DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur

Transcriptie

1 Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Vlaamse Regering Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Afdeling Kanselarij Boudewijnlaan 30, bus Brussel tel. secretariaat: 02/ fax secretariaat: 02/ Dossiernummer : OVB/2012/77 DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie; Gelet op het oorspronkelijke verzoek per d.d. 23 maart 2012 van xxx, gericht aan de Vlaamse Regulator van de Elektriciteits- en Gasmarkt (VREG), gevestigd te 1000 Brussel, Koning Albert II-laan 20, waarbij werd verzocht om een digitaal afschrift te verlenen van: 1. Het lastenkohier, de gedetailleerde omschrijving van de opdracht en het contract voor het bekomen van de studie ''Financiële haalbaarheid slimme energiemeters in Vlaanderen. Een kosten-batenanalyse in maatschappelijk perspectief.'' KEMA Nederland BV. Arnhem, januari (Rapportnummer: MOC/OPE ) 2. De correspondentie (incl. bijlagen) en alle verslagen (incl. bijlagen) waarover de overheid beschikt, inzake het behandelen en sturen van de studie ''Financiële haalbaarheid slimme energiemeters in Vlaanderen. Een kosten-batenanalyse in maatschappelijk perspectief.'' KEMA Nederland BV. Arnhem, januari 2012 (Rapportnummer: MOC/OPE ). 3. Het lastenkohier, de gedetailleerde omschrijving van de opdracht en het contract voor het bekomen van de studie ''Energiemeters worden mondiger...resultaten van een kostenbatenanalyse naar de invoering van slimme meters in Vlaanderen. FINAAL RAPPORT KEMA Nederland B.V. Arnhem, Juli 2008 rapportnummer: Consulting De correspondentie (incl. bijlagen) en alle verslagen (incl. bijlagen) waarover de overheid beschikt, inzake het behandelen en sturen van de studie ''Energiemeters worden mondiger...resultaten van een kosten-batenanalyse naar de invoering van slimme meters in Vlaanderen. FINAAL RAPPORT KEMA Nederland B.V. Arnhem, Juli

2 rapportnummer: Consulting ; Gelet op de beslissing van de VREG d.d. 6 april 2012 waarbij het verzoek enerzijds gedeeltelijk ingewilligd en gedeeltelijk geweigerd werd en waarbij anderzijds de termijn van vijftien kalenderdagen conform artikel 20, 2 van het openbaarheidsdecreet gedeeltelijk verlengd werd tot een termijn van dertig kalenderdagen, met daarbij de vraag om te zoeken naar een meer pragmatische oplossing om aan het verzoek tot openbaarmaking tegemoet te kunnen komen; Gelet op het beroepschrift van xxx d.d. 6 mei 2012 tegen de beslissing van de VREG d.d. 6 april 2012; Gelet op de registratie van het beroepschrift op 7 mei 2012; Gelet op de beslissing van de beroepsinstantie d.d. 25 mei 2012 tot verlenging van de termijn om uitspraak te doen over het beroepschrift overeenkomstig artikel 24, 1, tweede lid van het openbaarheidsdecreet; Wat de ontvankelijkheid betreft: Overwegende dat het oorspronkelijk verzoek tot openbaarmaking dateert van 23 maart 2012; dat de in beroep aangevochten beslissing dateert van 6 april 2012; dat in deze beslissing de beroepsmogelijkheden en de modaliteiten van het beroep werden vermeld; Overwegende dat het beroepschrift werd ingediend bij de beroepsinstantie op 6 mei 2012; dat het beroepschrift werd geregistreerd op 7 mei 2012; Overwegende dat de VREG in haar antwoord van 6 april 2012 met betrekking tot het vierde onderdeel van het verzoek tot openbaarmaking aan de verzoeker meedeelde dat de gevraagde correspondentie nog niet digitaal kon worden doorgestuurd, dat het gaat om meer dan 1000 mails waarin vertrouwelijk te behandelen informatie vervat zit; dat de toetsing van de aanvraag tot openbaarmaking aan de uitzonderingsgronden van het openbaarheidsdecreet moeilijk tijdig uit te voeren was; dat hiervoor de termijn van 15 kalenderdagen verlengd werd tot een termijn van 30 dagen; Overwegende dat de VREG in haar antwoord d.d. 6 april 2012 met betrekking tot de 4 de vraag tevens aan de verzoeker het volgende meedeelde: Wij stellen ons de vraag of we op een pragmatische en voor u even nuttige wijze de informatie waarover u wenst te beschikken kunnen aanleveren. Of u, met andere woorden, concreter kunt aangeven welk mailverkeer u het meest viseert. Wij zijn steeds bereid tot een mondeling overleg hierover, en tevens tot een mondelinge toelichting inzake de gegevens. Indien u dit wenst, kunt u een afspraak maken. Overwegende dat de VREG op 20 april 2012 een nieuw verzoek tot openbaarmaking ontving vanwege de verzoeker die weliswaar verder bouwde op het oorspronkelijk verzoek d.d. 23 maart 2012 maar die door de VREG niet behandeld werd als een herformulering van het vierde onderdeel van het verzoek d.d. 23 maart 2012, doch veeleer als een nieuw verzoek tot openbaarmaking; dat een definitieve beslissing met betrekking tot het vierde onderdeel van 2

3 het oorspronkelijk verzoek tot openbaarmaking d.d. 23 maart 2012 bijgevolg is uitgebleven; dat, bij gebrek aan een definitieve beslissing, ook de termijn om beroep aan te tekenen met betrekking tot dit onderdeel geen aanvang heeft genomen; dat het beroepschrift d.d. 6 mei 2012 dan ook als ontvankelijk wordt beschouwd; Wat de gegrondheid betreft: Overwegende dat in overeenstemming met artikel 7, tweede lid van het decreet van 26 maart 2004 het recht op passieve openbaarheid betrekking heeft op bestuursdocumenten; dat op grond van deze bepaling elke instantie in principe verplicht is aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten, dat de openbaarmaking slechts kan geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingsgronden, zoals gestipuleerd in de artikelen 11 tot en met 15 van voormeld decreet; Overwegende dat het verzoek tot openbaarmaking dient gesitueerd te worden binnen een vanuit Europa aan de lidstaten opgelegde onderzoeksplicht naar de kosten en de baten van zgn. slimme energiemeters ; dat de VREG instaat voor dit onderzoek in Vlaanderen; Overwegende dat het oorspronkelijk verzoek van xxx bestond uit 4 onderdelen die hierna elk afzonderlijk behandeld zullen worden; Eerste onderdeel: Het lastenkohier, de gedetailleerde omschrijving van de opdracht en het contract voor het bekomen van de studie ''Financiële haalbaarheid slimme energiemeters in Vlaanderen. Een kosten-batenanalyse in maatschappelijk perspectief.'' KEMA Nederland BV. Arnhem, januari (Rapportnummer: MOC/OPE ) Overwegende dat met betrekking tot het eerste onderdeel een reeks bestuursdocumenten aan de beroepsindiener werden bezorgd, waaronder de aanvaarde offerte herziening kostenbatenanalyse VREG; dat de VREG hierbij aan xxx meedeelde dat de offerte zelf informatie bevat die vrijwillig verstrekt werd én als vertrouwelijk bestempeld werd; dat dit conform art. 13, 6 van het openbaarheidsdecreet vertrouwelijke informatie is; dat, aangezien de offerte aanvaard werd en bijgevolg het contract met de VREG uitmaakte voor uitvoering van de studie, werd geoordeeld dat het geheel niet meer per definitie vertrouwelijk geacht kan worden; dat weliswaar, gelet op het beroepsgeheim van personeelsleden van de VREG op grond van het Energiedecreet, moest nagegaan worden of de aanvraag tot openbaarheid niet moet worden afgewezen omwille van het vertrouwelijke karakter van commerciële en industriële informatie; dat de financiële informatie die deel uitmaakte van de offerte geacht werd dergelijke commerciële en industriële informatie te zijn die beschermd moet worden om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren; dat KEMA niet instemde met de openbaarheid van deze gegevens; dat bijgevolg 1 pagina van de offerte werd weggelaten; Overwegende dat xxx beroep aantekende tegen het niet ontvangen van het verslag van de vergadering van de directieraad van 23 november 2010 met betrekking tot de beslissing om KEMA Nederland BV de actualisatieopdracht te gunnen en dit voor alle onderdelen van dat verslag die geen commercieel gevoelige informatie bevatten; 3

4 Overwegende dat uit overleg tussen de beroepsinstantie en de VREG op 7 juni 2012 gebleken is dat de VREG geen bezwaren uitte tegen de openbaarmaking van het verslag van de vergadering van de directieraad van 23 november 2010 met betrekking tot de beslissing om KEMA Nederland BV de actualisatieopdracht te gunnen; dat dit verslag alsnog per werd overgemaakt op 7 juni 2012 aan xxx; dat aan de beroepsinstantie op 7 juni 2012 een afschrift werd bezorgd van de waarmee het verslag aan de beroepsindiener werd overgemaakt; dat daaruit blijkt dat er alsnog werd tegemoetgekomen aan de verzuchtingen van de beroepsindiener; dat het beroepschrift voor wat betreft dit onderdeel zonder voorwerp is; Tweede onderdeel: De correspondentie (incl. bijlagen) en alle verslagen (incl. bijlagen) waarover de overheid beschikt, inzake het behandelen en sturen van de studie ''Financiële haalbaarheid slimme energiemeters in Vlaanderen. Een kosten-batenanalyse in maatschappelijk perspectief.'' KEMA Nederland BV. Arnhem, januari 2012 (Rapportnummer: MOC/OPE ). Overwegende dat de VREG ook met betrekking tot dit onderdeel een reeks documenten bezorgde aan de verzoeker bij beslissing van 6 april 2012; dat de aanvraag tot openbaarheid echter werd afgewezen voor: 1. Verslagen van de klankbordgroepvergaderingen 2. Verslagen van besprekingen KEMA en VREG m.b.t. de aangehouden assumpties uit de antwoorden op de vragenlijsten van WT I en WT II 3. Mailverkeer VREG, KEMA en de klankbordgroepleden betreffende de antwoorden op de vragenlijsten en de aangehouden assumpties 4. Interne nota s VREG Overwegende dat, als reden voor deze afwijzing, door de VREG werd aangehaald dat de antwoorden op de vragenlijsten, de verwerking en de bespreking van de assumpties met KEMA en de klankbordgroepleden cijfergegevens inhouden die commercieel gevoelige informatie bevat; Overwegende dat door de VREG in de beslissing d.d. 6 april 2012 tevens de volgende gronden voor afwijzing van de openbaarmaking werden aangehaald: De vertrouwelijkheidsverklaring van VREG van 21 mei 2008, waarin gestipuleerd wordt: Alle informatie en documenten, ongeacht in welke vorm of drager, die worden of werden overgemaakt door Eandis of KEMA aan de VREG en/of waartoe de VREG toegang krijgt in het kader van haar voormelde rol bij de uitvoering door KEMA van haar opdracht, blijven op elk ogenblik vertrouwelijk en mogen niet worden verspreid zonder de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toelating van Eandis. Deze vertrouwelijkheidsverklaring geldt voor een termijn van 5 jaar. Dit wat de gegevens vanwege Eandis betreft. Deze zijn door deze vertrouwelijkheidsverklaring allen vertrouwelijk op grond van artikel 13, 6 van het openbaarheidsdecreet; Wat de gegevens, aangeleverd door de leveranciers betreffen, citeren we FEBEG, in het kader van het platform slimme netten VREG en meer bepaald m.b.t. de nieuwe Kosten Baten analyse (KBA) van KEMA, gedateerd 20 april 2011, over de confidentialiteit: Gezien de gedetailleerdheid van de vragenlijst zullen de leveranciers bedrijfsgevoelige informatie opleveren. FEBEG vraagt dat de data enkel aangewend worden voor de doeleinden van deze studie en in vertrouwelijkheid zullen behandeld worden. De vraag stelt zich of er daartoe 4

5 geen afzonderlijke regeling moet worden gemaakt tussen de leveranciers afzonderlijk en KEMA. Overigens vragen de leveranciers zich ook af of er tussen de VREG en KEMA een regeling is voorzien met betrekking tot deze confidentialiteit. In mail van FEBEG van 6 mei 2011 aan de VREG wordt dit nogmaals aangehaald: De leveranciers begrijpen dat zij hun informatie aan KEMA zullen aanleveren via de VREG. Gelet op de bedrijfsgevoelige informatie opteren de leveranciers ervoor om individueel met KEMA een vertrouwelijkheidsovereenkomst af te sluiten. Ook vragen de leveranciers dat de informatie aangeleverd in het kader van de KBA door de VREG met de nodige omzichtigheid en enkel in het kader van het doel van deze studie zal behandeld worden. Verschillende stukken werden overgemaakt met een confidentialiteitsclausule. Deze zijn dan ook vertrouwelijk te behandelen, en maken een absolute uitzonderingsgrond uit op het principe van de openbaarheid op grond van artikel 13, 6 van het openbaarheidsdecreet. Bij andere stukken werd dergelijke confidentialiteitsclausule niet expliciet vermeld, maar uit alle voorgaande communicatie is duidelijk dat het om vertrouwelijk te behandelen commerciële informatie gaat, waarvan het belang van de openbaarmaking niet opweegt tegen het economische belang van de verstrekkers van de informatie. Hier beroepen we ons op art. 14, 3 van het openbaarheidsdecreet. Overwegende dat xxx bij de beroepsinstantie beroep aantekende tegen de afwijzing van het verzoek tot openbaarmaking van 1. Verslagen van de klankbordgroepvergaderingen 4. Interne nota s VREG en dit voor zover deze geen commerciële gevoelige informatie bevatten; Overwegende dat uit het overleg op 7 juni 2012 tussen de beroepsinstantie en de VREG is gebleken dat de VREG de reeds hierboven aangehaalde redenen inroept voor de weigering van de punten 1 en 4 van dit onderdeel; namelijk de geciteerde vertrouwelijkheidsverklaring van VREG van 21 mei 2008 en deze van FEBEG (Federatie van de Belgische Elektriciteitsen Gasbedrijven); dat deze redenen terug te vinden zijn in de bestreden beslissing d.d. 6 april 2012; Overwegende dat de VREG de beroepsinstantie op 7 juni 2012 tevens per gewezen heeft op een decretale geheimhoudingsplicht, zoals bepaald in artikel van het Energiedecreet, waarin te lezen staat: De bestuurders en de personeelsleden van de VREG zijn gebonden door het beroepsgeheim. Zij mogen de vertrouwelijke gegevens die hun ter kennis komen op grond van hun functie bij de VREG aan niemand bekendmaken, behalve wanneer zij worden opgeroepen om in rechte te getuigen of in het kader van de uitwisseling van gegevens met de regulatoren en instanties die werkzaam zijn binnen de Vlaamse, Belgische en Europese elektriciteits- en aardgasmarkt, voor zover die gegevensuitwisseling nadrukkelijk bepaald of toegestaan is in verordeningen of richtlijnen die de instellingen van de Europese Unie hebben vastgesteld, of als met die instanties een overeenkomst is gesloten, als vermeld in artikel 3.1.4, 2, 8. Overwegende dat volgens de VREG een openbaarmaking van de betreffende gegevens afbreuk zou doen aan deze decretaal bepaalde geheimhoudingsverplichting van de personeelsleden van de VREG; dat de VREG zich dan ook beroept op artikel 13,1 van het openbaarheidsdecreet, op grond waarvan een aanvraag tot openbaarmaking kan afgewezen worden, voorzover die geen betrekking heeft op milieu-informatie, als de openbaarmaking 5

6 afbreuk doet aan een geheimhoudingsverplichting, vastgesteld in een aangelegenheid waarvoor de gemeenschap of het gewest bevoegd is; Overwegende dat de personeelsleden van de VREG bijgevolg vertrouwelijke gegevens, die hun ter kennis komen op grond van hun functie bij de VREG, aan niemand mogen bekendmaken; dat de VREG van oordeel is dat de betreffende gegevens waarvan de beroepsindiener de openbaarmaking vraagt, onbetwistbaar als vertrouwelijke gegevens beschouwd moeten worden om de volgende redenen: bij de start van de klankbordgroepvergaderingen werd het vertrouwelijke aspect besproken van de informatie die daar zou uitgewisseld worden; diverse deelnemers ondertekenden tevens onderlinge confidentialiteitsverklaringen, zoals o.m. de energieleveranciers en KEMA; wat de VREG zelf betrof, werd toen gecommuniceerd dat alle personeelsleden gebonden zijn aan het beroepsgeheim en dat er dus vrij gesproken kon worden en dat alle input/informatie op basis van deze geheimhoudingsplicht vertrouwelijk behandeld zoud worden; Overwegende dat de VREG de beroepsinstantie toelichtte dat men, met het voor de bestuursen personeelsleden inschrijven in het Energiedecreet van een beroepsgeheim, het mogelijk wou maken voor de regulator om zijn taak naar behoren te kunnen uitoefenen; dat de VREG enkel op deze wijze de volle medewerking kan bekomen van de betrokkenen (netbeheerders, energieleveranciers, de grote afnemers, ) voor o.a. het uitvoeren van de nodige onderzoeken; dat op deze volle medewerking alleen kan gerekend worden als deze marktspelers het vertrouwen genieten dat de informatie die zij aanleveren vertrouwelijk behandeld wordt; dat onder volle medewerking moet begrepen worden dat marktspelers zich op verschillende vlakken bloot geven ; dat de VREG het vertrouwen wenst te behouden bij zijn stakeholders; dat de schending van het vertrouwen op de vertrouwelijke behandeling van alle informatie die deze marktspelers aanleveren elke verdere samenwerking, en daarmee een goede regulering van de energiemarkt, verstoord dreigt te worden; dat precies om deze redenen een decretale geheimhoudingsplicht ingevoerd werd; dat de VREG om deze redenen besloten heeft om de meest gevoelige informatie niet ter beschikking te stellen van de beroepsindiener; Overwegende dat de regulator zowel decretaal bepaalde taken, als bijzondere opdrachten die hem door de Vlaamse Regering toegewezen worden heeft; dat de opdracht tot uitvoering van een kosten-batenanalyse van slimme meters, zo n bijzondere opdracht is die de VREG werd toegewezen door de Vlaamse Regering; Overwegende dat de beroepsinstantie uit de opsomming van de bovenstaande argumenten afleidt dat de VREG zich terecht beroept op haar decretale geheimhoudingsplicht om de als vertrouwelijk bestempelde informatie niet vrij te geven; dat zij aangewezen is op de volle medewerking van de spelers op de energiemarkt opdat zij haar eigen taken naar behoren zou kunnen vervullen; dat dergelijke uitwisseling van informatie moet kunnen verlopen in een sfeer van wederzijds vertrouwen; dat een té verregaande openbaarheid de VREG in zijn werking dreigt te verstoren; dat de gevoeligheid van de opgevraagde informatie temeer blijkt uit de door alle betrokken partijen ingeroepen vertrouwelijkheidsclausules bij de wederzijdse uitwisseling van informatie, niettegenstaande een reeds decretaal bepaalde geheimhoudingsplicht; dat uit de bovenstaande uiteenzetting duidelijk blijkt dat de instanties bij wie de VREG de voor hem vereiste informatie gaat ophalen (energieleveranciers, netbeheerders, ) deze informatie uitdrukkelijk als vertrouwelijk bestempelen; dat deze informatie die aan bod komt in de verslagen van klankbordgroepvergaderingen en in de interne nota s van de VREG beschermd kan worden op grond van artikel van het 6

7 Energiedecreet; dat het beroepschrift voor wat betreft dit onderdeel als ongegrond moet worden beschouwd; Derde onderdeel: Het lastenkohier, de gedetailleerde omschrijving van de opdracht en het contract voor het bekomen van de studie ''Energiemeters worden mondiger...resultaten van een kosten-batenanalyse naar de invoering van slimme meters in Vlaanderen. FINAAL RAPPORT KEMA Nederland B.V. Arnhem, Juli 2008 rapportnummer: Consulting Overwegende dat aan de verzoeker de volgende documenten werden overgemaakt op 6 april 2012: 1. Het bestek, met daarin gedetailleerde omschrijving van de opdracht 2. de aanvaarde offerte van KEMA van 28 januari 2008 met referentie Consulting (versie zonder vertrouwelijke gegevens) 3. de gunningsbrief d.d. 1 februari 2008 Overwegende dat xxx beroep aantekende tegen: a) het niet ingaan op de vraag tot openbaarheid voor wat betreft de originele offerte van KEMA van 18 januari 2008 of vroeger: Overwegende dat de beroepsindiener stelt dat de tweede aangepaste offerte van KEMA van 28 januari 2008 wel voor openbaarheid vatbaar geacht en toegestuurd wordt (behoudens punt 5. Projectopzet), terwijl volgens de VREG de eerste offerte niet voor openbaarheid vatbaar zou zijn; dat de beroepsindiener meent dat de openbaarheid van de tweede offerte een argument vormt voor de openbaarheid van ook de eerste offerte; Overwegende dat uit overleg tussen de beroepsinstantie en de VREG op 7 juni 2012 gebleken is dat de VREG bij beslissing d.d. 11 mei 2012, naar aanleiding van het nieuwe verzoek tot openbaarmaking d.d. 20 april 2012, de originele offerte van KEMA d.d. 16 januari 2008 (met weglating van de commerciële vertrouwelijke informatie) alsnog aan de beroepsindiener heeft overgemaakt; dat het beroep voor dit (sub)onderdeel bijgevolg zonder voorwerp is; b) het niet openbaar maken van punt. 5. Projectopzet van de aangepaste offerte van KEMA, en dit voor alle passages waarin geen financieel of commercieel gevoelige gegevens vervat zijn: Overwegende dat de VREG zich voor het onderdeel projectopzet haar decretale geheimhoudingsplicht op grond van het Energiedecreet inroept; dat in dit onderdeel o.a. gegevens vervat zitten over de begroting van de projectkosten en de verdeling van de aansprakelijkheid; dat KEMA in haar offerte zelf ook verwees naar het vertrouwelijk karakter van de informatie in haar offerte; dat deze gegevens evenmin aan de projectleden werden overgemaakt; dat het beroepschrift voor wat betreft dit (sub)onderdeel bijgevolg als ongegrond moet worden beschouwd; Vierde onderdeel. De correspondentie (incl. bijlagen) en alle verslagen (incl. bijlagen) waarover de overheid beschikt, inzake het behandelen en sturen van de studie ''Energiemeters 7

8 worden mondiger...resultaten van een kosten-batenanalyse voor de invoering van slimme meters in Vlaanderen. FINAAL RAPPORT KEMA Nederland B.V. Arnhem, Juli 2008 rapportnummer: Consulting Overwegende dat de VREG met betrekking tot dit onderdeel op 6 april 2012 aan de verzoeker de volgende verslagen overmaakte: 1. Eindrapport KEMA kosten-batenanalyse 2. Samenvatting antwoorden functies slimme meters en planning KBA Overwegende dat de VREG in haar beslissing van 6 april 2012 aan de verzoeker meedeelde dat de correspondentie niet digitaal kon worden doorgestuurd aangezien het gaat om meer dan duizend mails die louter digitaal beschikbaar zijn, waarin zeker vertrouwelijk te behandelen informatie vervat zit; dat de toetsing van de aanvraag tot openbaarmaking aan de uitzonderingen, bedoeld in de artikels 11 tot 15 van het openbaarheidsdecreet, moeilijk tijdig uit te voeren is en dat men bijgevolg wenste de termijn van 15 kalenderdagen conform artikel 20, 2 van het openbaarheidsdecreet te verlengen tot een termijn van 30 kalenderdagen; Overwegende dat de VREG in haar beslissing van 6 april 2012 de verzoeker de vraag stelde of zij op een pragmatische en voor de verzoeker even nuttige wijze de gevraagde informatie kon aanleveren; dat de vraag werd gesteld of een mogelijkheid bestond om concreter aan te geven welk mailverkeer de verzoeker het meest viseerde; dat de VREG hierbij aangaf steeds bereid te zijn tot een mondeling overleg en een mondelinge toelichting te geven bij de gevraagde gegevens; dat de verzoeker, indien gewenst, een afspraak kon maken bij de VREG; Overwegende dat de VREG per d.d. 24 mei 2012 aan de beroepsinstantie, naast de grote hoeveelheid aan mails, tevens gewag maakte van 3 ringmappen met documenten en andere louter digitaal beschikbare documenten die allen samen van een enorm grote omvang zijn; Overwegende dat uit overleg tussen de VREG en de beroepsinstantie op 11 juni 2012 bleek dat het verzoek van xxx heel moeilijk te behandelen valt wegens de omvang van de vraag; dat sommige documenten nog opgeslagen zitten in een oud computersysteem dat moeilijke en tijdrovende opzoekingen vergt; dat er destijds met verschillende vertrouwelijkheidsniveaus gewerkt werd waarbij zou moeten nagegaan worden welke correspondentie eventueel nog voor openbaarmaking in aanmerking zou komen; dat de personeelsbezetting, de reeds bestaande werklast en het daarbijhorende tijdsgebrek en de opgelegde deadlines niet toelaten om al deze beschikbare documenten tijdig te gaan screenen; dat de behandeling van het openbaarheidsverzoek d.d. 23 maart 2012 bovendien nog eens bemoeilijkt werd door het gegeven dat andere bij dit dossier betrokken personeelsleden intussen niet meer in dienst zijn bij de VREG; Overwegende dat het voor de VREG niet duidelijk is waarin de beroepsindiener precies geïnteresseerd is; dat de VREG graag meer precies zou vernemen van de beroepsindiener voor welke bestuursdocumenten hij interesse vertoont, teneinde meer gerichte opzoekingen te kunnen doen; dat de beroepsinstantie moet vaststellen dat een verzoek tot meer concretisering of overleg vanwege de VREG door de beroepsindiener onbeantwoord bleef; dat er door de beroepsindiener weliswaar een nieuw verzoek tot openbaarmaking d.d. 20 april 2012 werd gericht tot de VREG waarin xxx de openbaarmaking door middel van een afschrift vroeg van: 8

9 1. De correspondentie (incl. bijlagen) en alle verslagen (incl. bijlagen) aan alle andere partijen, waarover de overheid beschikt met betrekking tot de: ''Onderhandelingsprocedure Prijsaanvraagnummer: BEVREG0024 Kosten-batenanalyse slimme meters van 17 december 2007 en waarvoor de uiterste datum voor indiening van de offerte op vrijdag 18/01/2008 voor uur verliep. 2. in het bijzonder en binnen het kader van punt 1: de originele offerte van KEMA Nederland BV zoals ingediend vóór de uiterste datum van 18 januari 2008; de correspondentie of alle andere stukken omtrent deze originele offerte (voor zover niet reeds gedaan in het kader van vorige vraag voor informatie van 23 maart 2012). de stukken die betrekking hebben op de elementen van de gunning, met betrekking tot Kosten-batenanalyse slimme meters BE/VREG/0024 -Bestelnummer Gunning, zoals gegund in uw brief ref. ''Brussel, 1 februari Ons kenmerk: AP/JD/ /58846'', en meer in het bijzonder het bestek dat van kracht is op het moment van en vanaf de gunning, ingevolge de zin uit de gunningsbrief: 'De uitvoering van de opdracht gebeurt conform de bepalingen van het Bestek.'' alsook de definitieve offerte, zoals beschreven in de gunningsbrief: "Offerte KBA VREG (herzien).pdf", Overwegende dat dit nieuwe verzoek tot openbaarmaking weliswaar verder bouwde op de eerdere vraag van xxx d.d. 23 maart 2012 maar door de VREG als een nieuw verzoek tot openbaarmaking behandeld werd; dat de VREG deze nieuwe vragen d.d. 20 april 2012 van de beroepsindiener beantwoordde in haar de beslissingen d.d. 4 en 11 mei 2012 en waarbij een reeks documenten openbaar werden gemaakt; Overwegende dat het 4 de onderdeel van het oorspronkelijk verzoek d.d. 23 maart 2012 strikt gezien niet meer verder behandeld werd door de VREG na de bestreden (voorlopige) beslissing van 6 april 2012 en na haar (onbeantwoord gebleven) verzoek om te zoeken naar een pragmatische oplossing; dat uit overleg tussen de beroepsinstantie en de VREG is gebleken dat zij graag over een meer gerichte vraag tot openbaarmaking van de beroepsindiener zou beschikken; dat de bedragen die de kosten en de baten verantwoorden in de uitgevoerde studie aangaande slimme meters weliswaar beschikbaar zijn bij de VREG maar dat zij het verzoek in haar oorspronkelijke formulering te omvangrijk acht; dat de VREG een oplossing zocht door met de beroepsindiener samen te zitten om te kunnen overlopen waarin laatstgenoemde in het bijzonder geïnteresseerd is; dat zij op dit vlak echter geen respons ontvangt vanwege de beroepsindiener; dat de VREG bovendien stelt dat de beroepsindiener, door de formulering van diens omvangrijke verzoeken tot openbaarmaking, eigenlijk al meer dan één keer dezelfde bestuursdocumenten heeft opgevraagd; Overwegende dat de beroepsinstantie moet vaststellen dat de VREG meerdere (tot nu toe vruchteloze) pogingen heeft ondernomen om met de beroepsindiener samen te zitten teneinde een duidelijker beeld te krijgen van de documenten waarvan hij de openbaarmaking wenst; dat is gebleken dat de VREG, voor wat betreft dit vierde onderdeel, het verzoek van de 9

10 beroepsindiener als té omvangrijk beschouwt om ze met de beschikbare tijd en middelen te kunnen behandelen; dat de nodige screening van de gevraagde documenten bijgevolg nog niet werden uitgevoerd; dat zij blijft aandringen op een samenzitten met de beroepsindiener met het oog op een betere aflijning van het verzoek tot openbaarmaking; Overwegende dat echter dient opgemerkt te worden dat in de beslissing van 6 april 2012 van de VREG werd gesteld dat dit onderdeel nog niet kon beantwoord worden en dat de termijn voor behandeling met 15 dagen verlengd werd; dat nadien geen definitieve beslissing van de VREG meer gevolgd is; dat de VREG zich vervolgens lijkt te hebben toegelegd op de nieuwe vraag tot openbaarmaking van xxx d.d. 20 april 2012; dat er mogelijk, door het formuleren van nieuw verzoek tot openbaarmaking op 20 april 2012 dat verder bouwde op het oorspronkelijk verzoek d.d. 23 maart 2012 maar strikt gezien niet als een herformulering van het verzoek d.d. 23 maart 2012 kan beschouwd worden, enkele misverstanden gerezen zijn aangaande de afhandeling van het oorspronkelijk verzoek d.d. 23 maart 2012; Overwegende dat de personeelsleden van de VREG, voor wat betreft vertrouwelijke gegevens waarmee zij in de uitoefening van hun functie te maken krijgen, gehouden zijn aan een decretale geheimhoudingsplicht op grond van het Energiedecreet; dat er ten tijde van de studie en het model aangaande slimme meters in 2008 bij de VREG gewerkt werd met verschillende vertrouwelijkheidsniveaus; dat de beroepsinstantie zich, rekening houdende met deze door de VREG bepaalde verschillende niveaus van vertrouwelijkheid, niet in staat acht om de taak van screening van de documenten in plaats van de VREG uit te voeren; dat bovendien de kans bestaat dat van de betreffende kosten-batenanalyse uit 2008 bepaalde gegevens niet langer relevant zijn, mede gelet op het gegeven dat er intussen een meer recente studie voorhanden is; dat bijgevolg ook zou dienen uitgemaakt te worden in hoeverre de geheimhoudingsplicht nog speelt voor mogelijk achterhaalde informatie; Overwegende dat de beroepsinstantie bijgevolg dient vast te stellen dat de nodige screeningen aangaande dit onderdeel van het verzoek tot openbaarmaking niet werden uitgevoerd wegens een reeks hinderpalen, waarbij de belangrijkste enerzijds de omvang van het verzoek en de vertrouwelijkheid van bepaalde informatie zijn en anderzijds de vruchteloze pogingen van de VREG om eens te kunnen samenzitten met de beroepsindiener, teneinde één en ander te kunnen uitklaren; Overwegende dat de beroepsinstantie zich, bij gebrek aan de mogelijkheid tot een concrete toetsing wegens de decretaal bepaalde geheimhoudingsplicht voor de personeelsleden van de VREG, genoodzaakt acht om het beroep als gegrond te beschouwen, onder voorbehoud van de eventuele toepassing van de decretaal bepaalde uitzonderingsgronden, zoals bijvoorbeeld de kennelijke onredelijkheid of de door het Energiedecreet opgelegde geheimhoudingsplicht; Overwegende dat de beroepsinstantie tenslotte de mening is toegedaan dat een meer constructieve houding vanwege de beroepsindiener, met name door in te gaan op de herhaaldelijke verzoeken van de VREG om eens samen te zitten en een paar zaken te overlopen, waarna eventueel alsnog bepaalde afschriften van bepaalde bestuursdocumenten zouden kunnen verleend worden, voor beide partijen tot meer duidelijkheid zou kunnen leiden; Na beraadslaging, 10

11 BESLUIT: Het beroepschrift van xxx tegen enerzijds de gedeeltelijke weigering tot openbaarmaking van de documenten waarnaar verwezen wordt in zijn verzoekschrift d.d. 23 maart 2012 en anderzijds tegen de gedeeltelijke ontstentenis van beslissing vanwege de VREG, wordt als ontvankelijk en deels zonder voorwerp, deels ongegrond en deels gegrond, onder voorbehoud van de toepassing van de decretaal bepaalde uitzonderingsgronden beschouwd. Brussel, 18 juni 2012 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter 11