DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur

Transcriptie

1 Uitspraak beroepsinstantie OVB/2015/179 Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie afdeling openbaarheid van bestuur Boudewijnlaan 30 bus BRUSSEL T : F : Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2015/179 DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie; Gelet op het oorspronkelijke verzoek van de xxx d.d. 3 september 2015, gericht aan de Vlaamse Universiteiten en Hogescholen Raad (VLUHR), waarbij werd verzocht om een afschrift te verlenen van alle stukken betreffende de visitaties van de opleidingen Bachelor en Master Rechten en de Master na master notariaat met inbegrip van de persoonlijke checklist met de persoonlijke notities van de commissieleden en de secretaris betreffende de materiële vaststellingen tijdens de zittingen van de visitatiecommissie en wat de andere universiteiten betreft waarmee xxx wordt vergeleken, de deelrapporten zoals vastgesteld na de tweede terugmelding; Gelet op de beslissing van de VLUHR d.d. 7 september 2015 waarbij de deelrapporten van de visitatie Rechten deelcommissie 1, zoals vastgesteld na de tweede terugmelding, evenals de samenvattingen en de vergelijkende delen aan verzoeker werden bezorgd; Gelet op de beslissing van de VLUHR d.d. 18 september 2015, waarbij nogmaals werd bevestigd dat alle opleidingsrapporten werden bezorgd aan xxx, conform een eerdere beslissing van de beroepsinstantie in dossier OVB/2006/82; Gelet op het beroepschrift van xxx, d.d. 28 september 2015 tegen de voormelde beslissingen van de VLUHR; Gelet op de registratie van het beroepschrift op 29 september 2015;

2 Wat de ontvankelijkheid betreft: Overwegende dat de bestreden beslissing d.d. 18 september 2015 van de VLUHR geen melding maakt van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel 35, lid 1 van het openbaarheidsdecreet; Overwegende dat artikel 35, lid 2 van het openbaarheidsdecreet stipuleert dat in dat geval de termijn voor het indienen van een beroep een aanvang neemt vier maanden nadat de betrokkene in kennis werd gesteld van de beslissing; dat het beroep bijgevolg tijdig werd ingediend op 28 september 2015; Overwegende dat in de aanvraag in eerste aanleg d.d. 3 september 2015 verzoeker had verzocht om een afschrift te verlenen van alle stukken betreffende de visitaties van de opleidingen Bachelor en Master Rechten en de Master na master notariaat met inbegrip van de persoonlijke checklist met de persoonlijke notities van de commissieleden en de secretaris betreffende de materiële vaststellingen tijdens de zittingen van de visitatiecommissie en wat de andere universiteiten betreft waarmee xxx wordt vergeleken, de deelrapporten zoals vastgesteld na de tweede terugmelding; dat thans in het beroepschrift verzoeker eveneens vraagt om een afschrift te verlenen van het intern kwaliteitshandboek van de VLUHR; dat echter in het oorspronkelijk verzoek de openbaarmaking van voornoemde document niet wordt gevraagd; Overwegende dat een beroep maar op ontvankelijke wijze bij de beroepsinstantie aanhangig kan worden gemaakt, voor zover het is gericht tegen de weigering van of het stilzwijgen over de oorspronkelijke aanvraag tot openbaarmaking; dat het voorwerp van het beroepschrift nooit ruimer mag zijn dan dat van de aanvraag die in eerste aanleg is ingediend; dat de beroepsinstantie aldus geen kennis kan nemen van en zich uitspreken over een beroep in de mate dat het betrekking heeft op bestuursdocumenten die niet in eerste aanleg werden gevraagd; dat daarbij voor ogen moet worden gehouden dat het inwilligen van een beroep gelijkstaat met het oordeel dat de instantie in eerste aanleg een onterechte beslissing heeft genomen; dat een instantie nogal vanzelfsprekend echter niet kan worden verweten dat haar beslissing onterecht is omdat ze geen verzoek heeft ingewilligd dat haar niet is voorgelegd; dat de beroepsinstantie binnen de perken van de haar toegewezen bevoegdheden een instantie niet kan verplichten iets te doen wat die instantie niet is gevraagd in de oorspronkelijke aanvraag; dat het ingediende beroep in casu in die mate onontvankelijk is; Overwegende dat daaruit moet worden besloten dat het beroep maar ontvankelijk is voor zover het is gericht tegen de in eerste aanleg effectief gevraagde maar geweigerde informatie; Wat de gegrondheid betreft: Overwegende dat overeenkomstig artikel 7, tweede lid van het decreet van 26 maart 2004 het recht op passieve openbaarheid betrekking heeft op bestuursdocumenten; dat op grond van deze bepaling elke instantie in principe verplicht is aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten; uitspraak beroepsinstantie OVB/2015/179 pagina 2 van 7

3 Overwegende dat de openbaarmaking slechts kan geweigerd worden, mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen 11 tot en met 14 van voormeld decreet; Overwegende dat verzoeker in casu een verzoek had ingediend bij de VLUHR om een afschrift te verlenen van alle stukken betreffende de visitaties van de opleidingen Bachelor en Master Rechten en de Master na master notariaat met inbegrip van de persoonlijke checklist met de persoonlijke notities van de commissieleden en de secretaris betreffende de materiële vaststellingen tijdens de zittingen van de visitatiecommissie en wat de andere universiteiten betreft waarmee xxx wordt vergeleken, de deelrapporten zoals vastgesteld na de tweede terugmelding; Overwegende dat de beroepsinstantie de VLUHR heeft gecontacteerd, om een beter zicht te krijgen op het hele dossier en meer bepaald om een overzicht te krijgen van welke bestuursdocumenten er voorhanden zijn in het kader van een visitatie en welke daarvan nu exact al werden bezorgd aan verzoeker xxx in verband met de visitaties van de opleidingen Bachelor en Master Rechten en Master na master Notariaat; Overwegende dat de beroepsinstantie uit de verstrekte informatie, het volgende heeft kunnen afleiden, met betrekking tot de bestaande bestuursdocumenten in het kader van een visitatie: Overwegende dat er inzake de samenstelling van de visitatiecommissie, twee documenten bestaan in verband met de voordracht en de aanstelling van de visitatiecommissie, waaronder de onafhankelijkheidsverklaringen van de leden van de visitatiecommissie en de deontologische code; dat de beroepsinstantie heeft kunnen vaststellen dat deze beide documenten aan xxx werden bezorgd door de VLUHR; Overwegende dat met betrekking tot het eigenlijke bezoek van de VLUHR aan een universitaire instelling en de rapportering daaromtrent, de volgende stappen voorkomen in de procedure: - Tijdens het bezoek nemen de meeste commissieleden en de secretaris persoonlijke notities van de vertrouwelijke gesprekken; de commissieleden beschikken tevens over een beoordelingsformulier dat hen de mogelijkheid biedt om zich meer in detail uit te spreken over de opleiding; - Op het einde van het bezoek wordt de opleiding door de commissie tijdens een intern beraad geëvalueerd aan de hand van de generieke kwaliteitswaarborgen en criteria uit het beoordelingsformulier; - Nadat alle bezoeken zijn afgelegd, schrijft de projectbegeleider/secretaris van de commissie op basis van de zelfevaluaties en de individueel ingevulde beoordelingsformulieren, nota s van de gesprekken die de commissie tijdens haar bezoeken heeft gevoerd, het intern beraad, de mondelinge rapportering en eventueel bijkomende informatie ter verduidelijking opgevraagd tijdens het visitatiebezoek, de concept opleidingsrapporten; - De concept opleidingsrapporten worden aan de commissieleden voorgelegd en tijdens een eerste redactievergadering besproken, eventueel aangepast, en vastgelegd; na goedkeuring door de visitatiecommissie worden de concept opleidingsrapporten onder embargo naar de betrokken uitspraak beroepsinstantie OVB/2015/179 pagina 3 van 7

4 opleidingen en instellingen gezonden voor een reactie; elke opleiding/instelling krijgt hierbij enkel haar eigen concept opleidingsrapport toegestuurd; - Ondertussen schrijft de projectbegeleider/secretaris van de commissie het vergelijkend hoofdstuk, waarin, op basis van de opleidingsrapporten, algemene bevindingen en aanbevelingen over de opleidingen heen gedetecteerd worden en desgevallend goede praktijken aangehaald; het vergelijkend hoofdstuk wordt afgesloten met een tabel met een overzicht van de toegekende scores; - Het vergelijkend deel wordt, samen met de reacties van de opleidingen op hun concept opleidingsrapporten, besproken tijdens een tweede redactievergadering; de concept opleidingsrapporten worden dan, na goedkeuring, de definitieve opleidingsrapporten; deze definitieve opleidingsrapporten worden, vergezeld van een schriftelijke toelichting waarin de commissie aangeeft hoe zij is omgegaan met de bemerkingen van de betreffende opleiding/instelling, samen met het vergelijkend deel naar de betrokken opleidingen en instellingen gezonden; elke opleiding/instelling krijgt hierbij enkel haar eigen definitieve opleidingsrapport toegestuurd; het visitatierapport bevat per opleidingsrapport ook een voor een breed publiek leesbare samenvatting die ook aan de opleiding/instelling wordt voorgelegd; - De instelling mag dan nog reageren op het vergelijkend deel en heeft ook de kans om, als ze niet tevreden is met haar opleidingsrapport, een bijlage bij het uiteindelijke visitatierapport te laten opnemen; - Op het moment van de tweede terugmelding kan de opleiding/instelling bovendien beroep aantekenen tegen het opleidingsrapport; daartoe kan zij een klacht indienen conform het reglement van de interne beroepsprocedure visitatierapporten ( documenten instellingen beroepsprocedure); in casu werd door xxx beroep ingesteld bij de interne beroepscommissie tegen haar opleidingsrapporten; Overwegende dat de beroepsinstantie heeft kunnen vaststellen dat de hierna vermelde documenten door de VLUHR werden bezorgd aan verzoeker, xxx (in de loop van de procedure en op 7 september 2015 en 18 september 2015): - Concept opleidingsrapport bachelor en master Rechten xxx (eerste terugmelding) - Concept opleidingsrapport master-na-master Notariaat xxx (eerste terugmelding) - Definitief opleidingsrapport bachelor en master Rechten xxx + schriftelijke toelichting waarin de commissie aangeeft hoe zij is omgegaan met de bemerkingen van de opleiding/instelling (tweede terugmelding) - Definitief opleidingsrapport master-na-master Notariaat xxx + schriftelijke toelichting waarin de commissie aangeeft hoe zij is omgegaan met de bemerkingen van de opleiding/instelling (tweede terugmelding) - Vergelijkend hoofdstuk (tweede terugmelding) - Tabel met een overzicht van de toegekende scores (tweede terugmelding) - Samenvatting opleidingsrapport bachelor Rechten xxx (tweede terugmelding) - Samenvatting master Rechten xxx (tweede terugmelding) - Samenvatting opleidingsrapport master-na-master Notariaat xxx (tweede terugmelding) - Definitieve opleidingsrapport master in de rechten xxx - Definitieve opleidingsrapport bachelor en master in de rechten xxx - Definitieve opleidingsrapport bachelor en master in de rechten xxx - Definitieve opleidingsrapport bachelor en master in de rechten xxx - Definitieve opleidingsrapport master-na-master Notariaat xxx - Definitieve opleidingsrapport master-na-master Notariaat xxx uitspraak beroepsinstantie OVB/2015/179 pagina 4 van 7

5 - Samenvattingen van alle opleidingsrapporten bachelor Rechten - Samenvattingen van alle opleidingsrapporten master Rechten - Samenvattingen van alle opleidingsrapporten Master-na-master Notariaat - Vergelijkend hoofdstuk bachelor en master Rechten - Vergelijkend hoofdstuk master-na-master Notariaat - Tabel met een overzicht van de toegekende scores bachelor en master Rechten - Tabel met een overzicht van de toegekende scores master-na-master Notariaat Overwegende dat dus kan worden vastgesteld dat xxx alle hiervoor vermelde bestaande documenten in verband met de gehouden visitaties bij xxx heeft toegestuurd gekregen vanuit de VLUHR, zodat het ingediende beroepsschrift, wat deze documenten betreft, als zonder voorwerp moet worden beschouwd; Overwegende dat er vanuit de VLUHR geen openbaarmaking werd toegestaan van de persoonlijke notities van de commissieleden en de individueel ingevulde beoordelingsfiches door de commissieleden; dat het nu aan de beroepsinstantie toekomt om te oordelen of de openbaarmaking van deze documenten al dan niet terecht werd geweigerd; Overwegende dat de leden van de visitatiecommissie tijdens de gesprekken in de instellingen persoonlijke notities nemen en een individueel beoordelingsformulier invullen; dat deze notities handgeschreven zijn, waarin vertrouwelijke gesprekken staan weergegeven, met vermelding van de naam en de hoedanigheid van de ondervraagde personen; dat hierin ook af en toe informatie van persoonlijke aard is opgenomen, dat deze notities per definitie ongeordende en niet samenhangende informatie bevatten, vermits de gesprekken chronologisch worden genoteerd; dat het individueel beoordelingsformulier eveneens een handgeschreven document is dat de mogelijkheid biedt aan de diverse commissieleden om zich meer in detail uit te spreken over de opleiding; Overwegende dat de persoonlijke notities van de commissieleden en de secretaris enkel bedoeld zijn als geheugensteuntje voor het individueel commissielid, en dat zowel de persoonlijke notities als het individueel ingevulde beoordelingsformulier van de commissieleden, de mening weergeven van één individueel commissielid; dat het evenwel de opdracht is van een visitatiecommissie om in haar geheel gemotiveerde en onderbouwde oordelen te geven; dat het bijgevolg het opleidingsrapport is dat de mening van de visitatiecommissie als geheel weergeeft; dat in dat rapport de commissie inzichtelijk maakt hoe de beoordeling van de verschillende criteria heeft geleid tot een oordeel over de generieke kwaliteitswaarborg; Overwegende dat bestuursinstanties op grond van artikel 11, 2 van het openbaarheidsdecreet een aanvraag mogen afwijzen als die betrekking heeft op documenten die niet volledig of niet af zijn; Overwegende dat wordt vastgesteld dat de persoonlijke notities van een commissielid en de individuele beoordelingsformulieren documenten zijn die nog niet af zijn en nog in bewerking zijn; Overwegende dat volgens de procedure van de visitatie, de commissieleden hun persoonlijke notities en de individuele beoordelingsformulieren op het einde van het visitatiebezoek overhandigen aan de uitspraak beroepsinstantie OVB/2015/179 pagina 5 van 7

6 secretaris van de commissie, die dan het concept van opleidingsrapport opmaakt; dat bijgevolg dat concept van opleidingsrapport het uiteindelijke bestuursdocument uitmaakt (wat werd toegestuurd aan verzoeker); Overwegende dat de persoonlijke notities van de commissieleden en de individuele beoordelingsrapporten voorlopige documenten uitmaken die niet kunnen beschouwd worden als documenten die af zijn; dat het document dat de status afgewerkt verkrijgt, het concept van opleidingsrapport is; Overwegende dat in casu dan ook beroep kan worden gedaan op de uitzonderingsgrond, zoals bepaald in artikel 11, 2 van het openbaarheidsdecreet, om de openbaarmaking van de persoonlijke notities en de individuele beoordelingsformulieren van de diverse commissieleden niet toe te staan; Overwegende dat verzoeker in zijn beroepschrift uitdrukkelijk vermeld heeft dat de decreetgever heeft geëist dat de werkzaamheden van de visitatiecommissies, en bij uitbreiding de VLUHR, steunen op verifieerbare feiten, waarbij hij verwijst naar Art. II.142 van de Codex Hoger Onderwijs waarin, wordt gestipuleerd dat een regelmatig visitatierapport:.. 3 is gebaseerd op verifieerbare feiten die zijn voorgelegd in de context van de visitatie ; dat in verband daarmee, de beroepsinstantie verwijst naar de vaststelling dat de verifieerbare feiten waarop de decreetgever doelt, een verplichte bijlage vormen bij het visitatierapport (dat werd toegestuurd aan verzoeker) en die behelzen volgende informatie en kengetallen: 1. Lijst met de opleidingsspecifieke leerresultaten in relatie tot de gevalideerde domeinspecifieke leerresultaten opgesteld volgens de handleiding van de VLUHR, indien beschikbaar, en/of in relatie tot de Vlaamse Kwalificatiestructuur; 2. Schematisch programmaoverzicht met vermelding van het aantal studiepunten per opleidingsonderdeel; 3. Omvang van het ingezette personeel in VTE, ingedeeld naar categorie van aanstelling; 4. Instroomgegevens, doorstroomgegevens en totaal aantal studenten; 5. De studieduur tot het behalen van het diploma per instromende cohorte en de gemiddelde studieduur per afstuderende cohorte; 6. Overzicht van de belangrijkste activiteiten van de opleiding met betrekking tot internationalisering conform de visie van de opleiding, met minimaal de mobiliteit op basis van internationaal aanvaarde definities (max. 2 pag.) Overwegende dat het beroep, wat dit onderdeel betreft (de persoonlijke notities en de individueel ingevulde beoordelingsformulieren), dan ook als ongegrond moet worden afgewezen. Na beraadslaging, BESLUIT: uitspraak beroepsinstantie OVB/2015/179 pagina 6 van 7

7 Het beroepschrift van xxx,, d.d. 28 september 2015 tegen de weigeringsbeslissing de VLUHR wordt als ontvankelijk en deels zonder voorwerp en deels ongegrond o beschouwd. Brussel, 28 oktober 2015 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter uitspraak beroepsinstantie OVB/2015/179 pagina 7 van 7