Terugblik Strategische Benchmark

Transcriptie

1 December 2014 In deze nieuwsbrief: Terugblik Strategische Benchmark Evaluatievragenlijst Vakgroep P&O: best practice GGD Noord- en Oost-Gelderland Digitale toolkit Strategische Benchmark GGD Interview met Noëlle Pötgens (GGD Zeeland): Communicatie naar gemeenten Tijdsbalk Agenda Terugblik Strategische Benchmark Precies drie jaar geleden is een start gemaakt met de huidige Strategische Benchmark GGD. Hoog tijd om terug te blikken! Ontwikkeling Strategische Benchmark GGD In november 2011 is door de toenmalige ALV besloten om een nieuwe strategische benchmark te laten ontwikkelen. Dit omdat de vorige benchmark niet meer aan de eisen van de tijd voldeed. Deze opdracht is gegeven aan organisatieadviesbureau Berenschot. Ook werd een complete projectstructuur ingericht: een stuurgroep, een projectgroep en een klankbordgroep. Gedurende het project zijn diverse go/no go momenten geweest, waarbij de ALV een beslissende stem had in het doorgaan van het project. Doelstellingen benchmark Aan het begin van het project zijn expliciet de volgende doelstellingen vastgelegd: 1. De benchmark biedt de mogelijkheid tot vergelijking op de aspecten doelmatigheid en effectiviteit van handelen, maatschappelijk effect, kwaliteitsontwikkeling en vernieuwingskracht. 2. De benchmark biedt mogelijkheden om intern te sturen, te leren, kennis te delen en de kwaliteit te verbeteren. Hierbij is aangegeven dat de strategische benchmark zich meer kan ontwikkelen tot een strategische lobby, naast de lerende en sturende functie. Hiervoor is het van belang dat er eerst ervaring wordt opgedaan met de benchmark.

2 Belang benchmark De benchmark is van groot belang voor zowel de individuele GGD als voor de GGD en gezamenlijk. De GGD-directie heeft met de benchmark informatie in handen om de eigen organisatie te sturen (individueel). Daarnaast zullen GGD en voor een deel dezelfde informatie willen gebruiken voor hun rapportage aan gemeenten (collectief). De GGD en als geheel en het bestuur van GGD GHOR Nederland (het presidium) kunnen met de benchmark sturen op verhoging van het gemeenschappelijk kwaliteitsniveau van de GGD en. Zo kunnen de GGD en de gezamenlijke visie op publieke gezondheid versterken. Aan de slag met de benchmark Binnen een GGD gaan vooral de directeur en zijn of haar managementteam aan de slag met de resultaten. Een ambassadeur voor de benchmark binnen de organisatie is daarbij een voorwaarde voor het slagen van de benchmark. Ook de aanjagende rol van bijvoorbeeld een kwaliteitsfunctionaris die mee kan helpen met de analyse en het leggen van dwarsverbanden tussen de verschillende afdelingen en tussen GGD en is cruciaal. Evaluatievragenlijst Half oktober is een evaluatievragenlijst uitgezet onder alle GGD en om te kijken hoe ver elke GGD is met de invoering van de strategische benchmark. Ook wordt hiermee gekeken welke verbeteringen nog nodig zijn om de benchmark tot een succesvol instrument te maken. Deze input wordt gebruikt voor de stuurgroep van de benchmark en ter voorbereiding van de directeuren Tweedaagse. Van elke GGD is een MT-lid gevraagd om de vragenlijst in te vullen. Op verzoek van de stuurgroep is ook een vraag over de bijdrage van de benchmark aan het lerend vermogen van de GGD toegevoegd. Van de 23 GGD en waarvan een ingevulde vragenlijst is ontvangen, hebben 13 de resultaten van de benchmark over 2013 in het MT besproken. Bij 12 GGD en is een MT-lid ambassadeur van de benchmark. 14 GGD en geven aan dat de benchmark bijdraagt aan het lerend vermogen van de organisatie. In de volgende nieuwsbrief zal verder op de resultaten worden ingegaan. Vakgroep P&O: best practice GGD Noord- en Oost-Gelderland In de laatste bijeenkomst van de vakgroep P&O zijn de resultaten van de benchmark over 2013 besproken. Hierbij kwam de best practice van GGD Noord- en Oost-Gelderland omtrent competentiemanagement aan de orde. Deze best practice is in de benchmark gekoppeld aan de indicator % werknemers tevreden over hun werkzaamheden. GGD Noord- en Oost-Gelderland scoort hier hoog op. Sophie de Bruijn, personeelsadviseur van GGD Noord- en Oost-Gelderland, lichtte de invoering van het werken met competentiemanagement binnen de GGD toe. Competentiemanagement is niet de enige reden dat het percentage tevreden werknemers in Noord- en Oost-Gelderland tot de hoogste behoort. Maar het is zeker een factor die hierbij een rol speelt. Het is één van de instrument die ingezet kunnen worden. Ervaring laat zien dat de aandacht die hiermee aan werknemers wordt gegeven, als zeer positief wordt ervaren. In de virtuele GGD is bij deze best practice meer achtergrond info te vinden.

3 Digitale toolkit Strategische Benchmark GGD Onlangs is de digitale toolkit Strategische Benchmark GGD toegevoegd aan de categorie Strategische Benchmark GGD op GGD Kennisnet. De toolkit is eenvoudig te bereiken via de oranje banner, rechts op de startpagina van de categorie. In de toolkit is onder andere het volgende te vinden: diverse handleidingen, de jaar, een gespreksleidraad om een indicator te bespreken en voorbeelden van implementatie. De digitale toolkit wordt regelmatig bijgewerkt en aangevuld. Vragen of suggesties voor de digitale toolkit? Stuur dan een naar Interview met Noëlle Pötgens (GGD Zeeland): Communicatie naar gemeenten Een van de taken van Noëlle Pötgens, strategisch beleidsadviseur GGD Zeeland, is bestuursondersteuning. Van daaruit is zij betrokken bij het vertalen van informatie en ontwikkelingen in de organisatie naar het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur. Zij is vaste deelnemer aan de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur. Wat was voor GGD Zeeland de aanleiding om de resultaten van de Strategische Benchmark GGD aan het bestuur te presenteren? Uit de resultaten van de benchmark over het jaar 2012 bleek dat GGD Zeeland het op een aantal punten erg goed deed. Dat wilden we graag delen met het bestuur. We hebben twee presentaties gegeven: een aan het dagelijks bestuur (DB) en een aan het algemeen bestuur (AB). Daarnaast hebben we ons provinciaal ambtelijk overleg (PAO) geïnformeerd.. Hadden jullie de resultaten ook gedeeld als jullie minder goed uit de benchmark kwamen? Tja, om eerlijk te zijn misschien niet. Het risico wat je bij gemeenteraden of bestuur loopt is dat zij snel geneigd zijn om naar de financiën van de GGD te kijken. Dan blijft het alleen daarop hangen, dat is jammer. Natuurlijk is het belangrijk om ook naar de middelen te kijken, maar niet een-dimensionaal. Wanneer je als GGD hogere kosten maakt dan andere GGD en op een bepaald gebied, moet je dit kunnen verantwoorden aan het bestuur. Onze JGZkosten bleken bijvoorbeeld relatief hoog. Dat is te verklaren. Sinds 2010 hebben we namelijk de volledige 0-19 JGZ in huis. Het wil niet zeggen dat je het dan niet moet noemen. Het is goed om aan de gemeente(n) te laten zien wie jouw GGD is, wat de sterke punten en de ontwikkelkanten zijn en hierover in gesprek te blijven. Dit zorgt er ook voor dat jouw GGD steeds blijft verbeteren. Je houdt elkaar op deze manier scherp.

4 Wat heeft het presenteren van de benchmark bij het dagelijks bestuur, algemeen bestuur en ambtelijk overleg jullie opgeleverd? Ik denk hoe dan ook dat het goed is om de resultaten te delen met het bestuur. Aangezien je dan als GGD kan laten zien waar je staat ten opzichte van je zusterorganisaties. Wij hebben bijvoorbeeld een erg lage formatie gezondheidsbevordering. Met dit gegeven uit de benchmark hebben wij het bestuur laten zien dat ze best wat meer mogen investeren in preventie. Dan heb je het over de inhoud van het werk. Er was ook discussie. Deels over onduidelijkheden in de eerste versie van deze nieuwe benchmark, maar dat helpt om het instrument te verbeteren. Wat was de reactie van het bestuur op jullie presentatie over de benchmarkresultaten? In het dagelijks bestuur was de reactie zo positief dat ze het dus ook wilden delen met het algemeen bestuur. We hebben de evaluatie van GGD Zeeland 3.0 daaraan gekoppeld. Dat is het innovatieprogramma dat GGD Zeeland draaide van 2011 tot en met De inzet daarbij was om een omslag te maken naar onder andere: slimmer managen, meer en beter naar buiten treden, beter samenwerken en innoveren. En dat alles in dialoog met gemeenten en belangrijke partners. Die insteek was ook nodig om met publieke gezondheid goed voor te bereiden op de veranderingen in het sociale domein en de komende decentralisaties. Inmiddels zijn we ook weer een stap verder en staat Een nieuwe organisatie Publieke Gezondheid in Zeeland Als je er positief uitspringt is het natuurlijk gemakkelijker om dit te presenteren dan wanneer je een minder resultaat boekt. in de steigers. Niet voor niets met de ondertitel: publieke gezondheid en sociaal domein verbonden. Raad je andere GGD en aan om gemeenten op een dergelijke wijze te informeren over de benchmark? Zeker! Het hangt wel van af hoe je als GGD uit de benchmark komt. Als je er positief uitspringt is het natuurlijk gemakkelijker om dit te presenteren dan wanneer je een minder resultaat boekt. Je moet ook goed nadenken over de presentatie, jezelf scherp houden en met zwakkere of onduidelijke punten aan de slag te gaan. We kregen van het bestuur ook vragen over de interpretatie van sommige indicatoren. Daar ligt hoe dan ook nog een opdracht; de benchmark verder ontwikkelen. Het liefst ook in aansluiting op wat bestuurders belangrijk vinden om te weten. Ik denk dat het goed is geweest dat wij de evaluatie van GGD Zeeland 3.0 hebben gekoppeld aan de benchmarkresultaten. Zo laat je de verbinding zien naar (in ons geval) de organisatieontwikkeling. Bovendien zorg je dat de resultaten van de benchmark passen in een breder verhaal en geen droge kost zijn. Daarnaast laat je zien dat je als organisatie werk maakt van je zwakke punten. Wij gaan dat verder oppakken en hebben met ons bestuur afgesproken er op terug te komen. In dialoog blijven, dat is belangrijk. We hebben ook afgesproken om de resultaten te bespreken in ZeeBraLim-verband; onze collega- GGD en uit Zuid-Nederland. Dat lijkt me ook een belangrijk doel van de benchmark: leren van elkaar.

5 Tijdsbalk 2014 Fase jan feb-mrt april mei juni-nov dec Startmoment Uitvraag Verwerking en validatie Terugkoppelen resultaten Analyse Verzamelen best practices Doorontwikkeling indicatoren Vaststellen nieuwe set Agenda 19 november Hoofden JGZ* 20 november Gebruikersgroep Strategische Benchmark* 21 november VAGGD bijeenkomst* 25 november Managers AGZ* 25 november Stuurgroep Strategische Benchmark* 8 december Netwerk Managers PG 9 december Leidinggevenden kinderopvang 26 januari Vakgroep bestuursondersteuners * Overleg is inmiddels geweest GGD GHOR Nederland, december 2014 De nieuwsbrief Strategische Benchmark GGD geeft alle betrokkenen op hoofdlijnen een beeld van de voortgang van de ontwikkelingen rondom de Strategische Benchmark GGD. De nieuwsbrief wordt verzonden aan directeuren GGD en, hoofden AGZ, hoofden JGZ, netwerk managers PG en aan de VAGGD. De nieuwsbrief is op GGD Kennisnet beschikbaar via de themapagina: