Mobiele Equipe in ziekenhuizen

Transcriptie

1 Mobiele Equipe in ziekenhuizen Zijn mobiele equipes dé oplossing voor een vlotte uurroosterplanning? Christine Van der Hoogerstraete Directeur Personeel & Organisatie AZ Sint-Lucas Gent 16 juni 2011

2 INHOUDSTAFEL 1. Voorstelling ziekenhuis 2. Situering 3. Projectaanpak 4. Aanpassen uurroosterbeleid A. Bekendmaking variabele uurroosters B. Uurroosters volgens sociale wetgeving en gezondheidscriteria 5. Inzet mobiele equipe 6. Werking mobiele equipe 7. Evaluatie mobiele equipe 8. Sterktes/zwaktes van het model 9. Meerwaarde mobiele equipe 10.Knelpunten

3 1. Voorstelling ziekenhuis Kengetallen Aantal artsen Aantal Medewerkers Gemiddelde leeftijd Aantal erkende bedden (excl. 91 daghospitalisatie bedden) Aantal opnames 2010 Aantal spoedopnames 2010 Aantal daghospitalisatie 2010 Aantal ambulante behandelingen Aantal bevallingen = 1 644,01 FTE 42 jaar ± = kindjes Betrouwbare zorg

4 1. Voorstelling ziekenhuis Deskundigheid Waarden in AZ Sint-Lucas Patiëntgerichtheid Collegialiteit Vriendelijkheid Openheid

5 1. Voorstelling ziekenhuis Onze drijfveer Betrouwbare zorg

6 2. Situering Bezoek sociale inspectie in maart 2006 Pilootproject omtrent arbeidsduur in ziekenhuizen (2008) Doel : onderzoeken in welke mate volgende 4 principes met betrekking tot onmiddellijke vervanging en uitvoering van een uurroosterbeleid kunnen gerealiseerd worden : Voldoende op voorhand bekendmaken Maximale stabiliteit hebben De continuïteit en kwaliteit van de zorg verzekeren Rekening houden met de realiteit van het werkveld

7 3. Projectaanpak Lokaal Paritair Begeleidingscomité Taken : Gesprekspartner t.o.v. universitaire onderzoeksequipe Uitwerken van project Formuleren van aanbevelingen Wie : Werknemers- en werkgeversafvaardiging

8 3. Projectaanpak Begeleidingscomité dienstverantwoordelijken zorg Taken : Feedback geven op de voorgestelde acties Informele uitwisseling Wie : Leden projectgroep Vijf dienstverantwoordelijken zorg

9 3. Projectaanpak Het project omvat : Verbeteracties m.b.t. uurroosterbeleid Verbeteracties m.b.t. inzet van mobiele equipe Metingen uitvoeren Werklastmeting instrument gebruiken

10 4. Aanpassen uurroosterbeleid A. Bekendmaking variabele uurroosters : Fase 1 : jaarrooster te werken wettelijke feestdagen, werkende weekends, vaste nachten, toegestaan jaarlijks verlof wordt meegedeeld op 30/11 voor komend kalenderjaar verbeterpunt : op 30/09 jaarrooster klaar

11 4. Aanpassen uurroosterbeleid Fase 2 : rooster referteperiode Per 13 weken als ontwerp Omvat de te werken dagroosters en gekende afwezigheidsdagen Hangt uit één maand voor start referteperiode Mag alleen in overleg aangepast worden

12 4. Aanpassen uurroosterbeleid Fase 3 : rooster vastgeklikte periode Vastklikken van uurrooster per week : Op maandag van week 1 wordt om 16u het uurrooster van week 2 vastgeklikt en uitgehangen. Het uurrooster van de vastgeklikte week wordt definitief. Voorbeeld:

13 4. Aanpassen uurroosterbeleid Meerwaarde van deze manier van bekendmaken - Sociaal leven beter plannen - Tijdswinst door systematiek en jaarrooster - Minder roosterverstoringen

14 4. Aanpassen uurroosterbeleid Aantal roosterverstoringen Wijzigingen/ wissels Op vraag van werkgever Fase 2 Wijzigingen mits toepassen sociale wetgeving en in overleg Fase 3 Wijzigingen beperkt tot verstoringen tgv. bestaffingsprobleem Op vraag van werknemer Wisselen kan mits toepassen sociale wetgeving en via formulier Verstoringen beperken tot ongeplande situaties (motivatie) Mobiele equipe heeft duidelijk effect op aantal roosterverstoringen

15 4. Aanpassen uurroosterbeleid Valorisatie roosterverstoringen - Inhaalrust voor meeruren - Flexibiliteitspremie van 17,23 bruto in fase 3 : Bij een verschuiving van een dagrooster op vraag van de werkgever binnen de vastgeklikte periode Bij extra opkomen

16 4. Aanpassen uurroosterbeleid B. Uurroosters volgens sociale wetgeving en gezondheidscriteria - Max. 11 u per dag en 50 u per week - Min. 3 u per dag - Min. 11 u rust tussen 2 dagroosters - Zondagsrust van min. 35 u Mobiele equipe heeft effect op toepassing sociale wetgeving, nl. beter naleven van de sociale wetgeving

17 5. Inzet Mobiele Equipe Samenstelling 26,80 vte verplegend, verzorgend en paramedisch personeel, o.l.v. één verantwoordelijke mobiel team zorg Ingezet op afdelingen die gefinancierd worden door Budget Financiële Middelen Maar wel 100% mobiel, d.w.z. zonder vaste toewijzing aan één enkele arbeidsplaats Inscholingstraject voor alle medewerkers mobiel team zorg

18 5. Inzet Mobiele Equipe Voor onmiddellijke vervanging van afwezigheden wegens ziekte binnen het gewaarborgd maandloon of om ondersteuning te bieden bij tijdelijke verhoogde werkdruk De toewijzing van de afdeling gebeurt dagelijks of voor een zeer beperkte periode Medewerkers van het mobiel team krijgen, zoveel mogelijk, dienstroosters op maat

19 6. Werking Mobiele Equipe Er zijn 5 clusters (tweemaal 10 VE C, D, Sp / M&E / IZ, Spoed & PAZA / OK en dagklinieken) Per cluster is er een toegekend kader en een vastgelegd minimum dagbestaffing De dagroosters zijn bepaald volgens de behoeften van de afdelingen van de clusters

20 6. Werking Mobiele Equipe Procedure aanvragen MTZ Er is een onverwachte afwezigheid omwille van ziekte of er is plotse verhoogde werkdruk binnen het gewaarborgd maandloon met een bestaffingsprobleem als gevolg : Stap 1 : evalueren in welke fase van uurrooster zich het probleem voordoet - Buiten de vastgeklikte periode en binnen het gewaarborgd maandloon - Binnen de vastgeklikte periode en binnen het gewaarborgd maandloon - Buiten het gewaarborgd maandloon

21 6. Werking Mobiele Equipe Stap 2 : zelf oplossen - Met een dagrooster dat ter beschikking is - Verschuiving met respect sociale wetgeving Zo niet mogelijk Stap 3 : de dagverantwoordelijke vraagt iemand van het MTZ - Via mail a.h.v. een sjabloon aanvragen MTZ - Telefonisch bij hoogdringendheid (binnen de 48u)

22 6. Werking Mobiele Equipe Stap 4 : de dienstverantwoordelijke MTZ wijst iemand toe en antwoordt via mail. Hierbij wordt volgende cascade gevolgd : - uit eigen cluster MTZ - uit andere cluster MTZ - van een andere afdeling (na overleg) Indien geen invulling mogelijk is Stap 5 : de dagverantwoordelijke zoekt een oplossing binnen het eigen team en indien nodig zal een roosterverstoring uitgevoerd worden.

23 7. Evaluatie Mobiele Equipe Feedback vanwege de medewerkers MTZ : Organisatie MTZ Huidige clusterindeling behouden : 42% ja Opleiding positief : inhoud 67% / periode 53% Opeenvolgende dagen op eenzelfde afdeling positief : 75% ja Ondersteuning op de afdeling positief : 67% tot 86% Uurrooster en werkposttoewijziging bekijken via HCPS is gemakkelijk : 100% ja Uurrooster Er wordt rekening gehouden met aanvragen vakantie, wissels, wensen : 95% ja Ervaringen als medewerker MTZ Verwachtingen zijn ingelost : 72% ja Als extra maakt de afdeling hier dankbaar gebruik van : 86% ja Goede opvang op de afdeling : 73% meestal Werken in het MTZ is voor mij een structurele keuze : 86% ja

24 8. Sterktes/zwaktes van het model Sterktes Veel onverwachte probleemsituaties worden vlotter opgelost De basisinscholing maakt dat de medewerkers beter inzetbaar zijn De arbeidsvoorwaarden op maat trekken ervaren verpleegkundigen aan om te werken in het MTZ Gebruiksvriendelijke aanvraagprocedure Er is een transparante opvolging op intranet De dienstverantwoordelijke MTZ garandeert een vlotte verwerking van de vragen en een éénduidige opvolging van de afspraken. Zij is essentieel voor de teamvorming

25 8. Sterktes/zwaktes van het model Zwaktes Een uurrooster, op maat van de medewerker MTZ, zuigt ervaren verpleegkundigen weg van de afdelingen Wrevel bij medewerkers van de afdelingen over de uurroosters op maat voor de medewerkers MTZ Een nachtdienst kan alleen door het eigen team worden ingevuld De dienstverantwoordelijke MTZ volgt het functioneren van haar teamleden op afstand op

26 9. Meerwaarde Mobiele Equipe Daling aantal roosterverstoringen Daling aantal meeruren Veel onverwachte probleemsituaties worden vlotter opgelost

27 10. Knelpunten Niet ingevulde vacatures Druk om het MTZ te gebruiken voor invulling van behoeften buiten het gewaarborgd maandloon Toepassing van de gezondheidszorgregels botst met de (sociale) behoeften van de medewerkers 35 u / 11 u rustperiode / voorwaartse rotatie heeft als gevolg een L shift voor het vrije weekend en een V shift erna!!!

28 VRAGEN

29 vzw Goudblomme Pilootproject mobiele equipe Ria Guns Goudblomme De Swane De Zavel De Eeckhof

30 Situering project Mobiele Equipe woonzorgcentra project vanuit FE.BI in het kader van de Sociale Maribel 57 instellingen geselecteerd voor deelname pilootproject vereisten - lokale paritaire werkgroep samenstellen (6 personen) - projectplan opstellen (3 jaar) - rapporteren - mobiele equipe aanwerven (3 FTE) - kwantitatieve meetmomenten organiseren resultaten doorsturen

31 Hoe gebeurde het vóór het project Organisatie: vaste medewerkers per afdeling - herkenbaarheid voor bewoners en medewerkers - opbouwen van langdurige relaties - opbouwen van expertise is eenvoudiger - geeft structuur / houvast Beleving: professionaliteit van medewerker geldt voor alle bewoners - bewoner bouwt aan relaties met medewerkers vanuit eigen keuzes Match organisatie beleving bij afwezigheid - inzet medewerker(s) van andere afdeling - randvoorwaarden coördinator blijft altijd op eigen afdeling minimum aantal vaste medewerkers blijft behouden

32 De samenstelling van de Mobiele Equipe 4 medewerkers in 1 mobiele equipe ieder heeft een thuisbasis in 1 van de 4 huizen indien geen oproep ME: inzet op thuisbasis waar werkdruk het hoogste is uurroosters afgestemd op mekaar cyclisch vast uurrooster geen wijzigingen mogelijk als compensatie voor de flexibiliteit van werkplaats weekendwerk : 1 weekend op 2 (2 ME- medewerkers per weekend) vroege en late wisselen mekaar af geen nachtdienst => periode van 7 20 uur wordt 7 / 7 gedekt

33 Procedure om ME-er op te roepen Elke site beschikt over globaal uurrooster van de ME (centrale coördinatie) Bij kennisname van afwezigheid contacteren woonzorgmanagers/ planner mekaar ME- medewerker wordt gecontacteerd door thuisbasis Weekendregeling coördinator bewonerszorg checkt uurrooster ME en contacteert coördinator van andere site Melding afwezigheid vroege dienst aan nachtmedewerker nachtmedewerker checkt uurrooster ME, neemt - indien niet ingepland zelf telefonisch contact op met medewerker ME

34 Bestaffing van de Mobiele Equipe Bij recrutering rekening houden met volgende inzichten Komen steeds in crisissituaties terecht wegens onderbestaffing Moeten kennis hebben van verschillende infrastructuur en processen Geen vaste collega s / geen vast team Worden met open armen ontvangen Recrutering in eigen huis? Ervaring met interne medewerker: gelokt met het uurrooster nu uit dienst Recrutering buiten huis? Filipijnse medewerker (schoolverlater) : eerste ervaring Geen verpleegkundige belangstelling

35 Profiel medewerker Mobiele Equipe Stressbestendig vaak crisissituaties Groot aanpassingsvermogen diverse werkposten Graag veel afwisseling Weinig nood aan diepgaande werkcontacten Werksituaties gemakkelijk kunnen afronden en loslaten

36 Omkadering van de ME-er Bij aanwerving kennismaking met alle sites Start ME-er 2 weken vast werken op thuisbasis onder de hoede van een mentor indien mogelijk: 1 inloopdag in elke andere site vorming nieuwe medewerker (2 x halve dag) mogelijk individuele training op werkvloer (VTO- coördinator) Nadien voorzien we evaluatie- en functioneringsgesprek

37 Eerste vaststellingen bij het project Daling van thuisoproepen Daling aantal onderbroken diensten Tevredenheid bij het personeel omdat onverwachte oproepen wegvallen Daling van het aantal meeruren Geen invloed op het aantal wissels Geen invloed op toepassing sociale wetgeving Probleem om vacatures in te vullen