Overzicht van ter inzage liggend materiaal en informatie over de interne organisatie en het systeem van interne beheersing.

Transcriptie

1 Overzicht van ter inzage liggend materiaal en informatie over de interne organisatie en het systeem van interne beheersing. NB. Raadsbesluiten, verordeningen en de mandaatregeling worden gepubliceerd op ww.utrecht.nl 1. Algemeen Deze bijlage is een overzicht van de ter inzage liggend materiaal bij gemeente Utrecht, alsmede enige informatie over de financiële administratie. De documenten dienen als achtergrondinformatie om kennis te nemen van de interne organisatie en het systeem van interne beheersing bij de gemeente Utrecht. In dit overzicht worden kort de documenten omschreven die ter inzage liggen. Deze documenten kunt u alleen op verzoek inzien. Hiervoor dient u een afspraak te maken door contact op te nemen met het in de begeleidende brief genoemde telefoonnummer. 1.1 Mandaatregister c.q. mandaatregeling en organisatieregeling Gemeente Utrecht (internet en intranet) De ter inzage gelegde mandaat- en de organisatieregeling van de gemeente Utrecht is vastgesteld bij collegebesluit van 19 december 2012 en is inwerking getreden op 1 januari Dit in verband met de nieuwe organisatiestructuur vanaf 2013 als gevolg van een gemeentebreed doorgevoerde reorganisatie. De organisatiestructuur wordt/is weergegeven in de programmabegroting en in de gemeenterekening (de verantwoording) van de gemeente, welke documenten gepubliceerd zijn en te raadplegen zijn op internet. Het mandaatregister bevat een overzicht van door mandaatgever aan gemandateerde opgedragen bevoegdheden. Onder mandaatgever wordt hier verstaan : het bestuursorgaan dat aan een functionaris de bevoegdheid geeft om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen. Gemandateerde is de functionaris, die van de mandaatgever de bevoegdheid heeft gekregen om in naam van de mandaatgever besluiten te nemen en te ondertekenen. In de organisatieregeling van de gemeente is de bestuursstructuur met betrekking tot het beheer en de bedrijfsvoering te vinden. De betreffende regelingen ondersteunen de uitvoering van artikel 160, eerste lid, onderdeel c van de Gemeentewet en artikel 5, 13, 22 en 24 van de Financiële verordening gemeente Utrecht van 21 februari Ten aanzien van de inrichting van de AO/IC (administratieve organisatie, inclusief de daarin verankerde interne controle) zijn als relevante functies te onderkennen: - de directiebedrijfsvoering; - de directeur Bestuurs- en concernstaf (BCS); - de concern managers Financiën & Control (F&C), Informatie- en procesmanagement (IPM) en Human resource management (HRM) voor de kaderstelling; - de integraal verantwoordelijke managers (IRM-ers); - de informatie- en procesmanagers (IPM-ers); - de business controllers. Volgens de Organisatieregeling heeft de AO/IC de volgende doelen en waarborgen: 1. De AO/IC functie is het fundament onder de (stuur) informatievoorziening en het kwaliteitssysteem binnen de organisatie. Voor de realisering van het systeem van AO/IC als onderdeel van het beheersinstrumentarium is de IRM-er zelf verantwoordelijk. Aanbesteding Accountantscontrole van de jaarrekening 1

2 2. De AO heeft als doel het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve van het besturen, het doen functioneren en beheersen van de gemeentelijke taakuitvoering en ten behoeve van verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd. 3. De interne controle heeft als doel het beoordelen van de opzet, het vaststellen van het bestaan en het toetsen van de werking van de AO en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. 4. De opzet van de AO/IC dient waarborgen te verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de volledigheid van de informatie die wordt verstrekt aan de gemeentelijke bestuursorganen en anderen die deze informatie behoeven. De administratieve processen, inclusief de interne controle worden vastgelegd in procesbeschrijvingen en -schema's. 5. De in het vierde lid bedoelde tijdigheid, volledigheid en betrouwbaarheid dienen bevorderd te worden door gecontroleerde uitvoering en vastlegging en door scheiding van beherende, bewarende en beschikkende functies. 1.2 Verordeningen en raadsbesluiten (internet) In de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Utrecht, zijn artikelen opgenomen over: - beheersing en interne controle; - financiële organisatie en administratie. In de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Utrecht is aangegeven dat een externe accountant belast is met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. De gemeenteraad heeft de kaders vastgesteld voor de rechtmatigheidcontrole. De inventarisatie van de van toepassing zijnde weten regelgeving wordt in de toekomst geactualiseerd. Het overzicht van 2009 ligt ter inzage. Ook enkele overige van belang zijnde verordeningen (bijvoorbeeld de subsidieverordening) zal ter inzage gelegd worden. Overigens zijn alle verordeningen in te zien op Handboek Financiën (intranet) Hier vind je alles wat je altijd al had willen weten over de cyclus in de gemeente Utrecht. Van de richtlijnen voor het opstellen van een begroting of verantwoording tot "hoe vraag ik geld aan voor een nieuwe investering". Alle wijzigingen op het handboek worden opgenomen in de map Nieuwsbrieven en wijzigingen handboek. 1.4 Handreiking AO/IC beleid (intranet) Administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) is een onderdeel van een organisatie en management. Zij is in het document "Handreiking AO/IC beleid" gedefinieerd als: "het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van een zodanige werking van de administratie en informatievoorziening dat deze dienstbaar zijn aan het beheer, de bevordering en de bewaking van de kwaliteit van de gemeentelijke taakuitvoering". Management en medewerkers hebben betrouwbare en relevante informatie en sturings- en beheersingsinformatie nodig voor het vervullen van de hen toegewezen taken. Betrouwbaarheid van informatie wordt gewaarborgd door een adequate opzet en werking van de AO/IC, namelijk middels een adequaat systeem van interne beheersing. In dit document is geen expliciet onderscheid gemaakt tussen administratieve organisatie, inclusief de daarin verankerde interne controlemaatregelen, en interne beheersing. Interne controlemaatregelen zijn hetzelfde als beheersingsmaatregelen. Aanbesteding Accountantscontrole van de jaarrekening 2

3 1.5 Management letters, board letters en accountantsrapporten De management letter van de accountant is gericht aan het college. De board letter is een samenvatting van de management letter bedoeld voor de Subcommissie Controle en Financiën als auditcommissie, bestaande uit leden van de gemeenteraad van Utrecht. Het verslag van bevindingen (accountantsrapport c.q. accountantsverslag) bevat de bevindingen over de uitgevoerde controle bij het afgeven van de accountantsverklaring. In het kader van de controle van de jaarrekening 2011 tot en met 2013 heeft de accountant gerapporteerd in zijn management letters, board letters en verslagen van bevindingen over punten aangaande de interne beheersing met betrekking tot de verantwoording. De management letters, board letters en accountantsrapporten over 2012 en 2913 worden te inzage gelegd. 1.6 Inkoopsysteem SAP is een belangrijk systeem binnen de gemeente Utrecht. Zo wordt de financiële administratie in SAP gevoerd. In 2014 is een nieuw geautomatiseerd inkoopsysteem geïmplementeerd. Dit systeem, ontwikkeld in SAP, betreft de module SRM (Supplier Relationship Management). Deze module bevat een digitale workflow, waarin documenten ook gedigitaliseerd worden opgenomen. Zo worden de meeste stukken die ten grondslag liggen aan een boeking in het workflow systeem opgeslagen. De goedkeuring van verlichtingen en facturen vindt geautomatiseerd plaats. Bij de afdeling wordt de mogelijkheid geboden inzicht in de werking van dit systeem te krijgen. 1.7 Jaarrekeningdossier In de huidige situatie zijn er afspraken tussen de gemeente en de accountant op welke wijze gegevens aangeleverd worden ten behoeve van de jaarrekeningcontrole. Enkele voorbeelden van deze "jaarrekeningdossiers" zullen ter inzage gelegd worden. 1.8 Overige ter inzage gelegde documenten Verder zijn ter inzage: - Handboek Projectontwikkeling (een naslagwerk over de voorgeschreven inrichting en beheersing van het planproces voor de ontwikkeling van Leidsche Rijn. De fasering, gewenste producten, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en procedures zijn hierin op hoofdlijnen beschreven) (Hardcopy); - Rechtspositieregeling gemeente Utrecht (intranet); - Nota Bedrijfsvoering (intranet en internet); - Nota Lokale heffingen (intranet en internet); - Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement (intranet en internet); - Nota Aanbestedingsbeleid Gemeente Utrecht 1999 (Hardcopy); - Nota Verbonden partijen (internet); - De Utrecht Monitor 2014 (internet); - Begroting (2012, 2013, 2014) (internet); - Verantwoording (gemeenterekening; 2012, 2013) (internet); - Normenkader rechtmatigheidcontrole 2012 en 2013 (Hardcopy); - Voorjaarsnota (2013, 2014 (Internet/ Intranet); - Via B (Hardcopy); - Jaarplan Team Audit 2014 (Hardcopy); - Jaarplan Team Interne Controle 2014 (Hardcopy); Aanbesteding Accountantscontrole van de jaarrekening 3

4 - Rapporten van Team Audit over (Hardcopy): * Treasury; * Horizontaal toezicht; * Retributies; * Wigo4IT; * Transparantie begroting en verantwoording; * HR informatie in control. Diverse processen worden ondersteund door applicaties/geautomatiseerde informatiesystemen. Ter inzage zal liggen een overzicht van relevante applicaties/geautomatiseerde informatiesystemen. 2. Concern management Financiën versus business control Concern management Financiën & Control (F&C) gaat allereerst over de werking van het financiële en control systeem, waarbij een balans gevonden moet worden tussen versterking van gemeentebrede sturing aan de ene kant en het ondersteunen van de primaire processen aan de andere kant F&C-medewerkers werken binnen de BCS, richten de financiële bedrijfsvoering (regie), adviseren de directie en het college van B&W. Ze houden ook toezicht op de werking van het financiële systeem. De F&C-medewerkers (financieel adviseurs, controllers en auditors) hebben verregaand inzicht in gemeentefinanciën & control. Zij zijn in staat om te opereren op het snijvlak tussen het toezicht op het financiële & control-systeem en het voeren van de regie over dat systeem. Zij hebben de volgende taken: - Het adviseren op de interne allocatie van middelen en de kansen en bedreigingen in de omgeving. Hier onder valtonder meer het signaleren en sturen op interne en externe ontwikkelingen van financieel belang (inclusief de externe belangenbehartiging), het toezien op de werking van het financiële systeem en het bewaken van de belangenafweging en het ondersteunen van het beheersen van grote projecten. - Het ontwikkelen en vastleggen van kaderstelling, gericht op het doelmatig inrichten van processen op het gebied van de financiële beleidskaders en de financiële bedrijfsvoering en het toezien op de naleving van de gemaakte afspraken. - Het voeren van regie en het toezicht op de financiële bedrijfsvoering, waaronder de uitvoering van de (financiële)bedrijfsvoeringagenda, de inrichting van de gemeentebrede administratie en de opdrachtgeversrol richting Interne bedrijven. - Het voeren van regie en het toezicht op de planning- en control-cyclus. - Het analyseren en adviseren (control) over concernbrede aangelegenheden, zowel beleids- als bedrijfsvoering. Niet langer kan het concern sturen op de optelsom van wat de voormalige diensten aanleveren. Het concern dient een analyse en advies te kunnen maken van gemeentebrede informatie die beschikbaar komt via de gemeentebrede administraties (uit Interne Bedrijven; denk aan personeelsformatie en inkoop). Aanbesteding Accountantscontrole van de jaarrekening 4

5 Er werken business controllers binnen het primair proces. Zij ondersteunen het management van een betreffende organisatie-onderdeel in analyse en advies over het primair proces. De business controllers zijn werkzaam voor een bepaald organisatie-onderdeel. Ze maken deel uit van het MT van het betreffende organisatie-onderdeel. De business controller adviseert eigenstandig de managers in het primair proces van zijn/haar organisatie-onderdeel over het financieel beleid en bedrijfsvoeringsonderdelen, voert control uit op de planning- en control-cyclus binnen het organisatieonderdeel en grote, complexe projecten. De controller analyseert en adviseert vanuit een eigenstandige rol over zaken die betrekking hebben op de sturing en de beheersing van de primaire processen. Onder beheersing verstaan we ook de (werking van de) interne controles en de (werking van de) werkprocessen. Dit maakt ook integraal deel uit van de analyse en advisering van de controller. Het betekenis geven, het analyseren en het prognosticeren zijn taken voor de controller. De business controller gaat in zijn advisering dan natuurlijk uit van een ongedeelde taak. Met andere woorden: het maken van een overzicht met een prognose of ten behoeve van besluitvorming is een taak, in dit geval, van de controller. De business controller zorgt ook voor samenhang tussen de financiële administratie en de informatievoorziening daarover en stemt deze continu af met Interne Bedrijven. Er werken ook financieel administratieve medewerkers bij Interne Bedrijven, die het primaire proces ook ondersteunen. Zij voeren de financiële administratie en aanpalende administraties zoals de urenen de verplichtingenadministratie en verstrekken daarover informatie aan belanghebbenden. 3. Financiële administratie en SAP De concern manager Financiën en Control (F&C) is op ambtelijk niveau verantwoordelijk voor het financieel beheer van de gemeente Utrecht, waaronder de gemeenterekening (de verantwoording). De concern manager stelt de spelregels, in overleg met de business controllers, vast rekening houdend met de kaders. Het concern is verantwoordelijk voor het overleggen van de te controleren jaarrekening met bijbehorende specificatie van de balansposten (balansdossiers). De gegevens zijn in principe centraal beschikbaar. Van bepaalde balansposten zoals ten aanzien van grondexploitatie en projecten zal de fysieke documentatie bij de betreffende diensten liggen. Het is veelal ondoenlijk om bepaalde dossiers te kopiëren. Denk bijvoorbeeld aan bouwcontracten, Het concern zorgt ervoor dat voor zover doelmatig de benodigde documenten ter onderbouwing van een balanspost beschikbaar zijn. Het hoofd van Intern Bedrijf Financiën, als onderdeel van Interne Bedrijven (IB) is verantwoordelijk voor de financiële administratie en de kwaliteit daarvan binnen de gestelde kaders. Bij IB zijn diverse zogenoemde shared service centers ondergebracht. Het hoofd IBF valt hiërarchisch onder de directeur IB en functioneel onder de concern manager F&C. Er is sprake van een centraal financieel systeem, dat zoals eerder opgemerkt in SAP wordt gevoerd. Vanaf 7 oktober 2014 werkt de gemeentelijke organisatie, met uitzondering van het organisatieonderdeel Stadswerken (SW) in het nieuwe Stadskantoor van de gemeente Utrecht. De gemeente Utrecht maakt gebruik van verschillende modules van SAP, bijvoorbeeld de module voor vastgoed, urenverantwoording en inkoop. Daarbij is de functionaliteit van SAP ten behoeve van de financiële administratie leidend. In dit verband is er een kader voor het beheer en het gebruik van SAP. Als eigenaar van SAP treedt de concern manager F&C op. Auditors hebben/krijgen raadpleegbevoegdheid voor alle gegevens(bestanden). Kennis en ervaring zijn dan ook wenselijk. *** Aanbesteding Accountantscontrole van de jaarrekening 5