ORGANISATIEADVI EZEN. herfst, nummer 3, jaargang 2, Digidiv ers hebben de toekomst. De spin in uw informatieweb

Transcriptie

1 ORGANISATIEADVI EZEN herfst, nummer 3, jaargang 2, 2009 Digidiv ers hebben de toekomst De spin in uw informatieweb

2 Digidiv ers hebben de toekomst Een nieuw jaargetijde is al weer aangebroken. De vaste lezers van onze serie boekjes hebben misschien al weer uitgekeken naar een nieuw boekje van K2O Organisatieadviezen. Deze herfstversie is in zijn geheel gewijd aan het onderwerp: De wereld van de Digidiv er. Het kan ook zijn dat dit uw eerste kennismaking met ons is. Daarom begint dit boekje met te vertellen wie wij zijn en wat we doen. De bedoeling is in elk geval: kennismaken en kennisdelen. Dit herfstboekje gaat in op de wereld van de Digidiv er; wat doet een Digidiv er, hoe ziet zijn functieprofiel er uit en waar positioneer je deze functie in de organisatie. Wat voor type mensen zijn in staat deze functie te vervullen en zijn deze mensen te vinden? K2O is het organisatieadviesbureau van de Digital Groep waarin 40 onafhankelijke adviseurs actief zijn. Het bureau is gespecialiseerd in: de organisatorische en persoonlijke aspecten van digitaal werken, het vormgeven van dienstverleningsconcepten en verandermanagement en organisatieontwikkeling. Of het nu gaat om het inrichten van een Klantcontactcentrum (KCC) of het inrichten van documentaire informatievoorziening: K2O helpt u met het realiseren van uw doelen. 3

3 De wereld van de Digidiv er Digitaal werken, zaakgewijs werken; het zijn inmiddels geen nieuwe kreten meer. Alle organisaties zijn bezig processen aan te passen aan de digitale tijd. Nieuwe systemen worden aangeschaft en/of reorganisaties doorgevoerd. Deze aanpassingen hebben gevolgen voor de bijbehorende documentstromen. Of misschien moeten we wel zeggen dat de gewijzigde documentstromen er mede de oorzaak van zijn dat er wijzigingen plaatsvinden in processen en organisaties. Naarmate de digitalisering vordert, wordt de fysieke poststroom kleiner met alle gevolgen van dien voor de omvang van de registratiefunctie bij de archiefafdeling. De registratiefunctie voor de digitale documenten zal meer bij de medewerkers op de afdelingen of bij het Klantcontactcentrum komen te liggen. De rol van de afdeling DIV zal hierdoor wijzigen naar een meer ondersteunende en adviserende rol naar medewerkers toe. Adviseren hoe de medewerkers van de organisatie zelf informatie kunnen opslaan en terugvinden wordt een belangrijke taak. Het lijkt zo eenvoudig; de netwerkschijven zijn groot genoeg en de prijs van extra geheugencapaciteit voor de server is ook niet meer zo hoog. Maar hoe werk je samen aan eenzelfde document, hoe weet je dat je beschikt over de laatste versie en gaat iedereen hetzelfde document van een vergadering op zijn persoonlijke schijf opslaan? De overgang van de papieren situatie naar de digitale situatie gaat niet van de ene op de andere dag. Hierdoor zal gedurende een aantal jaar een hybride situatie bestaan waarbij naast het steeds meer digitaal verwerken van aanvragen en verzoeken ook nog papieren post wordt ontvangen. Daar waar tot nu toe voornamelijk aandacht werd besteed aan het goed en tijdig registreren van ingekomen post, het beheren van dossiers en het archiveren, bewaren en vernietigen van documenten komen er nieuwe taakvelden voor de DIV--afdeling bij. Op termijn zullen overigens een aantal van de uitvoerende taken anders worden belegd. Zo zullen systemen dusdanig worden ingericht dat ze automatisch bewaartermijnen in de gaten zullen houden, medewerkers zullen zelfstandig uitgaande post in het DMS opnemen etc. 4 5

4 Het invullen van de ondersteunende en adviserende rol in de digitale wereld, vraagt veel van de DIV. Zij is verantwoordelijk voor het adviseren, opstellen en controleren van kaders en richtlijnen voor (digitaal) documentbeheer, documentstromen en . De DIV-werkzaamheden worden meer geïntegreerd in het primaire proces en DIV bewaakt de kwaliteit van de documentaire informatievoorziening. Daarbij gaan de medewerkers van de afdelingen op een andere manier ondersteund worden: adviseren over de documentenstroom, de rol van de documentenstroom bij de werkprocesanalyse, het opleiden van nieuwe medewerkers van afdelingen en het ondersteunen bij het registeren van documenten. De DIV-medewerker zal zich steeds meer pro-actief op gaan stellen: hij kent de ontwikkelingen van de organisatie en kent de werkprocessen. Hij weet wat er speelt. Hij signaleert veranderingen in werkprocessen en informatiebehoeften en anticipeert hierop. 7

5 De verschillen tussen een traditionele DIV-medewerker en een Digidiv er zijn hieronder in beeld gebracht. Kennis DIV-medewerker Kennis van wet- en regelgeving ten aanzien van beheer, selectie, vernietiging en overdracht van archieven. Digidiv er Kennis van de (ontwikkeling van) taken en de werkprocessen van de klantomgeving. Kennis van relevante wet- en regelgeving. Kennis van de ontwikkelingen op het gebied van digitale documenthuishouding. Kennis en vaardigheden in de verschillende ontsluiting- en orde ningstechnieken binnen het Documentmanagementsysteem (DMS). Vaardigheden DIV-medewerker Inzicht in de organisatiestructuur en werkprocessen van de organisatie voorzover van belang voor archiefbeheer. Inzicht in het DMS i.v.m. completering van dossiers. Accuraat en planmatig kunnen werken. Digidiv er Vaardigheid in het geven van instructies. Vaardigheid in het deelnemen aan interne en externe project- en werkgroepen. Communicatieve vaardigheden. Pro-actieve houding. Inlevingsvermogen in de klant. 8 9

6 Taken DIV-medewerker Het inventariseren en archiveren van de papieren aangeboden archiefbescheiden. Het logisch ordenen van de fysieke dossiers. Het, rekening houdend met de archiefwet, beoordelen en bepalen welke dossiers vernietigd kunnen worden en/of naar het semi-statisch archief kunnen worden afgevoerd. Het begeleiden van de verplaatsing van (dynamische) archieven naar interne en/of externe bewerkingslocaties. Het aannemen en afhandelen van vragen betreffende papieren dossiers door gebruikers door digitaal beschikbaar te stellen. Digidiv er Draagt zorg voor digitale dienstverlening aan de gebruiker door: Het onderhouden van contact met gebruikers van het DMS over de kwaliteit van de digitale dienstverlening. Het voeren van overleg met de gebruikers om veranderingen in het werkproces te signaleren en te vertalen naar consequenties voor de praktische uitvoering van de digitale documenthuishouding. Het verstrekken van informatie aan gebruikers over het gebruik van het DMS. Het verzorgen en bewaken van de ontsluiting van digitale documenten en dossiers. Het verzorgen van gebruikerstrainingen DMS. Het deelnemen aan DMS-brede projecten. Draagt zorg voor beheer en registratie van de digitale documenthuishouding door: Het beoordelen van de inkomende post. Het vastleggen, controleren en aanvullen van metagegevens in het DMS. Beschikbaar stellen van inkomende digitale documenten. Het houden van toezicht op de kwaliteit van de registraties van gebruikers. Advisering aan de gebruiker over het secuur plaatsen in het DMS van de documenten aan de hand van het Documentair Structuur Plan (DSP). Het vormen en ordenen van digitale archiefdossiers in het DMS en adviseren hierover. Het doen van voorstellen over aanpassingen in het DSP en DMS. Uitdragen visie op digitaal werken

7 Functieprofiel Digidiv er Bij het functieprofiel van een Digidiv er moet je denken aan de volgende activiteiten: De Digidiv er staat middenin de organisatie en zorgt voor kwalitatief hoogwaardige uitvoering van (digitale) archivering en ondersteunt, adviseert en controleert de medewerkers bij het gebruik van het Document Management Systeem. Hij zorgt ervoor dat de gegevens en informatie die is vastgelegd in systemen aan medewerkers ter beschikking wordt gesteld. Het is van groot belang dat de Digidiv er op de hoogte is van landelijke en organisatiebrede ontwikkelingen en daar actief op inspeelt. De Digidiv er controleert en heeft een monitorende functie en is als zodanig verantwoordelijk voor goede en volledige dossiervorming, digitale documentenopslag conform de richtlijnen, zoals: zitten stukken goed in het dossier, zijn de juiste metadata toegekend, wordt er niet te veel op het persoonlijk domein opgeslagen, zijn er niet te veel subdossiers, klopt de documentflow, etc. 13

8 Plaats in de organisatie Controle of het Document Structuur Plan goed werkt in de praktijk en of het aansluit bij de werkprocessen van de afdelingen is ook een taak van de Digidiv er. Controle op de werking en communicatie daarover met de proceseigenaren, afdelingen en administratieve organisatie. De Digidiv er beheert de tools voor managementrapportages (termijnbewaking, doorlooptijden e.d.) ten aanzien van zaken en stelt deze beschikbaar aan procesverantwoordelijken. Bij de keuze voor de plaats in de organisatie waar de Digidiv er kan worden ondergebracht zijn, zoals bij elke keuze op dit gebied, grofweg 2 opties mogelijk; centraal mits en decentraal tenzij. Wordt de organisatie gekenmerkt door strakke delegatie dan is de optie centraal mits van toepassing. Dit wil zeggen dat zo veel mogelijk zaken centraal gehouden worden; de overdracht van verantwoordelijkheden blijft tot een minimum beperkt. Tot slot is er een belangrijke rol bij het opleiden van (nieuwe) medewerkers op het gebied van digitaal archiveren en het gebruik van het DMS. Indien losse delegatie van toepassing is dan is decentraal tenzij een logisch gevolg. Dit wil zeggen dat zoveel mogelijk verantwoordelijkheden decentraal belegd worden tenzij de schaal- en kostenvoordelen een centrale aansturing rechtvaardigen. Elke organisatie heeft zo zijn eigen voorkeuren en redenen waarom de ene of de andere optie beter is. Hierbij is het besturingsmodel van de organisatie van grote invloed op de keuze. Onze voorkeur ligt bij de optie centraal mits. Voordeel van dit scenario is dat alle informatiegerelateerde onderwerpen rondom digitaal en zaakgewijs werken worden gebundeld

9 Schaap met 5 poten?! Informatie wordt daadwerkelijk als een belangrijke kernwaarde gepositioneerd. Als er iets in een organisatie is wat niet stopt bij de grenzen van de verschillende afdelingen, dan is het wel informatie. Het optimaliseren van processen en documentstromen moet ook zoveel mogelijk integraal bekeken worden om zo effectief mogelijk georganiseerd te worden. Dit rechtvaardigt een centrale positionering. Wat voor type mensen zijn het en zijn deze mensen te vinden? Het zal inmiddels duidelijk geworden zijn dat de taken van de Digidiv er veelomvattend zijn en vragen om een breed pakket aan kennis én vaardigheden. Kennis van wet- en regelgeving en systemen, Communicatief zeer vaardig, Inzicht in de processen van de organisatie, Adviseren, Controleren, Pro-actief, Inlevingsvermogen in de situatie bij de klant. In totaal hebben we het hier dus over 7 kennis- en vaardighedencomponenten die we verenigen in 1 persoon. Zoeken we hier het schaap met de 5 poten? Mensen die aan dit profiel kunnen voldoen zijn schaars. De traditionele DIV-medewerker is dé expert op het kennisgebied, maar in het verleden werd hem niet gevraagd inzicht te hebben in alle processen van de 16 17

10 organisatie. Tegelijkertijd is het aantal jonge mensen dat kiest voor opleidingen waarin wet- en regelgeving op het DIV-gebied worden aangeboden ook beperkt. En dat terwijl veel organisaties meer en meer behoefte hebben aan het type medewerker zoals hier beschreven is. De ontwikkelingen volgen elkaar op, de digitale wereld staat niet stil. De vraag naar Digidiv er is dus geen tijdelijke vraag, hoewel er natuurlijk ook sprake kan zijn van een tijdelijke extra behoefte; bijvoorbeeld om eigen DIV-medewerkers op sleeptouw te kunnen nemen en hen door middel van learning on the job de nieuwe kneepjes van het vak bij te brengen. Digidiv ers hebben de toekomst! En er zijn er weinig van. Het opleiden van communicatief vaardige en proactieve medewerkers tot Digidiv er is daarom hard nodig. De markt reageert hier inmiddels op. Diverse initiatieven worden ondernomen. 19

11 Welke oplossing biedt Digital display? Digital display is een adviesbureau met hoogwaardige adviseurs. Zij verzorgt adviezen op het grensvlak van organisatie en informatisering en is gespecialiseerd in vraagstukken op het gebied van digitaal werken en het digitaliseren van (documentaire) informatie. In de lopende adviespraktijk komen we regelmatig organisaties tegen die worstelen met de invulling van de Digidiv-functie zoals die hier is beschreven. Digital display heeft een uniek concept ontwikkelt waarin mensen worden opgeleid door experts op het gebied van digitaal werken en competentieontwikkeling. Wij leiden eigen mensen op door middel van een traineeprogramma en verzorgen een opleidingsprogramma voor geïnteresseerden in een functie als Digidiv er. Traineeprogramma Jonge HBO-ers zijn aangetrokken die het traineeprogramma Informatiemanagement volgen. Een combinatie van leren en werken Leren In het leergedeelte wordt aandacht besteed aan de ontwikkeling van kennis én vaardigheden. Leren van de adviseurs tijdens 21

12 lesdagen wordt gecombineerd met het leren in de praktijk bij opdrachtgevers. Een senior adviseur als sparringpartner; om op terug te vallen bij vragen in de praktijk en om vaardigheden mee te oefenen. Werken De trainees gaan na een gedegen opleiding aan de slag bij organisaties als Digidiv er. Samen met de mensen van de eigen organisatie wordt de ontwikkeling in gang gezet. Dat kan op allerlei verschillende manieren worden ingevuld. Zo kan de Digidiv er meewerken om achterstanden op de DIV afdeling weg te werken, fungeren als vraagbaak en voorbeeld voor de eigen mensen. Hij kan gevraagd worden mee te helpen bij het in kaart brengen van processen. Maar het kan ook zijn dat uw organisatie tijdelijke capaciteitsproblemen heeft en behoefte heeft aan mensen die snel in te zetten zijn. Een groot verschil met de traditionele uitzendbureau s is dat een trainee van Digital display een organisatie van ervaren adviseurs in de buurt heeft. Een club mensen die hij gewoon even tussendoor kan bellen voor specifieke vragen. Een stel adviseurs die, door hun ervaring met dit onderwerp bij vele organisaties, in staat zijn om de trainee nét even die tip mee te geven die hem weer verder helpt. Handig voor de trainee en heel handig voor de organisatie. Interesse om, voor een kortere of langere periode, gebruik te maken van de kennis en ervaring van een Digidiv er? Dan kun je contact opnemen met Peter Versluis (Peter.Versluis@Digital.nl) Naast het traineeprogramma voor mensen die in dienst zijn van Digital display is een opleidingsprogramma opgesteld; Toegepast Informatie- en Procesmanagement (TIP). Dit is dé opleiding tot Digidiv er. In een jaar tijd worden alle aspecten van digitaal werken doorgenomen. Inhoudelijke DIV onderwerpen als wet- en regelgeving, substitutie en selectielijsten worden afgewisseld met modules waarin aandacht besteed wordt aan het ontwikkelen van de competenties. Aandacht voor de ontwikkelingen van web 2.0, digitale werkplekken, Klantcontactcentra en het dienstverleningsconcept Antwoord. Een actieve opleiding op HBO-plus niveau met een individuele eindopdracht. Voor meer informatie over de TIP-opleiding kun je kijken op

13 INFORMATIEMANAGEMENT O R GA N I S AT I E A DV I E Z E N Colofon Drukwerk: Via Graphics Concept en vormgeving: Lawine grafisch ontwerp Tekst: Rob van Disseldorp Jeroen Jonkers Peter Versluis K2O Organisatieadviezen Laan Copes van Cattenburch 58 Postbus CK Den Haag info@k2o.nl T F Digital Groep