Plan van Aanpak. Project Vorming Districtelijke Organisatie Brandweer Land van Cuijk. Uitgave: Definitef. Datum: 6 februari 2007.

Transcriptie

1 Project Vorming Districtelijke Organisatie Brandweer Land van Cuijk Uitgave: Definitef Datum: 6 februari 2007 Auteur: Gert Touw Projectmanager: Gert Touw Opdrachtgever: Piet van de Koolwijk Documentnaam: Versie: 1.0.0

2 Introductie Doel van dit document Dit document heeft tot doel, het project te definiëren, als basis te dienen voor het management ervan en de beoordeling van het succes van het project mogelijk te maken. De twee belangrijkste redenen voor gebruik van dit document zijn: de basis van een project zeker te stellen, voordat de Projectgroep gevraagd wordt belangrijke verplichtingen aan te gaan ten aanzien van het project. te dienen als basisdocument op grond waarvan de Projectgroep en de Projectmanager de voortgang van het project kunnen meten, wijzigingen kunnen beoordelen en vragen ten aanzien van de levensvatbaarheid van het project kunnen beoordelen. 2/14

3 Inhoudsopgave 1 Achtergrond De context van het project Projectdefinitie Doelstelling(en) van het project Bereik(scope) en afbakening Belangrijkste projectresultaten Randvoorwaarden Relaties met andere projecten Aannames Projectaanpak Projectbeheersinstrumenten Initiële Business Case Verwachte opbrengsten Kosten Tijdschema Investeringsaanvraag Initieel Projectplan Planbeschrijving Initiële projectvoorwaarden Planningsaannamen Projectplanning Projectaandachtspuntenlogboek Projectorganisatiestructuur Communicatieplan Projectkwaliteitsplan Kwaliteitsverwachtingen en Acceptatiecriteria Wijzigingsprocedure Configuratiemanagement...12 Colofon /14

4 1 Achtergrond 1.1 De context van het project In de brandweerregio Brabant-Noord bevinden zich vijf districten. In een van de districten, Land van Cuijk, wordt op diverse gebieden samengewerkt. Hiervoor is een apart project opgezet, met als naam Samenwerking Land van Cuijk. Een van de gebieden waarop wordt samengewerkt, is de brandweer. Er is besloten te komen tot de vorming van één brandweerkorps in dit district. Dit betekent dat de vijf bestaande gemeentelijke korpsen opgaan in een nieuw te vormen korps. Hiervoor is een apart project gestart, met als naam: Vorming Districtelijke Organisatie Brandweer Land van Cuijk. De vorming van de districtsbrandweer in het Land van Cuijk is een uitwerking van de regionalisering van de Brandweer Brabant-Noord. 1.2 Projectdefinitie Doelstelling(en) van het project Doel van het project is te komen tot één brandweerkorps voor het district Land van Cuijk, zodanig dat dit voldoet aan de eisen die worden gesteld door de onderliggende gemeenten Bereik(scope) en afbakening Onder het project vallen alle werkzaamheden die noodzakelijk zijn voor het mogelijk maken van de besluitvorming over de vorming van de districtsbrandweer Land van Cuijk. Hieronder wordt verstaan inventariseren van de huidige situatie, het beschrijven van de gewenste situatie en het beschrijven van de wijze om van huidig naar gewenst te komen. Afbakening Buiten de taken van dit project vallen: Onderhandelingen met ondernemingsraden of andere vertegenwoordigingen van medewerkers Het opstellen van een nieuw dekkingplan De vervulling van de vacature van districtscommandant Het werven en selecteren van het personeel in de nieuwe organisatie Belangrijkste projectresultaten Het project levert een beschrijving van de inrichting, inclusief formatieve sterkte, van het nieuwe korps, de wijze waarop de beoogde voordelen kunnen worden gehaald, met inachtneming van de gestelde voorwaarden omtrent het stellen van kwaliteit en continuïteit boven besparing. De stukken worden opgesteld door/of in nauwe samenwerking met de 5 commandanten en de Brandweer Brabant-Noord. De stukken dienen de besluitvorming ten behoeve van de vorming van de regio goed mogelijk te maken Randvoorwaarden Het project moet inhoudelijk zijn afgerond op 1 januari 2008, waarna de bestuurlijke goedkeuring kan plaatsvinden. De besluitvorming moet zijn afgerond op 1 juli De nieuwe organisatie komt onder leiding van één districtscommandant. De bestuurlijke besluitvorming omtrent de organisatievorm dient te zijn afgerond uiterlijk 1 juli /14

5 1.2.5 Relaties met andere projecten Voor zover bekend zijn er de volgende projecten waarmee direct rekening moet worden gehouden: Het project Samenwerken Land van Cuijk, waarbinnen meer samenwerkingstrajecten lopen die mogelijk overlap kunnen hebben. Eventuele relaties hiermee worden bewaakt door de leden van het projectgroep. De vorming van de veiligheidsregio s, zoals verwoord in de concept tekst van de Wet op de Veiligheidsregio s. Het project ADR-preparatie, waarbinnen samenwerking op andere gebieden wordt doorgelicht Aannames De aanpak van dit project is gebaseerd op het uitvoeren van de werkzaamheden door de commandanten en medewerkers van de korpsen en gemeenten. Er wordt aangenomen dat de medewerkers hiervoor worden vrijgemaakt, dan wel dat zij worden gecompenseerd voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Indien compensatie binnen de organisaties niet mogelijk is, dient voor veel van de opdrachten extern capaciteit te worden in gehuurd. Deze meerkosten zijn vooralsnog niet begroot binnen het project. 1.3 Projectaanpak De werkzaamheden worden zoveel als mogelijk uitgevoerd door de commandanten van de betrokken korpsen en door medewerkers van de betrokken gemeenten. Zij hebben veel verstand van zaken en kennen bovendien de situatie in de betrokken gemeenten als geen ander. Ook naar leden van de korpsen vervullen zij en belangrijke rol. Het door eigen mensen laten uitvoeren van de werkzaamheden is een belangrijk aspect voor het draagvlak voor het project. Hierbij is er voor gekozen om het daadwerkelijk laten schrijven van de documenten in één hand te leggen, maar de overige commandanten trekkende rollen te geven ten aanzien van de inhoud. Hiervoor is een indeling per onderwerp gemaakt en verwerkt in de planning. Een deel van de werkzaamheden kan worden uitgevoerd door een secretaresse. Voor elk van de onderscheiden onderwerpen is een commandant de trekker van met name de inventarisatieactiviteiten en de inbreng daarvan in het op te leveren rapport. 5/14

6 1.4 Projectbeheersinstrumenten Doel van de projectbeheersinstrumenten is om het project te beheersen gedurende de uitvoering De volgende projectbeheersinstrumenten zijn van toepassing op dit project. Rapportage De projectmanager rapporteert mimimaal maandelijks schriftelijk aan de projectgroep middels een hoofdpuntenrapport. De leden van de projectorganisatie rapporteren minimaal maandelijks schriftelijk aan de projectmanager middels een voortgangsrapport. Issuemanagement Alle issues worden in een issuelog bijgewerkt. De issues worden door de projectmanager beoordeeld en indien noodzakelijk voorgelegd aan de projectgroep of aan individuele leden. Indien noodzakelijk, met name bij het als gevolg van een issue niet kunnen nakomen van afspraken, wordt middels een afwijkingsrapport, aan de stuurgroep het issue en de gevolgen voorgelegd ter besluitvorming. Fasering Het project wordt opgedeeld in fasen teneinde de voortgang te kunnen beheersen en besluitvorming over de producten goed te kunnen laten plaatsvinden. Toleranties Toleranties zijn marges waarbinnen de projectmanager zelf mag besluiten over afwijkingen van eerder gemaakte afspraken, zonder een besluit van de stuurgroep vooraf. De projectmanager rapporteert maandelijks over de stand van zaken rond de toleranties. Voor dit project zijn de volgende toleranties van toepassing: Het project heeft een tolerantie op geld van 0% Het project heeft een tolerantie op tijd van ± 1 maand Het project heeft een tolerantie op opbrengst van ± 3% Kwaliteitsbeheersing Alle producten worden geproduceerd conform de door de stuurgroep vastgestelde productbeschrijvingen. Alle producten worden minimaal op kwaliteit beoordeeld door alle brandweercommandanten van de betrokken korpsen, door de projectmanager en in bepaalde gevallen ook door andere medewerkers. Wijzigingsbeheer Op alle vastgestelde resultaten is de wijzigingsprocedure van toepassing, zoals beschreven in paragraaf /14

7 2 Initiële Business Case 2.1 Verwachte opbrengsten Voor de gemeenten De gemeenten hebben het besluit over de vorming van een districtsbrandweer mede gebaseerd op het behalen van een kostenreductie. Bij deze reductie wordt uitgegaan van een besparing van tenminste 20% ten opzichte van het Regionaal Organisatieplan Brandweer. Deze kostenreductie is door de gemeenten reeds verwoord in de locale beleidsplannen en opgenomen in de daarop gebaseerde begrotingen. Het project geldt als randvoorwaarde voor het behalen van deze reductie. In het project wordt wel gekeken naar mogelijke extra voordelen en naar het eventueel versnellen van het behalen van een aantal voordelen. Echter, deze gelden niet als opdracht aan het project. Voor de betrokken korpsen De invoering van de nieuwe districtsbrandweer beoogt het verbeteren van de kwaliteit, continuïteit en effectiviteit van inzet. Brandweer Brabant-Noord Voor de Brandweer Brabant-Noord is de vorming van de districtsbrandweer Land van Cuijk een impuls voor de kwaliteitsverbetering van de brandweerzorg en rampenbestrijding. 2.2 Kosten Bij de kosten van het project wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten kosten, namelijk: interne kosten, de kosten van de inzet van medewerkers van de korpsen, de gemeenten en de Brandweer Brabant Noord. Externe kosten voor de inhuur van expertise. Op basis van de planning wordt de volgende inspanning voorzien door medewerkers van de korpsen, gemeenten of de Brandweer Brabant Noord: Wim Janssen 750 Ed Harmsen 300 Wiel van Dijk 300 Jos Hoedemakers 300 Twan Langenhuizen 315 Brandweer Brabant Noord 150 Overige medewerkers 70 Secretariële ondersteuning 380 Totaal "interne" uren 2565 Bovenstaande uren zijn het resultaat van een opsomming van activiteiten per onderkend product. Deze onderbouwing treft u als bijlage aan. De commandanten en projectmanager hechten er waarde aan te stellen dat deze planning zoals deze is opgesteld het mogelijk moet maken om de producten te realiseren. Echter, voor extra inspanningen is, buiten de afgesproken toleranties, geen ruimte in de planning. 7/14

8 Op basis van de planning worden de volgende externe kosten voorzien: Inhuur projectmanager , Ex BTW Incl. BTW Overige inhuur Ex BTW Incl. BTW Totale externe kosten Onder overige inhuur wordt verstaan de inhuur van een organisatiedeskundige en een financieel deskundige. Wijzigingen op de voorgenomen producten, bv als gevolg van voortschrijdend inzicht, verandering van wet- en regelgeving etc, zijn niet uit te sluiten. Derhalve wordt aan de opdrachtgever geadviseerd om naast de kosten die hier reeds zijn genoemd, een wijzigingsbudget te reserveren groot ,- euro. Deze kosten kunnen worden gebruikt voor zowel interne als externe extra activiteiten. De opdrachtgever beslist over de besteding van het budget. Dit wijzigingsbudget is niet opgenomen in bovenstaand overzicht. 8/14

9 2.2.1 Tijdschema De werkzaamheden worden uitgevoerd in 2007 en leiden tot het afronden van het project per 1 februari Zie hiervoor de planning die als bijlage is bijgevoegd. Deze planning is opgesteld in samenspraak met de 5 betrokken commandanten, op basis van een gemaakte werklastschatting. Ook deze is als bijlage toegevoegd Investeringsaanvraag Ten behoeve van het project zijn geen investeringen voorzien. 9/14

10 3 Initieel Projectplan 3.1 Planbeschrijving In dit hoofdstuk is beschreven op welke wijze, onder welke planningsuitgangspunten etc het project kan worden uitgevoerd. Hieronder vallen de kosten, de planning en de op te leveren resultaten. 3.2 Initiële projectvoorwaarden De werkzaamheden van het project kunnen starten: Na goedkeuring van het plan van aanpak Na besluitvorming over adequate compensatie voor de betrokken commandanten en secretariële ondersteuning Na contractvorming met eventuele externe partijen. 3.3 Planningsaannamen Bij het opstellen van de planning zijn de volgende aannames gedaan: De betrokken commandanten worden beschikbaar gesteld dan wel intern gecompenseerd voor het uitvoeren van de werkzaamheden zoals toebedeeld. De kostenschattingen van de externe inhuur zijn geschat zonder offerteaanvragen. Producten worden in zijn geheel, of in zijn geheel niet uitgevoerd, delen of tegen een lagere inspanning is niet mogelijk. De planning is gebaseerd op de volgende taakverdeling o Wim Janssen, verantwoordelijk voor de vorm en inhoudelijke totstandkoming van de producten. o Gert Touw, verantwoordelijk voor het opstellen van projectplannen, planningen, het bewaken van de voortgang, de kwaliteit van de opgeleverde producten, het planmatig behalen van de resultaten binnen de gestelde randvoorwaarden en resultaatafspraken, rapportage aan de projectgroep. o De secretariële ondersteuning kan worden geleverd door het korps van Grave, mits gecompenseerd. o Commandanten, verantwoordelijk voor het aanleveren van de gevraagde gegevens, het uitdragen van de belangen en resultaten van het project. Daarnaast zijn zij elk trekker van bepaalde onderwerpen, daar waar er activiteiten over verschillende korpsen noodzakelijk zijn. De volgende verdeling is gekozen: Productcategorie Verantwoordelijke 1 Snel te behalen voordelen Jos Hoedemakers 2 Personeel Ed Harmsen 3 Materieel en gebouwen Wiel van Dijk 4 Communicatie Twan Langenhuizen 5 Organisatie Ed Harmsen 6 Financiën Jos Hoedemakers 7 ICT Twan Langenhuizen 8 Brandweerbeleidsplan Wiel van Dijk, Twan Langenhuizen 9 Besluitvormingsvoorbereiding Wim Janssen 3.4 Projectplanning Er is een projectplanning opgesteld, welke als bijlage bij dit document is gevoegd. De planning is gebaseerd op de opgestelde productbeschrijvingen. Van alle producten die binnen de scope van het project vallen is een aparte beschrijving opgesteld, met daarin de kenmerken en kwaliteitseisen die per product kunnen worden gesteld. Na vaststelling van dit plan van aanpak zijn ook de productbeschrijvingen vastgesteld en is de wijzigingsprocedure van toepassing. 10/14

11 3.5 Projectaandachtspuntenlogboek Voor een overzicht van de onderkende projectaandachtspunten wordt een apart logboek bijgehouden. Dit logboek wordt beheerd door de projectmanager. Een momentopname van dit logboek is als bijlage meegeleverd met dit document. 3.6 Projectorganisatiestructuur Zie hiervoor het apart opgestelde document Projectorganisatiestructuur. 3.7 Communicatieplan Voor het project gelden de volgende communicatieafspraken: Vanuit het project legt de projectmanager schriftelijk in een nader af te stemmen frequentie verantwoording af aan de projectgroep. Directe communicatie heeft met name plaats tussen de gedelegeerd opdrachtgever en de projectmanager. De voorzitter van de projectgroep draagt zorg voor de verslaglegging en noodzakelijke besluitvorming door de Regiegroep en indien noodzakelijk draagt deze tevens zorg voor besluitvorming in de Coördinatiegroep. De afstemming tussen de projectgroep en de 5 commandanten heeft plaats via de vertegenwoordiger namens de 5 commandanten, indien gewenst ondersteund door de andere leden van de projectgroep of de projectmanager. Afstemming met de korpsen heeft primair plaats door betreffende commandanten. Afstemming met de (organisatie van de) Brandweer Brabant-Noord heeft primair plaats door de Commandant Brandweer Brabant-Noord, indien gewenst ondersteund door de andere leden van de projectgroep of de projectmanager. De projectgroep komt bijeen indien noodzakelijk. Dit betekent dat de projectgroep slechts bijeenkomt voor het nemen van besluiten of voor het oplossen van problemen die op projectgroepniveau plaats hebben. De projectgroep zegt toe dat zij in voorkomende gevallen binnen 5 werkdagen bijeenkomt, indien noodzakelijk ook buiten werktijden. Gegeven het belang van het project wordt gedurende de uitvoeringsfase een apart communicatieplan opgesteld voor de communicatie over de inhoudelijke aspecten van het project. 11/14

12 3.8 Projectkwaliteitsplan Kwaliteitsverwachtingen en Acceptatiecriteria Voor het Project Vorming Districtelijke Organisatie Brandweer Land van Cuijk gelden de volgende kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria. 1. De opdrachtgever toetst de plannen op kwaliteit en continuïteit. 2. De Regionaal Commandant toetst: a. of de uitkomsten van het project voldoen aan het Regionaal Organisatieplan Brandweer b. de toepassing van de Wet Kwaliteitsbevordering Brandweer. 3. De opdrachtgever weegt de Wet Kwaliteitsbevordering Brandweer mee in zijn besluitvorming over de organisatieinrichting. 4. De projectresultaten geven onderbouwd inzicht in: a. Kwaliteit van de brandweerzorg b. De continuïteit van de brandweerzorg c. Effectiviteitsvoordelen van de districtsvorming. Alle opgestelde documenten zijn in de Nederlandse taal Wijzigingsprocedure Voor alle producten, inclusief de plannen geldt een wijzigingsprocedure. Deze procedure is van toepassing op alle producten waarover besluitvorming heeft plaatsgevonden. De volgende wijzigingsprocedure is van toepassing. 1. Het wijzigingsverzoek wordt ingediend bij de projectmanager 2. De projectmanager draagt zorg van de vastlegging van het wijzigingsverzoek 3. De projectmanager bevestigt de ontvangst van het verzoek aan de afzender 4. De projectmanager draagt zorg voor de beoordeling (impact) van het wijzigingsverzoek 5. De projectmanager legt, indien nodig, de wijziging voor aan de projectgroep. Dit kan via 6. Na besluitvorming door de projectgroep draagt de projectmanager zorg voor de uitvoering van het besluit en de communicatie daarover Configuratiemanagement Onder configuratiemanagement wordt verstaan het identificeren en beheren van alle op te leveren projectresultaten. Doel van configuratiemanagement is het administratief bijhouden van alle handelingen op de betreffende producten. De volgende gegevens worden te minste bijgehouden, Productidentificatie Productnaam Status Bewerker Datum laatste wijziging Productbeschrijving. De projectmanager is verantwoordelijk voor het uitvoeren van configuratiemanagement. 12/14

13 Colofon Overzicht van wijzigingen Datum wijziging Samenvatting van wijzigingen Status 06 februari 2007 V1.0.0, versie aangepast a.g.v. besluitvorming coördinatieoverleg dd 5 februari 2007 Definitief 25 januari 2007 V0.0.4a, naamgeving project aangepast, geen inhoudelijke aanpassingen Concept 09 januari 2007 V0.0.4, verwerken commentaar Projectgroep Concept 20 december 2007 V0.0.3, verwerken planningsafspraken overleg commandanten Concept 15 december 2007 V0.0.2, inhoudelijk verder vormgegeven Concept 06 december 2007 V0.0.1, opstellen structuur Concept Goedkeuringen Voor dit document zijn de volgende goedkeuringen nodig. In het Managementdeel van het projectbestand worden ondertekende goedkeuringsformulieren opgenomen. Naam Handtekening Functie Datum uitgifte Versie Piet van de Koolwijk Opdrachtgever Gert Touw Projectmanager Verspreiding Dit document is verspreid aan: Naam Functie Datum Uitgifte Versie Status Piet van de Koolwijk Voorzitter projectgroep 06 februari Definitief Leden Coördinatieoverleg 06 februari Definitief Samenwerken LvC Paul Pattynama Lid projectgroep 06 februari Definitief Wim Janssen Lid projectgroep 06 februari Definitief Commandanten korpsen Medewerkers projectteam 06 februari Definitief Piet van de Koolwijk Voorzitter projectgroep 25 januari a Concept Leden Coördinatieoverleg 25 januari a Concept Samenwerken LvC Paul Pattynama Lid projectgroep 25 januari a Concept Wim Janssen Lid projectgroep 25 januari a Concept Commandanten korpsen Medewerkers projectteam 25 januari a Concept Piet van de Koolwijk Voorzitter projectgroep 09 januari Concept Paul Pattynama Lid projectgroep 09 januari Concept Wim Janssen Lid projectgroep 09 januari Concept 13/14

14 Commandanten korpsen Medewerkers projectteam 09 januari Concept Piet van de Koolwijk Voorzitter projectgroep 20 december Concept Paul Pattynama Lid projectgroep 20 december Concept Wim Janssen Lid projectgroep 20 december Concept Commandanten korpsen Medewerkers projectteam 20 december Concept 14/14