Onderwerp Tussentijdse rapportage samenwerking belastingen Lisse/Noordwijk - Besluitvormend

Transcriptie

1 BESLUIT OPSCHRIFT Vergadering van 8 oktober 2013 nummer: 2013_BW_00620 Onderwerp Tussentijdse rapportage samenwerking belastingen Lisse/Noordwijk - vormend Beknopte samenvatting Verkenningsfase van het actieplan wordt positief afgesloten. Opdracht geven om haalbaarheidsfase (leidt tot besluitvorming gemeenteraden) op te starten. Bevoegd portefeuillehouder: Leo van der Zon HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS AANHEF Ingewonnen advies/adviezen: Diverse taakvelden binnen A&O zijn betrokken bij de totstandkoming van deze tussenrapportage. Hun adviezen zijn in het besluit en de bijlage verwerkt. Bijgevoegde bijlage(n): Raadsmededeling tussenrapportage samenwerking belastingen fase 1 (informatief) Bijlage I Actieplan Samenwerking belastingen Noordwijk/Lisse en Teylingen (informatief) Bijlage II advies huisvesting (informatief) Bijlage III Voorlopig formatieplan (informatief) MOTIVERING Volgende feiten gaan aan de beslissing vooraf: In mei 2013 hebben de colleges van Noordwijk en Teylingen de volgende bestuursopdracht geformuleerd: Realiseer liefst op 1 juli 2014 doch uiterlijk op 1 januari 2015 één gemeenschappelijke organisatievorm waarin op basis van een overeenkomst het samenwerkingsverband van de gemeente p 1 van 7

2 Lisse, Noordwijk, (Noordwijkerhout) en Teylingen vanuit een gezamenlijk te ontwikkelen visie op de meest efficiënte en klantgerichte wijze de uitvoering van de Wet WOZ verzorgt als ook het opleggen van de aanslagen gemeentelijke belastingen (inclusief heffen en innen). Voor de uitvoering van de bestuursopdracht is een actieplan opgesteld (bijgevoegd als bijlage I). Dit actieplan is door uw college op 15 juli vastgesteld. In het actieplan worden vier fases beschreven, te weten: verkenningsfase; haalbaarheidsfase; plan- en ontwerpfase; implementatiefase. In de verkenningsfase (fase 1), die loopt tot oktober 2013, moet inzicht gekregen worden in: de locatie en huisvesting van het samenwerkingsverband; een visie op de dienstverlening; een voorlopig formatieplan; de financiële consequenties. De adviezen op bovenstaande punten uit de verkenningsfase worden in dit voorstel behandeld. Aan de hand van de adviezen blijkt duidelijk dat samenwerking kan leiden tot een betere dienstverlening en een (aanzienlijke) kostenbesparing. Nu de verkenningsfase positief kan worden afgesloten worden de colleges verzocht in te stemmen met het opstarten van de haalbaarheidsfase. In de haalbaarheidsfase (fase 2) wordt de informatie, verkregen in de verkenningsfase, meer gedetailleerd uitgewerkt. In de haalbaarheidsfase wordt een antwoord gegeven op: het definitieve kostenplaatje inclusief verdeelsleutel; het niveau van de dienstverlening op basis van de visie; de organisatievorm; het formatieplan; de locatiekeuze; de randvoorwaarden van automatisering. De haalbaarheidsfase loopt van oktober 2013 tot en met januari 2014 en wordt afgerond met een collegebesluit en een intentieverklaring in de vorm van een raadsbesluit. Deze beslissing wordt genomen om volgende redenen: 1. De in de verkenningsfase verkregen adviezen zijn positief Aan de hand van de adviezen op bovenstaande punten blijkt duidelijk dat samenwerking kan leiden tot een betere dienstverlening en een (aanzienlijke) kostenbesparing. 1) De locatie en huisvesting van het samenwerkingsverband p 2 van 7

3 De werkgroep huisvesting Belastingen heeft de mogelijkheden van een gezamenlijke huisvesting onderzocht. Bij het onderzoek is rekening gehouden met o.a. de volgende uitgangspunten: de samenwerking wordt gehuisvest in het gemeentehuis van Teylingen of van Noordwijk; in het andere gemeentehuis blijft een baliefunctie beschikbaar (tijdens piekperiode); de omvang van de formatie is 20,1 fte en omvat 23 personen (inclusief Noordwijkerhout); 23 werkplekken moeten gelijktijdig beschikbaar zijn; het eerste jaar van de samenwerking moet het samenwerkingsverband Belastingen bij elkaar gehuisvest zijn, al dan niet verdeeld over meerdere aaneengesloten ruimten. Beide locaties zijn vergelijkbaar als het gaat om bereikbaarheid (voor burgers en medewerkers) en de kosten per werkplek. Deze factoren worden daardoor niet meegenomen in dit onderzoek maar als vast gegeven beschouwd. Omdat Teylingen de gewenste uitbreiding van werkplekken niet kan realiseren binnen de huidige huisvesting als ook niet binnen de beweging richting centrale huisvesting en Noordwijk wel ruimte heeft voor de huisvesting adviseert de werkgroep het samenwerkingsverband Belastingen te vestigen binnen het gemeentehuis van Noordwijk (advies zie bijlage II). 2) Visie op de dienstverlening; De Belastingsamenwerking Bollenstreek is aangegaan met als uitgangspunt dat samenwerking op het terrein van de belastingtaak meerwaarde oplevert in termen van continuïteit, kwaliteit van dienstverlening en efficiency. De Belastingsamenwerking Bollenstreek zal werken vanuit de nog nader uit te werken visie: Wij voeren onze taak op efficiënte en effectieve wijze uit. Onze dienstverlening staat dicht bij de burger, is transparant en klantgericht. Wij werken samen met de burgers van onze gemeenten en betrekken hen bij de ontwikkeling van onze producten en diensten. De nadere uitwerking van de visie als ook de vertaling naar het dienstverleningsconcept worden uitgewerkt in de haalbaarheidsfase. Vooruitlopend hierop zien wij de volgende vertaling naar het dienstverleningsconcept: Transparant = we zijn nieuwsgierig en stellen vragen we kunnen uitleggen wat we doen en waarom we het doen denken vanuit behoefte klant (van buiten naar binnen) Klantgericht = digtaal loket (aanslag / taxatieverslag / automatische incasso / betalingregeling / bezwaar telefonisch bereikbaar (laag drempelig) 'snelle' behandeling -> informatie over afhandeltermijnen p 3 van 7

4 eenduidige informatie (ook bij KCC gemeente beschikbaar) Werken samen = mogelijkheid burger voor telefonisch bezwaar in toekomst zelf controleren objectkenmerken 3) Voorlopig formatieplan Door de teamleider Belastingen Noordwijk en de teamcoördinator Belastingen van Teylingen is een ruwe opzet gemaakt van de benodigde formatie bij samenwerking. Uitgangspunten bij de berekening van de formatieopzet zijn: gemeente Noordwijkerhout sluit uiterlijk 1 juli 2014 aan bij de samenwerking Lisse/Noordwijk; mens volgt werk en iedereen is geschikt en wordt geplaatst; de huidige totale formatie is bepaald inclusief de vacatureruimte; om flexibel te kunnen werken moet inhuur bij piekwerkzaamheden mogelijk zijn. Gelet op de op dit moment zowel kwantitatieve als kwalitatieve aanwezige capaciteit van de medewerkers zou de huidige totale formatie van 20,1 fte teruggebracht kunnen worden naar 18,1 fte (voornamelijk efficiency op applicatiebeheer, heffen en waarderen). Het terugbrengen van de formatie met 2 fte kan zonder vervelende gevolgen voor de mensen werkzaam bij Belastingen plaatsvinden, omdat in de huidige formatie een vacatureruimte zit van 3,5 fte. Deze vacatureruimte bevindt zich bij Noordwijkhout en Teylingen. Het voorlopige formatieplan treft u aan in bijlage III. Daarnaast kan het totaal beschikbare budget voor inhuur van circa ,-- (inclusief Noordwijkerhout) op termijn teruggebracht worden naar ,--. 4) Financiële consequenties Door de werkgroep Financiën zijn de totale huidige kosten van de vier gemeenten in kaart gebracht. Gelet op het voorlopig opgestelde formatieplan levert de samenwerking qua formatie een efficiencyvoordeel op circa 2 fte, ,--. Los van deze concrete besparing zal naar verwachting de aanbesteding van de automatisering een structureel voordeel opleveren. Tenslotte wordt het beschikbare budget van inhuur ad ,-- met ingang van 2016 teruggebracht naar ,--. Het totale kostenplaatje voor de uitvoering van de belastingtaak is inzichtelijk gemaakt. Aan een eventuele verdeelsleutel van de kosten is de werkgroep nog niet toegekomen. Conform het actieplan zal dit in de haalbaarheidsfase worden uitgewerkt. Duidelijk is dat de samenwerking per gemeente leidt tot een substantiële kostenbesparing. In het startjaar 2015 kunnen aanloopproblemen ontstaan die met het beschikbare totale budget kunnen worden opgevangen. In de haalbaarheidsfase wordt een initiële begroting voor de samenwerking opgesteld, die in 2015 meer definitief wordt ingevuld. Dan zal aan de vier gemeenten een meerjarenbegroting worden overlegd. Afhankelijk van de nog vast te stellen verdeelsleutel zal bij een samenwerking dus elke gemeente p 4 van 7

5 een financieel voordeel hebben. Ook dit wordt nader uitgewerkt in de haalbaarheidsfase. Deze beslissing wordt genomen rekening houdend met volgende adviezen: Diverse taakvelden binnen A&O zijn betrokken bij de totstandkoming van deze tussenrapportage. Hun adviezen zijn in het besluit en de bijlage verwerkt. Het advies is gunstig. Beslist het volgende: BESLISSING punt 1: Vast te stellen dat de verkenningsfase genoemd in het actieplan Samenwerking Belastingen Noordwijk/Lise en Teylingen met een positief advies kan worden afgesloten. punt 2: Verder uitvoering te geven aan de bestuursopdracht door in te stemmen met het opstarten van de haalbaarheidsfase conform het actieplan. punt 3: Indien ook het college van Noordwijk instemt, de gemeenteraad te informeren over de tussentijdse rapportage in het onderzoek naar samenwerking op het gebied van belastingen met bijgevoegde raadsmededeling. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Gemeentewinkel Belastingen Financiële consequenties: Met de financiële consequenties van het project is reeds rekening gehouden in de begroting BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT Raadsmededeling tussenrapportage samenwerking belastingen fase 1 p 5 van 7

6 raadsmededeling tussenrapportage samenwerking belastingen fase 1.doc RAADSMEDEDELING (van het college aan de gemeenteraad) R a a d s m e d e d e l i n g n r. : 2013/ Va n A a n de wethouder Financiën De raad O n d e r w e r p : Samenwerking belastingen D a t u m b e s l u i t v a n c o l l e g e O n t v a n g e n g r i f f i e d. d. B e h a n d e l i n g c o m m i s s i e B F T / R u i m t e / W e l z i j n d. d. ( v i a l i j s t i n g e k o m e n s t u k k e n ) B e h a n d e l i n g r a a d d. d. ( v i a l i j s t i n g e k o m e n s t u k k e n ) I n h o u d m e d e d e l i n g Op 14 mei 2013 hebben wij ingestemd met een onderzoek naar mogelijke samenwerking op het gebied van belastingen tussen het samenwerkingsverband gemeente Noordwijk/Lisse en de gemeente Teylingen. Wij hebben hiervoor onderstaande bestuursopdracht vastgesteld. Bestuursopdracht: Realiseer, liefst op 1 juli 2014 doch uiterlijk 1 januari 2015, één gemeenschappelijke organisatievorm waarin op basis van een overeenkomst het samenwerkingsverband van de gemeenten Lisse, Noordwijk (Noordwijkerhout) en de gemeente Teylingen vanuit een gezamenlijk te ontwikkelen visie op de meest efficiënte en klantgerichte wijze de uitvoering van de Wet WOZ verzorgt als ook het opleggen van de aanslagen gemeentelijke belastingen (inclusief heffen en innen). In juli 2013 is een projectgroep bestaande uit medewerkers van Noordwijk en Teylingen gestart met de uitvoering van deze bestuursopdracht. Het projectplan voorziet in een gefaseerde aanpak waarbij ieder fase wordt gemarkeerd op bestuurlijk niveau. In de eerste fase, de verkenningsfase, is de beoogde samenwerking op hoofdlijnen onderzocht. Centrale vraag hierbij was of samenwerking onder de streep meerwaarde oplevert. Is het voor de deelnemende gemeente tezamen voordeliger (zowel uitgedrukt in kosten als in betere dienstverlening) om te gaan samenwerken? Wij hebben de tussentijdse rapportage ter afronding van de verkenningsfase ontvangen. In deze fase is advies uitgebracht over de beoogde locatie van de samenwerking, de visie op dienstverlening, het voorlopige formatieplan en de financiele consequenties. Uit de onderzoeksresultaten blijkt dat samenwerking leidt tot een betere dienstverlening voor de deelnemende gemeenten en een (aanzienlijke) kostenbesparing. Wij hebben de verkenningsfase hiermee positief afgesloten en hebben ingestemd met het opstarten van de haalbaarheidsfase. In de haalbaarheidsfase worden de adviezen uit de verkenningsfase meer gedetailleerd uitgewerkt. De haalbaarheidsfase zal worden afgesloten met een voorstel aan uw gemeenteraad. Naar verwachting zal dat begin 2014 aan u worden voorgelegd. p 6 van 7

7 Goedgekeurd door het college van burgemeester en wethouders in vergadering van 8 oktober 2013 p 7 van 7