Contractmanagement ja, maar wat levert dat dan op? Handreiking met praktische voorbeelden die de toegevoegde waarde bewijzen

Transcriptie

1 Contractmanagement ja, maar wat levert dat dan op? Handreiking met praktische voorbeelden die de toegevoegde waarde bewijzen Paul Jacobs en Alex Buursema 2013

2 Contractmanagement heeft de aandacht Het managen van afgesloten contracten levert een organisatie geld en kwaliteit op Goed Contractmanagement (CM) verdient zichzelf terug is vaste overtuiging van veel inkoopmanagers Elke organisatie kan voorbeelden noemen die dat aantonen Toch komt Contractmanagement niet overal goed van de grond Pagina 2 van 21

3 De noodzaak van Contractmanagement Gecontracteerd De noodzaak van Contractmanagement Benodigd Compliance zone Geleverd Idealiter overlappen de drie cirkels elkaar geheel: diensten en leveringen die een organisatie nodig heeft zijn gecontracteerd en worden geleverd. Zaak is de compliance zone te vergroten Pagina 3 van 21

4 ... maar wat levert Contractmanagement op? De vraag van het management is: wat levert het op? Het antwoord op deze vraag is niet eenvoudig te geven noch (wetenschappelijk) te onderbouwen* Het antwoord op de vraag is cruciaal om Contractmanagement op de agenda te krijgen en te houden: zonder overtuigende argumenten is er geen begrip, geen funding en geen go van het management * Dit afgezien van enkele kengetallen, bijvoorbeeld: NEVI: >60% contracten niet actief beheert, 5% facturen niet conform contract; Gartner: tot 20% besparing mogelijk in ICT contracten. Pagina 4 van 21

5 Eerst een stap terug: wat is Contractmanagement? Contract- Contractmanagement management Kernvraag: Doen we de goede dingen? Monitoren van de naleving van de contractafspraken, optimaal benutten (van de voorwaarden) van te leveren producten en diensten en, waar noodzakelijk, passende maatregelen nemen Pagina 5 van 21

6 Contractmanagement hoort in het spectrum van contracten beheren tot het managen van leveranciers Leveranciersmanagement Leveranciers management Contractmanagement Contractmanagement Contractbeheer Kernvraag: Doen we de dingen goed? Managen van het leveranciersbestand (bekende en nog onbekende leveranciers) en het optimaliseren van de prestaties, het proces en de leveranciersketen om de waarde van de leverancier voor de organisatie te maximaliseren Kernvraag: Doen we de goede dingen? Monitoren van de naleving van de contractafspraken, optimaal benutten (van de voorwaarden) van te leveren producten en diensten en, waar noodzakelijk, passende maatregelen nemen Kernvraag: Hebben we de juiste gegevens? Zorgen voor up-to-date contractgegevens en bewaken van de expiratiedata van contracten (de basis voor Contractmanagement) Pagina 6 van 21

7 En wat zijn de voordelen van Contract- en Leveranciersmanagement? Wat is afgesproken wordt ook geleverd, continuïteit van de dienstverlening zonder kostbare stagnaties Kennis van leveranciers wordt gebruikt om de bestaande dienstverlening en producten te verbeteren en te vernieuwen Innovaties en ontwikkelingen in de markt worden tijdig geïdentificeerd en geadopteerd door (intensieve) communicatie met leveranciers Besparingen kunnen worden ingeboekt Contracten bewegen mee met veranderende omstandigheden en de actuele behoeften van de organisatie Rechtmatigheidsrisico s worden verminderd door een betere naleving van de contracten Onderzoek toont aan dat gecontracteerde besparingen binnen 2 tot 3 jaar verdampen, omdat aanbieders opportunistisch inschrijven Pagina 7 van 21

8 Wat levert Contractmanagement op? Terug naar de vraag Wat levert het op? De argumentatie hoeft niet vanuit de wetenschappelijke hoek te komen, vanuit een empirisch perspectief kan het ook Elke organisatie kent haar eigen voorbeelden De vraag Wat levert het op? kan dus beantwoord worden aan de hand van voorbeelden uit de eigen organisatie Een praktijkcasus! Pagina 8 van 21

9 De casus Gedurende het eerste jaar dat Contractmanagement op basale wijze werd ingevoerd bij een organisatie zijn alle voorbeelden opgetekend Op basale wijze wil zeggen: met inzet van circa ¼ fte, een focus op een tiental contracten en op incidenten Inkoopvolume 85 miljoen, 3600 leveranciers, 2400 medewerkers De uitwerking van de voorbeelden kent een kwalitatieve en een financiële inkijk Pagina 9 van 21

10 Wat levert het op, voorbeeld 1 van 6 Voorbeeld Inkooppakket: Onderhoud gebouwen, Elektrotechnisch (totaal 600K) Situatie: leverancier kondigt prijsverhoging 7% aan middels brief Actie vanuit CM-rol: toets aan contract: verhoging is niet conform contract, na één gesprek wordt de prijsverhoging ingetrokken (nb: voorgaande prijsverhogingen bleken geaccepteerd te zijn) Financieel (cumulatief) Resultaat toepassen CM, financieel: Resultaat toepassen CM, kwalitatief: Incident is aanleiding voor betere afspraken omtrent rolverdeling ten aanzien van contract, er wordt een contracteigenaar aangewezen en periodiek overleg met leverancier wordt opnieuw in gang gezet ,- Pagina 10 van 21

11 Wat levert het op, voorbeeld 2 van 6 Voorbeeld Inkooppakket: ICT Situatie: Vanuit het contractregister wordt duidelijk dat er al 8 jaar lang een licentie en onderhoudscontract bestaat voor 30K p. jr. Inzet van leverancier strookt hier niet mee (zo is er zelden onderhoud nodig) Actie vanuit CM-rol: Overleg met leverancier, omzetting naar licentieovereenkomst en de keuze voor onderhoud op afroep Financieel (cumulatief) Resultaat toepassen CM, financieel: rekening houdend met incidenteel onderhoud Resultaat toepassen CM, kwalitatief: Aanwijzen van een contractbeheerder en een leidraad voor de aanpak van licentieovereenkomsten in zijn algemeenheid ,- Pagina 11 van 21

12 Wat levert het op, voorbeeld 3 van 6 Voorbeeld Inkooppakket: Facilitair, interne verhuizingen Situatie: Vanuit de spendanalyse blijkt dat er diverse verhuizingen zijn georganiseerd buiten de gecontracteerde leverancier om, dit tegen hogere kosten en ook hogere indirecte kosten (afval, beveiliging, ICT, schades) Actie vanuit CM-rol: Intern zijn nogmaals de kenmerken en voordelen van het bestaande contract gecommuniceerd Financieel (cumulatief) Resultaat toepassen CM, financieel: (na verhogen contractcompliance) Resultaat toepassen CM, kwalitatief: Intern zijn nogmaals de voordelen van het bestaande contract gecommuniceerd en een betere begeleiding vanuit de logistieke afdeling ,- Pagina 12 van 21

13 Wat levert het op, voorbeeld 4 van 6 Voorbeeld Inkooppakket: ICT, Telefonie Situatie: De (in eerste instantie stroeve) implementatie van het nieuwe contract heeft geleid tot nauw contact tussen betrokken technici. Een alternatieve manier van omgaan met vast en mobiel telefoonverkeer, met een kostenbesparing tot gevolg, is het resultaat Actie vanuit CM-rol: begeleiden overleggen, bewaken aangeboden condities, aanpassen van het (flexibel opgestelde) contract middels een addendum en waken, ook via het contract, voor een technische lock in. Financieel (cumulatief) Resultaat toepassen CM, financieel: ,- Resultaat toepassen CM, kwalitatief: Voor de klant geen kwalitatief gevolg, deze merkt niets van de switch Pagina 13 van 21

14 Wat levert het op, voorbeeld 5 van 6 Voorbeeld Inkooppakket: Technische materialen Situatie: ook twee andere organisaties uit dezelfde sector hebben een contract met déze leverancier van (electro)technische materialen. Actie vanuit CM-rol: analyse van verschillen in de contracten en vervolgens afstemming met drie inkopers en de leverancier over één overeenkomst met betere condities. Financieel (cumulatief) Resultaat toepassen CM, financieel: ,- Resultaat toepassen CM, kwalitatief: Betere afspraken over technische handleidingen, betere levercondities en geen afleverkosten boven een bepaald bedrag. Leverancier gaat daarnaast een rol spelen bij een jaarlijks technisch event. Reductie van aantal vragen over het contract en de bestelwijze. Pagina 14 van 21

15 Wat levert het op, voorbeeld 6 van 6 Voorbeeld Inkooppakket: Facilitair, catering Situatie: Vanuit de managementrapportage blijkt een afname van het aantal klanten bij de diverse locaties, een toename van klachten en een afname van de financiële bijdrage aan de organisatie. Actie vanuit CM-rol: overleg met leverancier brengt geen soelaas. Conclusie is dat bestaande contract de verkeerde prikkels geeft aan de leverancier, een lage klanttevredenheid tot gevolg. Tijdig wordt besloten het contract niet te verlengen en over te gaan op heraanbesteding ,- Resultaat toepassen CM, financieel: Ingeschat na de heraanbesteding Resultaat toepassen CM, kwalitatief: Een nieuwe inkoopstrategie heeft geleid tot een andere perceelindeling en contracten met betere prikkels. Klanttevredenheid hoger, de verkoopprijzen en het aanbod meer gevarieerd. De nieuwe leverancier speelt daarbij meer in op actuele gebeurtenissen binnen de organisatie. Pagina 15 van 21

16 Wat levert het op: resultaat na één jaar Dit zijn zes voorbeelden van de circa 25 die werden opgetekend Totaalresultaat over één jaar in financiële zin was ,- (0,3% van inkoopvolume, bij een basale inzet van CM dus) Daarnaast altijd verbeteringen in het proces en het contract De meeste resultaten waren blijvend van karakter (door het toepassen van Contractmanagement) Alle acties gaven input voor volgende onderhandelingen en aanbestedingen Pagina 16 van 21

17 Wat levert het op, besluit De inzet van ¼ fte vanuit de CM rol en ¼ fte vanuit de organisatie resulteerde dus in een acceptabele terugverdientijd Presenteren van deze casus aan management was aanleiding voor het aanstellen van 1 fte senior contractmanager Bekostiging vond plaats vanuit een korting op de begrotingen van de 20 business units (naar rato) Dit onder de voorwaarde dat de verbeteringen en besparingen blijvend gerapporteerd zouden worden Pagina 17 van 21

18 Wat levert het op in uw organisatie? Kortom, heeft u moeite met de beantwoording van de vraag Wat levert Contractmanagement op? en het verkopen van de boodschap dat het opzetten van Contractmanagement kwaliteit en middelen oplevert? Overweeg dan een dergelijke voorbeeldexercitie Pagina 18 van 21

19 Uw volgende stap? Significant kan helpen bij: Het maken van een start met Contractmanagement (en Leveranciersmanagement!) Het geven van workshops en trainingen over CM Het ontwerpen van de processen en de functies Het implementeren van duurzaam CM Significant heeft dit al gedaan bij diverse klanten binnen de (Rijks-) overheid, het onderwijs, de zorg en in de private sector Pagina 19 van 21

20 Meer weten? Neem dan contact op met Paul Jacobs M paul.jacobs@significant.nl nl.linkedin.com/in/jacobspaul Alex Buursema M alex.buursema@significant.nl nl.linkedin.com/in/alexbuursema Pagina 20 van 21

21 Significant Thorbeckelaan ED Barneveld T of bezoek Pagina 21 van 21