Best Value. HANDREIKING CONCEPT CONCRETISERINGSFASE Webpresence

Transcriptie

1 Best Value HANDREIKING CONCEPT CONCRETISERINGSFASE Webpresence

2 Inhoudsopgave: 1 Doel van de handreiking concretiseringsfase 2 Scope van het project (Prestatie plus prestatie-onderbouwing en vraagscope) 3 Planning (mijlpalen, faseringen, oplevering.) 4 Financiën (welke mijlpalen, betalingsregeling, hoe gaan zij kostenbeheersing doen etc..) 5 Kwaliteitsmanagement (hoe wordt er geborgd dat beloofde kwaliteit wordt geleverd, hoe gaan zij dat meten en hoe wordt dat aan ons gecommuniceerd? 6 Communicatie 7 Risicomanagement 8 Documentmanagement 9 Slotbijeenkomst In deze fase bevinden we ons.

3 Dit document is bedoeld om de beoogd opdrachtnemer (hierna te noemen BON) inzicht te geven in de concretiseringsfase en de daarbij op te leveren documenten/zaken. Deze zijn nodig om uiteindelijk te komen tot een projectmanagementplan, dat weer resulteert in een contract. Hierbij is de BON aan zet en de OG volgt. De zaken genoemd in dit document worden overlegd tijdens de concretiseringsfase en hebben een duidelijk samenhang. Tijdens de concretiseringsfase werkt de aanbieder zijn aanbod tot in detailniveau uit om de opdrachtgever (hierna te noemen OG / EHV) te overtuigen. Het doel van de aanbieder is namelijk het winnen van de opdracht. Dit verduidelijken doet de aanbieder door zaken expliciet en meetbaar te maken om de opdracht binnen te halen. Maak je dingen expliciet en meetbaar, dan biedt dit zowel de OG als de BON zekerheid, inzicht en begrip. Het eindpunt binnen deze fase is dan ook het zo goed mogelijk voorbereid zijn op een ongestoorde aantoonbare uitvoering van de plannen. De invulling van de concretiseringsfase is reeds bekend bij de BON tijdens de aanbestedingsfase (aanmelding en interviews). Dit houdt in dat er al een planning is voor de concretiseringsfase. Belangrijke elementen tijdens deze fase: Wat krijgt de OG, hoe gaan we dit realiseren, wie levert daaraan een bijdrage, het risicodossier, het kansendossier en de financiële onderbouwing. Vanaf deze fase is de BON verantwoordelijk voor het inzichtelijk maken en de planning Tijdens het eerste kickoffoverleg worden de verwachtingen van zowel OG als BON duidelijk gemaakt. Het eerste wat de OG zal gaan opvragen is Daarnaast moet er direct inzichtelijk gemaakt kunnen worden

4 Eindhoven is een bijzondere stad door de combinatie van technologie, design en kennis. Dat maakt dat de stad altijd in beweging is. Als een magneet talenten, studenten, bedrijven en expats aantrekt. En vooruit wil en zich aan de wereld wil laten zien. Tegelijkertijd wil Eindhoven blijven wat het nu al is: een stad waar het voor alle inwoners fijn wonen en leven is. De gemeente Eindhoven wil haar presentatie op het web verbeteren. Hiervoor wordt onderhavige aanbesteding uitgeschreven. We spreken met opzet over presentatie omdat de vorm wat ons betreft nog open is. Dit moet in het voorjaar van 2017 leiden tot een vernieuwde aanwezigheid op het internet (webpresence) die aansluit bij de ambities van de stad. Een webpresence die onderscheidend is in presentatie en prestaties. Vervolgens wil de gemeente dat de webpresence zich vanaf 2017 mee ontwikkelt met de digitale behoefte van de samenleving. Doel van de aanbesteding is het sluiten van een overeenkomst met een prestatie gerichte opdrachtnemer voor het project Webpresence Eindhoven. Fase 1 en Fase 2 zoals gepubliceerd in het aanbestedingsdocument. In mei 2017 realiseren we een webpresence die het de bezoeker mogelijk maakt snel en makkelijk relevante informatie te vinden en transacties te realiseren met de gemeente. Deze webpresence vervangt tenminste de functie van de website zoals die nu beschikbaar is op het webadres De website vervult momenteel voor de bezoeker de functies: Toegankelijk maken van voor de bezoeker relevante informatie Het gesprek aangaan (transacties mogelijk maken De behoefte van bezoekers in beeld brengen. In de nieuwe situatie blijven deze functies maar moet de webpresence voor de bezoeker beter presteren. Om vanuit de nieuwe basis te kunnen ontwikkelen is de behoefte van de webpresencebezoeker structureel inzichtelijk. Er is een vloeiende verbinding met andere systemen, applicaties en kanalen en deze is ook uit te bouwen. In bijlage Technische aspecten met betrekking tot aanbesteding Webpresence is aangegeven met welke technische aspecten u rekening moet houden, cq wat er zeker geregeld dient te worden (waaronder bv welke verbindingen in mei 2017 beschikbaar moeten zijn). Dit eerste resultaat moet de basis vormen voor verdere ontwikkeling. Daarom willen we een partner met een heldere visie op hoe deze basis mee kan blijven ontwikkelen met steeds weer nieuwe digitale mogelijkheden. Onderdeel van de visie zijn in ieder geval: Een duidelijke visie op voor de bezoeker relevante informatie en de wijze waarop we de bezoeker betrekken in het ontwikkelen van de webpresence.

5 Een duidelijke visie om de verbinding te leggen met andere systemen en processen zodat meer transacties (in de keten) mogelijk zijn. Een duidelijke visie om de verbinding te leggen met andere partijen om gezamenlijk informatie te delen. Een duidelijke visie op de verbinding tussen de verschillende kanalen die we op het web inzetten. Een duidelijke visie op de gewenste organisatie (inclusief de bijdrage van de gemeente Eindhoven) om deze ontwikkelingen te realiseren. Fase 2: Op de in mei 2017 gerealiseerde basis willen we met de partner verder ontwikkelen. De behoeften en wensen van de externe omgeving zullen daarbij in lijn met de visie op de webpresence (bijlage ) leidend zijn. Onderdeel daarvan zijn in ieder geval: - De verbinding leggen met andere systemen zodat meer transacties (in de keten) mogelijk zijn. - De verbinding te leggen met andere partijen om gezamenlijk informatie te delen. Buiten de scope van deze opdracht vallen: Een voorziening voor archivering; Het aanbieden van een systeem voor bestuurlijke informatie (RIS/BIS); Intranetvoorzieningen; Een formulierenmodule met koppelingen naar backofficesystemen. De BON geeft hier zijn prestatie en prestatieonderbouwing weer, waarmee hij deze doelstellingen gaat realiseren. Tevens geeft de BON aan met welke KPI s hij gaat aantonen aan de opgegeven prestaties te voldoen. Ook geeft de BON aan wat hij gaat doen om de beloofde resultaten te realiseren en hoe hij weet dat het voorgestelde effectief is. Hierbij gaat de BON uitdrukkelijk in op de verdere uitwerking van zijn inschrijving, zodat een duidelijke scope-afbakening ontstaat voor de uit te voeren werkzaamheden in de uitvoering (wat zit in de scope en wat niet). Welke aannames heeft de BON gedaan; wat zijn de uitgangspunten geweest en van welke (eventuele) berekeningen is de BON uitgegaan. Inschrijvingsleidraad Inleiding met achtergrond *Aangeboden prestatie + prestatie onderbouwing Benutting van kansen door OG Lijst met what s out en what s in Aannamelijst (met tenminste belangrijkste berekeningen en controleberekeningen) BON Benoemen van KPI s (herleiden naar projectdoelstellingen)

6 * met verwijzing naar de dag-tot-dagplanning, zie Hfdst 3 Welke planning heeft de BON, o.a. voor de concretiseringsfase en de transitiefase (de periode tussen voorgenomen gunning en start uitvoering). Welke mijlpalen zijn er bepaald. Welke faseringen zijn er? Wanneer is de oplevering gepland? Waarop is de haalbaarheid gebaseerd? Wanneer verwacht de iets van de OG (i.v.m. deadlines etc.)? Wanneer moet de OG bekendmaken welke kansen er benut gaan worden? Wat zijn de reactietermijnen? Wanneer worden welke documenten opgeleverd? Op de planning staat aangegeven welke activiteiten er wanneer uitgevoerd moeten zijn om de gestelde mijlpalen in planning te halen. Ook de activiteiten die de OG dient uit te voeren. Een dag-tot-dag planning is voor de concretiseringsfase wenselijk. */**Planning met kritieke pad, mijlpalen en marges Onderbouwing voor haalbaarheid Terugvalscenario s indien.. Overzicht rollen en verantwoordelijkheden projectteam * voorzien van risico s (+ bijbehorende beheersmaatregelen en effect op planning) en kansen ** tijdens concretisering en uitvoering fase Zijn de mijlpalen uit de planning dezelfde als voor de betalingstermijnen? (betaalschema met mijlpalen). Door wie zijn deze bepaald? Wat voor betalingsregeling? Hoe gaan zij kosten beheersen? Diverse onderdelen met toelichting Onderbouwing van kosten Toont aan door middel van.

7 Hoe toont aan te voldoen aan de beloofde kwaliteit/prestaties zodat de OG kan betalen? Hoe gaan zij dat meten? Welke KPI s worden vastgelegd? Wanneer is iets een afwijking en hoe wordt er omgegaan met afwijkingen? Welke maatregelen hangen eraan vast als KPI s niet worden gehaald? Met andere woorden: wat wordt er gedaan bij non-performance? Wanneer worden deze maatregelen ingezet? Overzicht met KPI s en hoe wordt het gemeten Wat zit er in het aanbod van de met betrekking tot communicatie? Overzicht van stakeholders. Waarom is de voorgestelde aanpak effectief (waarop is dit gebaseerd?) Welke communicatie doet de BON? Communicatiemomenten Communicatieprotocol Overzicht communicatielijnen incl. escalatiemodel Hoe beheerst de de risico s (buiten eigen invloedsfeer)? Welke risico s worden er vanuit de OG nog toegevoegd? Waarom zijn dit risico s ten opzichte van de doelstellingen? Het gaat erom dat de risico s worden gezien en gemeld, voordat ze zijn opgetreden (dan is het al een issue). Wat gaat de doen om te voorkomen dat deze risico s gaan optreden? Risicodossier *Zorgenlijst Risicodossier Wekelijkse risico rapportage WRR *mede naar aanleiding van inschrijving en risico s andere inschrijvers : Een expert heeft geen technische risico s binnen zijn plan (deze risico s komen geheel voor rekening van de BON) Externe risico s liggen financieel bij de OG, maar de beheersing van de externe risico s ligt bij de BON.

8 Een ON doet er alles aan om kosten die gepaard gaan met externe risico s te minimaliseren in het belang van OG. -Preventieve beheersmaatregelen zitten in het financiële aanbod van de BON -Correctieve beheersmaatregelen zitten (doorgaans) niet in het financiële aanbod van de BON Welke documenten worden er allemaal opgeleverd en wanneer? Hoe zien we dat terug in de planning? Hoe worden deze gemanaged? Hoe verloopt communicatie? Denk hierbij ook aan de communicatie via mail. Planning met tussenproducten Contactenlijst t.b.v. project en calamiteit *Overzicht rollen en verantwoordelijkheden projectteam * tijdens concretisering en uitvoering dient een slotbijeenkomst met OG te organiseren en daarin in ieder geval een toelichting te geven op de hiervoor genoemde documenten. Deze documenten worden tijdens de concretiseringsfase 3 keer gereviewd. Wanneer de 4e versie nog onvoldoende blijkt dan zal er een face-to-face-overleg ingepland worden. Aan het eind van de concretiseringsfase zal de OG alle ingediende documenten beoordelen om vast te stellen of de Inschrijving ook bij nadere concretisering en onderbouwing aan de eisen en verwachtingen voldoet. Indien de OG van mening is, dat de met het ingediende plan van aanpak en de overige documentatie heeft aangetoond dat hij in staat is de Opdracht uit te voeren in overeenstemming met de door hem bij zijn Inschrijving aangegeven kwaliteit en voor de opgegeven inschrijvingsprijs (met aantonen wordt bedoeld dat het ingediende plan van aanpak/projectmanagementplan en de overige documentatie binnen de gestelde randvoorwaarden blijft en in lijn is met de doelstelling van de opdracht), sluit OG deze fase af door de Opdracht te gunnen. Dit wordt vastgelegd in een Overeenkomst die onderdeel is van het aanbestedingsdossier en waarop de Inschrijving van Inschrijver gebaseerd is. De uiteindelijk te tekenen Overeenkomst wordt opgesteld door de in samenspraak met de OG. Indien de niet kan voldoen aan de eisen die aan de concretiseringsfase zijn gesteld, dan zal zijn Inschrijving als ongeldig ter zijde worden gelegd. In dat geval zal vervolgens de Inschrijver worden uitgenodigd voor de concretiseringsfase die de economisch op één na meest voordelige inschrijving heeft gedaan. Hierover zal de OG alle Inschrijvers tegelijkertijd schriftelijk informeren. Dit proces kan desnoods worden herhaald tot een Inschrijver heeft voldaan aan de eisen die aan de concretiseringsfase zijn gesteld of met alle Inschrijvers die een geldige Inschrijving hebben gedaan, de concretiseringsfase is doorlopen. Blijkt dat niet mogelijk of voor Aanbesteder niet wenselijk te zijn, dan kan OG besluiten de Opdracht niet te gunnen en zich beraden om eventueel een nieuwe aanbesteding in de markt te zetten.