Juridische gronden Artikel 25, 2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité.

Transcriptie

1 Verslag Directiecomité 1 oktober 2015 Aanwezig: Carine Leys, voorzitter; Tjerk Sekeris, Katrien Van de Poel, ondervoorzitters, Frank Geudens, secretaris; Katleen den Roover, Alex Helsen, Jef Laureyssens, Door Steyaert, Ariane Van Dooren, Kris Verduyckt, bestuurders; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur. Véronique Maurissen, diensthoofd interne organisatie, onthaal en plechtigheden Verontschuldigd: Kris Verduyckt, bestuurder; 1. Directiecomité: verslag 16 september goedkeuring Aanleiding Het verslag van de vorige vergaderingen wordt ter goedkeuring voorgelegd. Juridische gronden Artikel 25, 2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Bijlage(n) Ontwerpverslag 16 september 2015 Enig artikel Het verslag van het directiecomité van 16 september 2015 wordt goedgekeurd. 2. Beleid: jaarplan bespreking Na de uiteenzetting van de adjunct directeur stelt de heer Frank Geudens dat groei van een bedrijf afhankelijk is van het aanbod. De voorzitter benadrukt dat waar mogelijk ingespeeld wordt op de vraag van de klanten en de adjunct directeur vult aan met de mededeling dat voor de catering er een project bezig is met de bedoeling het aanbod onder de loep te nemen en bij te sturen waar nodig.

2 Aanleiding De beleidsnota voor 2016 wordt toegelicht en wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur. Juridische gronden Artikel 44, alinea 6 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 30, 1 van de statuten De raad van bestuur bereidt jaarlijks een strategie en beleidsplan voor dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering. Bijlage(n) Voorstel beleidsnota 2016 Enig artikel Het voorstel van beleidsnota voor 2016 wordt verwezen naar de raad van bestuur. 3. Financiën: budget verwijzing Op de vraag van de voorzitter of er voor de responsabiliseringsbijdrage pas in 2023 een bedrag voorzien is antwoordt de directeur positief aangezien dit het eerste jaar zal zijn dat er moet betaald worden. De voorzitter maakt zich enigszins zorgen of Pontes dit kan betalen. De directeur stelt de voorzitter gerust aangezien het geen enkel probleem is om deze bijdrage te betalen. Indien we deze bijdrage vanaf nu zouden betalen is het bedrag vastgesteld op EUR. TW: ja omdat dat waarschijnlijk het eerste jaar is dat er gaat betaald moeten worden. Directielid Ariane vraagt of het zinvol is om allemaal kleine renovaties te doen en of dit bekeken is via een masterplan gebouwen. De adjunct directeur bevestigt dat er een gebouweninventaris is maar dat er nu nog moet gekeken worden wat de staat ervan is. Er worden nu gewoon al kleine dingen gedaan om toch up to date te blijven en dit blijft binnen de portefeuille van de investeringen. We kunnen dit masterplan maar doen vanaf het moment dat Lommel opgestart is. De voorzitter leest in het budget een hogere opbrengst door hogere omzet en lagere kost door exploitatiewinst en vraagt of er bij de groei ook rekening gehouden met het feit dat de algemene kosten ook groter worden. De directeur bevestigt dat er rekening mee is gehouden en dat we niet meer willen uitgeven dan nodig is. Aanleiding Het budget voor 2016 wordt toegelicht en wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur.

3 Juridische gronden Artikel 44, alinea 6 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 30, 1 van de statuten De raad van bestuur bereidt jaarlijks een budget voor dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering. Bijlage(n) Voorstel meerjarenplanning Voorstel budget 2016 Artikel 1 Het voorstel van meerjarenplanning voor de periode wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur. Artikel 2 Het voorstel van budget voor 2016 wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur. 4. Uitgesteld : Financiën: belegging van spaargelden - goedkeuring De directieleden hebben nog een aantal vragen bij deze beleggingen en vragen naar de fiches van de verschillende banken zodat ze een juiste beslissing kunnen nemen. Dit punt wordt uitgesteld naar de volgende vergadering. Aanleiding Aan het directiecomité wordt voorgesteld om de spaargelden van PONTES niet langer op een gewone spaar- of termijnrekening te plaatsen, maar te beleggen in een beleggingsfonds. Juridische gronden Artikel 25, 8, 3 van de statuten Het financieel beheer van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Motivering Als gevolg van de financiële crisis, die in is ontstaan op de financiële markten, wordt sedertdien het niveau van de intresten bewust laag gehouden door de nationale banken. Dit is gunstig om investeringen en bijgevolg de economie te stimuleren, maar dit is ongunstig voor het spaargeld. Tot op heden heeft PONTES zijn financiële middelen geplaatst op een termijnrekening met een gegarandeerde rente voor een bepaalde periode. Recent verstreek de plaatsing van onze gelden en kwamen deze middelen terug beschikbaar. De gelden herplaatsen op een nieuwe termijnrekening zou op langere termijn een verwaarloosbare intrest hebben opgeleverd van nauwelijks 0,5 à 1%. Bovendien zijn de middelen dan voor een langere periode onbeschikbaar.

4 Vandaar dat verschillende financiële instellingen werden geraadpleegd en om advies gevraagd voor het beleggen van spaargelden op korte en lange termijn. Hierbij werden zowel een aantal klassieke financiële partners van PONTES geraadpleegd (BELFIUS en ING), alsook enkele specifieke fondsenbeheerders die zich specialiseren in het beleggen van aanzienlijke kapitalen (BANK DELEN en DEUTSCHE BANK). Het martkonderzoek leverde op het vlak van de produktoplossing een gelijkaardig resultaat op. Elk van de bevraagde banken stelt voor om het geld te beleggen in een gespecialiseerd beleggingsfonds dat bestaat uit aandelen, obligaties, cash, vastgoed en/of grondstoffen. Bij elke financiële instelling kan de onderlinge verhouding van de samenstelling van de beleggingsfondsen aangepast worden aan het beleggingsprofiel van de klant. Overheden worden typisch als een defensieve of gematigde spaarder beschouwd, waarbij het contingent aandelen kleiner is dan het contingent obligaties. De niet-professionele spaarder zonder grondige expertise van de financiële markten wordt uiteraard bijgestaan en geadviseerd door de financiële experten van de betrokken financiële instelling. Volgens een op voorhand afgesproken ritme worden er financiële rapporten overgemaakt en kan in overleg met de bank worden bepaald of er al dan niet moet worden bijgestuurd. Elke bank heeft met zijn beleggingsfondsen en afhankelijk van het gekozen profiel een zeker redement gerealiseerd in de afgelopen jaren (behoudens in de periode ). Die rendementen zijn uiteraard maar indicatief en bieden geen zekerheid voor toekomstige beleggingen! Afhankelijk van de formule kunnen deze opbrengsten gesitueerd worden tussen 4 en 14%. Veiligheidshalve hebben wij in onze meerjarenplanning rekening gehouden met slechts 3%. Belangrijk voordeel van het beleggen in dergelijke fondsen is dat de spaarder niet of nauwelijks gebonden is aan enige vaste of verplichte spaartermijn. Men treedt vrij toe tot het fonds en men kan de gelden altijd terug opvragen. Er is geen minimum termijn en de gelden zijn binnen een aantal werkdagen terug vrij ter beschikking. Vermits elke financiële instelling een vergelijkbaar product aanbiedt, valt alleen een onderscheid tussen de diverse spelers te maken op het vlak van de beheerskosten die worden aangerekend. De volgende tabel biedt een overzicht van de onderscheiden beheerskosten: Laagste rendement Hoogste rendement Beheerskosten BANK DELEN 6,23% 9.48% 0,80% BELFIUS 8,03% 14,07% 0,30% + 1,71% DEUTSCHE BANK Discretionair beheer: 4% Passief beheer: 4,2% Discretionair beheer: 7,3% Passief beheer: 9,3% Discretionair beheer: 0,28% + 0,50% Passief beheer: 0% ING 6,63% 13,09% 0,51% Uit dit overzicht blijkt dat DEUTSCHE BANK de laagste beheerskosten aanrekent. Daarnaast biedt DEUTSCHE BANK als enige nog een alternatieve formule voor, waarbij de gelden weliswaar ook in een beleggingsfonds worden gedeponeerd maar waarbij er geen beheerskosten worden aangerekend. De externe beheerder van het fonds wordt vergoed op basis van de gerealiseerde winst en deze wordt afgetrokken van de opbrengst vooraleer deze wordt uitgekeerd aan de klant. De spaarder bekomt dus een netto-vergoeding zonder verdere kosten. Deze formule is een volwaardig alternatief en is bovendien een typisch defensief product waarvan de rendementen de afgelopen jaren gemiddeld 4 à 6% bedroegen.

5 Teneinde onze spaargelden beter te laten renderen wordt voorgesteld om de gelden te plaatsen bij DEUTSCHE BANK volgens de formule van het passief beheer. De hieraan verbonden beheerskosten bedragen 0%. Artikel 1 De belegging van de spaargelden van PONTES in een beleggingsfonds beheerd door DEUTSCHE BANK aan de voorgestelde beheerskost van 0% wordt goedgekeurd. De gelden zijn vrij opvraagbaar aan de op dat ogenblik geldende waarde van het fonds. Artikel 2 De algemene directeur wordt belast met de uitvoering van dit besluit en wordt gemachtigd om de gelden van PONTES te beleggen. 5. Infrastructuur: voorstel concessie aula en funerarium stad Mechelen bespreking Directielid Alex Helsen vraagt of er nog onderhandelingsmogelijkheden zijn of dat we vastzitten aan die Eur. De algemeen directeur wilt enkel deze piste bewandelen als de begrafenisondernemers ook garanderen dat ze meedoen. Het budget is trouwens zo opgesteld volgens de huidige cijfers. Het directiecomité stelt voor om met dit voorstel naar het bestuur van Mechelen te gaan en dan terug te koppelen in het directiecomité en dan definitief te beslissen en uiteindelijk alles op papier te zetten met de betrokken begrafenisondernemers. De stad Mechelen heeft beslist om de aula en het funerarium, gelegen naast de stedelijke begraafplaats aan de Ziekebeemdenstraat, in concessie te geven. De stad organiseerde een openbare procedure en potentiële kandidaten konden tegen 17 maart 2015 een voorstel indienen. Uiteindelijk heeft geen enkele kandidaat een voorstel ingediend en overweegt de stad een nieuwe procedure te organiseren. In Mechelen zijn er twee uitvaartondernemers die hoofdzakelijk gebruik maken van deze infrastructuur. Zij zijn dan ook vragende partij om van deze faciliteiten verder gebruik te kunnen maken. Alle vervoer van overledenen van/naar het funerarium wordt verzorgd door een private transporteur en/of door de uitvaartondernemer zelf. Vorig jaar werd reeds een vraag aan PONTES gesteld om deze infrastructuur over te nemen maar bij gebrek aan duidelijke voorwaarden hebben wij toen de boot afgehouden. De stad overweegt haar initiële voorwaarden aan te passen teneinde een concessie van deze infrastructuur realistischer te maken voor eventuele kandidaten: de infrastructuur omvat een funerarium, de aula, bureelruimten en een buitenruimte; de stad wenst deze functies te behouden maar kan geen exclusiviteit geven; er mag geen interferentie zijn met de naastgelegen begraafplaats; de gebouwen moeten 24/24 toegankelijk zijn voor de wetsdokter en de uitvaartondernemers; de nabestaanden moeten minstens 6/7 terecht kunnen voor het begroeten van hun overledene;

6 de concessieperiode bedraagt 27 jaar, die slechts eenmalig verlengbaar is voor bijkomend een periode van 3 jaar; de stad is evenwel bereid om een vervroegde uitstapregeling op te nemen in de voorwaarden; de stad rekent op een minimale jaarlijkse indexeerbare concessievergoeding, bedrag dat gedurende de eerste twee jaar kan verminderd worden omdat het stadspersoneel gedurende twee jaar de bureelruimten blijft gebruiken; de stad houdt niet langer vast aan het initiële bedrag en rekent veeleer op een haalbaar voorstel van de kandidaten; de kandidaat mag de tarieven van de aula en het funerarium gedurende de eerste vijf jaar hoogstens indexeren; de kandidaat is niet gebonden door de huidige tarieven van de stad maar kan zelf een voorstel formuleren; de voorgestelde tarieven moeten dan vijf jaar gehandhaafd blijven; Daarnaast moet ook rekening gehouden worden met een reeks van investeringen om de lokalen en het buitenaanzicht te verfraaien. Vanuit de sector wordt aangedrongen bij PONTES om deze infrastructuur in exploitatie te nemen en hiertoe een samenwerkingsverband op te zetten. Van PONTES wordt vooral verwacht dat we het administratief (reservaties en facturatie) en technisch beheer (gebouwen) organiseren, terwijl het dagelijks beheer (personeel, onderhoud en toegangen) door de betrokken uitvaartondernemers kan gebeuren. In samenspraak met de sector werd een nota voorbereid over het beheer van de aula en het funerarium. Deze kan de basis vormen voor een publiek-private samenwerking, zodat de samenwerking geen vrijblijvend initiatief is voor de betrokken partijen. Immers, niet alleen PONTES hoort hier verplichtingen op te nemen doch dit moet door alle betrokken partijen samen gebeuren. Het is alleen maar door hen juridisch mee te engageren in deze samenwerking dat het project ook op langere termijn kan stand houden. Zij moeten zich immers langdurig engageren om de infrastructuur te blijven gebruiken en om af te zien van eigen investeringen in een gelijkaardige infrastructuur. Op vraag van het directiecomité werd ook een technisch dossier voorbereid waarbij de staat van het gebouw werd onderzocht en een raming werd opgesteld van noodzakelijke en mogelijke uit te voeren werken. De architect is ter plaatse geweest en heeft het gebouw onderzocht. In de geplande werken zijn vooral verfraaiings- en technische werken voorzien, maar gelet op de toestand van het voorgebouw waarin de kantoren gehuisvest zijn stelt de architect voor dat gedeelte te slopen. Het renoveren van dat gedeelte zou de investering anders aanzienlijk doen toenemen. Er werd een nieuwe, doch nog steeds voorlopige kosten- en opbrengstenrekening opgemaakt die rekening houdt met de financiële ruimte die de stad Mechelen thans creëert. In dat gewijzigd financieel plan wordt rekening gehouden met de volgende parameters: de jaarlijkse concessievergoeding wordt herleid tot ,-; de stad blijft immers eigenaar van het gebouw en krijgt op het einde van de concessie een onderhouden en verfraaid gebouw terug in haar bezit; de verfraaiingswerken worden afgeschreven en geïnvesteerd over een periode van 10 i.p.v. 20 jaar; de tarieven zijn aangepast en marktconform herzien. Op basis van en voor zover de stad Mechelen bereid is in deze denkpiste mee te gaan, kan een positief financieel resultaat worden gegenereerd. Concreet kan het voorstel van PONTES er bijgevolg als volgt uitzien: 1. PONTES is bereid zich kandidaat te stellen om de infrastructuur in beheer te nemen en behoudt de huidige functie van de gebouwen;

7 2. PONTES is bereid een concessievergoeding te betalen van maximaal ,- omdat de stad het eigendomsrecht behoudt en PONTES bovendien een aanzienlijke verfraaiing en verbetering van de gebouwen plant; 3. de concessietermijn moet opzegbaar zijn met een opzegtermijn van 1 jaar; 4. de tarieven zullen aangepast worden volgens het financieel plan en kunnen drie jaar gegarandeerd worden; 5. PONTES staat in voor het beheer van de administratieve processen, het beheer en het dagelijks onderhoud van de gebouwenen de personeelsuitgaven; 6. de stad is akkoord met een gedeeltelijke afbraak van de gebouwen aan de voorzijde van het funerarium. Bijlagen - nota beheer aula en funerarium - financieel plan - nota en raming architect Enig artikel Het voorstel in verband met het beheer van de aula en het funerarium van de stad Mechelen in een publiek-private samenwerking wordt goedgekeurd. Het voorstel van PONTES en de voorwaarden, die aan de basis liggen van dit financieel plan, worden meegedeeld aan de bevoegde diensten van de stad Mechelen. 6. Raad van bestuur: agenda bijeenkomst 21 oktober goedkeuring Aanleiding Aan het directiecomité wordt voorgesteld de hierna omschreven onderwerpen te agenderen voor de vergadering van de raad van bestuur van 21 oktober Juridische gronden Artikel 54 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 25, 1 van de statuten Het directiecomité is belast met de voorbereidingen van de raad van bestuur. Artikel 1 De volgende vergadering van de raad van bestuur vindt plaats op woensdag 21 oktober 2015 om uur in de lokalen van het crematorium van Antwerpen (Jules Moretuslei 2 te 2610 Antwerpen- Wilrijk). Artikel 2 De agenda van de raad van bestuur wordt vastgesteld als volgt: 1. Raad van bestuur: verslag vergadering 16 september goedkeuring

8 2. Bestuursorganen: agenda algemene vergadering 16 december 2015 vaststelling 3. Beleid: beleidsnota 2016 verwijzing 4. Financiën: budget 2016 verwijzing 5. IGEAN dienstverlening: algemene vergadering 16 december 2015 (agenda, mandaat en aanstelling afgevaardigde) goedkeuring 6. IGEAN milieu & veiligheid: algemene vergadering 16 december 2015 (agenda, mandaat en aanstelling afgevaardigde) goedkeuring 7. Mededelingen: statistieken september 2015 kennisname 8. Varia en rondvraag 7. Mededelingen kennisgeving 7.1. Statistieken: maand september 2015 kennisgeving Het directiecomité neemt kennis van de statistieken van de maand september UITSTEL 7.2. Bestuursorganen: vergaderkalender kennisgeving Het directiecomité neemt kennis van de gewijzigde vergaderkalender van de bestuursorganen tot en met juni UITSTEL 7.3. Personeelszaken: aanwervingen kennisgeving Het directiecomité neemt kennis van de besluiten van de algemeen directeur inzake personeelsaanwervingen.