Werkkostenregeling: 10 tips voor een goede implementatie

Transcriptie

1 Werkkostenregeling: 10 tips voor een goede implementatie Tip 1: Inventariseer uw personeelsverstrekkingen Bij de implementatie van de werkkostenregeling (WKR) is het essentieel, dat u weet welke vergoedingen en verstrekkingen u geeft aan uw medewerkers. U moet daarom eerst een inventarisatie maken van alle personeelsverstrekkingen. U kunt hierbij denken aan een mobiele telefoon, een personeelsfeest, een kerstgeschenk, een cursus, een kostenvergoeding of een fiets van de zaak. Vervolgens is het noodzakelijk om de belastingvrije forfaitaire ruimte ( de WKR-pot ) vast te stellen binnen uw bedrijf. In 2015 bedraagt deze 1,2% van uw totale fiscale loonsom. Aan de hand van deze gegevens kunt u bepalen hoe uw personeelsverstrekkingen zich verhouden tot uw WKR-pot van 1,2%. Deze inventarisatie vormt de basis om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen wel of niet toe te wijzen aan de WKR-pot. Bij (dreigende) overschrijding van de WKR-pot kan het wenselijk zijn om uw arbeidsvoorwaarden aan te passen. Tip 2: Kosten wel of niet aanwijzen aan de WKR-pot U bepaalt zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u aanwijst als werkkosten. Deze kosten worden dan als eindheffingsloon gekwalificeerd en vallen daarmee onder de vrije ruimte van 1,2%. Vergoedingen en verstrekkingen die u niet aanwijst, vallen buiten de vrije ruimte en vormen belast loon bij uw medewerker. Verstrekt u meer, dan de WKR-pot toelaat, dan kunt u in beginsel zelf bepalen (uiterlijk op het moment van verstrekken) of u hierover 80% eindheffing afdraagt of dat u de medewerker hierover belasting laat betalen. Normaal gesproken is het raadzaam om alle kosten toe te wijzen aan de WKR-pot, mits u voldoende beschikbare vrije ruimte heeft. Bij een overschrijding van het forfait is het afhankelijk van de situatie en de voorwaarden die u heeft gemaakt met de medewerker, welke variant voor u tot de laagste werkgeverslasten leidt. Voorbeeld U verstrekt een vergoeding aan een medewerker van 100, terwijl de WKR-pot van 1,2% al volledig is benut. U heeft dan drie mogelijkheden om deze vergoeding als loon te verwerken: U wijst de vergoeding toe aan de WKR-pot. U betaalt 80% eindheffing over 100 = 80. Er is hierbij geen sprake van loon bij de medewerker. Uw totale werkgeverslast is dan = 180. U wijst de vergoeding niet toe aan de WKR-pot. U merkt dit aan als loon bij de medewerker. U wilt dat de medewerker ook 100 netto ontvangt. Dit betekent dat u de belasting voor uw rekening neemt (bruteren). Uitgaande van het hoogste belastingtarief van 52%, betaalt u bij brutering 108,30 belasting over de vergoeding van 100. Uw totale werkgeverslast wordt daarmee ,30 = 208,30. U wijst de vergoeding niet toe aan de WKR-pot. U merkt dit aan als loon bij de medewerker en u gaat niet bruteren. De medewerker betaalt dus zelf de belasting, zodat de medewerker (in het toptarief) 48 netto overhoudt. Uw totale werkgeverslast is hier 100.

2 Tip 3: Speel met belastingtarieven Afhankelijk van het marginale belastingtarief van de medewerker, kunt u een voordeel realiseren door de kosten wel of niet toe te wijzen aan de WKR-pot. Uit het voorbeeld bij tip 2 kunt u afleiden dat de eindheffing van 80% voordeliger kan zijn dan het voordeel te bruteren bij de medewerker. Hiervan is sprake als u een netto beloning heeft toegezegd aan een medewerker die valt onder het hoogste tarief van 52%. Met inachtneming van de regels van het gebruikelijkheidscriterium heeft u dan de keuze uit 80% eindheffing of 108,3% belasting bij brutering. Toepassing van de eindheffing leidt voor u dan tot een voordeel van 28,3% van het bruto beloningsbestanddeel. Dit verschil in tarief kan leiden tot tariefarbitrage. De staatssecretaris van Financiën heeft aangekondigd, dat de regels van het gebruikelijkheidscriterium worden aangescherpt op het punt van tariefarbitrage, zodat het maar de vraag is hoe lang een werkgever kan spelen met belastingtarieven. Omgekeerd kan het bij medewerkers met een zeer laag loon, medewerkers met een 30% regeling of medewerkers die niet sociaal zijn verzekerd in Nederland, raadzaam zijn om de verstrekking bij de medewerker als loon in aanmerking te nemen en dat vervolgens te bruteren. Dit brengt voor u als werkgever lagere lasten met zich mee dan 80% eindheffing. Tip 4: Voer een kostenonderzoek uit Wanneer u een vaste kostenvergoeding verstrekt die niet is onderbouwd op basis van een kostenonderzoek, dan komt het volledige bedrag van de vergoeding ten laste van uw forfaitaire ruimte van 1,2%. Het is daarom raadzaam om een kostenonderzoek te laten uitvoeren door uw medewerkers. Immers, wanneer een vaste kostenvergoeding door een adequaat kostenonderzoek is onderbouwd naar aard en veronderstelde omvang, dan kunnen bepaalde elementen uit de vaste kostenvergoeding buiten de WKR-pot blijven. Denk hierbij aan intermediaire kosten (bijvoorbeeld parkeerkosten bij een auto van de zaak) en kosten waarvoor een gerichte vrijstelling is opgenomen (bijvoorbeeld consumpties onderweg naar een klant). Op deze manier houdt u meer ruimte over voor andere belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel. Wij merken overigens op dat u bij toepassing van de eindheffing geen premies werknemersverzekeringen betaalt en ook geen inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Deze bent u wel verschuldigd (tot het premiemaximum) als de verstrekking bij de medewerker wordt gebruteerd.

3 Tip 5: Hebt u ruimte over? Verstrek dan onbelast een bonus! Wij constateren in de praktijk dat veel werkgevers minder vergoeden of verstrekken dan hun beschikbare vrije ruimte. Werkgevers kunnen deze ruimte aanwenden door een bonus te verstrekken. Mocht blijken dat er aan het einde van het jaar nog ruimte in de pot over is, dan kunt u deze ruimte eenvoudig benutten door onbelast een kerstbonus te verstrekken aan uw personeel. In elk geval staat de Belastingdienst een bedrag van maximaal per persoon per jaar toe, mits dat wordt verstrekt uit de vrije ruimte (en er dus geen eindheffing wordt afgedragen). Soms kan de Belastingdienst het dus toch leuker maken! Overigens is op dit punt de verwachting dat door de overheid nadere maatregelen worden getroffen om te voorkomen dat grote bedragen ten laste komen van de vrije ruimte, zonder dat hier kosten tegenover staan. Voorbeeld Een medewerker levert 700 brutoloon in en krijgt daarvoor een fiets ter waarde van 700. Onder de oude regels kostte u dit niets. Bovendien kon u zelfs premies werknemersverzekeringen uitsparen, wanneer het loon van de medewerker lager was dan het maximum premieloon. Binnen de regels van de WKR betaalt u als werkgever echter 80% belasting over de waarde van de fiets, als de fiets wordt toegewezen aan de WKR-pot en deze al gevuld is. U betaalt dan ineens 560 belasting over de fiets. Wij adviseren u daarom om uw medewerkers in 2014 (bijvoorbeeld uit hun dertiende maand) nog snel gebruik te laten maken van bijvoorbeeld de fietsregeling. In 2014 is dit nog kostenneutraal voor u, terwijl dit in 2015 kostenverhogend kan uitpakken. Tip 6: Wees alert met cafetariaregelingen Veel werkgevers bieden de mogelijkheid aan van een cafetariaregeling. In ruil voor een verlaging van brutoloon of door inlevering van vakantiegeld kunnen de medewerkers bijvoorbeeld een netto vergoeding ontvangen voor een fiets of de vakbondscontributie. Vaak leeft hierbij het misverstand dat deze vergoeding niet ten laste komt van de pot, omdat de medewerker deze arbeidsvoorwaarde feitelijk zelf financiert. Dit is onjuist! De vergoeding of verstrekking van een fiets of de vakbondscontributie komt volledig ten laste van de pot, ongeacht of er sprake is van een cafetariaregeling. Het inleveren van brutoloon heeft bovendien als nadeel dat de totale loonsom lager wordt en daardoor de pot afneemt. Bij overschrijding van de pot betaalt u als werkgever 80% belasting over de waarde van de fiets of de vakbondscontributie (mits u de vergoeding hebt toegewezen aan de pot (zie hiervoor tip 2), terwijl dit voor de werkgever onder de oude regels kostenneutraal was. Houd dus rekening met het feit dat een cafetariaregeling ineens erg duur kan uitpakken voor u. Dit zal overigens niet het geval zijn als loon wordt uitgeruild voor een vergoeding die gericht is vrijgesteld, zoals dubbele huisvestingskosten of reiskosten. Tip 7: Verstrek onbelast een ipad Vanaf 2015 wordt het noodzakelijkheidscriterium ingevoerd voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Op grond hiervan kunt u bijvoorbeeld ook een tablet (ipad) belastingvrij verstrekken aan uw medewerkers, mits u het noodzakelijk acht dat zij deze zonder mee nodig hebben in het kader van de uitoefening van hun functie. In dat geval legt de ipad geen beslag op uw vrije ruimte, zelfs niet als de medewerkers hierbij een privévoordeel genieten.

4 Onder de oude regels van vergoedingen en verstrekkingen kan een ipad slechts onbelast worden verstrekt, mits deze ten minste 90% zakelijk wordt gebruikt. In de praktijk wordt dit percentage zelden gehaald, zodat dit in belast is. De rechter heeft nu beslist dat een ipad onder de oude regels kan worden aangemerkt als een communicatiemiddel en daarbij geldt een zakelijkheidspercentage van ten minste 10% en dus niet van 90%! De staatssecretaris van Financiën is echter tegen deze uitspraak in beroep gegaan, zodat het onzeker is hoe dit uiteindelijk zal uitpakken onder de oude regels tot en met Vanaf 2015 kunt u in elk geval een ipad belastingvrij verstrekken als er wordt voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium. Wel geldt voor bestuurders en commissarissen een extra toets om de zakelijkheid aannemelijk te maken. Tip 8: Borrel op het werk Wanneer u de vrijdagmiddagborrel of een personeelsfeest buiten kantoor organiseert, dan komen de kosten daarvan volledig ten laste van uw vrije ruimte. Echter, wanneer u borrelt of feest op het werk, dan vallen deze kosten buiten het forfait. Wel moet er een beperkt forfait in aanmerking worden genomen als daarbij op kantoor een maaltijd wordt genuttigd. Borrelen op het werk in plaats van in het café is wellicht minder gezellig, maar kan wel leiden tot een lagere belastingafdracht aan de Belastingdienst. Wordt het toch nog leuk! Tip 9: Concernregeling De WKR moet in beginsel per inhoudingsplichtige worden toegepast. Dit betekent dat de WKR-pot per inhoudingsplichtige moet worden bijgehouden. Dat vergt extra administratieve rompslomp bij vennootschappen die deel uitmaken van een concern. Stel dat de werkmaatschappij een personeelsfeest organiseert (en daarvan de kosten draagt), waarbij ook medewerkers aanwezig zijn van de holding. Dan moet voor de WKR-pot een deel van de kosten van de werkmaatschappij worden doorbelast aan de holding. Zodoende kan een directeurgrootaandeelhouder (DGA) uit de holding ook niet profiteren van de WKR-pot van het personeel uit de werkmaatschappij. Vanaf 1 januari 2015 bestaat de mogelijkheid om de WKR op concernniveau te mogen toepassen. Dit is echter geen verplichting. Van een concern is sprake als werkgevers / inhoudingsplichtigen een belang van ten minste 95% in elkaar houden. Toepassing van de concernregeling maakt de uitvoering van de WKR voor concerns veel praktischer. Met inachtneming van het gebruikelijkheidscriterium kan de DGA dan ook meedelen in de WKR-pot van het personeel in de werkmaatschappij. Tip 10: Zorg voor een goede inrichting van uw administratie Een succesvolle implementatie van de WKR binnen uw organisatie staat of valt met een administratie die hierop adequaat is ingericht. Het is zeer belangrijk dat de verschillende vergoedingen en verstrekkingen correct worden ingeboekt, zodat de WKR-pot juist wordt gevuld. Voorkomen moet worden dat bepaalde vergoedingen ten laste van de WKR-pot worden geboekt, terwijl ze daar niet in thuis horen, en omgekeerd. Verder moeten voor de WKR de kosten inclusief btw in aanmerking worden genomen. Onze ervaring is dat de (financiële) administratie de bottleneck zal zijn voor een juiste verwerking van de WKR. Wanneer de vastlegging in de administratie onvolledig of onjuist is, leidt dit al snel tot een foutieve aangifte loonheffingen. Er is vooral zorgvuldigheid geboden, als de financiële administratie en loonadministratie niet in één hand is. Dit vraagt om een goede afstemming tussen diverse partijen.

5 Ons advies is om uw administratie zodanig in te richten dat u niet pas na afloop van het kalenderjaar weet hoeveel de WKR-pot is gevuld, maar ook tussentijds. U kunt hiermee dan tijdig rekening houden met andere vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel. Voor meer informatie over de WKR kunt u contact met ons opnemen. Dit document is geschreven met inachtneming van de voorstellen die zijn opgenomen in het Belastingplan 2015 en bijgewerkt tot 11 november Mogelijk dat deze voorstellen nog wijzigen tijdens de behandeling in het parlement. Daarnaast zijn de standpunten van de Belastingdienst over de WKR voortdurend in ontwikkeling. Het is daarom niet ondenkbaar dat de regeling in de nabije toekomst op bepaalde punten wordt aangepast. Dit document heeft slechts een informatief karakter en aan de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend.