Huishoudelijk Reglement (HR) van de KNV-EHBO, afdeling Eelde-Paterswolde, vastgesteld in de ALV van 27 oktober 2011

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement (HR) van de KNV-EHBO, afdeling Eelde-Paterswolde, vastgesteld in de ALV van 27 oktober 2011 Inleiding Overeenkomstig de statuten (art. 19) kan de vereniging reglementen opstellen waarin onderwerpen uit deze statuten nader worden uitgewerkt, bijvoorbeeld in een huishoudelijk reglement (HR). Vaststelling of wijziging van dat reglement vindt plaats overeenkomstig art. 19, lid 3 van de statuten. De Leden (als aanvulling op art 4,5 en 6 van de statuten) 1. Conform de statuten van het hoofdbestuur van de Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO te Zeist kan niemand gelijktijdig lid van zijn van meer dan één plaatselijke vereniging. 2. De leden worden dringend verzocht tijdig aan het secretariaat wijziging van hun postadres en hun adres door te geven. De jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (aanvulling op art 12 t/m 16 van de statuten) 1. De agenda dient ten minste de volgende punten te bevatten:de notulen van de vorige (algemene) ledenvergadering, het jaarverslag van de secretaris, het financieel jaarverslag,de begroting, het verslag van de kascommissie, de benoeming van de nieuwe kascommissie en de verkiezing van nieuwe bestuursleden. 2. Ieder lid is gerechtigd uiterlijk 7 dagen vóór de ledenvergadering een agendapunt voor te dragen bij de secretaris. Het Bestuur 1. Het bestuur stelt een functieomschrijving op voor de verschillende bestuursfuncties. Deze lijst vormt bijlage 1 van dit HR. 2. Het bestuur stelt een rooster van aftreden op. Dit rooster is bijlage 2 van dit HR Cursussen Voor een beginnerscursus EHBO kan een ieder zich aanmelden; lidmaatschap van de vereniging is niet verplicht. Voor deelname aan de bijscholingscursus EHBO is lidmaatschap van de vereniging wel verplicht. Voor deelname aan een beginnerscursus AED, bijscholingscursus AED en beginnerscursus Kinder-EHBO is lidmaatschap van de vereniging niet verplicht. De kosten van deze cursussen worden jaarlijks door het bestuur vastgesteld. Evenementen De vereniging wordt regelmatig gevraagd door organisatoren van evenementen om EHBO-ondersteuning te leveren. De leden worden geacht hun bijdrage te leveren aan de EHBO-inzet bij deze evenementen. In bijlage 3 bij dit HR wordt de taakverdeling voor de organisatie van EHBO-assistentie bij evenementen geregeld. 1

2 Bijlage 1 Functieomschrijving Bestuursleden afdeling Eelde-Paterswolde. Vastgesteld d.d. 27 oktober 2011 Voorzitter: - leidt de Vereniging en representeert de Vereniging bij ontvangsten, besprekingen, prijsuitreikingen enz.; - leidt (leden-)vergaderingen; - stelt in overleg met de secretaris de agenda voor een vergadering op; - ziet erop toe dat de besprekingen zakelijk verlopen; - vat de naar voren gekomen meningen in het kort samen, waarna een conclusie of een besluit wordt genomen; - ziet toe op de naleving van statuten en huishoudelijk reglement. Vice-voorzitter: - vervangt de voorzitter tijdens diens afwezigheid. Secretaris: - verzorgt de uitnodigingen voor de vergaderingen; - maakt verslag van het besprokene en zorgt voor de verspreiding; - stelt in overleg met de voorzitter de agenda voor een vergadering op; - legt de vergaderruimte vast; - verzorgt de inkomende en uitgaande correspondentie; - maakt jaarlijks het Jaarverslag van de Vereniging; - verzorgt de externe publicaties; - vraagt onderscheidingen aan; - vergaart en verzendt de door het Hoofdbestuur gevraagde jaarlijkse gegevens; - verzorgt het archief van de Vereniging. Penningmeester: - beheert de financiën van de afdeling en zorgt voor een heldere vastlegging hiervan; - draagt zorg voor de inning van de contributies en cursusgelden en betaling van de facturen; - stelt binnen twee maanden na het verstrijken van het boekjaar een resultatenrekening en een begroting samen en legt deze ter goedkeuring voor aan het bestuur en de algemene ledenvergadering; - beheert de abonnementen op vakbladen; - beheert de verzekeringen. Materiaalfunctionaris: - verzorgt de aanschaf van instructie- en hulpmateriaal, inclusief de tassen, en houdt de voorraden op peil; een en ander in overleg met het bestuur; - verzorgt het onderhoud en de opslag van al dit materiaal. Kledingfunctionaris: - verzorgt de aanschaf van de kleding; - verzorgt het onderhoud en de opslag van de kleding; - regelt de uitgifte van de kleding i.o.m. de evenementencoördinatoren. Ledenadministrateur: - houdt aantekening van namen/adressen van leden en donateurs; - houdt het diplomabestand bij; - verzorgt de verlenging van de diploma's;. - vraagt de examens aan; - zorgt dat de diploma s bij de rechthebbenden komen; - verzorgt de administratieve contacten met het Oranje Kruis; 2

3 Coördinator Opleidingen: - stelt in overleg met bestuur, docenten, instructeurs en LOTUS een cursusaanbod samen, en controleert de voortgang ervan; - zorgt voor tijdige bekendmaking van het aanbod aan cursussen en bijscholingen; - neemt de aanmeldingen in ontvangst voor de beginners- en bijscholingscursussen EHBO en aanvullende EHBO-aantekeningen; - draagt zorg voor bekendmaking van wijzigingen in het programma; - is uitvoerend contactpersoon van de Nederlandse Hartstichting (AED/reanimatie) en geeft op grond hiervan uitvoering aan dezelfde punten als de gewone EHBO-opleidingen. Evenementen: EHBO-assistentie bij evenementen is omschreven in bijlage 3. Hierbij horen de volgende functies: Bestuurslid: Algemeen coördinator evenementen - is de "stem" van de ploeg coördinatoren in het bestuur. - wordt bijgestaan door een verbindingsteam en evenementencoördinatoren. - zorgt dat de ontvangen verzoeken voor assistentie bij manifestaties contractueel en administratief worden afgewikkeld waarbij wordt vastgelegd hoeveel hulpverleners er moeten komen, hoe lang en waar de hulpverleners worden verwacht. - draagt zorg voor het bekend zijn van de aanvraag bij de penningmeester i.v.m. bijdragen, vergoeding e.d. De evenementencoördinatoren kunnen, als zij dat nodig achten, op hem terugvallen. Ondersteunend: Verbindingsteam Het Verbindingsteam werft periodiek en/of per evenement leden voor het verlenen van diensten bij de verschillende evenementen. Het team houdt daarbij waar nodig contact met de coördinator(en) van het betrokken evenement. Ondersteunend: Evenementencoördinatoren De Coördinatoren van de verschillende evenementen organiseren de dienstverlening tijdens (een deel van) het betrokken evenement, zo mogelijk in overleg met de dienstverlenende leden. Ook leggen zij contact met de materiaalbeheerder zodat materialen geregeld zijn. Allen - elk bestuurslid kan zich - na overleg met zijn medebestuursleden - laten bijstaan door leden van de vereniging; - elk bestuurslid draagt een medeverantwoordelijkheid voor de EHBO-activiteiten en werkzaamheden van zijn medebestuursleden in hun hoedanigheid van bestuurslid; 3

4 Bijlage 2 Rooster van aftreden: Functie Voorzitter x x x Secretaris x x x Penningmeester x x x Alg. coördinator x x x Ledenadministratie x x x Opleidingen x x x Kledingfunctionaris x x x Materiaalfunctionaris x x x 4

5 Bijlage 3 Taakverdeling bij de organisatie van EHBO-assistentie bij evenementen Organisatie die EHBO-assistentie wil, neemt contact op met de algemeen coördinator evenementen. Algemeen coördinator evenementen stuurt aanvraagformulier naar de organisatie die EHBO-assistentie wil de organisatie stuurt ingevuld en voor akkoord getekend aanvraagformulier terug Algemeen coördinator evenementen zorgt ervoor dat een kopie van de aanvraag bij de kledingbeheerder komt zorgt ervoor dat een kopie van de aanvraag bij de coördinator van het betreffende evenement komt mailt de penningmeester datum en omvang evenement mailt de materiaalfunctionaris datum en omvang evenement mailt/belt de organisatie van het evenement ONDER VOORBEHOUD dat we komen. Verbindingsteam: Penningmeester: Materiaalfunctionaris: kan dan aan de hand van het aanvraagformulier gericht EHBO ers bellen om uit te kunnen leggen welk evenement het betreft. weet dan dat er t.z.t. een nota de deur uit moet (als de exacte gegevens na het evenementen te lang uitblijven kan hij navraag doen). kan dan met deze datum rekening houden i.v.m. het tijdig klaar hebben staan van de tassen en eventueel ander materiaal. Zodra het verbindingsteam de EHBO ers rond hebben, kan ALLES in werking en bellen ze: de algemeen coördinator, zodat deze: contact kan opnemen met de organisatie het definitieve contract door de organisatie kan laten tekenen het getekende contract weer bij hem terug laat komen de materiaalcommissaris informeert over het exacte de coördinator van het betreffende evenement, zodat deze: alles regelt voor de EHBO ers uiterlijk 1 week van tevoren contact met / uitleg aan de EHBO ers geeft nauw contact heeft met kledingteam i.v.m. overdracht nauw contact heeft met materiaalcommissaris i.v.m. overdracht aantal benodigde tassen andere benodigde materialen kledingfunctionaris, zodat deze: aan de hand van de doorgegeven EHBO ers-lijst de kledingpakketten klaar kan leggen nauw contact met de coördinator houdt i.v.m. de overdracht van de kledingpakketten + tekenen voor deze uitleen op het ingevulde papier dat daarna op de afgesproken plaats bij de kledingbeheerder komt te liggen N.B. op dit papier bij de kledingbeheerder staan de volgende gegevens: - naam coördinator - omschrijving en datum evenement - aantal uitgeleende: broeken, polo s, truien, riemen, caps NA afloop van het evenement: Coördinator zorgt ervoor dat: de EHBO-locatie bij het evenement netjes wordt achtergelaten; alle kledingpakketten compleet ingeleverd worden bij kledingbeheerder, die het aantal broeken polo s - truien riemen en caps telt aan de hand van het eerder ingevulde papier. Indien akkoord wordt dit getekend; alle tassen en andere materialen worden ingeleverd bij de materiaalcommissaris; de algemeen coördinator - een korte evaluatie krijgt - eventueel verbruik van bijzondere materialen krijgt (i.v.m. nota) Algemeen coördinator belt organisatie voor korte evaluatie / bedankje voor de opdracht / nota komt volgens afspraak (of aan de nota zijn extra kosten toegevoegd omdat..) Algemeen coördinator zorgt dat de penningmeester alle benodigde gegevens krijgt voor de nota; Penningmeester dat de organisatie een nota krijgt en dat die betaald wordt Materiaalfunctionaris zorgt dat de tassen weer nagekeken en aangevuld bij de kledingbeheerder komen Kledingbeheerder zorgt dat de kleding weer schoon in de kast komt te liggen. 5