digitalisering geformuleerd, namelijk: - Digitalisering is geen doel op zich maar een voorwaarde voor de verbetering van de (vooral elektronische dienstverlening aan de burger). - Digitalisering moet bijdragen aan de mogelijkheid voor klanten zelf te kiezen voor het kanaal waar hij/zij gebruik van wil maken - Digitalisering moet bijdragen aan de toegankelijkheid van documenten voor in- en externe gebruikers. - Digitalisering moet bijdragen aan de verbetering van de kwaliteit van de interne informatievoorziening en daarmee aan de verbetering van de klantprocessen. - Uiteraard moet digitalisering bijdragen aan een vermindering van de milieubelasting (minder papier). Wat zijn de belangrijkste aanbevelingen uit de visie: a. Vervang het softwarepakket IRS door een document management systeem-systeem (DMS) en voer zaakgericht werken in. b. Schaf tablet-pc s aan voor raad, college en management zodat dezen optimaal gebruik kunnen maken van gedigitaliseerde informatievoorziening. Ad a. Inmiddels wordt gewerkt aan een programma van eisen voor de aanschaf van een DMS/zakensysteem. Op korte termijn zal het offertetraject hiervoor worden ingezet. Naar verwachting kan eind eerste kwartaal 2012 een leverancierskeuze gemaakt worden. Ad b. Ervaringen elders leren dat een snelle invoering van de i-pad zonder de informatiestromen degelijk te organiseren en zonder goede begeleiding van de gebruikers tot teleurstellingen kunnen leiden. Het grootste voordeel van het gebruik van de i-pad is namelijk het op een snelle en handige manier raadplegen van allerlei informatie. Teneinde een succesvolle implementatie te bewerkstelligen dienen eerst nog diverse zaken onderzocht te worden, zoals: voor welke tablet wordt gekozen? hoe is de back-up en de beveiliging geregeld? van welke apps gaan we gebruikmaken? op welke wijze kan er gekoppeld worden? hoe is de ondersteuning geregeld? wat zijn de fiscale consequenties? Het volgende stappenplan wordt voorgesteld: in de maand februari wordt een plan van aanpak opgesteld, waarin wensen en mogelijkheden in beeld worden gebracht; vervolgens wordt in de maand maart/april een pilot gestart met het college en enige raadsleden; in juni wordt met betrokken bestuurders de pilot geëvalueerd; 3

4 augustus en september worden gebruikt voor een verder uitrol van de i-pads (tablets); in het laatste kwartaal van 2012 kan dan worden gestart met het papierloos (of papierarm) vergaderen. Overigens hierbij de kanttekening dat nog niet ten volle van het digitale systeem kan worden gebruik gemaakt, omdat het DMS systeem dan ook net geïmplementeerd is. B. Aanschaf nieuwe telefooncentrale De thans in gebruik zijnde telefooncentrale is inmiddels ongeveer 17 jaar oud en al geruime tijd afgeschreven. Aangezien de afgelopen jaren geen directe noodzaak was tot vervanging, is hiervan voorlopig afgezien. Echter beperkt deze centrale heden ten dage in de praktijk de invoering van nieuwe toepassingen. Zo verloopt de aansturing van de vele pompgemaaltjes via een telefoonlijn, maar is de noodzakelijk gekozen oplossing zeker voor verbetering vatbaar. Ook kan met de aanschaf van een nieuw systeem (dit kan een fysieke oplossing in huis zijn, maar ook een systeem op afstand ) worden ingespeeld op de toekomstige inrichting van een KCC. Ook al zal hiervoor een oplossing in de samenwerking gezocht moeten worden. C. Inrichting Klant Ontmoetingsplaats (KOP) In het Programma Dienstverlening gemeente Strijen is opgenomen, dat de gemeente Strijen in eerste aanleg kiest voor een in verband met de schaalgrootte op maat gesneden uitwerking van het KCC-concept. Dat betekent dat de inrichtingsvorm zoals beschreven in Gemeente heeft Antwoord en Antwoord niet integraal wordt ingevoerd, maar dat met minder vergaande aanpassingen wordt beoogd de doelstellingen die aan dit concept ten grondslag liggen tot in bepaalde mate te realiseren. Zoals in de inleiding al aangegeven gaat de inrichting van een volwaardig KCC de mogelijkheden van een kleine gemeente ver te boven. Voorgesteld is derhalve een KOP in te richten en dit in de vorm te doen van een doorontwikkeling van de huidige baliefuncties, waarbij een integratie van de receptiefunctie en de balie van Burgerzaken wordt voorgestaan. In die opzet zal de hal van het gemeentehuis de nodige moderniseringen ondergaan. Het is dan tevens de bedoeling in de hal spreekkamers in te richten met digitale voorzieningen. In de loop van 2012 zal een en ander schetsmatig worden uitgewerkt. IV Middelen Onder paragraaf III zijn de voor 2012 op te pakken actiepunten aangegeven. Voor de aanschaf van een DMS en aanschaf van i-pads is in de begroting 2012 onder het programma Middelen en Organisatie een totaalbudget opgenomen van ,--. Voor de vervanging van de telefooncentrale is een bedrag in de begroting 2012 geraamd van ,--. Met het project inrichting KOP is in de begroting voorshands geen rekening gehouden. Wel is melding gemaakt van dit voornemen, waarbij is aangegeven dat gezien de uitkomsten van de begroting en meerjarenraming er van wordt uitgegaan dat deze investering ten laste wordt gebracht van de algemene reserve. 4

5 V Voorstel Wij stellen u voor kennis te nemen van de inhoud van het bovenstaande, waarbij tevens wordt voorgesteld onderstaande nota s voor kennisgeving aan te nemen: a. de Nota uitgangspunten I&A-planning gemeente Strijen ; b. het Informatiebeleidsplan gemeente Strijen ; c. de Visie op digitalisering van de gemeente Strijen d. Het Kwaliteitshandvest gemeente Strijen. De commissie Algemene Bestuurlijke Aangelegenheden heeft in haar vergadering van 8 maart 2012 unaniem positief over dit voorstel geadviseerd. Burgemeester en wethouders van Strijen, de secretaris, de burgemeester, C.J. de Visser Aart-Jan Moerkerke 5