A Davilex Online Import Sjabloon downloaden

Transcriptie

1 Support Note Rekeningschema importeren in Davilex Online In deze Support Note leest u hoe u een rekeningschema importeert in Davilex Online en wordt toegelicht welke voorwaarden bij de import gelden. Davilex Online Import Sjabloon Voor het importeren van een rekeningschema in Davilex Online maakt u gebruik van de Davilex Online Import Sjabloon. Deze sjabloon kent een specifieke bestandsindeling waardoor Davilex Online de importgegevens correct kan verwerken. Voor het importeren van het rekeningschema zijn drie sjablonen beschikbaar: één voor het importeren van hoofdverdichtingen, één voor de import van verdichtingen en één voor de import van grootboekrekeningen. Om een rekeningschema te importeren, doorloopt u de volgende stappen: A. Davilex Online Import Sjabloon downloaden B. Importsjabloon invullen C. Importsjabloon opslaan en importeren in Davilex Online D. Geïmporteerde gegevens controleren en eventueel aanvullen E. Gegevens definitief importeren Let op: Om de importsjabloon te kunnen openen, heeft u Microsoft Excel nodig. A Davilex Online Import Sjabloon downloaden Voor een correcte import van gegevens is het van belang dat het importbestand alle benodigde gegevens bevat en is opgeslagen met een juiste bestandsindeling. Door gebruik te maken van de Davilex Online Import Sjablonen weet u zeker dat aan deze voorwaarden voldaan wordt. De importsjablonen kunt u downloaden door op onderstaande downloadlinks te klikken. Download Davilex Online Import Sjabloon Hoofdverdichtingen Download Davilex Online Import Sjabloon Verdichtingen Download Davilex Online Import Sjabloon Grootboekrekeningen Let op: De importsjablonen bevatten enkele voorbeeldgegevens die illustreren hoe u de sjabloon in kunt vullen. Verwijder deze gegevens voor u het importbestand opslaat B Davilex Online Import Sjablonen invullen Heeft u de importsjablonen gedownload, dan kunt u een sjabloon openen in Microsoft Excel. De inhoud van de sjabloon is afhankelijk van het type gegeven dat u wilt importeren. Onderstaand vindt u eerst een toelichting op de kolommen in de importsjabloon voor hoofd-verdichtingen. De importsjabloon voor verdichtingen en voor grootboekrekeningen wordt daarna toegelicht. Support Note Rekeningschema importeren in Davilex Online - versie 1.0 1

2 Davilex Online Import Sjabloon - Hoofdverdichtingen Met behulp van de Davilex Online Import Sjabloon Hoofdverdichtingen kunt u gegevens van de hoofdverdichting, zoals het nummer, de omschrijving en het soort hoofdverdichting importeren. Onderstaand vindt u een toelichting op de gegevens die in de importsjabloon ingevuld kunnen worden. Let op: Enkele kolommen in de sjabloon moeten een waarde hebben om de hoofdverdichting te kunnen importeren. Deze kolommen zijn in onderstaand overzicht gemarkeerd met een *. Kolomtitel Type record* Wijziging* RecID Hoofdverdichting* Omschrijving* Soort* Omschrijving In deze kolom geeft u aan welk type gegeven u gaat importeren. In dit geval vult u hier de waarde Hoofdverdichting in. Deze kolom geeft u de waarde N. De N staat in dit geval voor Nieuw. Op korte termijn is het in Davilex Online ook mogelijk om het rekeningschema te exporteren. In het exportbestand kunt u gegevens aanpassen en het gewijzigde bestand kunt u vervolgens importeren in Davilex Online. De kolom Wijzing kan dan ook de waarden W (wijzigen) of V (verwijderen) bevatten. Deze afkorting staat voor Record ID. Bij de import van hoofdverdichtingen is deze kolom nog niet van toepassing. Deze kolom mag daarom geen waarde bevatten. Exporteert u hoofdverdichtingen vanuit Davilex Online (deze functie is binnenkort beschikbaar), dan wordt de kolom RecID automatisch gevuld met de ID die Davilex Online aan de hoofdverdichting heeft toegekend. Als u gegevens van de hoofdverdichting in het exportbestand aanpast en het bestand vervolgens importeert in Davilex Online, wordt de hoofdverdichting herkend aan het RecID en worden de gegevens bij de betreffende hoofdverdichting aangepast. Hier vult u het nummer van de hoofdverdichting in. Het nummer moet uniek zijn en mag uitsluitend numerieke karakters bevatten. In deze kolom voert u een omschrijving van de hoofdverdichting in. Let op: uitsluitend de eerste 35 karakters van de omschrijving worden geïmporteerd. Hier voert u de waarde Balans of Resultaat in om aan te geven of de hoofdverdichting van het soort Balans of het soort Resultaat is. Support Note Rekeningschema importeren in Davilex Online - versie 1.0 2

3 Davilex Online Import Sjabloon - Verdichtingen Om verdichtingen te importeren in Davilex Online vult u de Davilex Online Import Sjabloon Verdichtingen in. Onderstaand vindt u een toelichting op de kolommen in deze sjabloon. Let op: Ook voor de Davilex Import Sjabloon Verdichtingen geldt dat enkele kolommen een waarde moeten hebben om de verdichting te kunnen importeren. Deze kolommen zijn in onderstaand overzicht gemarkeerd met een *. Kolomtitel Type record* Wijziging* RecId Verdichtingscode* Omschrijving* Hoofdverdichtingscode* Omschrijving In deze kolom geeft u aan welk type gegeven u gaat importeren. In dit geval vult u hier de waarde Verdichting in. Deze kolom geeft u de waarde N. De N staat in dit geval voor Nieuw. Binnenkort is het in Davilex Online mogelijk om verdichtingen te exporteren. In het exportbestand kunt u gegevens aanpassen en het gewijzigde bestand kunt u vervolgens importeren in Davilex Online. De kolom Wijziging kan dan ook de waarden W (wijzigen) of V (verwijderen) bevatten. Deze afkorting staat voor Record ID. Bij de import van verdichtingen is deze kolom nog niet van toepassing. Deze kolom mag daarom geen waarde bevatten. Wanneer u verdichtingen vanuit Davilex Online exporteert (een functie die binnenkort beschikbaar is), dan wordt de kolom RecID automatisch gevuld met de ID die Davilex Online aan de verdichting heeft toegekend. Als u verdichtingen in het exportbestand aanpast en het bestand vervolgens importeert in Davilex Online, wordt de verdichting herkend aan het RecID en worden de gegevens bij het betreffende verdichting aangepast. In de kolom Verdichtingscode voert u een unieke numerieke code in van minimaal 3 en maximaal 6 karakters. Hier voert u de omschrijving van de verdichting in. Let op: uitsluitend de eerste 35 karakters van de omschrijving worden geïmporteerd. In deze kolom vult u de code in van de hoofdverdichting waaraan de verdichting is gekoppeld. De betreffende hoofdverdichting moet opgenomen zijn in de importsjabloon voor hoofdverdichtingen óf reeds in de administratie ingevoerd zijn. Support Note Rekeningschema importeren in Davilex Online - versie 1.0 3

4 Davilex Online Import Sjabloon - Grootboekrekeningen Tot slot kunt u grootboekrekeningen importeren met behulp van de Davilex Import Sjabloon Grootboekrekeningen. Een toelichting op de kolommen in deze sjabloon vindt u onderstaand. Let op: De kolommen die gemarkeerd zijn met een * moeten een waarde hebben om de grootboekrekening correct te kunnen importeren in Davilex Online. Kolomtitel Type record* Wijziging* RecId Nummer* Omschrijving* Type* Omschrijving In deze kolom geeft u aan welk type gegeven u gaat importeren. Omdat u grootboekrekeningen gaat importeren, vult u in deze kolom de waarde Grootboekrekening in. Deze kolom geeft u de waarde N. De N staat in dit geval voor Nieuw. Binnenkort is het in Davilex Online mogelijk om grootboekrekeningen te exporteren. In het exportbestand kunt u gegevens aanpassen en het gewijzigde bestand kunt u vervolgens importeren in Davilex Online. De kolom Wijziging kan dan ook de waarden W (wijzigen) of V (verwijderen) bevatten. RecId staat voor Record ID. Bij de import van verdichtingen is deze kolom nog niet van toepassing. Deze kolom mag daarom geen waarde bevatten. Wanneer u verdichtingen vanuit Davilex Online exporteert (een functie die binnenkort beschikbaar is), dan wordt de kolom RecID automatisch gevuld met de ID die Davilex Online aan de verdichting heeft toegekend. Als u verdichtingen in het exportbestand aanpast en het bestand vervolgens importeert in Davilex Online, wordt de verdichting herkend aan het RecID en worden de gegevens bij het betreffende verdichting aangepast. In deze kolom voert u het nummer van de grootboekrekening in. Het nummer moet uniek zijn en uit minimaal 3 en maximaal 6 karakters bestaan. In de kolom Omschrijving voert u de omschrijving van de grootboekrekening in. Let op: uitsluitend de eerste 35 karakters worden geïmporteerd. Afhankelijk van het type grootboekrekening dat u wilt importeren, vult u hier de waarde Bezit, Eigen vermogen, Vreemd vermogen, Opbrengsten of Kosten in. Grootboekrekeningen van het type Bezit, Eigen vermogen of Vreemd vermogen moeten gekoppeld zijn aan een verdichting die gekoppeld is aan een hoofdverdichting van het soort Balans. Bij de import van een grootboekrekening van het type Opbrengsten en Kosten geldt dat de grootboekrekening gekoppeld moet zijn aan een verdichting die behoort tot een hoofdverdichting van het soort Resultaat. Verdichtingscode* Standaard BTW-tarief Standaard inclusief BTW Hier vult u de code in van de verdichting waaraan de grootboekrekening is gekoppeld. De betreffende verdichting moet opgenomen zijn in de importsjabloon voor verdichtingen óf reeds in de administratie ingevoerd zijn. Hier kunt u het standaard BTW-tarief specificeren dat van toepassing is op de grootboekrekening. Mogelijke waarden zijn Hoog, Laag, 0% of niet belast en Geen. Let op: alleen van toepassing indien de administratie reeds is ingericht. In deze kolom kunt u door het invoeren van de waarde Ja of de waarde Nee aangeven of boekingen op deze grootboekrekening al dan niet standaard inclusief BTW zijn. Support Note Rekeningschema importeren in Davilex Online - versie 1.0 4

5 C Importsjabloon opslaan en importeren in Davilex Online Heeft u de importsjablonen ingevuld gegevens van de (hoofd)verdichtingen en grootboekrekeningen, dan slaat u de bestanden als CSV-bestand op, waarbij u kiest voor Opslaan als CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken). Het CSV-bestand kunt u vervolgens importeren in Davilex Online. Let op: alleen CSV-bestanden die zijn opgeslagen op een Windows-computer waarbij de taalinstelling West-Europees is ingesteld, kunnen correct worden geïmporteerd in Davilex Online. Wordt niet aan deze voorwaarden voldaan, dan worden speciale tekens als ë en ï mogelijk niet correct weergegeven. Gegevens importeren in Davilex Online Om het rekeningschema te importeren, gaat u naar het tabblad Import en export en klikt u in de groep Boekhouden op Import Rekeningschema Het venster Boekhouden Import Rekeningschema verschijnt. In dit venster klikt u linksboven op Open importbestand. Selecteer de drie importbestanden en klik op Start importeren. De gegevens worden nu gevalideerd. De te importeren gegevens worden vervolgens op de tabs Hoofdverdichtingen, Verdichtingen en Rekeningen getoond. Status OK - NOK Records met de status OK voldoen aan de vereisten voor import en kunnen definitief geïmporteerd worden. Records met de status NOK (niet OK) voldoen niet aan de vereisten voor import. De reden hiervan vindt u in de kolom Importlog. Door op het Bewerken-icoon voor het record te klikken, opent u een formulier waarin u de ontbrekende gegevens in kunt voeren of gegevens aan kunt passen. Klikt u in dit venster op Opslaan, dan worden de gegevens opnieuw gevalideerd. Voldoen de gegevens aan de eisen voor import, dan wordt de status van het record aangepast naar status OK. Gegevens opnieuw valideren Met de knop Opnieuw valideren kunt u de gegevens in de importbestanden gemakkelijk opnieuw valideren. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn indien door het ontbreken van gegevens in de administratie of in het importbestand een bepaalde melding in het importlog veelvuldig voorkomt. Door het ontbrekende gegeven in de administratie in te voeren en de importgegevens opnieuw te valideren, zal de melding niet meer weergegeven worden. Support Note Rekeningschema importeren in Davilex Online - versie 1.0 5

6 Voorbeeld Heeft u in het importbestand bijvoorbeeld grootboekrekeningen gekoppeld aan een verdichting die niet in de Davilex Online Import Sjabloon Verdichtingen is ingevoerd en die nog niet in de administratie ingevoerd is? Dan toont de importlog bij al deze grootboekrekeningen dat import niet mogelijk is omdat de verdichting niet bekend is. Door de verdichting in te voeren in de administratie en vervolgens in het venster Boekhouden Import Rekeningschema op Opnieuw valideren te klikken, zal Davilex Online de verdichting herkennen en bij de betreffende grootboekrekening de melding niet meer tonen. D Gegevens definitief importeren in Davilex Online Records met de status OK kunt u definitief importeren door op Start importeren status OK te klikken. De gegevens worden nu in uw administratie verwerkt. Zijn de gegevens geïmporteerd, dan krijgt het record de status DONE. Tip: Heeft een record de status OK, maar wilt u de gegevens (nog) niet importeren, dan demarkeert u het selectievakje voor het betreffende record alvorens u op Start importeren status OK klikt. Support Note Rekeningschema importeren in Davilex Online - versie 1.0 6