Verslag. Raad van bestuur. 16 maart Raad van bestuur: verslag 27 januari goedkeuring. Aanleiding

Transcriptie

1 Verslag Raad van bestuur 16 maart 2016 Aanwezig: Carine Leys, voorzitter; Tjerk Sekeris, Katrien Van de Poel, ondervoorzitters; Frank Geudens, secretaris; Katleen Den Roover, Alex Helsen, Jef Laureyssens, Door Steyaert, leden directiecomité; Rob Blockx, Gerda Broeckx, Koen De Cock, Jef Eggermont, Annemie Goris, Luc Lievens, Marleen Van den Eynde, Gerda Van Langendonck, Cordula Van Winkel, Linda Verlinden, Johan Vermeeren, Zander Vliegen, Luc Vloemans, Juul Vrolix, leden raad van bestuur; Michel Meeus, Dirk Smets, Elke Tindemans, leden raad van bestuur met raadgevende stem; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur; Véronique Maurissen, diensthoofd interne organisatie, onthaal en plechtigheden (verslag). Verontschuldigd: Ariane Van Dooren, Kris Verduyckt, leden directiecomité; Sadia Choukri, Jan Dalemans, Frans De Bont, Johan Dom, Berre Van Deuren, Greet Van Gool, leden raad van bestuur; Louis Haagen, Frans Uytterhoeven, leden raad van bestuur met raadgevende stem; 1. Raad van bestuur: verslag 27 januari goedkeuring Aanleiding Voorwerp van het besluit Het verslag van de vorige vergaderingen wordt ter goedkeuring voorgelegd. Juridische gronden Artikel 21 van de statuten De besluiten van de raad van bestuur worden genotuleerd en aan de leden van de raad van bestuur toegezonden. Bijlage(n) Verslag 27 januari 2016 Besluit: met eenparigheid Enig artikel Het verslag van de bijeenkomst van 27 januari 2016 wordt met eenparigheid van stemmen goedgekeurd.

2 2. Bestuur: statutenwijziging 2016 verwijzing Door de schrapping van het artikel over de uitkering van de dividenden wilt raadslid Zander Vliegen weten hoe het dan zit met de uitkering van deze dividenden. De voorzitter legt uit dat er eigenlijk niets veranderd want er zijn in het verleden nog nooit dividenden uitgekeerd. Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan de raad van bestuur wordt een ontwerp van statutenwijziging voorgesteld, waarvan de goedkeuring wordt verwezen naar de algemene vergadering. Juridische gronden Artikelen 38 t/m 42 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 34 van de statuten De wijzigingen aan de statuten worden goedgekeurd door de algemene vergadering en voorbereid door de raad van bestuur. Ruling Bijlage(n) Ontwerp van statutenwijziging en informatieve nota Motivering 1. Wijziging ingevolge ruling FOD Financiën Met de programmawet van (datum) werden de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden niet langer onderworpen aan de rechtspersonenbelasting, maar zouden deze organisaties met ingang vanaf 1 januari 2015 onder de vennootschapsbelasting ressorteren. Deze wet hield in dat intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, die een commerciële activiteit uitoefenen, net zoals andere ondernemingen zouden belast worden op hun winsten (vennootschapsbelasting 33,99%). Slechts in een aantal uitzonderingsgevallen zouden intergemeentelijke vereniging die een commerciële activiteit uitoefenen toch onderworpen kunnen blijven aan de rechtspersonenbelasting. De uitzonderingen werden in de wet limitatief omschreven en moesten alleszins het voorwerp uitmaken van een fiscale ruling. De techniek van de ruling laat een organisatie toe om voor een vaste periode rechtszekerheid te verwerven over haar fiscaal statuut teneinde daarover discussies met de fiscus te kunnen vermijden. In 2015 heeft PONTES net zoals andere intergemeentelijke samenwerkingsverbanden dergelijke ruling aangevraagd. In het bijhorende dossier wordt aangetoond dat de inkomsten van PONTES uit een commerciële activiteit (i.c. onze uitvaartmaaltijden) gering zijn in verhouding tot onze globale omzet en dat het geenszins om een winstgevende activiteit gaat. Van bij het begin was duidelijk dat er geen discussie was over onze inkomsten uit crematies en afscheidsplechtigheden.

3 Op basis van een uitvoerig onderbouwd administratief dossier heeft de Rulingcommissie op (datum) beslist dat voor een periode van vijf jaar PONTES onderworpen mag blijven aan de rechtspersonenbelasting op voorwaarde dat de inkomsten uit catering gering blijven en op voorwaarde dat PONTES de theoretische mogelijkheid om dividenden uit te keren aan haar aandeelhouders uit de statuten verwijderd. De fiscus is immers van oordeel dat het uitkeren van winsten aan aandeelhouders het commercieel karakter van de handelsactiviteit benadrukt. Om hieraan te ontsnappen moet m.a.w. de dividenduitkering worden uitgesloten. Bijgevolg dringt zich een wijziging van de statuten op waarbij de gewraakte dividenduitkering uit de statuten wordt geschrapt. In concreto gaat het om een wijziging van artikel 42, dat handelt over de verdeling van het batig saldo en waarin de tweede optie (letter b) moet worden geschrapt. Ook de laatste zin van het artikel 42 wordt bijgevolg zonder voorwerp. Artikel 42 Het batig saldo van de resultatenrekening in dewelke alle lasten en afschrijvingen zijn opgenomen, maakt eventueel de netto winst uit. Dit batig saldo zal als volgt worden verdeeld: a) vijf ten honderd voorafneming voor het vormen van hat wettelijk reservefonds, tot dit één tiende van het maatschappelijk kapitaal zal bereikt hebben; b) een dividend van maximum vijf ten honderd aan de vennoten uit te betalen naar evenredigheid van het gestort kapitaal op hun maatschappelijke aandelen; c) de overblijvende winst zal overgedragen worden naar de beschikbare reserves. De algemene vergadering heeft nochtans het recht op voorstel van de raad van bestuur, na de voorafneming van de wettelijke reserve, het geheel van de te verdelen winst naar de beschikbare reserve over te brengen of geheel of gedeeltelijk op het volgende te boeken. 2. Wijziging op verzoek van de toezichthoudende overheid Op verzoek van de toezichthoudende overheid wordt eveneens artikel 6 gewijzigd en aangevuld. De opmerking van het Agentschap Binnenlands Bestuur gaat in concreto over de duur van het intergemeentelijk samenwerkingsverband. In dit artikel staat weliswaar dat de vereniging werd opgericht voor een termijn van 30 jaar en dat die termijn verstreken is op 16 mei Tijdens een buitengewone algemene vergadering van 28 februari 2008 besliste een meerderheid van aandeelhouders om de werking van de vereniging te verlengen voor een nieuwe termijn van 18 jaar. De toezichthoudende overheid vraagt om de volgende vervaldatum, met name 16 mei 2026, ook expliciet in de statuten op te nemen. Het voorstel is bijgevolg om artikel 6 aan te vullen als volgt: Artikel 6 De intergemeentelijke vereniging werd opgericht voor een termijn van dertig jaar, die verstreek op 16 mei De statutair bepaalde duur kan telkens verlengd worden met 18 jaar overeenkomstig artikels 35 en 36 van het decreet van 6 juli De statutair bepaalde duurtijd werd verlengd op de algemene vergadering van 28 februari 2008 voor een termijn van 18 jaar, die vervalt op 16 mei Op verzoek van de gewone meerderheid van het totale aantal deelnemers en op voorwaarde dat dit verzoek gedragen wordt door een drievierde meerderheid van het aantal deelnemende

4 gemeenten, kan de laatste algemene vergadering die het verstrijken van de duur voorafgaat, tot de verlenging beslissen met een drievierde meerderheid van het aantal stemmen. De daartoe strekkende gemeenteraadsbeslissingen worden bij het verslag van de algemene vergadering gevoegd en zijn gebaseerd op een onderzoek, eventueel vergelijkend in de mate er zich verschillende beheersvormen reëel aanbieden. Uiterlijk negentig kalenderdagen voor de algemene vergadering die beslist over de verlenging wordt de agenda door de raad van bestuur aan alle deelnemers toegezonden. Deze statutenwijzigingen zullen ter verwijzing worden voorgelegd aan de raad van bestuur opdat de algemene vergadering dit definitief kan goedkeuren tijdens de bijeenkomst op 15 juni Besluit Enig artikel Het ontwerp van statutenwijziging wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur en de algemene vergadering. 3. Projecten: concessie aula stedelijke begraafplaats Mechelen bespreking Op de vraag van raadslid Goris of dit de aula is die gelegen is op het kerkhof antwoordt de directeur positief. Raadslid Rob Blockx wilt weten of wij dan ook het personeelslid van de stad Mechelen overnemen maar hier is het antwoord negatief en gaan we dit doen met eigen personeel. Raadslid Vloemans vraagt zich af of dit wel een meerwaarde gaat zijn voor Pontes en merkt daarbij op dat we al genoeg te doen hebben. De voorzitter verduidelijkt waarom deze kans zeker niet willen laten liggen. Wij zijn niet het dichtstbijzijnde crematorium en op die manier kunnen we een aandeel hebben in de zuidrand van de provincie. Ook is het voor de Mechelse BO een goede zaak om hen zo bij Antwerpen te binden. Raadslid Vloemans wil tenslotte ook nog weten of het directiecomité zijn goedkeuring heeft gegeven aan de EUR waarop de voorzitter een positief antwoord geeft. De stad Mechelen heeft beslist om de aula en het funerarium, gelegen naast de stedelijke begraafplaats aan de Ziekebeemdenstraat, in concessie te geven. De stad organiseerde een openbare procedure en potentiële kandidaten konden tegen 17 maart 2015 een voorstel indienen. Uiteindelijk had geen enkele kandidaat een voorstel ingediend en overwoog de stad een nieuwe procedure met gewijzigde voorwaarden te organiseren. Begin februari 2016 werd PONTES in kennis gesteld van de nieuwe concessievoorwaarden. In Mechelen zijn er twee uitvaartondernemers die hoofdzakelijk gebruik maken van deze infrastructuur. Zij zijn dan ook vragende partij om van deze faciliteiten verder gebruik te kunnen maken. Alle vervoer van overledenen van/naar het funerarium wordt verzorgd door een private transporteur en/of door de uitvaartondernemer zelf. Reeds in 2014 werd een vraag aan PONTES gesteld om deze infrastructuur over te nemen maar bij gebrek aan duidelijke voorwaarden hebben wij toen de boot afgehouden. De stad heeft haar initiële voorwaarden aangepast teneinde een concessie van deze infrastructuur realistischer te maken voor eventuele kandidaten:

5 de infrastructuur omvat een funerarium, de aula, bureelruimten en een buitenruimte; de stad wenst deze functies te behouden maar kan geen exclusiviteit geven; de geïnteresseerde kandidaat mag voor elk onderdeel apart inschrijven (lot 1 aula; lot 2 funerarium lot 3: burelen en bergruimten); er mag geen interferentie zijn met de naastgelegen begraafplaats en de huidige functies moeten gerespecteerd blijven; het funerarium moet 24/24 toegankelijk zijn voor de wetsdokter en de uitvaartondernemers; de nabestaanden moeten minstens 6/7 terecht kunnen voor het begroeten van hun overledene; de concessieperiode bedraagt 27 jaar, die slechts eenmalig verlengbaar is voor bijkomend een periode van 3 jaar; de stad heeft in de nieuwe voorwaarden de mogelijkheid gecreëerd om tussentijds de concessie te beëindigen mits een opzegtermijn van 1 jaar; de stad rekent niet langer op een minimale jaarlijkse indexeerbare concessievergoeding, bedrag dat gedurende de eerste twee jaar kan verminderd worden omdat het stadspersoneel gedurende twee jaar de bureelruimten blijft gebruiken; de kandidaat mag de tarieven van de aula en het funerarium gedurende de eerste drie (voorheen vijf) jaar hoogstens indexeren; de kandidaat is niet gebonden door de huidige tarieven van de stad maar kan zelf een voorstel formuleren; de voorgestelde tarieven moeten dan drie jaar gehandhaafd blijven. Daarnaast moet ook rekening gehouden worden met een reeks van investeringen om de lokalen en het buitenaanzicht (vooral van het funerarium) te verfraaien. In de nieuwe voorwaarden is voorzien in een terugbetaling door de stad indien de concessie voortijdig zou worden beëindigd. Vanuit de sector werd aanvankelijk aangedrongen bij PONTES om deze infrastructuur in exploitatie te nemen en hiertoe een samenwerkingsverband op te zetten. Van PONTES wordt vooral verwacht dat we het administratief (reservaties en facturatie) en technisch beheer (gebouwen) organiseren, terwijl het dagelijks beheer (personeel, onderhoud en toegangen) door de betrokken uitvaartondernemers kan gebeuren. De vraag vanuit de sector is ondertussen enigszins gewijzigd doordat bouwplannen van een Mechelse uitvaartondernemer voor een eigen funerarium ondertussen toch concrete vorm hebben aangenomen en het gebruik van het funerarium mogelijk sterk kan wijzigen. Aanvankelijk werd gedacht dat investeringen van uitvaartondernemers konden worden vermeden als PONTES deze infrastructuur zou gaan exploiteren, doch door het tijdsverloop liggen de kaarten thans enigszins anders. De vraag aan PONTES beperkt zich bijgevolg tot het administratief en technisch beheer van de aula, wat concreet betekent dat louter het reservatiesysteem moet uitgebreid worden met de locatie aula Mechelen en dat op termijn mogelijk moet geïnvesteerd worden in een nieuwe, doch beperkte audio-visuele installatie. Op vraag van het directiecomité werd weliswaar een technisch dossier voorbereid waarbij de staat van het gebouw werd onderzocht en een raming werd opgesteld van noodzakelijke en mogelijke uit te voeren werken. De architect is ter plaatse geweest en heeft het gebouw onderzocht. In de geplande werken zijn vooral verfraaiings- en technische werken voorzien, maar gelet op de toestand van het voorgebouw waarin de kantoren gehuisvest zijn stelt de architect voor dat gedeelte te slopen. Het renoveren van dat gedeelte zou de investering anders aanzienlijk doen toenemen. Dit investeringsluik vervalt echter indien PONTES zich louter en alleen inschrijft voor het lot aula.

6 Er wordt een aangepast financieel plan bijgevoegd waarin de exploitatie beperkt blijft tot de verhuring van de aula. Concreet kan het voorstel van PONTES er bijgevolg als volgt uitzien: 1. PONTES is bereid zich kandidaat te stellen om de aula in concessie te nemen; 2. PONTES is bereid een concessievergoeding te betalen van maximaal ,-; 3. de tarieven zullen aangepast worden volgens het financieel plan en kunnen drie jaar gegarandeerd worden; 4. PONTES staat in voor het beheer van de administratieve processen, het beheer en het dagelijks onderhoud van de aula en bijhorende lokalen. Bijlagen - financieel plan Besluit Artikel 1 PONTES zal zich kandidaat stellen om de aula aan de stedelijke begraafplaats van de stad Mechelen (lot 1 concessie aula Mechelen) in concessie te nemen en daartoe een inschrijvingsformulier indienen. Artikel 2 De vooropgestelde concessievergoeding bedraagt ,-. Artikel 3 Het financieel plan wordt goedgekeurd. 4. Bestuursorganen: agenda buitengewone en gewone algemene vergadering 15 juni 2016 vaststelling Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan de raad van bestuur wordt voorgesteld de hierna omschreven onderwerpen te agenderen voor de bijeenkomst van de buitengewone en algemene vergadering op 15 juni Juridische gronden Artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 30, 1 van de statuten De raad van bestuur is belast met de voorbereidingen van de algemene vergadering. Bijlage(n) Verslag algemene vergadering 16 december 2015 Ontwerp van statutenwijziging en toelichtende nota Ontwerp van jaarverslag 2015 Toelichting bij de jaarrekening 2015 Verslag van de bedrijfsrevisor-commissaris

7 Besluit Artikel 1 De volgende bijeenkomst van de buitengewone en algemene vergadering vindt plaats op woensdag 15 juni 2016 om uur bij Pontes. Artikel 2 De agenda van de buitengewone algemene vergadering wordt vastgesteld als volgt: 1. Bestuur: statutenwijziging 2016 goedkeuring Artikel 3 De agenda van de gewone algemene vergadering wordt vastgesteld als volgt: 1. Algemene vergadering: verslag 16 december 2015 goedkeuring 2. Bestuursorganen: samenstelling raad van bestuur wijziging 3. Financiën: balans, resultatenrekening en jaarverslag over het dienstjaar 2015 goedkeuring 4. Financiën: verslag van de bedrijfsrevisor-commissaris over de jaarrekening 2015 aktename 5. Financiën: verdeling batig saldo van de resultatenrekening 2015 goedkeuring 6. Financiën: kwijting aan de raad van bestuur en de commissaris-bedrijfsrevisor goedkeuring 5. Mededelingen kennisgeving 5.1. Statistieken: maanden januari-februari 2016 kennisgeving De Raad van bestuur neemt kennis van de statistieken van de maanden januari en februari 2016.