KWALITEITSPROJECT. medische informatie overdracht. In kader van de opleiding tot arts voor verstandelijk gehandicapten. Claudia van Alfen, AIOS

Transcriptie

1 KWALITEITSPROJECT medische informatie overdracht In kader van de opleiding tot arts voor verstandelijk gehandicapten. Claudia van Alfen, AIOS 2008

2 2 Inhoud: Inhoud: Inhoud: Inhoud: Inleiding: Inleiding: Inleiding: Inleiding: Plan: Plan: Plan: Plan: 5 Do: Do: Do: Do: 9 Check: Check: Check: Check: Act: Act: Act: Act: Literatuur: Literatuur: Literatuur: Literatuur: Bijlagen: Bijlagen: Bijlagen: Bijlagen:

3 Inleiding: Mensen met een verstandelijke beperking zijn vaak erg afhankelijk van de hulpverleners wanneer het fysiek of psychische niet goed met ze gaat. Vaak hebben zij het vermogen niet om aan te geven dat zij zich niet goed voelen bij hulpverleners met als een gevolg dat er een vertraging optreedt in opsporing, diagnostiek en juiste behandeling. (Evenhuis 1997) Daarbij zijn mensen met een verstandelijke beperking ook afhankelijk van de hulpverleners als het gaat om het uitvoeren van het medisch beleid en het opmerken van gewenste of ongewenste effecten van een behandeling. Belangrijk is dat er een goede medische informatie overdracht is tussen begeleiders en de arts. Regelmatig blijkt dat begeleiders niet goed weten waarom een cliënt naar de arts toe moet. Zij kunnen dan de problematiek rondom de cliënt niet goed vertellen met als gevolg dat er een vertraging optreedt in de diagnostiek en juiste behandeling. Daarnaast blijkt ook dat adviezen, informatie over aandoeningen en medicatie (Van der Putten, 2007), en de gemaakte afspraken onvoldoende teruggekoppeld worden naar wonen en DAC. Dit kan leiden tot het geven van verminderde kwaliteit van medische zorg aan de cliënt met als gevolg dat het ziekteproces langer duurt, complicaties kunnen optreden en uiteindelijk de kwaliteit van leven verminderd wordt. Goede medisch informatieoverdracht na een bezoek van de arts is essentieel voor de cliënt. Mijn kwaliteitsonderzoek gaat over het verbeteren van de medische informatie overdracht na een bezoek aan de arts op het spreekuur, telefonisch overleg of een gemaakte visite. 3

4 Het kwaliteitsproject is opgezet volgend de cirkel van Demming, de Plan, Do, Check, Act cyclus ( zie figuur 1) Figuur 1: 1 cirkel van Demming.. 4

5 Plan: Regelmatig komt het in de praktijk voor dat de medische dienst gebeld of g d wordt over een cliënt, die recent op het spreekuur was geweest omdat het voor begeleiding niet duidelijk is wat er nu precies is afgesproken. Eén van de oorzaken is dat regelmatig de gemaakte afspraken rondom het medisch beleid niet terug te vinden zijn in de rapportage. Een ander probleem is dat een aantal cliënten alleen naar het spreekuur komen en onduidelijk is hoe de informatie over de aandoening of medicatie, gegeven adviezen, of de gemaakte afspraken naar groepsleiding teruggekoppeld worden. Het niveau van functioneren van deze cliënten is erg wisselend. En slechts een klein aantal woningen werkt met een polischrift, maar die wordt vaak vergeten mee te geven aan de cliënt. In het wekelijks artsenoverleg heb ik de problematiek rondom de medische informatie overdracht voorgelegd en aan mijn collega s gevraagd of zij op dit punt ook problemen ervaarden. Al snel werd duidelijk dat op alle drie de locaties deze problematiek speelde. Door de problemen rondom goede informatie overdracht na een bezoek aan de arts, vroeg ik me af hoe je als arts kunt waarborgen dat je medisch beleid goed wordt uitgevoerd. Uiteindelijk ben je als arts wel eindverantwoordelijk voor het correct uitvoeren van het medisch beleid. Doel van mijn kwaliteitsproject was goede medische informatie overdracht te waarborgen na bezoek aan het spreekuur, afgelegde visite of telefonische overleg. 5

6 Op s Heeren Loo Zuid Rivierenland is nog geen structurele beleid om de medische informatie overdracht te waarborgen. Momenteel is het de verantwoordelijkheid van groepsbegeleiding van wonen dat de gemaakte afspraken omtrent het medisch beleid genoteerd worden, uitgevoerd en bewaakt worden. Het is dus erg afhankelijk van de begeleiding die met de cliënt meekomt of de gemaakte afspraken in het goed genoteerd worden. Dit maakt het zorgdragen van goede medische overdracht erg kwetsbaar. Daarbij komt het steeds vaker voor dat door krappe personeelsbezetting een stagiaire, invalskracht of begeleiding vanuit DAC met de cliënt op het spreekuur komt, waarbij je kunt afvragen in hoeverre zij de gang van zaken kennen omtrent de verantwoordelijkheid van wonen rondom het uitvoeren en bewaken van het medisch beleid en gemaakte afspraken op het spreekuur goed terugkoppelen naar de woning. Een belangrijke vraag was hoe wij, als medisch dienst, de gemaakte afspraken rondom het medische beleid van een cliënt wilden gaan waarborgen. Bij navragen bij andere zorgorganisaties over hoe de medische informatie overdracht gewaarborgd werd, bleek dat medische diensten dit verschillend hadden opgelost. Gezien de verschillende mogelijkheden om medische informatie overdracht te kunnen waarborgen, hebben wij, na de diverse voor en nadelen te hebben overwogen, er voor gekozen om als pilot na ieder bezoek aan mijn spreekuur, telefonisch overleg of een afgelegde visite, een kort medisch verslag te maken. Dit verslag werd vervolgens digitaal naar de woning g d met daarin de reden van komst en de gemaakte afspraken over het medische beleid. Om het verslag te structureren had ik een gestandaardiseerd formulier (bijlage 1,2 en 3) gemaakt en opgeslagen als een wordsjabloon office

7 Daarbij heb ik er voor gekozen het kwaliteitsproject alleen op locatie Druten, wat mijn standplaats is, te doen. Naar aanleiding van het onderzoek van Annette van der Putten en Carla Vlaskamp (2007), waar naar voren kwam dat onvoldoende structurele informatieoverdracht was over veranderingen in medicatie gebruik tussen andere disciplines en de arts en ook tussen wonen en DAC, vroeg ik me af naar wie ik dit formulier met daarin de gemaakte afspraken over het medisch beleid van de cliënt moest mailen. Ik heb de hoofden Wonen en DAC en de RVE-manager van locatie Druten een mail gestuurd waarin ik meldde dat ik een kwaliteitsonderzoek naar medische informatie overdracht ging doen, wat dit precies inhield met daarbij de vraag wie zij verantwoordelijk achtten voor het waarborgen van dit formulier. De reacties waren eenduidig. De woning moet dit formulier met daarin de afspraken over het medisch beleid krijgen en zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de medische zorg en gemaakte afspraken. Naar aanleiding van die uitspraken, heb ik besloten dat ik het verslag met daarin de afspraken over het medisch beleid, na iedere patiënten contact naar de woning mailde en wanneer het de aandachtsgebieden van de fysiotherapeut of gedragswetenschapper betrof, zij ook een kopie kregen. Voordat ik begon met het rondsturen van de verslagen, heb ik alle woningen op locatie Druten, de fysiotherapeuten en de vakgroep gedragswetenschappers een mail gestuurd waarin ik melde dat ik bezig was met een kwaliteitsproject naar medische informatie overdracht. Vanaf 13 mei 2008 zouden de woning en zo nodig de betrokken fysiotherapeut of gedragswetenschapper een verslag met daarin de afspraken over het medisch beleid van hun cliënt krijgen na ieder bezoek aan mijn 7

8 spreekuur, telefonische overleg of een afgelegde visite. Ook heb ik in deze mail medegedeeld dat eind september dit project geëvalueerd wordt aan de hand van een enquête (bijlage 4). Deze enquête werd eind september digitaal naar de woningen gestuurd en bevatte een 6-tal vragen met meerkeuze antwoorden, die aangevinkt konden worden. De enquête kon vervolgens digitaal terug worden gestuurd of per post. De enquête was niet langer dan een A4, zodat het laagdrempelig was en weinig tijd kostte om het in te vullen. De uitkomsten van deze enquête werden geanalyseerd met Excel

9 Do: Vanaf 13 mei 2008 hadden alle woningen een verslag met daarin de afspraken over het medische beleid van hun cliënt per mail gekregen na een bezoek aan mijn spreekuur, afgelegde visite of telefonische overleg. Daarnaast kregen, wanneer het hun aandachtsgebied betrof, de betrokken gedragswetenschapper en fysiotherapeut een kopie van dat verslag via de mail. Eind september had ik per mail de enquête (bijlage 4) voor de evaluatie van het verslag waarin de afspraken rondom het medische beleid waren gemaakt wanneer een cliënt mijn spreekuur had bezocht, ik op visite was geweest of waarover ik telefonisch overleg had gehad, naar alle woningen op locatie Druten gestuurd, die in de periode mei tot september 2008 een verslag hadden ontvangen. 9

10 Check: In totaal hadden 30 woningen op locatie Druten deze enquête ontvangen. Ook de fysiotherapie en de vakgroep gedragswetenschappers werd gevraagd deze enquête in te vullen. Gezien het matige respons op het beantwoorden van de enquête, heb ik begin oktober nog een herinneringsmail rondgestuurd. Uiteindelijk had ik 35 enquêtes terug gekregen. In totaal hadden 27 woonbegeleiders, 4 cliënt coördinatoren, 2 fysiotherapeuten, een gedragswetenschapper en een leerling de enquête ingevuld (zie grafiek 1) grafiek 1: 1 in percentage de functies van de respondenten van de enquete. Op de vraag of men het zinvol vond om een verslag te krijgen na ieder bezoek van hun cliënt op mijn spreekuur, afgelegde visite of telefonisch overleg vond bijna honderd procent van de respondenten van de enquêtes het zinvol. (zie grafiek 2) 10

11 Grafiek 2: 2 in percentages hoeverre men het verslag zinvol vond dat na iedere polibezoek, visite of telefonische overleg digitaal werd verstuurd. Op de vraag of het verslag tot een beter medische overdracht leidden, was iedereen het mee eens dat het digitale verslag tot een betere medische overdracht leidden. Maar op de vraag of dit digitale verslag er ook voor zorgdraagde dat de cliënt een betere medische zorg kreeg, waren de meningen verdeeld (zie grafiek 3). Grafiek 3: 3 in percentages weergegeven of men dat door het verslag een betere medische zorg aan de cliënt geleverd kon worden. 11

12 In totaal vonden 26 van de respondenten dat het digitale verslag na bezoek aan de poli, telefonisch overleg of afgelegde visite voor een betere medische zorg voor de betreffende cliënt leidden, 2 respondenten waren het daar niet mee eens en 7 hadden over dit onderwerp geen mening. Ik was ook benieuwd wat er met het medische verslag gebeurde wanneer ik het via de mail naar de groep toe stuurden. Vierentwintig respondenten gaven aan dat dit verslag werd uitgeprint en in het papieren zorgdossier van de cliënt werd bewaard, 7 respondenten sloegen het digitaal op in het elektronisch dossier, 2 respondenten gaven aan dat het verslag niet bewaard werd en 3 respondenten bewaarden het verslag het op een andere locaties, zoals de dagrapportage (zie grafiek 4). Grafiek 4: in percentages waar het verslag bewaard werd. Uiteindelijk was iedereen het er mee eens dat ze graag bij ieder bezoek aan de arts, visite of telefonisch overleg een verslag willen hebben met daarin de gemaakte afspraken over het medische beleid. 12

13 Bij het terugkrijgen van de enquête kreeg ik ook veel positieve reacties via de mail of los bijgeschreven op het enquêteformulier over hoe men dit project waardeerden en hoopten dat we in de toekomst doorgingen met dit project. 13

14 Act: Uit de enquête uitslagen kunnen we vaststellen dat het verslag waarin de afspraken over het medische beleid stonden door bijna iedereen als zinvol werd beschouwd en tot een betere medische overdracht leidden en uiteindelijk vond driekwart van de ondervraagden ook dat men een betere medische zorg kon leveren aan de cliënt. Daarbij bleek bijna alle ondervraagden het verslag te bewaren, waarvan tweederde in het papieren zorgdossier van de cliënt. Iedereen gaf aan in de toekomst graag een verslag met daarin de afspraken over het medisch beleid na ieder artsenbezoek, afgelegde visite of telefonisch overleg te krijgen. We kunnen concluderen dat het verslag met daarin de afspraken over het medische beleid na ieder bezoek aan de arts, afgelegde visite of telefonisch overleg een succes is. Behalve dat men aan geeft dat er een betere medische informatie overdracht is, ervaart men ook dat de cliënt een betere medische zorg krijgt. Het gevolg is dat de kwaliteit van leven van de cliënt toe neemt. Daarnaast werd de samenwerking tussen de arts en wonen verbeterd omdat het duidelijk was wat de afspraken waren en wie waar verantwoordelijk voor was. Belangrijk is hoe wij als medische dienst in de toekomst de medische informatie overdracht verder willen gaan vormgeven. Zeker omdat we in de nabije toekomst over gaan op een elektronisch medisch patiënten dossier. Uit het onderzoek van Annette van de Putten en Carla Vlaskamp in 2007, naar informatieoverdracht over medicatiegebruik bij personen met (zeer) ernstige verstandelijke en meervoudige beperkingen, komt naar voren dat goede medische informatie overdracht essentieel is om de cliënt goede zorg te kunnen bieden. 14

15 Naar aanleiding van de problemen, als gevolg van de slechte medische informatie overdracht, waar we, als artsengroep, tegenaan liepen en de resultaten van dit onderzoek zijn we, als medische dienst, dit project gestart. Zeker ook omdat we eindverantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van het medisch beleid. Het gestandaardiseerde verslag, met daarin de afspraken over het medisch beleid, was de eerste opzet om een verbetering te krijgen in de medische informatie overdracht. Gezien de positieve reacties op het kwaliteitsproject, de ervaren verbetering in medische informatieoverdracht, het gevoel dat de cliënt een betere kwaliteit van medische zorg werd geboden en de betere samenwerking met het wonen, allemaal belangrijke punten, motiveert het om verder te gaan met dit kwaliteitsproject. Tot op heden is er op s Heeren Loo Zuid Rivierenland nog geen beleidsmatige en structurele aanpak is voor de medische informatie overdracht. Naar aanleiding van dit kwaliteitsproject kan een werkgroep worden opgezet om verder te gaan met het project om de medische informatieoverdracht verder te structuren over de verschillende locaties en beleidsmatige adviezen te geven. In deze werkgroep moet duidelijk worden wat voor inhoudelijk informatie in een dergelijk verslag moet staan. Nu hebben we ervoor gekozen alleen de afspraken rondom het medisch beleid in het verslag te zetten. Maar hoe zit het bijvoorbeeld met extra informatie of adviezen rondom een aandoening of medicatiewijzigingen? Daarnaast moet opgepast worden dat er geen schaduw medisch dossier op de woning komt. Ook is het belangrijk dat deze overdracht goed aansluit bij diverse andere disciplines die bij de cliënt zijn betrokken en op welke wijze dit verslag gemaakt moet worden en wie dit doet. Ook moet duidelijk worden waar de verantwoordelijkheden liggen rondom dit verslag. 15

16 Al met al ligt er in de toekomst nog een enorme uitdaging om voor een beter medische informatie overdracht te krijgen. 16

17 Literatuur: Evenhuis H.M. Medical aspects of ageing in al population with intellectual disability: Mobility, internal conditions and cancer. Journal of intellectual disability research :8-18. Van der Putten A., Vlaskamp C. Informatieoverdracht over medicatiegebruik bij personen met een (zeer) ernstige verstandelijke en meervoudige beperkingen. December 2007 Walburg J.A, Uitkomstenmanagement in de gezondheidszorg. Elsevier gezondheidzorg 2003; ISBN

18 BIJLAGE 1 datum: Beste groepsleiding, Vandaag is bij mij op het spreekuur geweest met ivm. We hebben het volgende besproken: Bij onduidelijkheden of vragen kunnen jullie contact opnemen met de doktersassistente. Druten: Geldermalsen: Tiel: Groet, Claudia van Alfen AIOS AVG 18

19 BIJLAGE 2 datum: Beste groepsleiding, Vandaag hebben we telefonisch overleg gehad over ivm. We hebben het volgende besproken: Bij onduidelijkheden of vragen kunnen jullie contact opnemen met de doktersassistente. Druten: Geldermalsen: Tiel: Groet, Claudia van Alfen AIOS AVG 19

20 BIJLAGE 3 Beste groepsleiding, Vandaag hebben we telefonisch overleg gehad over ivm. We hebben het volgende besproken: Bij onduidelijkheden of vragen kunnen jullie contact opnemen met de doktersassistente. Druten: Geldermalsen: Tiel: Groet, Claudia van Alfen AIOS AVG 20

21 BIJLAGE 4 EVALUATIE KWALITEITSPROJECT MEDISCHE INFORMATIE OVERDRACHT Wat is je funktie? begeleider client coordinator fysiotherapeut gedragswetenschapper anders, nl Het verslag dat na een polibezoek, een visite of telefonisch overleg digitaal door de arts werd verstuurd vond ik zinvol niet zinvol niet mee te maken gehad Het verslag zorgde voor een betere medische overdracht mee eens niet mee eens geen mening Het verslag zorgde voor de betreffende cliënt voor een betere medisch zorg. mee eens niet mee eens geen mening Het verslag werd bewaard in het papieren zorgdossier van de client digitaal op de computer werd niet bewaard ergens anders Ik zou graag bij iedere bezoek aan de arts, visite of telefonisch overleg een verslag willen hebben met de gemaakte afspraken mee eens niet mee eens geen mening 21