Wat wordt beoogd met prestatiemeten?

Transcriptie

1 Kwaliteit van het proces van samenwerking centraal Bijeenkomst: Marktontmoetingsdag 'Ondernemend Aanbesteden' Wat is prestatiemeten? stelt de kwaliteit van het proces van samenwerking waarmee de opdrachten worden gerealiseerd centraal. omvat het meten op welke wijze aan de contractuele verplichtingen wordt voldaan tijdens de uitvoering van de opdracht. Daarbij ligt de focus op houding en gedrag. richt zich op de performance: de kwaliteit van het proces. De performance behelst de wijze waarop het proces om te komen tot een prestatie is verwezenlijkt. 2

2 Doel prestatiemeten Bij prestatiemeten gebruikt een vragenlijst die aantoont op welke wijze de opdrachtnemer aan zijn contractuele verplichtingen voldoet. De opdrachtnemer krijgt na de meting een score op een schaal van 1 tot 10. Daarbij ligt de focus op houding en gedrag. Zo kan : sturen op kwaliteitsverbetering tijdens de uitvoering van opdrachten; gericht goed presterende opdrachtnemers selecteren voor toekomstige opdrachten. 3 Wat wordt beoogd met prestatiemeten? Bijdrage aan een beter functionerende relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Verminderen van de faalkosten bij zowel de opdrachtgever als bij de opdrachtnemer. Voorkomen van miscommunicatie tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer over zowel het project als het wederzijds verwachtingspatroon inzake de samenwerking. Het versterken van een klantgerichte opstelling van de opdrachtnemers. Het inrichten van een proces van ranking van opdrachtnemers om de goed presterende opdrachtnemers op het werk te krijgen. 4

3 Waar wordt de performance op beoordeeld? In het Opdrachtgeversforum in de bouw is afgesproken de performance te beoordelen aan de hand van in ieder geval de volgende vier aspecten: Planmatig werken; Deskundigheid en kwaliteit; Samenwerking, communicatie en organisatie; Veiligheid en gezondheid. Op contractniveau beoordeelt twee extra aspecten: Documentatie; Kwaliteitsmanagement. 5 Dubbele eenzijdigheid De basis voor het bespreken van elkaars functioneren De dubbele eenzijdigheid van de contractmeting houdt in dat zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer afzonderlijk van elkaar, maar betrekking hebbend op dezelfde meetperiode, eenzelfde vragenlijst invullen. De verschillen en overeenkomsten in perceptie direct zichtbaar Gezamenlijke dialoog over elkaars functioneren, maar een eenzijdige beoordeling. Afspraken maken over kwaliteitsverbetering 6

4 Vragenlijst De vragenlijst bevat vragen over de opdrachtnemer én opdrachtgever. Beide partijen vullen de hele vragenlijst ieder afzonderlijk in; dus ook de vragen over de eigen organisatie worden beantwoordt. Elke vraag heeft vaste antwoordmogelijkheden die gelijkstaan aan een houding en gedrag van: Antwoord Houding en gedrag Score A Passief 1 B Reactief 4 C Actief 7 D Proactief 10 7 Werking van de methode Eenmalig vergaren en meervoudig gebruik van de antwoorden: beantwoording door opdrachtgever opdrachtnemer Contractniveau: dialoog (fictieve) contracteindscore Bedrijfsniveau: contractkwartaalscore bedrijfskwartaalscore uitvoeringsperformance Contractniveau: dialoog Contractniveau: dialoog 1 2 Contractniveau: dialoog 3 4 Opdrachtgever contractkwartaalscore opdrachtgever opdrachtgeversperformance opdrachtnemer vragen over opdrachtgever Contractmeting Contractkwartaalscore Bedrijfskwartaalscore Uitvoeringsperformance Contracteindscore 8

5 Voorbeeld verbetervermogen 8,0 7,8 7,6 7,4 7,2 Voorbeeld verbetervermogen op basis van de bedrijfskwartaalscore 7,43 7,13 7,63 Kwartaal Score Gewicht 2011-Q2 6,48 20% 2011-Q3 6,77 40% 2011-Q4 7,43 60% 2012-Q1 7,13 80% 2012-Q2 7,63 100% 7,0 6,8 6,77 Uitvoeringsperformance: 7,3 6,6 6,4 6,2 6,48 7,1 indien geen gewogen gemiddelde zou worden gebruikt. 6,0 9 Dubbele eenzijdigheid in de praktijk Praktijkvoorbeeld prestatiemeten Oordeel OVER FUNCTIONEREN VAN DE OPDRACHTNEMER TOTAAL Bedrijfsnaam Contract Beoordeeld door Bedrijf A Contract 1 6,9 Opdrachtnemer 8,0 Bedrijf B Contract 2 7,8 Opdrachtnemer 7,5 Bedrijf C Contract 3 4,0 Opdrachtnemer 6,7 Bedrijf D Contract 4 8,6 Opdrachtnemer 8,6 Zwarte tekstkleur geldt als beoordeling, rode tekstkleur is bedoeld voor de dialoog. De opdrachtnemer krijgt van RWS een 4,0, terwijl de opdrachtnemer zichzelf een 6,7 geeft. Oordeel OVER FUNCTIONEREN VAN RIJKSWATERSTAAT TOTAAL Bedrijfsnaam Contract Beoordeeld door Bedrijf A Contract 1 8,1 Opdrachtnemer 6,5 Bedrijf B Contract 2 8,0 Opdrachtnemer 6,1 Bedrijf C Contract 3 5,8 Opdrachtnemer 7,0 Bedrijf D Contract 4 8,2 Opdrachtnemer 7,9 RWS krijgt van de opdrachtnemer een 7,0, terwijl RWS zichzelf een 5,8 geeft. Gemiddelde score over 7,5 Opdrachtnemer 6,9 10

6 Dubbele eenzijdigheid in de praktijk Praktijkvoorbeeld prestatiemeten Oordeel OVER DE OPDRACHTNEMER Bedrijfsnaam Beoordeeld door Per aspect 80% 20% Planmatig werken Deskundigheid en kwaliteit Samenwerking, Veiligheid en communicatie Documentatie Kwaliteit gezondheid en organisatie Bedrijf A 4,0 7,0 7,3 7,0 7,0 5,8 Opdrachtnemer 7,0 7,0 8,3 7,0 7,0 10,0 Bedrijf B 8,5 7,0 7,4 9,0 7,0 8,8 Opdrachtnemer 8,5 10,0 6,1 9,0 7,0 7,0 Bedrijf C 4,0 5,0 6,0 5,0-2,4 Opdrachtnemer 8,5 9,0 7,0 8,0-8,8 Bedrijf D 10,0 9,0 8,7 9,0 7,0 8,8 Opdrachtnemer 10,0 7,0 8,7 9,0 10,0 7,0 Oordeel OVER RIJKSWATERSTAAT Bedrijfsnaam Beoordeeld door Per aspect 80% 20% Planmatig werken Deskundigheid en Kwaliteit Samenwerking, Veiligheid en communicatie Documentatie Kwaliteit gezondheid en organisatie Bedrijf A 7,0 7,0 8,3 7,0-10,0 Opdrachtnemer - 7,0 8,3 4,0-6,4 Bedrijf B 7,0 9,0 7,0 10,0-8,2 Opdrachtnemer 4,0 5,0 8,3 7,0-3,4 Bedrijf C 7,0 5,0 6,1 7,0-4,0 Opdrachtnemer 7,0 7,0 7,4 7,0-6,4 Bedrijf D 4,0 10,0 8,3 7,0-10,0 Opdrachtnemer 7,0 4,7 9,1 7,0-7,0 11 Dubbele eenzijdigheid in de praktijk Praktijkvoorbeeld prestatiemeten Oordeel OVER DE OPDRACHTNEMER Per vraag 2x 2x 5x 12x 8x Bedrijfsnaam Beoordeeld door Bedrijf A Opdrachtnemer Bedrijf B Opdrachtnemer Bedrijf C Opdrachtnemer Bedrijf D Opdrachtnemer Oordeel OVER RIJKSWATERSTAAT Per vraag 2x 2x 3x 3x 12x 8x Bedrijfsnaam Beoordeeld door Bedrijf A Opdrachtnemer Bedrijf B Opdrachtnemer Bedrijf C Opdrachtnemer Bedrijf D Opdrachtnemer

7 Handreiking prestatiemeten en vragenlijst Handreiking prestatiemeten en vragenlijst per 1 juli 2012 geactualiseerd De handreiking wordt na een jaar geëvalueerd De handreiking is openbaar. Kijk op 13 Doorontwikkelingen Focus van ontwikkeling naar toepassing, ProRail en Rgd gaan prestatiemeten implementeren Ervaringen op basis van metingen uitwisselen en bezien in hoeverre verdere harmonisatie wenselijk en/of noodzakelijk is Horizontaal harmoniseren en verticaal differentiëren Inventariseren van de effecten van de metingen en de mogelijkheden om consequenties aan de metingen te verbinden naar toekomstige aanbestedingen Verbreding naar andere organisaties 14

8 Beoordeling over RWS door opdrachtnemers is niet vrijblijvend, ook niet voor. Mogelijke effecten en consequenties van de scores met prestatiemeten aan de zijde van de opdrachtgever: Effecten op de inhoud. Bijvoorbeeld bijstelling in modelcontract. Effecten op het proces. Bijvoorbeeld afspraken over communicatie. Effecten op de organisatorische inrichting van het projectteam. Bijvoorbeeld aanpassing van teamsamenstelling. 15 Steunpunt prestatiemeten Per 2013 wordt een steunpunt prestatiemeten bij operationeel met als doelen: aanspreekpunt voor de opdrachtgever en de opdrachtnemer advies geven bij geschillen, voordat de RvA wordt ingeschakeld methode en het meetinstrument beheren en de continuïteit en uniformiteit van het gebruik borgen het bieden van ondersteuning aan contractteams de vrijgave van rapportages met resultaten van contractmetingen en de vrijgave van scores op bedrijfsniveau de methode en het meetinstrument te evalueren en verbeteren methode voortdurend af te stemmen met overige instrumenten in het kader van werken onder kwaliteitsborging 16

9 Informatie over prestatiemeten Bezoek voor meer informatie over prestatiemeten bij de website op Neem als opdrachtnemer bij vragen contact op via de contractmanager van 17 Bezoek de website van 18