Vlot Solutions en het declareren bij AWBZ zorgkantoren

Transcriptie

1 en het declareren bij AWBZ zorgkantoren Algemeen Wanneer u gebruik maakt van de module Elektronisch declareren van hulpmiddelen dan kunt u vanaf softwareversie declareren bij de AWBZ zorgkantoren van CZ en VGZ. Wat eisen CZ en VGZ De declaraties moeten ingediend worden onder vermelding van de uzovicode van de AWBZ-zorgkantoren. Dit was al mogelijk in eerdere versie van de software. Dit is namelijk niet afwijkend van de normale declaraties. Nieuw is echter dat bij elke klant nog aangegeven moet worden in welk verzorgingshuis deze klant verblijft. Daarnaast eist VGZ nog een zogenoemde prestatiecode. Hieronder kunt wordt aangegeven hoe u een en ander in de software kunt inrichten. 1. Het zorgverlenersnummer van het verzorgingshuis vastleggen (CZ en VGZ) Het is op 2 manieren mogelijk om een verzorgingshuis in het systeem vast te leggen: Als instantiekantoor of als aanmeetlocatie. Wanneer u namelijk uw verzorgingshuizen al als aanmeetlocatie in het systeem heeft ingevoerd, is het niet meer noodzakelijk om ook nog instantiekantoren aan te maken. En andersom is het ook niet nodig om aanmeetlocaties aan te maken van verzorgingstehuizen als u al instantiekantoren hiervoor gebruikt. a) Instantiekantoor Via Stamgegevens > Instanties kunt u bij de instantie VGZ en/of CZ 1 of meerdere instantiekantoren toevoegen, die fungeren als verzorgingshuis. Dit kan door het klikken op de + bij het instantiekantoor. Helpdesk Pagina 1 van 7 Telefoon: Fax:

2 Er verschijnt een venster waar u enkele gegevens van het verzorgingshuis vast kan leggen. Voor het declareren zijn 3 zaken verplicht: Uzovicode, Zorgverlenersnummer en het vinkje Zorgverlenersnummer alleen vullen op de detailrecords. Voor het 8-cijferige zorgverlenersnummer van het verzorgingshuis verwijzen we u naar de documentatie die u van CZ en/of VGZ heeft ontvangen. NB: Staat bij het instantiekantoor het vinkje Zorgverlenersnummer alleen vullen op detailrecords aan, maar staat er geen zorgverlenersnummer opgegeven, dan wordt het nummer vanaf de aanmeetlocatie gepakt. Staat er ook ij de aanmeetlocatie geen zorgverlenersnummer opgegeven, dan wordt dit nummer vanaf de voorkeuren Elektronisch Declareren gebruikt. b) Aanmeetlocatie Via Stamgegevens > Klanten/orders/facturen > Aanmeetlocaties kunt u 1 of meerdere aanmeetlocaties aanmaken die fungeren als verzorgingshuis. Dit kan door te klikken op de + in de taakbalk. Het scherm Toevoegen aanmeetlocatie verschijnt dan. Voor het declareren is 1 veld verplicht: Het zorgverlenersnummer. Wanneer er zowel een zorgverlenersnummer op het instantiekantoor is ingevoerd en in de aanmeetlocatie, dan gaat het nummer op het instantiekantoor voor! Helpdesk Pagina 2 van 7 Telefoon: Fax:

3 2. Gebruik maken van de prestatiecode (VGZ) VGZ eist in de declaraties voor de AWBZ zorgkantoren ook nog een zogenaamde prestatiecode. a) Invoeren prestatiecode De prestatiecodes kunnen ingevoerd worden via Stamgegevens > Klanten/orders/facturen > Order classificaties. Mogelijk maakt u al gebruik van de classificaties voor Achmea. Dan is deze lijst al gevuld. De prestatiecodes voor VGZ kunt u handmatig toevoegen aan de hand van de door VGZ aangeleverde gegevens. Het handmatig toevoegen van prestatiecodes gaat als volgt: Wanneer u het Overzicht order classificaties open heeft, kan door middel van het klikken op de + in de taakbalk een prestatiecode worden aangemaakt. Hierin vult u de omschrijving die VGZ aangeeft, bijvoorbeeld 00100TEK AD Confectie Rondbrei Paar Kl. 2. Het is belangrijk dat u wel begint met de code zoals 00100TEK, omdat dit gedeelte ook in de declaratie terecht zal komen. Helpdesk Pagina 3 van 7 Telefoon: Fax:

4 Met OK bevestigt u de nieuwe prestatiecode. Vervolgens kunt u nu de Uzovi codes en GPH codes toevoegen door op de + te klikken bij het bewuste onderdeel. Als Uzovicodes voert u 5508, 5527, 5528 en 5530 in. Dit zijn de Uzovi codes voor de AWBZ zorgkantoren van VGZ. Als GPH code voert u in. Dit is het 1 e deel van de GPH code van Elastische Kousen. Indien u 1 prestatiecode helemaal klaar heeft, dus met de juiste Uzovi- en GPH codes, kan door het klikken op de Kopie -knop deze prestatiecode worden gekopieerd, en de omschrijving daarvan worden aangepast. Daardoor wordt voorkomen dat u elke keer de Uzovi- en GPHcodes in moet voeren. Het is ook mogelijk om bij ons de gevulde bestanden op te vragen. Echter, hierdoor worden de door u eventueel handmatig ingevoerde orderclassificaties voor bijvoorbeeld Achmea overschreven! b) Instellingen op instantiekantoor Op de instantiekantoren die u gebruikt voor AWBZ zorgkantoren van VGZ dient ook nog aangegeven te worden dat de classificatie gebruikt moet worden. Dit gaat als volgt: Via Stamgegevens > Instanties komt u in het overzicht van uw instanties terecht. Zoek daar de bewuste instantie op (bijvoorbeeld VGZ) en dubbelklik op het kantoor wat een AWBZ zorgkantoor is. Klik vervolgensop het tabblad Declaratie instellingen. Helpdesk Pagina 4 van 7 Telefoon: Fax:

5 Dubbelklik vervolgens op de regel Instelling voor sam. artikel toevoegen. Dubbelklik vervolgens op EK. Zet het bolletje vervolgens op Ja en klik op OK. Deze stap dient voor elk AWBZ kantoor gedaan te worden. Helpdesk Pagina 5 van 7 Telefoon: Fax:

6 c) Het maken van een order Wanneer er nu een EK-order gemaakt wordt, is het voor een kantoor met de uzovicodes 5508, 5527, 5528 en 5530 verplicht om een prestatiecode te kiezen. Dit doet gaat als volgt: Klik in de order dubbel op de regel EK Elastische Kousen. Vervolgens kunt u bij Classificatie de juiste prestatiecode kiezen. Helpdesk Pagina 6 van 7 Telefoon: Fax:

7 Indien er hier géén prestatiecode gekozen is, en u klikt op OK, dan verschijnt er een foutmelding dat er een classificatie opgegeven moet worden. Wanneer de stap van het toevoegen van de prestatiecode overgeslagen wordt, dan verschijnt er bij het wijzigen van de status van de order alsnog een melding dat er geen classificatie ingevoerd is. Hierdoor wordt u er alsnog op attent gemaakt dat er op deze order nog een prestatiecode aangegeven moet worden. Het is dus niet mogelijk om een order te maken zonder dat er een prestatiecode op aangegeven is. Wanneer u op Sluiten klikt, wordt de status van de order op Invoer niet gereed gezet, en kunt u alsnog de prestatiecode aangeven. 3. Tenslotte Indien bovenstaande stappen op de juiste manier gedaan zijn, kunt u nu succesvol declareren voor de AWBZ zorgkantoren van VGZ en CZ. Helpdesk Pagina 7 van 7 Telefoon: Fax: