HANDLEIDING RIS Mei 2016

Transcriptie

1 HANDLEIDING RIS Mei 2016

2 Inhoud Week 7 voorafgaand blok gegevens academie...3 Week 10 reserveren lokalen voor de toetsen...3 Tentamengegevens...3 STATUS 2Definitief EN 3Concept gepland:...4 Week 1 Surveillant beschikbaarheid selfservice status...5 Week 4 inplannen lokalen en surveillanten...5 Inplannen surveillanten...6 Week 2 en 5 inplannen studenten...7 Week 6 status 7 definitief gepland...9 Week 6 status 8 publiceren toetsgegevens...9 Remindotoetsen...9 Inplannen U-studenten...10 Dagoverzicht per lokaal...10 Nog niet ingeplande studenten...10 Na-inschrijvingen...10 Uitgeschreven maar wel ingeplande studenten...11 Mailing surveillantenrooster...11 Mailing niet-ingeroosterde surveillanten...11 Rooster per week...11 Overzicht toetsen per dag...12 Presentielijst voor surveillanten...12 Lijst voor U-lokaal...12 Mailing surveillanten...13 Rooster per surveillant...13 Controle rooster...13 Surveillantenactiviteiten...13 Menu OWB en tentamenrooster...14 Presentielijst en etiketten...14 Lokalenoverzicht...15 Declaraties surveillantenuren...15 Onderhoud jaarrooster...15 Onderhoud lokaalsoorten...15 Onderhoud lokalen met aantal plaatsen...15 Surveillantenonderhoud en beschikbaarheid...16 Onderhoud surveillantencodes...16 Onderhoud surveillantenactiviteiten...16 Onderhoud extra tijd redenen...16 Onderhoud tijdsduur...16 Onderhoud toetsvormen...16 Onderhoud dagdelen...16 Beheer users...16 Beheer rollen...16 Beheer menu...16 Beheer status...17 Import opleidingen uit Osiris...17 Import blokken uit Osiris

3 Week 7 voorafgaand blok gegevens academie Uiterlijk vrijdag week 7 van het voorafgaande blok moeten de toetsgegevens van de academies in RIS zijn gevuld. De uiterste inleverdatum staat in het rood bij het menu Invoer TC toetsgegevens. Onder het menu Tentamengegevens staat de invoerstatus van de academies % invoerstatus TC. In dit overzicht is te zien of de gegevens compleet zijn. Week 10 reserveren lokalen voor de toetsen Als het lesrooster definitief is reserveert de baliemedewerkster de toetslokalen in Untis voor de weken 8, 9 en 10. Dit is meestal in week 10. De lokalen die gereserveerd moeten worden staan in een lijst die te vinden is op de Y: schijf DIF/RET/afdeling/tentaminering/documentatie/Formulieren/toetsorganisatieformu lieren/ document lokalenoverzicht. Het toezichthouderslokaal en de U-lokalen worden vrijgeroosterd gedurende deze periode eventueel in overleg met de roostermaker. De lessen die in de toetslokalen zijn gepland worden waar het mogelijk is verplaatst naar andere lokalen. De lokalen die gereserveerd zijn worden in RIS ingevoerd in het menu: onderhoud/lokalen per dag. TENTAMENGEGEVENS Menu Invoer TC toetsgegevens STATUS 1Open: In dit scherm worden alle toetsen ingelezen die in Osiris een r hebben gekregen. Dat wil zeggen dat dit toetsen (schriftelijke- en pc toetsen) zijn waarvoor RET een lokaal en/of een surveillant regelt. (afbeelding 1) De toetscoördinator van de academie voert de gewenste gegevens in door in de kolom bewerken op bewerken te klikken. Het is dan mogelijk de gewenste datum, dagdeel, tijdsduur, toetsvorm en de prognose-aantallen in te vullen. 3

4 Afbeelding 1 scherm invoer TC tentamengegevens status 1Open: STATUS 2Definitief EN 3Concept gepland: Na de invoer worden deze gegevens opgeslagen. Dan verschijnt de tekst maak definitief. Als de toetscoördinator de gegevens heeft gecontroleerd en alles klopt klikt hij op de tekst maak definitief en de status verandert in 3Concept gepland en de tijd en datum worden automatisch ingelezen in het scherm Invoer RET toetsgegevens. Vanaf dit moment is het voor de toetscoördinator van de academie niet meer mogelijk de gegevens te wijzigen. Dit kan alleen nadat contact is opgenomen met de afdeling RET. De RET medewerker kan op verzoek de status handmatig weer op 1 zetten zodat de toetscoördinator de gegevens kan aanpassen. (afbeelding 2) Uitsluitend de toetscoördinator kan verzoeken indienen voor wijziging van de toetsgegevens. 4

5 Afbeelding 2 scherm invoer TC tentamengegevens Status 3 Vrijdag voor de inschrijfweek moeten alle toetsen op status 3 staan. De studenten die in Osiris inschrijven zien dan in Osiris de conceptdatum en tijd bij hun toetsen staan. Week 1 Surveillant beschikbaarheid selfservice status Via het menu surveillanten wordt gekozen voor surveillant beschikbaarheids selfservice status. De surveillanten kunnen op vestigingsplaats worden gefilterd. Boven het scherm is de mogelijkheid om te checken wie het formulier heeft ingevuld ja of nee. Daarnaast is nog de mogelijkheid om te filteren op open ja of nee. Onderaan is een knop dicht of openzetten. Het formulier wordt gesloten als de toetsplanners beginnen te plannen. Op verzoek van een surveillant kan de beschikbaarheid handmatig worden aangepast. Via RIS krijgen de surveillanten een mail met een link dat zij de beschikbaarheid in kunnen vullen. Week 4 inplannen lokalen en surveillanten Status 4 lokaal gepland Inplannen lokalen Via rooster per week (menu surveillanten).ris wordt twee keer geopend op het linkerscherm is rooster per week te zien en op het rechterscherm wordt de lokaalplanning geopend. De tijden die niet beschikbaar zijn worden aangemerkt met kleuren. Als een lokaal voor 100 minuten is gepland worden de tijden groen gekleurd en als er sprake is van een afwijkende tijd worden de tijd blauw gekleurd. De lokalen worden ingepland aan de hand van de prognose aantallen. In rooster per week wordt via plan het lokaal gekozen via de lokaalkiezer. Indien de planning klaar is en het blijkt dat een toets beter in een ander lokaal gepland kan worden kan de toets via lokaalplanning geopend worden met de rechtermuisknop te kiezen voor open in new window. Er kan voor een ander lokaal gekozen worden en dit scherm kan afgesloten worden via het kruisje in de rechterbovenhoek van het scherm. 5

6 In de lokaalplanning (afbeelding 4) is te zien welke lokalen beschikbaar zijn. De lokalen die niet nodig zijn moeten uit onderhoud lokalen per dag verwijderd worden en in Untis weer worden vrijgemaakt. Afbeelding 4 lokaalplanning Inplannen surveillanten Status 5Surv.toegekend De surveillanten kunnen ingevoerd worden in het scherm lokalenplanning. De toets openen met de rechtermuisknop en met de surveillantenkiezer kan een beschikbare surveillant gekozen worden. De surveillanten kunnen ook ingepland worden via rooster per week (afbeelding 5). Er zijn verschillende mogelijkheden om de informatie te filteren. 6

7 Afbeelding 5 Scherm RET tentamengegevens status 5 Week 2 en 5 inplannen studenten Status 6Inschr.verwerkt Is de inschrijfperiode gesloten dan worden de werkelijke aantallen studenten over de lokalen verdeeld. Dat kan via de knop automatisch inplannen studenten of Handmatig inplannen studenten. Als er automatisch wordt ingepland moet dat voordat de U-studenten zijn ingepland anders worden de U-studenten alsnog in de reguliere lokalen ingedeeld. Bij handmatig inplannen studenten verschijnt een scherm met de ingeschreven studenten. Deze kunnen ingepland worden door een vinkje te zetten op het linkerblokje in de blauwe balk. Op deze wijze zijn alle studenten geselecteerd. De RET medewerker klikt op de balk geselecteerde studenten toevoegen en de studenten zijn in het geselecteerde lokaal gepland. Als de prognose-aantallen hoger waren kan het zijn dat er teveel lokalen en surveillanten zijn ingepland. Deze lokalen en surveillanten worden uit RIS gehaald. Als de studenten in de lokalen zijn gepland verandert de status in 6.(afbeelding 6) 7

8 Afbeelding 6 inplannen studenten 8

9 Week 6 status 7 definitief gepland Als een toets in status 6 staat verandert de planner de status handmatig in 7. Alle toetsen die op status 7 staan kunnen met de knop onder tentamengegevens publiceer rooster op status 8 worden gezet. De toetsen worden uiterlijk vrijdag week 6 gepubliceerd.(afbeelding 7) Afbeelding 7 Scherm RET tentamengegevens status 7 Week 6 status 8 publiceren toetsgegevens Als de toetsen zijn gepubliceerd verschijnen deze in het studentenrooster van de studenten. Dit moet in ieder geval drie werkdagem voor de toetsdatum gepubliceerd zijn, dit is afhankelijk van de inschrijfdatum. Als er daarna toch nog lokalen gewijzigd worden moeten deze wijzigingen doorgegeven worden aan het onderwijsbureau. De medewerker van het onderwijsbureau kan een mededeling plaatsen op blackboard. De student wordt geadviseerd in ieder geval één dag voor de toets het toetsrooster te raadplegen. Hierin staat vermeld in welk lokaal de toets voor hem/haar is gepland. Remindotoetsen Een werkdag voor de toets wordt de toets met de aanmeldingen doorgestuurd vanuit RIS naar Remindo. De gegevens in Ris kunnen dan niet meer worden aangepast. Indien een lokaal of surveillant wijzigt dan moet dit in RIS worden aangepast en in Remindo. 9

10 Afbeelding 8 Scherm RET tentamengegevens status 8 Inplannen U-studenten De inschrijvingen van studenten die in aanmerking komen voor extra tijd en/of faciliteiten wordt geplaatst in het menu tentamengegevens: inplannen U-studenten. Deze studenten kunnen pas ingepland worden als de toetsplanners de inschrijvingen automatisch in de lokalen hebben gepland. Dagelijks worden de inschrijvingen van de U-studenten gekoppeld aan het U-lokaal. Dagoverzicht per lokaal Het dagoverzicht van het U-lokaal wordt uitgedraaid voor de surveillant. Hierop is goed te zien wie hiervoor is ingedeeld, hoe laat en met welke hulpmiddelen. Nog niet ingeplande studenten Na-inschrijvingen Studenten mogen nog een week vóór de toets tegen betaling inschrijven voor de toets. Deze studenten worden door RET aan de balie ingeschreven. Hiervoor moeten zij een studievoortgangsoverzicht bij zich hebben waarop zij hebben aangekruist voor welke toets zij zich willen inschrijven. De student is er zelf verantwoordelijk voor dat hij zich aan de gestelde termijn houdt. Indien hij zich toch aanmeldt voor een toets waarvoor de termijn is verstreken wordt deze inschrijving niet meer verwerkt en is het de student niet toegestaan deel te nemen aan de toets. Deze studenten komen in het scherm tentamengegevens in de kolom nog niet ingeplande studenten tevoorschijn. De planner opent iedere dag dit scherm en selecteert de datum van de toetsen die waarvoor niet meer ingeschreven mag worden. De studenten worden ingepland. Dat gaat als volgt. Druk op plan student en vervolgens op bewerken. De student kan in een lokaal ingedeeld worden. 10

11 Als de toetsplanner alle studenten voor die datum heeft ingepland kan er een berichtje uit naar de onderwijsbureaus dat de presentielijsten uitgedraaid kunnen worden voor die dag. Uitgeschreven maar wel ingeplande studenten Inschrijvingen van studenten die tijdens de inschrijfperiode zich weer hebben uitgeschreven staan in dit scherm. De inschrijving van deze studenten kan via dit menu van de presentielijst worden gehaald. Dit dient elke ochtend nagekeken te worden. Mailing surveillantenrooster Als de planning klaar is kunnen de roosters naar de surveillanten verstuurd worden. Hiervoor wordt gekozen voor het menu surveillanten en daaruit wordt gekozen voor mailing rooster. Het fragment naar keuze wordt opgezocht en eventueel tekstueel aangepast. De gewenste datumselectie wordt ingevuld en de surveillanten geselecteerd waarvoor een rooster uitgedraaid moet worden. Klik op ok en vervolgens wordt gekozen voor mailing afdrukken naar PDF Afbeelding 9 Scherm RET surveillanten mailing surveillantenrooster Mailing niet-ingeroosterde surveillanten Deze mailing kan eventueel gebruikt worden om surveillanten een bericht te sturen dat zij niet-ingeroosterd zijn voor een aantal dagen. Deze optie wordt heel weinig gebruikt. Rooster per week De toezichthouder krijgt dagelijks een overzicht met toetsen voor de volgende dag, een presentielijst voor de surveillanten en een overzicht van het U-lokaal. 11

12 Overzicht toetsen per dag Deze lijst wordt vanuit rooster per week in een excelbestand gezet. De kolommen: tijdsduur, pa, dd, locatie, lokaaltype en cap kunnen worden verwijderd.(afbeelding 10) Afbeelding 10 Lijst uit rooster per week voor toezichthouder Datum Begin Tijd Eind Tijd Opleiding Activiteit WA Tent. vorm Lokaal Bez Surv wo :30 10:20 (R) M2FRAS: M2 Schriftelijke 5 schriftelijk OF201 4 GEN toets wo :30 10:20 (R) E2ENBEX: E2 Exam 5 schriftelijk OF201 5 GEN wo :30 11:10 (R) P2PROJIT: P2 Integratieve 49 schriftelijk OF VEE toets wo :30 11:10 (R) P2PROJIT: P2 Integratieve 49 schriftelijk OF OSC toets wo :40 13:20 (R) M2PROJP: M2 Projecttoets 51 schriftelijk OC DAN wo :40 13:20 (R) E2ENEX: E2 ENEX: E2 4 schriftelijk OF207 1 English Exam wo :40 13:20 (R) E2ENEX: E2 ENEX: E2 English Exam 4 schriftelijk OF301 3 MOL wo :30 13:20 (R) K2BEC: K2 Computertoets BE 155 PC OB VOS wo :00 14:50 (R) K2ITCD: K2 Creative design 10 schriftelijk OF GOE Presentielijst voor surveillanten Uit rooster per week de dag sorteren en exporteren naar Excel. Vervolgens de kolommen Tijdsduur, Opleiding, cursus, activiteit, pa, wa, tentamenvorm, dd, locatie, lokaaltype, cap, bezetting, opmerking verwijderen. Sorteren op: begintijd, surveillant, lokaal Dubbele verwijderen Zonder surveillant verwijderen Zorgen dat alles op één pagina past Afbeelding 11 presentielijst voor toezichthouder Datum Begin Tijd Eind Tijd wo :30 10:20 4 GEN wo :30 11:10 30 VEE wo :30 11:10 17 OSC wo :40 13:20 45 DAN wo :40 13:20 3 MOL wo :30 13:20 20 VOS wo :00 14:50 10 GOE wo :30 16:20 22 GOE wo :30 16:20 2 LEE wo :10 17:50 23 ROJ wo :10 18:40 16 MAA Bez Surv aanwezig Lijst voor U-lokaal In het menu tentamengegevens kiezen voor dag overzicht per lokaal. Een datum selecteren en het lokaal. Print hier een pdf bestand van. 12

13 Afbeelding 12 dagoverzicht u-lokaal Mailing surveillanten Via het menu mailing surveillanten kunnen brieven zonder bijlagen worden geprint. De planner selecteert een fragment of maakt er één aan. De surveillanten die een brief moeten ontvangen worden geselecteerd en die kunnen via PDF worden uitgeprint. Rooster per surveillant In dit scherm kan een rooster van één of meerdere surveillanten worden opgevraagd. Dit wordt gebruikt als een surveillant zich bijvoorbeeld ziek meldt. De planner kan snel opzoeken in welk lokaal en tijd de surveillant was ingepland. Bovendien kan in één oogopslag worden gezien voor hoeveel uren de surveillant is ingepland. Controle rooster In dit scherm kan gecontroleerd worden of er overlappingen zijn in lokalen. Als er op hetzelfde moment verschillende toetsen in één lokaal zijn gepland is dat geen probleem maar als er verschillende tijden staan is er sprake van een fout in de roostering. Surveillantenactiviteiten Een surveillant kan ook gevraagd worden voor andere werkzaamheden dan surveilleren. Bijvoorbeeld: lokalencontrole, vergadering, toezichthouder, U- surveillant. Via het scherm surveillantenactiviteiten kan dit in het rooster per week gezet worden. Voor een nieuwe activiteit klik op nieuwe activiteit. Er komt een scherm waarin allerlei informatie ingevuld kan worden. Bij surveilleren krijgt een surveillant extra tijd. In dat geval wordt er een vinkje achter extra tijd. Bij een vergadering of lokalencontrole krijgt de surveillant geen extra tijd. De activiteiten moeten altijd gekoppeld worden aan een academie voor de doorbelasting van de kosten. 13

14 Afbeelding 13:surveillant activiteiten Menu OWB en tentamenrooster Presentielijst en etiketten Als de inschrijfweek is gesloten krijgen de academies maandag na de inschrijving nog de gelegenheid studenten in te schrijven die in het weekend hebben g d dat ze niet in konden schrijven. Omdat eerst de na-inschrijvingen ingepland moeten worden kunnen 4 dagen voor de toets is gepland de presentielijsten uitgeprint worden. RET stuurt een mail naar de onderwijsburo s als de nainschrijvingen verwerkt zijn en de presentielijsten uitgeprint kunnen worden. Op de toetsenveloppen worden etiketten geplakt met de informatie over het toets zoals: datum, begintijd, eindtijd, toetsvorm, lokaal, surveillant, collegejaar, periode, opleiding, cursus. 14

15 Afbeelding 14: presentielijsten en etiketten Lokalenoverzicht De congierges kunnen in het online rooster zien welke lokalen ingericht moeten worden voor toetsen. Declaraties surveillantenuren Aan de hand van de presentielijst die de toezichthouder bij houdt worden eerst de uren van de surveillanten gecontroleerd en zonodig aangepast in RIS. De correcties moeten uiterlijk op vrijdag worden ingevoerd in RIS. Op maandagochtend om 11 uur worden de uren automatisch doorgestuurd naar Randstad. Als de declaraties zijn verwerkt staan de uren in de kolom doorgestuurde uren. Moeten de declaraties nog verwerkt worden dan staan de uren in nog openstaande uren. Onderhoud jaarrooster Voor deze optie is alleen de coördinator toetsplanning geautoriseerd. Via dit menu wordt het jaarrooster ingevoerd en de periodes actief of niet-actief gezet. Na iedere toetsperiode moet de voorgaande periode worden afgesloten. Als het jaarrooster definitief is vastgesteld kunnen de toetsperiodes voor het volgende jaar worden ingevoerd. In dit rooster worden de feest- en vakantiedagen geblokkeerd. Onderhoud lokaalsoorten In dit scherm kan een lokaaltype worden aangemaakt. Ook kan een nieuw lokaal worden ingevoerd via dit scherm. Onderhoud lokalen met aantal plaatsen In dit scherm staan alle beschikbare lokalen met het aantal studenten dat hiervoor ingepland kan worden. 15

16 Surveillantenonderhoud en beschikbaarheid Bij Randstad worden alle surveillanten ingevoerd die bij Randstad een contract hebben. Deze gegevens worden ingelezen in surveillantenonderhoud. In dit scherm wordt de contractduur ingevoerd. Het is mogelijk in dit scherm bij de opmerkingen de vaste blokkades in te voeren. Via dit scherm kan de beschikbaarheid worden opgevraagd en kan een surveillant aan een activiteit worden gekoppeld. Het is ook mogelijk een excellijst van de naw uit te draaien met bijvoorbeeld de telefoonnummers. Onderhoud surveillantencodes In dit scherm kunnen codes worden aangemaakt die betrekking hebben op bijvoorbeeld de specialiteit van een surveillant. Bijvoorbeeld: toezichthouder, coördinator, U-surveillant. Onderhoud surveillantenactiviteiten Deze functie is bedoeld om allerlei aparte werkzaamheden van de surveillanten in te zetten zoals: vergadering, lokalencontrole, surveilleren enz. Onderhoud extra tijd redenen Hierin staat de extra tijd voor surveillanten vermeld. Dat is standaard 45 minuten voor een tentamen. Bij elke toets wordt dit automatisch berekend als er een vinkje in het vakje standaard extra tijd staat. Onderhoud tijdsduur De toetstijdsduur staat in dit scherm. De toetsen mogen alleen in een veelvoud van 50 minuten worden gepland. Onderhoud toetsvormen Er zijn verschillende toetsvormen die een toetscoördinator kan kiezen. Op dit moment is dat: praktijk, schriftelijk en pc en Remindo. Onderhoud dagdelen Deze dagdelen komen op de beschikbaarheid van de surveillanten. Beheer users Alle toetsplanners kunnen collega s die daar op grond van hun functie met RIS werken hiervoor autoriseren. Afhankelijk van functie krijgen zij bepaalde autorisatie. Bijvoorbeeld de medewerkers van onderwijsbureaus allen de autorisatie OWB van hun eigen academie. De toetscoördinator wordt geautoriseerd voor TC en OWB. Als iemand zich aanmeldt dient het account van deze medewerker bekend te zijn. Medewerkers van RET worden voor alles behalve de optie jaarrooster bewerken geautoriseerd. Beheer rollen In beheer rollen kunnen rollen worden toegevoegd of verwijderd worden. Alleen de geautoriseerde medewerker van RET is bevoegd rollen te wijzigen. Beheer menu In beheer menu staan alle menu s met omschrijvingen. Alleen de coördinator toetsplanning van RET is bevoegd hierin iets te wijzigen of verwijderen. 16

17 Beheer status Hierin staan de 9 statussen beschreven. Het is mogelijk dit menu aan te passen maar dan alleen door de medewerker van RET die hiervoor geautoriseerd is. Import opleidingen uit Osiris In dit menu staan alle academies met examenprogramma s. Deze optie wordt niet gebruikt in RIS. Het kan eventueel als naslagwerk gebruikt worden. Import blokken uit Osiris Hier is informatie te vinden over de inschrijfweken van de academies per periode. 17