VERSLAG. Raad van bestuur. 17 juni 2015

Transcriptie

1 VERSLAG Raad van bestuur 17 juni 2015 Aanwezig: Carine Leys, voorzitter; Tjerk Sekeris, Katrien Van de Poel, ondervoorzitters, Frank Geudens, secretaris; Alex Helsen, Jef Laureyssens, Door Steyaert, Kris Verduyckt, leden directiecomité; Rob Blockx, Gerda Broeckx, Jan Dalemans, Koen De Cock, Jef Eggermont, Annemie Goris, Jos Lodewijckx, Marleen Van den Eynde, Gerda Van Langendonck, Cordula Van Winkel, Johan Vermeeren, Zander Vliegen, Luc Vloemans, Juul Vrolix, leden raad van bestuur; Michel Meeus, Dirk Smets, Elke Tindemans, leden raad van bestuur met raadgevende stem; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur; Véronique Maurissen, diensthoofd interne organisatie, onthaal en plechtigheden (verslag). Verontschuldigd: Katleen Den Roover, Ariane Van Dooren, leden van het directiecomité; Sadia Choukri, Frans De Bont, Johan Dom, Berre Van Deuren, Greet Van Gool, Linda Verlinden, leden van de raad van bestuur; Louis Haagen, Frans Uytterhoeven, leden raad van bestuur met raadgevende stem; Tom Wustenberghs, algemeen directeur. 1. Raad van bestuur: verslag 15 april goedkeuring Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 21 van de statuten De besluiten van de raad van bestuur worden genotuleerd en aan de leden van de raad van bestuur toegezonden. Bijlage(n) Verslag 15 april 2015 Enig artikel Aangezien het verslag aan de toegezonden stukken ontbrak, wordt de goedkeuring van het verslag uitgesteld tot de volgende zitting.

2 2. Personeel: rechtspositieregeling en arbeidsreglement (wijzigingen na sociale audit) goedkeuring Aan de raad van bestuur wordt gevraagd een wijziging van de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement goed te keuren. De wijzigingen zijn het resultaat van een sociale audit die recent werd doorgevoerd. Artikel 69 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking De raad van bestuur is bevoegd voor de goedkeuring van het administratief en geldelijk statuut van het personeel. Artikelen 22, 3, 4 en 25, 1 van de statuten De rechtspositieregeliing van het personeel wordt vastgesteld door de raad van bestuur. Bijlage(n) Voorstel van wijzigingen aan de rechtspositieregeling Voorstel van wijzigingen aan het arbeidsreglement Motivering Recent heeft PONTES een sociale audit laten uitvoeren naar de inhoud van onze rechtspositieregeling en het arbeidsreglement. Uit deze audit zijn een aantal aanbevelingen voortgevloeid die betekenen dat deze basisdocumenten moeten worden aangepast om in overeenstemming te zijn met de sociale wetgeving. De wijzigingen hebben hoofdzakelijk betrekking op het toepassingsgebied van de rechtspositieregeling, de eindejaarstoelage, de overurenregeling, de berekening van de maaltijdcheques, de opname van vakantiedagen, de wedertewerkstelling na een langdurig medisch verlof en de overdracht van nietopgenomen vakantiedagen naar een volgend kalenderjaar. Een overleg met de syndicale vakorganisaties is gepland op 26 juni Enig artikel De wijzigingen van de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement, zoals gevoegd als bijlage bij dit besluit, worden goedgekeurd.

3 WIJZIGINGEN RECHTSPOSITIEREGELING EN ARBEIDSREGLEMENT: 1. Aanpassingen RPR na sociale audit (onderhandelingsmaterie) HUIDIG: HOOFDSTUK I. TOEPASSINGSGEBIED Artikel Deze rechtspositieregeling is van toepassing op het personeel van PONTES zowel dat in statutair als in contractueel dienstverband, tenzij anders bepaald. 2. In deze rechtspositieregeling hebben mannen en vrouwen volledig dezelfde rechten. Als u in de tekst hij of zij leest, betekent dit dus niet dat de tekst enkel op mannen van toepassing is. Dit verhoogt de leesbaarheid i.p.v. hij/zij, zijn/haar e.d. te schrijven. Voorstel: toevoeging 3. Deze rechtspositieregeling is niet van toepassing op jobstudenten, vrijwilligers en leerlingen van het brugproject deeltijds onderwijs HUIDIG Afdeling 3. De eindejaarstoelage Artikel 153. De personeelsleden ontvangen jaarlijks in de maand december een premie gelijk aan de bruto maandelijkse baremieke wedde van die maand. Voor de personeelsleden, die dat jaar geen volledige dienstactiviteit hebben, wordt de premie berekend à rato van de gepresteerde dagen in dienstactiviteit. Voorstel: Artikel 153. De personeelsleden ontvangen jaarlijks in de maand december een premie gelijk aan de bruto maandelijkse baremieke wedde van die maand. Voor de personeelsleden, die dat jaar geen volledige dienstactiviteit hebben, wordt de premie berekend à rato van de gepresteerde dagen in dienstactiviteit. Voor deeltijdse personeelsleden wordt eveneens rekening gehouden met de prestatiebreuk voor het vaststellen van de eindejaarstoelage HUIDIG Artikel Onder overuren worden verstaan de uitzonderlijke prestaties die op verzoek van de algemeen directeur geleverd worden boven op de uren die op grond van de gewone arbeidstijdregeling op weekbasis door het personeelslid gepresteerd worden. Het personeelslid dat overuren presteert, krijgt compenserende inhaalrust binnen de termijn van vier maanden. Deze compenserende inhaalrust is gelijk aan de duur van de overuren. 2. Als over een periode van vier maanden de gemiddelde arbeidstijd groter is dan 37 uur per week voor voltijdse prestaties of dan de gewone arbeidstijdregeling op weekbasis bij deeltijdse prestaties, wordt aan het personeelslid met uitzondering van het personeelslid van de levels P1 en P2, het uursalaris uitbetaald. Indien de overuren niet binnen de referteperiode van vier maanden kunnen gecompenseerd worden omwille van dienstnoodwendigheden en buiten de wil van de werknemer, wordt er met uitzondering voor de levels P1 en P2 een overloon uitbetaald onder de vorm van een toeslag. 3. Het overloon bedraagt een toeslag van 25% per uur overuren. Als berekeningsbasis voor het overloon geldt het bruto-uursalaris, eventueel verhoogd met de haard- of standplaatstoelage, de toelage voor opdrachthouderschap, voor het waarnemen van een hogere functie of de gegarandeerde salarisverhoging na bevordering.]

4 Voorstel: Artikel Onder overuren worden verstaan de uitzonderlijke prestaties die op verzoek van de algemeen directeur geleverd worden boven op de uren die op grond van de gewone arbeidstijdregeling op weekbasis door het personeelslid gepresteerd worden. Het personeelslid dat overuren presteert, krijgt compenserende inhaalrust binnen de termijn van vier maanden. Deze compenserende inhaalrust is gelijk aan de duur van de overuren. 2. Als over een periode van vier maanden de gemiddelde arbeidstijd groter is dan 37 uur per week voor voltijdse prestaties of dan de gewone arbeidstijdregeling op weekbasis bij deeltijdse prestaties, wordt aan het personeelslid met uitzondering van het personeelslid van de levels P1 en P2, het uursalaris uitbetaald. Indien de overuren niet binnen de referteperiode van vier maanden kunnen gecompenseerd worden omwille van dienstnoodwendigheden en buiten de wil van de werknemer, wordt er met uitzondering voor de levels P1 en P2 een overloon uitbetaald onder de vorm van een toeslag. Het overloon bedraagt een toeslag van 25% per uur overuren. Als berekeningsbasis voor het overloon geldt het bruto-uursalaris, eventueel verhoogd met de haard- of standplaatstoelage, de toelage voor opdrachthouderschap, voor het waarnemen van een hogere functie of de gegarandeerde salarisverhoging na bevordering.] 3. Artikel 156 en 157 kunnen niet cumulatief worden toegepast. 4. Wanneer personeelsleden bij beurtrol worden aangesteld om bovenop hun gewone werkrooster op zaterdag te werken, gaat het om uitzonderlijke prestaties conform artikel 156 en niet om overuren HUIDIG: Afdeling 3. De maaltijdcheques Artikel 178. Aan de personeelsleden worden maaltijdcheques toegekend met maximale toegelaten werkgeversaandeel, berekend volgens de bepalingen van toepassing voor het personeel van de Vlaamse overheid. Onverminderd de bepalingen van vorige alinea wordt het aantal toe te kennen maaltijdcheques berekend door het aantal effectief gepresteerde uren tijdens de maand te delen door 7,40. Als die bewerking een decimaal oplevert, wordt het afgerond op de hogere eenheid. Als het aldus verkregen getal groter is dan het maximale aantal werkbare dagen van de voltijds tewerkgestelde werknemer in de maand, wordt het tot dat laatste getal beperkt. Voorstel: Artikel 178. Aan de personeelsleden worden maaltijdcheques toegekend met maximale toegelaten werkgeversaandeel, berekend volgens de bepalingen van toepassing voor het personeel van de Vlaamse overheid. Elk personeelslid heeft per effectieve werkdag recht op één maaltijdcheque, ongeacht de duur van de arbeidsprestaties HUIDIG: Artikel De personeelsleden zijn verplicht het hun toegestane vakantieverlof geheel uit te putten tijdens het kalenderjaar waarop het betrekking heeft. Het vakantieverlof mag voor 1/3e opgenomen worden in delen. De overige 2/3e dienen in hoogstens tweemaal te worden opgenomen. Verlof, aangevraagd voor 1 december, dat wegens dienstnoodwendigheden niet kan worden toegestaan, zal naar het volgende jaar worden overgedragen. Het dient in dat geval vóór 31 maart opgenomen te worden. Voorstel: afstemming op arbeidsreglement en verduidelijking Artikel De personeelsleden zijn verplicht het hun toegestane vakantieverlof geheel uit te putten tijdens het kalenderjaar waarop het betrekking heeft. Overdracht verlof over het kalenderjaar kan maximum worden toegestaan voor 5 werkdagen pro rato de prestaties. Het dient in dat geval vóór 31 maart opgenomen te worden.

5 2. Verlof, aangevraagd en toegestaan voor 1 december, dat wegens dienstnoodwendigheden niet kan worden toegestaan, zal naar het volgende jaar worden overgedragen. Het dient in dat geval vóór 31 maart opgenomen te worden. HUIDIG: Artikel Een statutair personeelslid dat na een afwezigheid wegens ziekte of ongeval van gemeen recht geschikt wordt geacht om zijn/haar functie weer op te nemen met deeltijdse prestaties, kan toestemming krijgen zijn/haar functie opnieuw op te nemen met een deeltijds uurrooster van ten minste de helft van het normale uurrooster van het betrokken personeelslid. De toestemming wordt verleend voor een periode van ten hoogste drie maanden. Onder dezelfde voorwaarden en op dezelfde wijze als bij het toestaan van de eerste periode van deeltijdse prestaties wegens ziekte kan de periode van deeltijdse prestaties wegens ziekte meermaals, doch maximum voor één jaar, worden verlengd met een periode van telkens ten hoogste drie maanden. 2. De afwezigheid van het statutaire personeelslid tijdens een periode van deeltijdse prestaties wegens ziekte wordt beschouwd als verlof, gelijkgesteld met dienstactiviteit en niet aangerekend op het aantal nog beschikbare ziektekredietdagen. Voorstel: 1. De algemeen directeur kan een personeelslid dat meer dan 3 maanden afwezig is wegens ziekte of ongeval van gemeen recht toestaan om, met het oog op re-integratie, deeltijdse prestaties a rato van ten minste 50% te leveren voor een periode van ten hoogste drie maanden, indien de arbeidsgeneeskundige dienst het personeelslid, geschikt acht om het ambt terug op te nemen met deeltijdse prestaties. Het verrichten van deeltijdse prestaties kan meermaals worden verlengd met een periode van ten hoogste drie maanden tot een maximumduur van een jaar en dit per 10 jaar dienstanciënniteit. 2. De afwezigheid van de ambtenaar tijdens een periode van deeltijdse prestaties wegens ziekte wordt beschouwd als ziekteverlof. De aanrekening op het aantal dagen gebeurt pro rata Wijzigingen Arbeidsreglement na sociale audit (overlegmaterie) HUIDIG: Artikel 17 Verlof, aangevraagd voor 1 december, dat wegens dienstnoodwendigheden niet kan worden toegestaan, zal naar het volgende jaar worden overgedragen. Het dient in dat geval vóór 31 maart opgenomen te worden. Overdracht verlof over het kalenderjaar kan maximum worden toegestaan voor 5 werkdagen. Voorstel: afstemming op RPR en verduidelijking Artikel 17 voorlaatste alinea 1. De personeelsleden zijn verplicht het hun toegestane vakantieverlof geheel uit te putten tijdens het kalenderjaar waarop het betrekking heeft. Overdracht verlof over het kalenderjaar kan maximum worden toegestaan voor 5 werkdagen pro rato de prestaties. Het dient in dat geval vóór 31 maart opgenomen te worden. 2. Verlof, aangevraagd en toegestaan voor 1 december, dat wegens dienstnoodwendigheden niet kan worden toegestaan, zal naar het volgende jaar worden overgedragen. Het dient in dat geval vóór 31 maart opgenomen te worden

6 3. Financiën: opmaak revisoraal verslag inbreng gronden Lommel - goedkeuring Aan de raad van bestuur wordt voorgesteld om de opmaak van het revisoraal verslag over de inbreng van de gronden voor het crematorium van Lommel toe te wijzen aan de bedrijfsrevisor. Artikel 423 van het Wetboek van Vennootschappen De raad van bestuur moet een verslag opstellen waarin de noodzaak voor de inbreng in natura van belang is voor de organisatie. Artikel 22, 3, 9 van de statuten De raad van bestuur is bevoegd voor de daden van beschikking. van de algemene vergadering van 13 december 2012 De heer Jan Van Brabant wordt aangesteld als bedrijfsrevisor-commissaris voor een periode van drie jaar. Motivering Om het crematorium in Lommel te kunnen bouwen wenst de stad Lommel de betrokken gronden in te brengen in het vermogen van PONTES. Hiermee wordt PONTES eigenaar van de gronden en groeit het vermogen van de vennootschap. Deze inbreng in natura moet volgens correcte en actuele maatstaven gewaardeerd worden. De raad van bestuur moet daarover een verslag opstellen waarin de waarde van de betrokken goederen wordt beschreven. De waardering van deze goederen moet gecontroleerd worden door de bedrijfsrevisor die daarover een revisoraal verslag dient op te stellen. Deze opdracht valt echter buiten de gebruikelijke opdracht van de bedrijfsrevisor-commissaris in het kader van zijn financiële auditwerkzaamheden. Er dient dus een afzonderlijke opdracht te worden verleend aan de bedrijfsrevisor waaruit zijn aanstelling blijkt. Artikel 1 De vennootschap Callens, Pirenne, Theunissen & C, vertegenwoordigd door de heer Jan Van Brabant als bedrijfsrevisor-commissaris, wordt aangesteld en belast met de opdracht voor de opmaak van een revisoraal verslag in verband met de inbreng in natura van gronden bestemd voor de ontwikkeling van het crematorium van Lommel. Artikel 2 De vergoeding voor deze opdracht bedraagt 1 800,- EUR (exclusief BTW).

7 4. IGEAN dienstverlening: jaarvergadering 19 juni 2015 (goedkeuring agenda, aanduiding afgevaardigde en vaststelling mandaat) - goedkeuring De raad van bestuur wordt voorgesteld om een afgevaardigde aan te duiden voor de algemene vergadering van IGEAN dienstverlening en het mandaat van deze afgevaardigde vast te stellen. Voorgeschiedenis Op 27 april 2015 hebben we per aangetekend schrijven een uitnodiging ontvangen van de intergemeentelijke vereniging IGEAN dienstverlening voor de jaarvergadering van 19 juni Artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking De benoeming en de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger(s) moet voor elke algemene vergadering herhaald worden. Bijlage(n) Uitnodiging Artikel 1 Er wordt kennis genomen van de agenda van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN dienstverlening van 19 juni 2015, die er als volgt uit ziet: 1. verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2014; 2. verslag van de commissaris-revisor over het boekjaar 2014; 3. jaarrekening kwijting aan de bestuurders en commissaris-revisor over het boekjaar aanstellen bedrijfsrevisor 6. uitkering dividend D-aandelen 7. benoeming van bestuurders 8. benoeming van bestuurders met raadgevende stem Artikel 2 De vertegenwoordiger van Pontes die zal deelnemen aan de jaarvergadering van IGEAN dienstverlening op 19 juni 2015 wordt opgedragen haar stemgedrag af te stemmen op de besluiten van de raad van bestuur van heden inzake onderhavige aangelegenheid. Artikel 3 (geheime stemming) Mevrouw Sadia Choukri, lid van de raad van bestuur, wordt aangewezen als volmachtdrager om namens de intergemeentelijke vereniging Pontes deel te nemen aan de zitting van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN dienstverlening op 19 juni 2015.

8 5. IGEAN milieu en veiligheid: jaarvergadering 19 juni 2015 (goedkeuring agenda, aanduiding afgevaardigde en vaststelling mandaat) - goedkeuring De raad van bestuur wordt voorgesteld om een afgevaardigde aan te duiden voor de algemene vergadering van IGEAN milieu en veiligheid en het mandaat van deze afgevaardigde vast te stellen. Voorgeschiedenis Op 27 april 2015 hebben we per aangetekend schrijven een uitnodiging ontvangen van de intergemeentelijke vereniging IGEAN milieu en veiligheid voor de jaarvergadering van 19 juni Artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking De benoeming en de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger(s) moet voor elke algemene vergadering herhaald worden. Bijlage(n) Uitnodiging Artikel 1 Er wordt kennis genomen van de agenda van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN milieu en veiligheid van 19 juni 2015, die er als volgt uit ziet: 1. verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2014; 2. verslag van de commissaris-revisor over het boekjaar 2014; 3. jaarrekening kwijting aan de bestuurders en commissaris-revisor over het boekjaar aanstellen bedrijfsrevisor 6. benoeming van bestuurders 7. benoeming van bestuurders met raadgevende stem Artikel 2 De vertegenwoordiger van Pontes die zal deelnemen aan de jaarvergadering van IGEAN milieu en veiligheid op 19 juni 2015 wordt opgedragen haar stemgedrag af te stemmen op de besluiten van de raad van bestuur van heden inzake onderhavige aangelegenheid. Artikel 3 (geheime stemming) Mevrouw Sadia Choukri, lid van de raad van bestuur, wordt aangewezen als volmachtdrager om namens de intergemeentelijke vereniging Pontes deel te nemen aan de zitting van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN milieu en veiligheid op 19 juni 2015.

9 6. PROVANT: jaarvergadering 23 juni 2015 (goedkeuring agenda, aanduiding afgevaardigde en vaststelling mandaat) - goedkeuring De raad van bestuur wordt voorgesteld om een afgevaardigde aan te duiden voor de algemene vergadering van het OFP PROVANT en het mandaat van deze afgevaardigde vast te stellen. Voorgeschiedenis Op 1 juni hebben we per mail een uitnodiging ontvangen van IBP OFP PROVANT voor de jaarvergadering van 23 juni Artikel 22, 3, 5 van de statuten De benoeming en de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger(s) wordt bepaald door de raad van bestuur. Bijlage(n) Uitnodiging Artikel 1 Er wordt kennis genomen van de agenda van de algemene vergadering van OFP PROVANT van 23 juni 2015, die er als volgt uit ziet: 1. Goedkeuring verslag van de algemene vergadering van 19 december 2014; 2. Wijzigingen samenstelling raad van Bestuur en Algemene vergadering, goedkeuring; 3. Nieuwe aansluiting OFP PROVANT, bekrachtiging beheersovereenkomst; 4. Goedkeuring herwerkte SIP; 5. Jaarrekening OFP PROVANT en jaarverslag van de Raad van Bestuur aan de Algemene Vergadering, goedkeuring; 6. Verslag van de heer Piet Vermeeren, erkende commissaris; 7. Herbenoeming van de heer Piet Vermeeren als commissaris, goedkeuring; 8. Overzicht portefeuille OFP PROVANT, performantie vermogenbeheerders; 9. Kwijting aan de bestuurders voor het boekjaar 2014; 10. Kwijting aan de erkende commissaris voor het boekjaar 2014; 11. Varia. Artikel 2 De vertegenwoordiger van Pontes die zal deelnemen aan de jaarvergadering van PROVANT op 23 juni 2015 wordt opgedragen haar stemgedrag af te stemmen op de besluiten van de raad van bestuur van heden inzake onderhavige aangelegenheid. Artikel 3 (geheime stemming) Mevrouw Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur, wordt aangewezen als volmachtdrager om namens de intergemeentelijke vereniging Pontes deel te nemen aan de zitting van de jaarvergadering van het autonoom provinciebedrijf PROVANT op 23 juni 2015.

10 7. Mededelingen: 1. Statistieken: maanden april en mei 2015 kennisgeving De raad van bestuur neemt kennis van de statistieken van de maanden april en mei Prefiling vennootschapsbelasting (stand van zaken) toelichting Het verzoek betreffende de prefiling naar de toepasbaarheid van de vennootschapsbelasting voor PONTES werd ingediend. Tevens heeft een hoorzitting plaats gevonden waarbij de aanvraag van PONTES werd verdedigd door de aangestelde raadsman. Pontes heeft nog geen terugkoppeling ontvangen maar dit wordt eerdaags verwacht. 3. VNOC: vergadering raad van bestuur 27 mei 2015 verslag Er wordt gerapporteerd over het verslag van de raad van bestuur van 27 mei Overheidsopdrachten: gunning crematieovens crematorium Lommel kennisgeving De raad van bestuur wordt geïnformeerd over het verloop en het resultaat van de gunning van een overheidsopdracht, namelijk de opdracht tot levering, plaatsing en ingebruikname van drie crematieovens voor het toekomstige crematorium van Lommel. Deze opdracht werd door het directiecomité toevertrouwd aan het bedrijf FACULTATIEVE TECHNOLOGIES LTD. uit Leeds (Verenigd Koninkrijk).