Introductie Werken met OneDrive voor Bedrijven

Transcriptie

1 Introductie Werken met OneDrive voor Bedrijven Inhoud Wat is OneDrive voor Bedrijven?... 2 Eerste aanmelding... 2 OneDrive gebruiken via de webbrowser... 6 Aanmaken van een nieuwe map... 6 Waar ben ik?... 7 Toevoegen van een document... 7 Het document aanmaken op OneDrive... 7 Een bestaand document uploaden... 9 Een document verslepen naar OneDrive Delen van documenten en mappen Synchronisatie app Andere mogelijkheden Bestanden Bibliotheek... 15

2 Wat is OneDrive voor Bedrijven? Met OneDrive voor Bedrijven, dat beschikbaar is via het Office 365 abonnement van de school, beschik je altijd en overal over uw documenten. Of je nu werkt op je computer, laptop, tablet, smartphone of onderweg bent. Ook de Microsoft-applicaties (Excel, Word, PowerPoint en OneNote) zijn online via de browser benaderbaar. Heb jij ook verschillende USB-sticks? Staan jouw bestanden verspreid in meerdere oplossingen? Dan is OneDrive voor Bedrijven de goede keuze. OneDrive voor Bedrijven is een schijf in de Cloud waarmee je op een efficiënte manier dataverlies kan vermijden. OneDrive voor Bedrijven is een dienst van Microsoft om bestanden op te slaan op het internet. Je kan het best vergelijken met o.a. Dropbox, Google Drive, icloud, Je kan bestanden online zetten en ze van op het internet openen. Ook kun je nieuwe bestanden aanmaken en bestaande bestanden en mappen delen met anderen. Deze handleiding beschrijft de meest voorkomende handelingen waar je als gebruiker mee te maken krijgt. Voor meer informatie en uitgebreide mogelijkheden komt u via de hyperlinks terecht bij de door Microsoft gepubliceerde informatie. Het is hierdoor aan te raden dit document niet te printen, maar online te bekijken, zodat je direct door kunt klikken naar relevante informatie. Eerste aanmelding Om gebruik te maken van OneDrive surf je naar de portalsite van Microsoftonline ( en log je in met je schoolmail en wachtwoord. 2

3 Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in. Klik dan op aanmelden. Je krijgt onderstaand scherm: Indien je thuis op maximaal 5 pc s een versie van Office wil downloaden kan dit via dit scherm. Kies eerst de juiste taal aan en klik dan op nu installeren. In deze sessie doen we dat niet. Wij klikken op het blauwe vierkantje bovenaan links. 3

4 Onderstaand scherm verschijnt: Klik op OneDrive. Indien nodig kan je klikken op App downloaden voor Pc maar meestal zal het volstaan om te klikken op Deze stap overslaan. Je OneDrive wordt automatisch aangemaakt en ingesteld maar neemt enige tijd in beslag. Het kan zijn dat bovenaan een kadertje verschijnt met een waarschuwing. Klik op de tijdzone voor uw agenda instellen. En volg de nodige stappen. 4

5 Klik op Uw OneDrive is gereed. We gaan in op de basis online functionaliteiten. Informatie over de werking van de overige Office Online apps die u tot uw beschikking hebt, kunt u vinden op: 5

6 OneDrive gebruiken via de webbrowser Je bent nu in je online OneDrive. Standaard is er al één map beschikbaar, namelijk Gedeeld met iedereen. Alle bestanden in deze map kunnen gelezen worden door iedereen die een account heeft op de server. Informatie over het gebruik van OneDrive voor Bedrijven is beschikbaar via de helpfunctie rechtsboven aan de pagina. Klik op het Vraagteken en kies voor Help Je kunt hier zelf nieuwe mappen aanmaken om de orde in je bestanden te behouden. Nieuwe mappen die je aanmaakt zijn standaard Privé ingesteld. Aanmaken van een nieuwe map Klik op nieuw en vervolgens op Nieuwe map 6

7 De naam van de nieuwe map verschijnt in het overzicht. De naam van de nieuwe map verschijnt in het overzicht. Vul de naam in die je de nieuwe map wil geven en klik op Opslaan: De naam van de nieuwe map verschijnt in het overzicht. Waar ben ik? Als je veel mappen hebt aangemaakt met Nieuwe map, kan het onduidelijk lijken, waar je je bevindt. Bovenin het scherm kun je zien waar je bent. In onderstaand voorbeeld ben je in de map Gedeeld met iedereen. Door te klikken op Documenten ga je terug naar de hoofdmap Documenten. Toevoegen van een document Er zijn verschillende manieren om een document toe te voegen aan je OneDrive: Het document aanmaken op OneDrive In plaats van het document op je computer aan te maken en dan te uploaden naar je OneDrive kun je het simpelweg rechtstreeks aanmaken: - Surf naar OneDrive - Klik op Nieuw en vervolgens op het type document dat je wil maken, bijv. een Worddocument. - Word Online wordt gestart met een nieuw leeg document. - Net zoals Word op je computer kun je nu tekst intypen, bestanden invoegen,... 7

8 - Als je klaar bent kun je het document sluiten door op Bestand te klikken en daarna op Afsluiten. Maak er een gewoonte van om documenten zo te sluiten en niet op het kruisje rechtsboven te klikken. Het document tussentijds opslaan is niet nodig, je werkt immers op de server of beter gezegd in de Cloud. Wel kun je het document naar je eigen pc overzetten. Hiervoor klik je op Bestand, vervolgens op Opslaan als en daarna op Een kopie downloaden of Download als pdf (afhankelijk van welk soort bestand je wil van het document). Het document dat je zonet aangemaakt hebt verschijnt nu in je overzicht met de standaardnaam Document. Om een eigen naam aan het document te geven klik op je op de drie puntjes die achter de bestandsnaam staan. 8

9 Er verschijnt een documentvoorbeeld met een aantal bewerkingsmogelijkheden. Klik terug op de drie puntjes: Op het scherm dat nu verschijnt klik je op Eigenschappen bewerken: Geef de nieuwe naam voor het document en klik op Opslaan. Je kan er eventueel nog een titel toevoegen. Een bestaand document uploaden Een lokaal bestand van je eigen pc uploaden naar je OneDrive: - In het hoofdscherm van OneDrive klik je op Uploaden (naast Nieuw). - Klik op Bladeren en selecteer het bestand dat je wil uploaden. - Je kunt nog een opmerking toevoegen aan het bestand als je dat wil - Klik op OK om de upload te starten. 9

10 Een document verslepen naar OneDrive Het is ook mogelijk om een document te verslepen naar je OneDrive (zoals je ook tussen mappen op je computer doet): - Open je OneDrive en een venster van Windows Verkenner met daarin het bestand dat je wil uploaden. - Klik op het bestand en hou de linkermuisknop ingedrukt. Zo kun je het document verslepen naar je venster van Internet Explorer waar je OneDrive open staat. - Laat pas de linkermuisknop los als de tekst Hier neerzetten verschijnt. De upload start dan automatisch. Delen van documenten en mappen De bestanden op je OneDrive kun je makkelijk delen met anderen. Zo kunnen anderen deze documenten lezen en zelfs bewerken. Je kunt documenten en mappen delen op de volgende manier: - In het overzicht van je bestanden vink je de map of het bestand aan dat je wil delen. Klik daarna op Delen. Het volgende scherm verschijnt: Om rechten te geven aan een persoon klik je op Personen uitnodigen. Geef het adres in van de persoon met wie je het document of bestand wil delen. Selecteer ook de rechten voor deze gebruiker(s); hiermee beslis je immers of de gebruiker het document enkel mag lezen of ook mag bewerken. Klik op Delen. 10

11 De persoon ontvangt nu een bericht met het internetadres van de gedeelde map of document. Je kunt steeds op Gedeeld met klikken om een overzicht te krijgen van de gebruikers die toegang hebben tot het document of de map. De persoon waar je net de rechten aan gegeven hebt zal het document zien verschijnen in de map Gedeeld met mij. In deze map vind je alle documenten terug waar je lees- en/of schrijfrechten op hebt maar waar je geen eigenaar van bent. Synchronisatie app OneDrive voor Bedrijven bevat ook een synchronisatie-app. Deze zorgt ervoor dat uw bestanden in de Cloud gesynchroniseerd zijn met een lokale map op uw pc. Dit heeft als voordeel dat u ook offline aan uw bestanden kunt werken. Zodra u daarna weer online bent, worden de bestanden met de Cloud gesynchroniseerd. Belangrijk: gebruikt u Windows 8.1 dan is standaard OneDrive voor particulieren geïnstalleerd. Gebruik deze app niet voor OneDrive voor Bedrijven. Installeer altijd de synchronisatie-app via onderstaande instructies. Om de juiste synchronisatie-app te installeren, logt u in op Microsoft Online Portal met uw gebruikersnaam en zelfgekozen wachtwoord. Klik op het Tandwiel en kies voor Instellingen voor Office

12 Op de pagina Instellingen voor Office 365 klik je op Software. De pagina herkent welk besturingssysteem u gebruikt en biedt u automatisch de juiste softwareversie aan. Bezoekt u deze pagina bijvoorbeeld met uw Mac dan wordt de software voor Mac OS X aangeboden. Klik op Installeren en het installatiebestand wordt gedownload. Kijk hier ook even de taalinstellingen na. Zodra het installatiebestand is gedownload klikt u op uitvoeren. Na eninge tijd start de installatie. 12

13 Na de installatie wordt gevraagd om in te loggen. Dit kan u doen met je persoonlijke gegevens. Heb je al een offlinepakket van bv. Office 2013 dan mag je deze stappen overslaan. Je kan dan in de programmamap van Office 2013 meteen klikken op OneDrive voor bedrijven. Om nu verder te gaan hebben we een url (internetadres) van onze persoonlijke OneDrive voor bedrijven nodig. We gaan dus terug naar onze onlineversie. Stap 1: We kopiëren de url. Stap 2: plak (Ctrl + v) de zojuist gekopieerde url in het tekst vak Stap 3: in ditzelfde scherm kan een andere lokale map op uw pc worden gekozen waarnaar uw OneDrive mappen en bestanden worden gesynchroniseerd. Klik op Wijzigen om een andere lokale map te selecteren 13

14 Stap 4: klik op Nu synchroniseren Uw bestanden worden nu gesynchroniseerd. Klik op Mijn bestanden weergeven om uw lokale map op uw pc te openen. Alle bestanden en mappen zijn hier nu zichtbaar. Bestanden en mappen zijn op deze manier te openen vanuit of te verslepen naar de lokale OneDrive map. De geïnstalleerde synchronisatie-app zorgt voor de synchronisatie van de bestanden in de lokale OneDrive voor Bedrijven map en uw persoonlijke OneDrive voor Bedrijven in de Cloud. Voor de status van de synchronisatie, klikt u in de taakbalk, onderin uw scherm, op het OneDrive voor Bedrijven pictogram. Beperkingen Beperkingen voor de synchronisatie van OneDrive voor Bedrijven- en sitebibliotheken Houd rekening met de volgende beperkingen ten aanzien van het synchroniseren van bibliotheken van OneDrive voor Bedrijven en andere sites met uw computer: Je kan tot items synchroniseren in uw OneDrive voor Bedrijven-bibliotheek, inclusief mappen en bestanden. Je kan tot 5000 items synchroniseren in sitebibliotheken, inclusief mappen en bestanden. Je kan in alle bibliotheken bestanden tot 2 GB downloaden. 14

15 Andere mogelijkheden Er zijn immens veel mogelijkheden om de bestanden te bewerken of te delen. Alle opgesomde mogelijkheden en nog heel wat andere vind je terug onder het tabblad Bestanden of Bibliotheek: Bestanden Enkele van de mogelijkheden die je vindt onder het tabblad Bestanden: Bibliotheek - Check de documenten uit zodat ze tijdelijk niet gewijzigd kunnen worden door anderen. Door het terug in te checken wordt het terug beschikbaar voor anderen. - Raadpleeg de versiegeschiedenis van het document. - Stel een waarschuwing in zodat je een bericht ontvangt zodra iemand een wijziging aan een document aanbrengt. - Voeg notities en label toe aan een document - Met de Bibliotheek kun je een eigen weergave maken van je documentenmap. We gaan niet echt diep in op deze werkbalk. Wanneer je klikt op de knop Openen met Explorer opent een nieuw venster. Je kan nu op een makkelijke wijze mappen en documenten toevoegen aan je OneDrive. (Werkt enkel met Internet Explorer) 15