Handleiding KNZB Webkalender

Transcriptie

1 Handleiding KNZB Webkalender Wij zijn zeer verheugd u te kunnen laten weten dat de webkalender van de KNZB gereed en online is. De wedstrijden voor alle disciplines die voorheen via kring en/of bureau schriftelijk werden aangevraagd kunnen vanaf heden via deze webkalender worden aangemeld (met uitzondering van aanvragen deelname buitenlandse wedstrijden). Alle wedstrijden zijn daarmee voor de KNZB verenigingen en kringen op één plek geregistreerd. Na de wedstrijden kunt u hier ook de uitslagen terug vinden! In het KNZB reglement was al eerder geanticipeerd op deze wijziging en is aanmelding via deze procedure verplicht gesteld. Wij verzoeken u dringend om per direct gebruik te gaan maken van deze wijze van aanmelding. Dit bespaart de kringvrijwilligers en bureaumedewerkers veel dubbel werk. Bovendien maakt u alle wedstrijden voor uw collega-verenigingen, kringen en andere belangstellenden zichtbaar. Vanaf 1 mei 2010 zullen wij volledig uitvoering geven aan de reglementteksten en wedstrijden die op afwijkende wijze worden aangemeld niet accepteren. De wedstrijden die reeds zijn aangemeld en zijn goedgekeurd vóór het online komen van de webkalender zijn allen gemigreerd naar de nieuwe webkalender. U hoeft deze niet opnieuw aan te melden. Wel attenderen wij u op de mogelijkheid om uitnodigingsbestanden up te loaden naar de betreffende wedstrijd. Hiermee kunnen deelnemende verenigingen eenvoudig beschikken over het door u gemaakte inschrijfbestand (.lxf bestand). U kunt dan tevens eventuele ontbrekende gegevens van de wedstrijden aanvullen. Webkalender Versie 22 maart

2 Inloggen U kunt de inloggegevens voor de webkalender verkrijgen via de knzb website. Ga naar knzb voor Verenigingen/Vrijwilligers. Klik op wachtwoord vergeten. Door uw naamvereniging@zwembond.nl adres in te vullen en op verstuur te klikken worden de inloggegevens opgestuurd naar dit account. De secretaris van uw vereniging/startgemeenschap of kring heeft toegang tot dit account. Wanneer u op mijn wedstrijden (onder knzb voor Verenigingen/vrijwilligers) klikt komt het inlogscherm in beeld. Webkalender Versie 22 maart

3 Aanmelden Nadat u bent ingelogd ziet u onderstaand scherm. Klik op Wedstrijd aanmelden. De naam van de vereniging waarvoor u de wedstrijd aanmeld is gekoppeld aan uw inlogaccount. Kies één van de disciplines. Kies u voor de discipline zwemmen, dan kunt u alleen een lxf file uploaden. Voor de andere discipline kunt u gebruik maken van WORD, EXCEL of pdf documenten. Buitenlandse wedstrijden Indien u aan een wedstrijd in het buitenland deelneemt, dient u deze middels een aanvraagformulier aan te melden via webkalender@knzb.nl. U kunt het formulier downloaden via contributie. Uitslagen voor buitenlandse wedstrijden zwemmen dient u als.lxf bestand te sturen aan uitslagen@knzb.nl. Als de organisatie geen.lxf uitslag verstrekt kunt u zelf een verenigingsbestand maken. Wij hebben dan echter wel een kopie van de uitslag nodig. Dit kunt u als papieren exemplaar of als pdf per versturen aan het bondsbureau. Webkalender Versie 22 maart

4 Kies het soort wedstrijd en vul alle gegevens in. Klik daarna op Verzenden. Wanneer alles goed is ingevuld wordt de wedstrijd opgeslagen. Naar het adres wordt een bevestiging van aanmelding gestuurd. Webkalender Versie 22 maart

5 U ziet een overzicht met de door de vereniging aangemelde wedstrijden. Uiterlijk na 6 dagen na aanmelding van de wedstrijd wordt de wedstrijd goedgekeurd. Binnen deze 6 dagen vindt er een controle plaats door het bondsbureau op het programma, watertemperatuur en diepte van het bad. Indien de aanmelding niet kan worden goedgekeurd, wordt de wedstrijd door de KNZB op afgekeurd gezet. Bij de discipline zwemmen wordt automatisch gecontroleerd op het programma. Indien u een onjuiste uitnodigingsbestand upload, wordt deze niet geaccepteerd. U zult het moeten aanpassen om de wedstrijd te kunnen aanmelden. Na goedkeuring van de wedstrijd kunt u nog steeds wijzigen aanbrengen. Gegevens wijzigen. Na wijziging wordt de procedure van controle op programma etc. opnieuw doorlopen en zal weer (indien oke) worden goedgekeurd. Dit kan tot uiterlijk 14 dagen voor de wedstrijd. Bij bekijk log kan het zijn dat er meldingen staan dat de wedstrijd te laat is aangemeld, of niet is aangemeld. Controles Waar wordt op gecontroleerd? 1. Is de wedstrijd uiterlijk 14 dagen voor de wedstrijd aangemeld. 2. Wordt de wedstrijd, nadat de wedstrijd is geweest, aangemeld. 3. De watertemperatuur 4. De waterdiepte 5. Hebben de sporters een geldig startnummer 6. Leeftijdsbeperkingen, artikel D3 van het zwemreglement - Bij correct ingevulde gegevens wordt er een gestuurd naar het vereniging/startgemeenschap/ kring@zwembond.nl adres ter bevestiging van de wedstrijd. Zonder handelingen van de KNZB wordt de aanvraag automatisch goedgekeurd. Na 6 dagen wordt door het systeem een mail verzonden dat de aanvraag is goedgekeurd. Tenzij deze door de KNZB(personeel) of door een fout in de controlevoorwaarden op afgekeurd wordt gezet. - Een KNZB medewerker heeft de mogelijkheid de wedstrijdaanvraag handmatig op afgekeurd te zetten. Wordt de wedstrijd op afgekeurd gezet, dan ontvangt de aanvrager daarvan via bericht, met het verzoek contact op te nemen met het bondsbureau. Ook al is de aanvraag goedgekeurd (automatisch onder voorbehoud). De aanvraag kan worden afgewezen op een aantal punten: De watertemperatuur / Waterdiepte is niet volgens de norm. De competitie wedstrijd vindt niet plaats in een competitie weekend. Voldoet niet aan andere voorgeschreven reglementen. Webkalender Versie 22 maart

6 Annuleren wedstrijd Een wedstrijd kan alleen door de KNZB geannuleerd worden. U kunt hiervoor een sturen naar webkalender@knzb.nl met omschrijving van reden van annulering. Overzicht in de webkalender Wanneer de wedstrijdaanmelding is goedgekeurd komt de wedstrijd in de webkalender te staan. Om het programma te kunnen inzien klikt u op de naam van de wedstrijd. Klik op Bekijk de bijlage. Bij zwemmen kunt u de lxf file inzien op de website Webkalender Versie 22 maart

7 Uitslag doorgeven Nadat de wedstrijd is goedgekeurd en is geweest, dient u de uitslag binnen 3 dagen te uploaden. Zoek de betreffende wedstrijd op bij mijn wedstrijden. Klik op Resultaten doorgeven. Hier kunt u voor zwemwedstrijden alleen lxf bestanden uploaden. Bij de andere disciplines WORD, EXCEL en PDF. Ook bij Open Water Zwemwedstrijden kunt u WORD, EXCEl en PDF uploaden. Geen lxf. Binnen 14 dagen vanaf datum wedstrijd heeft u de mogelijkheid om een gecorrigeerde uitslag te uploaden. De wedstrijd wordt op afgerond gezet, 14 dagen na de wedstrijddag. U kunt dan niets mee wijzigen. Uitslagen zwemmen: De organiserende vereniging dient reglementair samen met de startkaarten ook een getekend proces-verbaal en een getekend juryblad gedurende het lopende en daaropvolgende jaar te bewaren. Uitslagen andere discipline: De organiserende vereniging dient reglementair een getekend proces-verbaal en een getekend juryblad gedurende het lopende en daaropvolgende jaar te bewaren. Controles Waar wordt op gecontroleerd? 1. Hebben de sporters een geldig startnummer 2. Leeftijdsbeperkingen, artikel D3 van het zwemreglement 3. Het te laat uploaden van de uitslag. 4. Afmeldingen, NG en NG ZA Dit resulteert in een boete. Het boete bedrag voor 1, 2, 4 staat nu ingesteld op nul. Dit omdat de kringen deze boetes innen. Hierover gaat de KNZB in gesprek met de kringen hoe we dit in de toekomst gaan organiseren. Ranglijsten zwemmen Ook de ranglijstensite van de KNZB is inmiddels online en in gebruik. Via kunt u de Nederlandse ranglijsten per slag, afstand en leeftijdsgroep terugvinden. Ook kunt u hier per individuele zwemmer alle beschikbare tijden en per wedstrijd alle uitslagen opzoeken. Let op: Lxf bestanden dienen ingestuurd te worden voor alle wedstrijden die vanaf 1 januari 2010 hebben plaatsgevonden. Dit is de enige manier om tijden in de ranglijsten opgenomen te krijgen. Vanaf 1 januari zijn de ranglijsten leidend bij de controle voor diverse inschrijvingen zoals voor Nederlandse Kampioenschappen. Een tijd die niet in de ranglijst voorkomt (vanaf 1 januari) kan niet worden gebruikt als inschrijftijd voor een NK! Uitslagen waarbij ongeldige startnummers zijn gebruikt, worden niet doorgestuurd naar de ranglijstenwebsite. Webkalender Versie 22 maart