EFFECT NIEUWE ISO-NORMEN MANAGEMENTSYSTEEM OP ISO 19011

Transcriptie

1 EFFECT NIEUWE ISO-NORMEN MANAGEMENTSYSTEEM OP ISO Wat brengt het ons om de ISO aan te sluiten op de HLS? Koninklijke NEN - Delft 7 juli ing. Edwin Martherus MSc

2 UW INLEIDER 20 jaar gewacht op kansen & risicodenken ISO-normen MS n! Extern docent bij NEN voor opleidingen, trainingen & workshops Ondernemende coach, trainer, intervisor en consultant (DGA) Werkzaam geweest voor Koninklijke marine, Aon, Deloitte, KPMG en Dura Vermeer op gebied van m.n. governance, risks & compliance QHSE, operational, financial, compliance en IT-audits geleid & uitgevoerd Technische, milieukundige, bedrijfskunde en gedragskundige achtergrond Bereikbaar op of

3 NIEUWE ISO-MANAGEMENTSYSTEMEN High level structure (compatibel) ISO ISO Context organisatie 5. Leiderschap 6. Planning 7. Ondersteuning 8. Uitvoering 9. Evaluatie prestaties 10. Verbetering

4 NIEUWE ISO-MANAGEMENTSYSTEMEN Eisen interne auditing Geven van informatie of MS overeenkomt met eigen- of klanteisen en doeltreffend is geïntegreerd en onderhouden Auditprogramma baseren op (veranderende) context en belangen stakeholders die van invloed zijn Interne audits uitvoeren met geplande tussenpozen Organisatie definieert zelf auditreikwijdte en auditcriteria Auditresultaten rapporteren aan management organisatie

5 Dingen juist doen Juiste dingen doen NIEUWE ISO-MANAGEMENTSYSTEMEN Auditen op 2-niveaus - Missie & visie - Bedrijfsplannen - Stakeholders - In- & externe context - Directiebeoordeling - E..d. Verantwoorden AUDITEN MANAGEMENTSYSTEEM Beoordeling Strategische Acties Risico s & Kansen Organisatie (HLS 4, 5, 6, ) Verbeteren Sturen (leiderschap + beleid) Beheersen (QHSE-MS) - QHSE-doelen - Producteisen - Contracteisen - Wetgeving - Branche normen - Bedrijfsregels - E.d. AUDITEN BEHEERSING ONDERLIGGENDE Operationele risico s & Kansen Werkprocessen & Werkplekken Beheersing SAMENHANGENDE Support processen PROCESSEN Externe processen, producten & diensten derden (HLS 7+8) Monitoring, meting, analyse, auditing, directiebeoordeling

6 AUDITS MANAGEMENTSYSTEMEN Gewenste effecten en behoefte uit mijn praktijk Toegevoegde waarde Integratie governance structuur en P&C Geïntegreerde interne audits Risicodenken en procesbenadering Cultuur en taal business Van ISO naar eigen- & klanteisen Reagerend op veranderingen en ontwikkelingen context Aandacht voor kansen Afstemming lines of defence Werkwijzen externen (CI s of RvA)

7 AUDITS MANAGEMENTSYSTEMEN Hoe nieuwe ISO aansluiten op MS-normen? Centraal stellen organisatie in context omgeving Definieer begrip (risicogestuurd) auditen i.h.k.v. de HLS Focus op invloed veranderende context en belanghebbenden Auditrogrammering aansluiten op kansen & risicoprofiel Basis is achterliggende expliciete vraag management Focus op belangrijke in- & externe processen Klant-, stakeholders-, eigen- en ISO-eisen integreren Auditreikwijdte en criteria kansen & risicogestuurd vaststellen Geïntegreerde managementrapportage

8 EFFECT IS GEINTEGREERDE KANSEN & RISICOGESTUURDE AUDITS!?

9 RISICOGESTUURDE AUDITS Meer(waarde) aansluiting ISO op HLS Veel leuker voor auditoren en auditees Meer begrip en draagvlak directie en management Beter onderbouwen auditdoel, scope en resultaat Communicatie tussen betrokkenen Efficiëntere en effectievere uitvoering audits Bevorderen transitie MS n Hogere kwaliteit opvolging audits & verbetermaatregelen Ondersteuning Lean MS en reductie cost of control

10 RISICOGESTUURD AUDITEN Een definitie Risicogestuurd: het focussen van audits op relevante zaken die er toe doen voor het duurzaam bereiken van de doelen & resultaten van de organisatie en managen van stakeholders belangen en veranderende context Auditen: management voorzien van informatie over de doeltreffendheid van managementsystemen en onderliggende processen bij het realiseren van de doelen en resultaten van de organisatie

11 AUDITPROGRAMMA Effect op inhoud auditprogramma ANALYSE CONTEXT EN BEOORDELEN RISICO S & KANSEN DOEL Kansen & risicogestuurd auditprogramma MONITOREN & BIJSTELLEN Kansen & risicogestuurd auditprogramma VASTSTELLEN Kansen & risicogestuurd auditprogramma UITVOEREN Kansen & risicogestuurd auditprogramma

12 EFFECT AUDITPROGRAMMA Aansluiten op (kansen &) risicoprofiel LEGENDA RISICO S: 1. Slechte bereikbaarheid 2. Te duur inkopen 3. Uitval klantsysteem 4. Contaminatie product 5. Storing productieproces 6. Onveilig product 7. Uitval kritische leverancier 8. Verlies klantgegevens 9. Foutief onderhoud 10. Incompetent personeel 08 WAARSCHIJNLIJKHEID

13 AUDITPROGRAMMA BEDRIJFSDOEL ORGANISATIE RISICO AUDITDOEL AUDIT TEAM Klanttevredenheid (ambitie 8-score) Slechte bereikbaarheid (01) Zekerheid verschaffen over de beheersing van de operationele risico s m.b.t. een kwalitatief goede bereikbaarheid van het bedrijf voor klanten (fysiek, telefoon, , website e.d.) AM RM Producten voldoen aan klanteisen (norm 98%) Onveilig product (06) Het geven van inzicht in de kwaliteit van de beheersing van de operationele risico s m.b.t. het leveren van een onveilig product aan klanten LM DM Garanderen continuïteit productieproces (norm 99%) Uitval kritische leverancier (07) Inzicht verschaffen over de doeltreffendheid van de beheersing van de leveringsrisico s door kritische leveranciers die de continuïteit in gevaar kunnen brengen SVE KVE Competent en gemotiveerd personeel Incompetent personeel (10) Zekerheid verschaffen over de effectiviteit van het beheersen van de operationele risico s m.b.t. het in de toekomst niet beschikken over voldoende medewerkers met de juiste competenties NM KH Financieel rendement (doel 15%) Te duur inkopen (02) Inzicht geven in de beheersing van de risico s m.b.t. het efficiënt inkopen van producten en/of diensten MVP AVP

14 AUDITPROCES Primaire focus op kansen & risico s Auditdoel (programma) Follow-up audit 1. Initiëren audit 2. Off-site verzamelen & beoordelen informatie 7. Beëindigen audit 6. Rapporteren auditresultaat 3. Voorbereiden on-site audit 5. Analyseren auditbevindingen 4. On-site uitvoeren audit

15 AUDITPROCES Rapportage aansluiten op auditdoel & managementvraag 1. Auditdoel: Zekerheid verschaffen over de beheersing van de operationele risico s m.b.t. een kwalitatief goede bereikbaarheid van het bedrijf voor klanten 2. Conclusie audit: De bereikbaarheid van het bedrijf wordt als redelijk beoordeeld. Beter beheerst moet worden de te lange telefonische wachttijden alsmede de trage reactietijd op ontvangen mails van klanten. Overstroming, website en openingstijden vormen geen risico voor de bereikbaarheid o.b.v. verkregen informatie en huidige inzichten. 3. Auditresultaat: Operationeel risicoprofiel bereikbaarheid bedrijf 4. Auditbevindingen: Behalen eis van binnen 24 uur reageren en max. 3 min. telefonische wachtrij is een kritische tekortkoming. Instructie hierover is niet bekend en de resourceplanning van de telefooncentrale schiet ernstig tekort. De klachten over de slechte bereikbaarheid hierdoor zijn redelijk tot groot.

16 OPDRACHT PAAR MINUTEN LINKERKANT ZAAL RECHTERKANT ZAAL WAT ZIJN DE VOOR- EN NADELEN 100% CONTINUERING HUIDIGE OPZET ISO RICHTLIJN? WAT ZIJN DE VOOR- EN NADELEN ALS ISO RICHTLIJN KANSEN & RISICOGESTUURD WORDT OPGEZET?

17 MIJN CONCLUSIE ISO kan veel meer brengen en opleveren Interne audits positioneren als governance instrument ISO volledig aansluiten op HLS Auditprogramma aansluiten op context en kansen & risico s Auditdoel gaat over in-control zijn over risico s & kansen Uitvoering audits focussen op beoordeling (huidige) risico s & kansen en bijbehorende (voorgeschreven) maatregelen Risicogestuurd auditen vergt andere competenties Interne auditing moet en kan veel leuker zijn!

18 DANK U WEL!