PROJECT INITIATIE DOCUMENT

Transcriptie

1 PROJECT INITIATIE DOCUMENT Project: Outfit4You Opdrachtgever: Dirk-Jan de Graaff Bestandsnaam: ITOPIA_PID_TEAM6_1.0.docx Project: Outfit4You Versie: 1.0 Auteur: Team 6 Datum:

2 ITOPIA PID Team 6 Page. 2 of 16

3 Documenteigenschappen Historie Versie Datum Veranderingen (concept/definitief) Opdrachtgever Auteur(s) Concept Dirk-Jan de Graaff Weihao Concept Dirk-Jan de Graaff Joshua, Kevin Concept Dirk-Jan de Graaff Joey, Pascal Concept Dirk-Jan de Graaff Kevin, Suat, Weihao, Pascal, Joey, Joashua Definitief Dirk-Jan de Graaff Joey Goedkeuring Dit document heeft de volgende goedkeuringen nodig. Getekende goedkeuringsformulieren worden opgeslagen in de Managementsectie van het projectarchief. Naam Rol Handtekening Datum document Versie ITOPIA PID Team 6 Page. 3 of 16

4 Managementsamenvatting Het project wat wij, Team 6, gaan uitvoeren is een project wat gemaakt is door Creativity and Business. We moeten een adviesrapport schrijven voor Outfit4You, een kledingmerk gericht op jongeren tussen de 18 en 25 jaar. Met dit document zullen wij Creativity and Business een advies geven over het uitkiezen van een softwarepakket en een hostingpakket. Ook zullen we het verkoopproces modelleren. Als uiteindelijke product leveren wij het adviesrapport op, wat uit verschillende delen bestaat. Wat u van het adviesrapport kunt verwachten is dat wijt een weloverwogen advies geven over welk softwarepakket het meest geschikt is voor de webwinkel, welk hostingpakket het beste bij de webshop past en we bekijken de kosten en baten die erbij horen. Met ons advies zal uw webwinkel optimaal gaan draaien. In dit document, het PID, beschrijven wij de gang van zaken in ons project zoals het projectplan, de business case en de productbeschrijving om het project OutFit4You zo goed mogelijk weer te geven. Verder staat in dit document de kosten, nadelen en voordelen van het project zodat mogelijke risico s zo snel en makkelijk mogelijk kunnen worden opgespoord. De gestelde deadlines: PID inleveren Concept adviesrapport inleveren Adviesrapport inleveren ITOPIA PID Team 6 Page. 4 of 16

5 ITOPIA PID Team 6 Page. 5 of 16

6 Inhoudsopgave Documenteigenschappen... 3 HISTORIE... 3 GOEDKEURING... 3 Managementsamenvatting... 4 Inhoudsopgave Inleiding GEBRUIK VAN DE PRINCE2 PROJECTMANAGEMENTMETHODE DOEL VAN DIT DOCUMENT OPBOUW VAN HET DOCUMENT Projectdefinitie ACHTERGROND PROJECTDOELSTELLINGEN AANPAK & FASERING PROJECTRESULTAAT SCOPE & AFBAKENING RANDVOORWAARDEN & AANNAMES RELATIES MET ANDERE PROJECTEN Business Case REDENEN OM TE STARTEN MET HET PROJECT ALTERNATIEVEN VOORDELEN NADELEN KOSTEN INVESTERINGSANALYSE Projectorganisatie ORGANIGRAM ROLLEN & VERANTWOORDELIJKHEDEN Projectplan PLAN AANNAMES GANTT-CHART PRODUCTDECOMPOSITIESTRUCTUUR PRODUCTSTROOMDIAGRAM ACTIVITEITENPLANNING OVERZICHT BENODIGDE MIDDELEN PRODUCTBESCHRIJVINGEN Beheersinstrumenten TOLERANTIES RISICOMANAGEMENT UITZONDERINGSPROCEDURE VOORTGANGSRAPPORTAGES Bijlage 1. Grafische Projectplanning Bijlage 2. Activiteiten diagram Bijlage 3. Productbeschrijvingen.15 ITOPIA PID Team 6 Page. 6 of 16

7 1. Inleiding 1.1 Gebruik van de PRINCE2 projectmanagementmethode Werken met PRINCE2 biedt de mogelijkheid om elk project van elke omvang of complexiteit te managen. PRINCE staat voor voor PRojects IN Controlled Environments en bestaat uit 7 belangrijke principes die langs een project gelegd kunnen worden, als deze principes gevolgd worden is het een PRINCE2 project en die worden zeer succesvol beschouwd. De principes zijn Voortdurende business rechtvaardiging, leren van ervaringen, duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, managen per fase, manage by exception, productgericht en aanpassen aan de projectomgeving. Wij als team willen dit project uitvoeren terwijl we ons met deze punten bezig houden, wat ons verzekerd van succes. 1.2 Doel van dit document De eerste fase binnen een project is de Initiation Stage, het belangrijkste product van deze fase is de Project Initiation Documentation (PID). Dit is nodig om een fundering voor het project te leggen, alles wordt hierin bedacht en daarna pas gedaan. In dit document komen onder andere taken, plannen, beoogde resultaten en verantwoordelijkheden. 1.3 Opbouw van het document In het PID staan de afspraken met de opdrachtgever en onze planning. De volgende hoofdstukken worden behandeld: Het projectdefinitie, de business case, projectorganisatie, het projectplan en beheersinstrumenten. In Hoofdstuk 2 wordt beschreven waar het project over gaat en hoe wij te werk zullen gaan. In Hoofdstuk 3 gaat het over de alternatieven, voor- en nadelen, investeringsanalyse, de kosten en de redenen om te starten met het project. In Hoofdstuk 4 staan de partijen die betrokken zijn bij het project en diens gegevens, ook wordt er een goed beeld gegeven door middel van een organigram. In Hoofdstuk 5 wordt onze planning getoond welke middelen we nodig zullen hebben, de deelproducten van het eindproduct en gaan we in op onze planning met een Gantt-Chart. In het hoofdstuk Beheersinstrumenten staan afspraken voor als er iets mis gaat en wanneer we contact op nemen met de opdrachtgever over de voortgang van het project. ITOPIA PID Team 6 Page. 7 of 16

8 2. Projectdefinitie 2.1 Achtergrond Het bureau Creativity and Business ontwikkelt een nieuw winkelconcept tot een echt winkelmerk. De doelgroep bestaat uit jongeren tussen de 18 en 25 jaar. De opdrachtgever wilt een webwinkel hebben zodat hij internationaal zijn producten kan verkopen. Zijn plan is om in verschillende winkels maten op te nemen door middel van een Body Scan, op deze manier kunnen klanten alles online bestellen. Creativity and Business heeft het ITopia-ITM ingehuurd om advies te geven. 2.2 Projectdoelstellingen Met behulp van het project geven wij een goed advies aan de opdrachtgever, zodat hij een goede keuze kan maken over welk softwarepakket en welke server host hij het beste kan gebruiken. Dit is nodig om zijn optimaal te laten functioneren. 2.3 Projectresultaat Onze oplevering bestaat uit een advies rapport waarin het team de opdrachtgever adviseert over de webwinkel. Ook wordt er een adviesgesprek georganiseerd waarin het team samen met de opdrachtgever het rapport bespreken. 2.4 Scope & afbakening Wat wij gaan doen is een adviesrapport schrijven voor de opdrachtgever. Wij maken geen webwinkel voor de opdrachtgever. Ook zoeken wij de beste host uit voor de webwinkel, we gaan de website dus niet zelf hosten. Ook zullen wij de bedrijfs- en verkoopprocessen modelleren. 2.5 Randvoorwaarden & aannames Wij vinden het heel erg belangrijk dat we onze deadlines halen. Er is geen budget aan ons opgegeven en kunnen we zeer breed zijn in onze keuze. Echter, mocht de prijs hoog zijn, moet de kwaliteit ook zeker hoog zijn. Wij moeten dus een logische afweging maken tussen de prijs en kwaliteit. 2.6 Relaties met andere projecten De opdrachtgever heeft op dit moment geen andere projecten waar wij rekening mee moeten houden. Ook lopen er geen projecten die de implementatie en uitvoering van ons project kan beïnvloeden. 2.7 Projectaanpak De juiste strategie om ons product te realiseren is door veel informatie te winnen uit de gesprekken met de opdrachtgever. De punten die hij naar voren brengt, zullen wij in ons adviesrapport verwerken. Zo voldoen wij aan alle wensen van de opdrachtgever en zullen wij het product met succes afleveren aan de opdrachtgever. De belangrijkste delen van het adviesrapport, is de pakketselectie, en de hosting en inrichting van het verkoopproces.. ITOPIA PID Team 6 Page. 8 of 16

9 3. Business Case 3.1 Redenen om te starten met het project De opdrachtgever wilt zo snel mogelijk, zoveel mogelijk geld verdienen. Het is een creatief bedrijf en daarom wilt de opdrachtgever graag een webwinkel. Hij wilt dit concept opzetten en vervolgens voor de zomer 2013 verkocht hebben. Creativity and Business wilt graag een webwinkel oprichten dat diensten verleend aan meer dan 40 landen. 3.2 Alternatieven We hebben de opdrachtgever een aantal alternatieven voor gedragen. Deze waren als volgt: Nul scenario. o We doen niks. Professionele hulp. o De opdrachtgever huurt een externe specialist, die voor hem een webwinkel opricht. On-Professionele hulp. o De opdrachtgever huurt een kennis in die toevallig wat weet over het oprichten van een webwinkel. Adviesrapport. 3.3 Voordelen Wij leveren een professioneel adviesrapport op waarin wij advies zullen geven over een pakketselectie voor de webwinkel. Ook zaken als webhosting en inrichting van het verkoopproces komen hier bij kijken. We zorgen dat Creativity and Business het beste product krijgt op de voordeligste manier. Echter is het belangrijkste van allemaal dat dit in ieder geval aan alle eisen en wensen van de opdrachtgever voldoet. 3.4 Nadelen Wij zien op dit moment geen nadelen in dit project. De opdrachtgever ziet op dit moment geen nadelen. 3.5 Kosten Het projectteam bestaat uit 6 werknemers. Wij verwachten dat wij 50 uur per persoon bezig zullen zijn. Wij rekenen 30,- per uur, per persoon. Het adviesrapport is dus berekend op 9.000,- ex BTW. Andere kosten zoals het kopen van de software en de onderhoudskosten zullen we behandelen in een apart hoofdstuk in het rapport onder de naam: Kosten en Baten. 3.6 Investeringsanalyse Als de opbrengsten groter zijn dan de baten, dan is de business case haalbaar. De opdrachtgever verwacht een omzet van minstens $330,- miljoen in drie jaar. Dit zal zich afspelen in 48 landen. ITOPIA PID Team 6 Page. 9 of 16

10 4. Projectorganisatie 4.1 Organigram 4.2 Rollen & verantwoordelijkheden Naam Functie Dirk-Jan de Graaff Opdrachtgever Marco Duinkerken Key User Weihao Noian Teamleider Joey Fiege Groepslid Suat Yucel Groepslid Kevin Mans Groepslid Joshua William Groepslid Pascal Ramkhelawan Groepslid Wilma van Hoogenhuyze Team Coach Merijn van der Laag Projectleiding ITOPIA PID Team 6 Page. 10 of 16

11 5. Projectplan 5.1 Plan aannames Volgens de opdrachtgever zijn er geen zaken waar wij eventueel rekening mee moeten houden. Verder zijn er ook geen aannames. Zie bijlage Gantt-chart 5.3 Productdecompositiestructuur 5.4 Productstroomdiagram Zie bijlage Activiteitenplanning 5.6 Overzicht benodigde middelen Naast onze eigen standaard software verwachten we alleen gesprekken met de opdrachtgever nodig te hebben om onze voortgang te laten zien en feedback te krijgen. Overgens verwachten we geen problemen of moeilijkheden. Zie bijlage Productbeschrijvingen ITOPIA PID Team 6 Page. 11 of 16

12 6. Beheersinstrumenten 6.1 Toleranties De klant zal op 1 maart beginnen met het gebruiken van het uiteindelijke product en verlangt dat het projectteam het adviesrapport voor kerst inlevert. Zodat er voldoende tijd is voor het bouwen en implementeren van het product. Aan de hand van de huidige planning voorzien wij geen obstakels en verwachten het op schema af te ronden. Echter mochten er complicaties optreden zal er contact worden opgenomen met de klant. In de beginfase is het moeilijk te speculeren wat er precies fout kan gaan en wanneer, hierdoor is het nog vaag om in deze fase afspraken hierover te maken. Bovendien kan er, door de werkdruk te verhogen, tijd worden ingehaald mochten we in de situatie terechtkomen dat we een deadline dreigen te missen. Omtrent geld zijn er geen afspraken gemaakt en is er geen budget opgesteld, de klant is meer geïnteresseerd in de kwaliteit van het product dan de kosten ervan. 6.2 Risicomanagement In hoofdstuk 5 kunt u de planning zien van ons project. Een van de risico s die kunnen optreden is dat we de deadline niet halen. De kans dat dit gebeurt is klein. De manier waarop wij dat zullen doen is zorgen dat de projectleider boven op de deadlines zit en na gaat of elke deadline wordt gehaald. Zo niet worden er over uren gedraaid zodat deze toch behaald worden. Een ander risico dat wij zien is dat er een lid van ons team afwezig is. Dit kan door verschillende redenen zoals ongeluk, ziekte of andere geoorloofde redenen. Als dit gebeurt dan zullen de resterende teamleden de taken van het uitgevallen teamlid oppakken zodat we geen vertraging oplopen. We verwachten dat dit niet zal gebeuren, dus de kans is zeer klein 6.3 Uitzonderingsprocedure Mochten er knelpunten ontstaan, probeert het team dit in eerste instantie intern op te lossen. Wanneer het team dit niet intern kan oplossen nemen we met spoed contact op met de klant. Onbeheersbare risico s zijn helaas niet te voorspellen en kan hiervoor geen voorbereiding opgesteld worden. Dergelijke situaties eisen snelle oplossingen en veel communicatie met de klant. De teamleider van het projectteam is verantwoordelijk voor de te ondernemen acties. De te ondernemen acties zijn afhankelijk van de situatie waarin het projectteam zich bevindt. De voornaamste acties zijn; contact opnemen met de klant, brainstormen met team en assistentie vragen van een derde partij. 6.4 Voortgangsrapportages We hebben met de opdrachtgever de afspraak gemaakt, dat wanneer er iets speciaals gebeurt of iets fout gaat, wij een voortgangsrapport zullen schrijven. Daarna zullen wij de opdrachtgever ook op de hoogte blijven houden tot het is opgelost of voorbij is. Als de opdracht gever niets van ons hoort, gaat het allemaal volgens de planning. ITOPIA PID Team 6 Page. 12 of 16

13 Bijlage 1. Grafische Projectplanning ITOPIA PID Team 6 Page. 13 of 16

14 Bijlage 2. Activiteitenplanning ITOPIA PID Team 6 Page. 14 of 16

15 Bijlage 3. Productbeschrijving #001 & #002 Productbeschrijving Product ID #001 Productnaam Doel Samenstelling Kennis en kunde nodig om product te vervaardigen Kwaliteitscriteria Kwaliteitsmethode Hosting advies Een overzichtelijk advies over de hosting van de website Tabel om te vergelijken, kosten analyse en een conclusie Kennis van hosting bedrijven en het selecteren van de juiste host Geen storingen, altijd online en moeten veel mensen tegelijker tijd op kunnen Verschillende hosting bedrijven met elkaar vergelijken in een tabel en kijken of ze aan alle eisen en wensen voldoen door middel van factoren met een waarde Productbeschrijving Product ID #002 Productnaam Doel Samenstelling Kennis en kunde nodig om product te vervaardigen Kwaliteitscriteria Kwaliteitsmethode Pakket selectie Een overzichtelijk advies over de software van de website Tabel om te vergelijken, kosten analyse en een conclusie Kennis van website-software en het selecteren van het juiste pakket Moet aan eisen en wensen voldoen, makkelijk in gebruik en moet er goed uit zien Verschillende softwarepakketen met elkaar vergelijken in een tabel en kijken of ze aan alle eisen en wensen voldoen door middel van factoren met een waarde ITOPIA PID Team 6 Page. 15 of 16

16 Bijlage 3. Productbeschrijving #003 Productbeschrijving Product ID #003 Productnaam Doel Samenstelling Kennis en kunde nodig om product te vervaardigen Kwaliteitscriteria Kwaliteitsmethode Verkoopproces advies Een overzichtelijk advies over de inrichting van het verkoopproces via de webwinkel Een vergelijking via diagrammen en een conclusie Kennis van het verkoopproces van het bedrijf, kennis van verschillende soorten verkoopprocessen en hoe deze vergeleken moeten worden Gestructureerd, overzichtelijk en duidelijk (wie doet wat) Verkoopprocessen met elkaar vergelijken en daaruit de beste halen of creëren naar aanleiding van alle wensen en eisen die gesteld zijn. ITOPIA PID Team 6 Page. 16 of 16