Koers naar De Bedoeling met Haarlemmermeer. Tekst: Martine van Dijk, A+O fonds Gemeenten/ Fotografie: Kees Winkelman

Transcriptie

1 Koers naar De Bedoeling met Haarlemmermeer Tekst: Martine van Dijk, A+O fonds Gemeenten/ Fotografie: Kees Winkelman

2 De gemeente Haarlemmermeer is gestart met een nieuwe koers. Een koers waarbij klantgerichtheid een belangrijke plek inneemt, maar waarbij het vooral gaat om de waarde voor de (lokale) samenleving. Een koers waarbij gekeken wordt naar de bedoeling en wat minder naar de systemen die zeggen hoe we moeten handelen. Het boek van Wouter Hart, Verdraaide organisaties gaat precies over dit fenomeen. Het fenomeen van uitgaan van de bedoeling, de pijl in de juiste richting. Naast de gedachten over dit principe met de auteur van dit boek, legt Arjen van der Meulen, organisatieadviseur bij de gemeente Haarlemmermeer uit hoe de bedoeling bij hen in de organisatie tot zijn recht komt. Wat is de aanleiding? Hoe werken zij aan deze koers? Wat zijn de valkuilen? Wat is nu de bedoeling? We leven in een boeiende tijd vol dynamiek. Het is de tijd van de participatiesamenleving en de tijd waarin overheidstaken steeds meer lokaal worden ingevuld. Het is daarom logisch dat gemeenten bezig zijn met het nadenken over hun koers, zo ook in Haarlemmermeer. Iets meer dan twee jaar geleden startte Carel Brugman als gemeentesecretaris. Na de eerste Arjen van der Meulen: Werken vanuit de bedoeling is meer dan klantgerichtheid, het gaat over de waarde voor de samenleving, in welke vorm dan ook. maanden presenteerde hij zijn beelden en visie op de opgaven van de gemeente. Een hieruit voortvloeiend programma is het versterken van het strategisch vermogen onder regie van Prof. Dr. Roel in t Veld, wat zorgde voor een groter bewustzijn op de strategische vraagstukken en stimuleerde de blik naar buiten. Het was dan ook de voorloper op de nieuwe koers. De doorslaggevende factor voor de koersverandering kwam vanuit de behoefte van het College om de overhead en de beleidscapaciteit onder de loep te nemen. Brugman heeft dat aangegrepen om dit in een bredere context te plaatsen en te vertalen in een nieuwe organisatiekoers.

3 Wouter Hart, schrijver van het boek Verdraaide organisaties, liep al lange tijd met het idee van werken vanuit de bedoeling in zijn hoofd: We leven teveel in een systeemwereld. Alles wordt gestandaardiseerd en medewerkers worden uitvoerders van protocollen. Daardoor verliest men de bevlogenheid in zijn werk en wordt er voorbij gegaan aan de menselijke psychologie. De mens moet centraal staan, niet de systeemwereld. Arjen van der Meulen Het vorige grote verandertraject (in 2006) in Haarlemmermeer had de naam Focus: Klant! Arjen: Klantfocus is uiteraard goed, maar in ons contact met de samenleving gaat het niet alleen over klantcontacten. Gemeenten zijn complexe organisaties omdat ze rollen vervullen die soms op spanning staan met elkaar. Een enkelvoudige strategie werkt dan ook niet. De nieuwe koers, die uitgaat van De bedoeling, biedt hierin meer ruimte. Werken vanuit de bedoeling is meer dan klantgerichtheid, het gaat over de waarde voor de samenleving, in welke vorm dan ook. Koersen in zijn simpelste vorm Het boek van Wouter Hart heeft voor Haarlemmermeer een belangrijke rol gespeeld in het overbrengen van deze koers. Door de eenvoud waarmee Wouter Hart het principe uitlegt, levert het juist iets extra s op. Het maakt het begrijpelijker voor iedereen. De denkwijze van Wouter zit ook in onze koers, dit was dus een enorme kans om zijn gedachten te gebruiken om de boodschap aan de collega s over te brengen, vertelt Van der Meulen. Tijdens de lancering van de nieuwe koers heeft de schrijver een presentatie gegeven bij de gemeente. Ook wordt er een animatie gemaakt over het concept van de bedoeling. In het filmpje wordt uitgebeeld hoe we geneigd

4 Wouter Hart: De mens moet centraal staan, niet de systeemwereld. zijn houvast te zoeken in protocollen en regels en hoe we op weg zijn naar een nieuw soort vakmanschap, waarin meer ruimte is voor de professional en met de bedoeling voorop. Een verhaal wat ook in het boek van Hart duidelijk naar voren komt. Hart: Het is een praktische zoektocht waarin we moeten kijken hoe we het beste resultaat behalen binnen de samenleving. In plaats van alles te standaardiseren, moeten we juist geloven in de dynamiek, in eigenaarschap en wat meer buiten de lijntjes kleuren. Ons afvragen wat de waarde van het project is en wat het van jou als persoon vraagt, dat is de bedoeling. We zouden met elkaar eens wat meer moeten reflecteren. Wouter Hart Valkuilen en handvatten Maar hoe doen we dat? Hoe zorgen we dat de koers verbindt en richting geeft? En welke struikelblokken kom je onderweg tegen? Arjen van der Meulen heeft duidelijk voor zich wat je niet uit het oog moet verliezen: Het gesprek met collega s die het werk doen is cruciaal. Zo was ik toch wel verrast hoeveel waarde sommige collega s hechten aan die systeemwereld. Het geeft meer dan alleen houvast. Binnen de overheid heeft het een enorme functie. Het biedt bescherming tegen willekeur, bevordert de rechtsgelijkheid en zorgt voor een

5 betrouwbare overheid. Ze maken zich zorgen bij de gedachte om de systeemwereld aan te tasten en dat vind ik een legitieme gedachte. Uiteindelijk gaat het erom om zowel een betrouwbare als een effectieve overheid te zijn. Vanwege een zeer kort tijdsbestek is het proces van bovenaf gestart. Arjen: Omdat we met een relatief kleine groep collega s met de koers zijn gestart, zagen we dat er op sommige plekken afwachtend werd gereageerd. De uitdaging is om ook daar beweging te creëren vooral ook door aan te sluiten bij hun werkpraktijk en (verbeter)initiatieven. Er gebeurt namelijk al veel conform de koers, een mooi voorbeeld zijn de LEAN trajecten. De toekomst is er al noemen we dat. Idealiter begin je zo n veranderproces op de werkvloer en nog beter zou het zijn om van buiten uit naar de organisatie te kijken, het gaat tenslotte om vraagstukken die plaatsvinden in de buitenwereld. Wouter Hart legt nog eens de nadruk op deze buitenwereld: We moeten de krachten in de samenleving benutten. We moeten goede burgerinitiatieven omarmen en minder snel geneigd zijn om nee te zeggen. Het gaat erom welke waarde het toevoegt aan de maatschappij, niet om de regels.

6 Invloed van decentralisaties Bij de decentralisaties in het sociaal domein draait het vooral om systeemverantwoordelijkheid. Dat is boeiend in relatie tot de koers waarin de bedoeling voorgaat op het systeem. Hierdoor kan spanning ontstaan. Vooral als er een incident plaatsvindt, is de reflex begrijpelijk om protocollen aan te scherpen en dat is nou juist wat we niet willen. We moeten beter leren omgaan met tragiek op een andere wijze dan het direct te willen oplossen via nieuwe regels en toezichtsystemen, zegt Arjen. Hart: De decentralisaties vragen radicaal ander gedrag van gemeenten als opdrachtgever. Ik denk dat we ons moeten focussen op het ondersteunen van de burger, de burger die het echt niet zelf kan. We moeten ernaar streven dat niemand tussen wal en schip valt. Dat is de bedoeling. Samen onderweg naar de bedoeling De nieuwe koers zal niet in een dag uitgevoerd worden. Van der Meulen: Voor een deel is het planmatig maar we richten ons vooral op het op gang brengen van een beweging via activiteiten en veel communicatie. Dat deel is volledig Wouter Hart: We moeten goede burgerinitiatieven omarmen en minder snel geneigd zijn om nee te zeggen. Het gaat erom welke waarde het toevoegt aan de maatschappij, niet om de regels. procesgericht, waarbij we de resultaten niet opleggen. We weten nog niet welke groei en bloei het in welk tempo gaat laten zien. We hebben voor dit deel een fantastisch kernteam van interne collega s. Zij werken nauw samen met de directie en voeden dus de organisatie via verschillende activiteiten zoals Koerscafé s, workshops en Meet and Eat, waarbij twee collega s met elkaar tijdens de lunch in gesprek gaan over de koers. Uiteindelijk gaan we ervoor dat de koers

7 breed herkend wordt in de praktijk. Pas geleden was er een casus vergelijkbaar met een van twee jaar geleden. Toen werd er gehandeld vanuit de systeemwereld, wat zorgde voor bemiddeling en reparaties. Nu is de casus vanuit de bedoeling opgelost en is er veel meer tevredenheid. Wouter Hart benadrukt dit nog maar eens: Als de reflectie plaatsvindt vanuit de bedoeling, is er meer ruimte en verschuilen we ons niet meer achter de regels. De medewerkers gaan zelf nadenken over de waarde en ondersteuning. Het Wouter Hart: We moeten af van de term: het is nu eenmaal de regel. gevolg is dat er veel meer vanuit eigen kracht gewerkt wordt. We moeten af van de term: het is nu eenmaal de regel. <