INLEIDING De werkkostenregeling 2015 daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking niet

Transcriptie

1 INLEIDING In 2011 is de werkkostenregeling ingevoerd met als doel belastingvrije verstrekkingen eenvoudiger te maken en de administratieve lasten te verminderen. In een brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangegeven dat met ingang van 1 januari 2015 de werkkostenregeling voor iedereen verplicht wordt. In belastingplan 2015 zijn een paar extra versoepelingen aangebracht welke nog definitief in de kamer dienen te worden goedgekeurd in de week van 13 november. Deze zullen verderop worden toegelicht. De werkkostenregeling 2015 Allereerst in het kort een uiteenzetting wat de werkkostenregeling (WKR) inhoudt. Onder de WKR veranderen de fiscale regels met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen die aan het personeel worden gegeven, daarmee is ook het begrip loon aangepast. Deze luidt nu: Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking. Daarmee wordt bedoeld dat in beginsel alles wat een werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt (in eerste instantie) loon vormt. Om te voorkomen dat alles in de heffing wordt betrokken zijn de volgende uitzonderingen opgesomd: Intermediaire kosten: vergoedingen die de werkgever betaalt aan de werknemer voor kosten die de werknemer in opdracht en voor rekening van de werkgever maakt. Tot deze categorie behoren kosten die de werknemer heeft voorgeschoten voor de werkgever; Gerichte vrijstellingen: kostensoorten welke belastingvrij mag worden vergoed; Nihilwaarderingen: dit zijn aan de werkplek gerelateerde voorzieningen; Noodzakelijkheidscriterium (vanaf 2015): Verstrekkingen aan de werknemer welke worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld door de werkgever op basis van het noodzakelijkheidscriterium (NB: dit betreft een nog niet goedgekeurd wetsvoorstel in belastingplan 2015, in 2014 zijn dit nihilwaarderingen) Vrije ruimte: 1,2% van de loonsom kan de werkgever naar eigen inzicht belastingvrij besteden aan zijn personeel. Deze vrijstelling vervangt een aantal vrijstellingen dat onder het oude regime verdwijnt. Zoals: kerstpakketten, personeelsfeesten (buiten de werkplek), personeelsreizen, fiets van de zaak, bedrijfsfitness (buiten de werkplek), vakbondscontributie, rechtsbijstand werknemer bij ontslag; Bijzondere verstrekkingen: Dit betreffen geschenken in natura (dus geen geld of cadeaubonnen), welke de werkgever verstrekt waarbij persoonlijke relatie of medeleven voorop staat. Bijvoorbeeld: de fruitmand bij ziekte van de werknemer of een rouwkrans bij overlijden. De factuurwaarde van het geschenk, inclusief btw, mag maximaal 25 bedraagt. Vergoedingen en verstrekkingen welke niet vallen onder de nihilwaarderingen, intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen of het noodzakelijkheidscriterium worden dus toegewezen binnen de vrije ruimte van 1,2% van de loonsom naar eigen inzicht van de werkgever. Wordt deze vrije ruimte vervolgens overschreden dan wordt het meerdere belast met 80% eindheffing. De hierboven genoemde begrippen worden verderop toegelicht. Vergoedingen en verstrekkingen die niet of tot een andere eindheffingsloon behoren De WKR kan alleen toegepast worden op vergoedingen en verstrekkingen die als eindheffingsloon aangemerkt mogen worden. Sommige vergoedingen en verstrekkingen vallen buiten de WKR en zullen altijd tot loon behoren, te weten: a. Privégebruik van de auto van de zaak; b. Genot van de dienstwoning; c. Vergoeding van bepaalde geldboeten; d. Vergoedingen en verstrekkingen in verband met criminele activiteiten.

2 Naast eindheffing op basis van de WKR blijven nog andere vormen van eindheffing bestaan. Vergoedingen en verstrekkingen die onder deze eindheffingsbepalingen vallen, kunnen niet worden aangewezen als eindheffingsloon voor de werkkostenregeling. Dit betreffen: a. Niet op de werknemer verhaalde naheffingsaanslagen; b. Tijdelijke knelpunten van ernstige aard; c. Privégebruik van de doorlopend wisselend gebruikte bestelauto van de zaak; d. Geschenken en verstrekkingen aan derden. Intermediaire kosten: Van intermediaire kosten is sprake bij: de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren; kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld); kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer). Bijvoorbeeld de werknemer koopt kantoorbenodigdheden voor op de werkplek en declareert deze bij de werkgever. De zaken behoren dan tot het vermogen van de werkgever Gerichte vrijstellingen: Een aantal specifieke vergoedingen en verstrekkingen zullen onbelast zijn. Deze worden de gerichte vrijstellingen genoemd: De volgende kosten zijn onder de WKR gericht vrijgesteld: Reiskosten (tot maximaal 0,19 per kilometer) en OV-bewijzen; Tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen, tijdelijk verblijf van ambulante werknemers); Maaltijden tijdens overwerk, koopavonden, dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties (voor zover de kosten zien op de werknemer, etc.); Kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en outplacement, beroepsorganisaties en vakliteratuur; Studiekosten, daaronder mede begrepen het volgen van een procedure erkenning verworven competenties; Extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking (extraterritoriale kosten); Zakelijke verhuiskosten; Onbelaste personeelskortingen op producten en diensten van de werkgever of een verbonden vennootschap (voorstel belastingplan 2015, staat nu nog onder nihilwaardering) Bestaande vaste onkostenvergoedingen Eventuele bestaande vaste kostenvergoedingen kunnen ook onder de werkkostenregeling onbelast blijven indien en voor zover de onderbouwing bestaat uit intermediaire kosten, gericht vrijgestelde kostensoorten verstrekte zaken welke vallen onder het noodzakelijkheidscriterium (vanaf 2015 mogelijk computers, telefoons, gereedschap e.d.). Evenals onder het oude regime blijft wel gelden dat er voor een vaste onkostenvergoeding een steekproefsgewijs onderzoek naar de werkelijke kosten moet worden gehouden. Als in het verleden al een dergelijke steekproef onder de werknemers heeft plaatsgevonden, welke ook door de belastingdienst is goedgekeurd, dan kan een nieuwe steekproef achterwege blijven bij de overstap naar de WKR. Een dergelijke goedkeuring kan hebben plaatsgevonden naar aanleiding van een gehouden boekenonderzoek. Toch adviseren we de werkgever wel als hij besluit om de steekproef achterwege te laten omdat deze in het verleden al heeft plaatsgevonden alsnog af te stemmen met de Belastingdienst of de oude steekproef volstaat met de onderbouwing van de vaste onkostenvergoeding. 2

3 Nihilwaarderingen Dit betreffen werkplek gerelateerde voorzieningen, welke geheel of gedeeltelijk onbelast aan de werknemer kunnen worden ter beschikking gesteld of gegeven. Deze voorzieningen vallen wel onder het 1,2% forfait, maar worden gewaardeerd op nihil, dit zijn onder andere: Voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken (bureaustoel, toiletvoorziening, kopieerapparaat, etc.). Hieronder vallen ook voorzieningen als een fitnessruimte, een zwembad en het personeelsfeest op de werkplek (niet zijnde thuis); Arbovoorzieningen op de werkplek (en thuis zie hierna); Consumpties op de werkplek; Ter beschikking gestelde mobiele telefoon en mobiel internet mits >10% zakelijk gebruik (als deze niet vallen onder het begrip noodzakelijkheidscriterium en in 2014); Ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschappen en computers mits zakelijk gebruik > 90% (als deze niet vallen onder het begrip noodzakelijkheidscriterium en in 2014); Ter beschikking gestelde kleding die nagenoeg uitsluitend geschikt is om in te werken; Overige ter beschikking gestelde kleding die op de werkplek achterblijft; Ter beschikking gestelde OV-jaarkaart of kortingskaart indien de kaart mede zakelijk wordt gebruikt; Rentevoordeel van hypothecaire leningen, of renteloze personeelsleningen als de werknemers daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter kopen (ook binnen cafetariaregelingen); De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) op de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking, als de werknemer normaliter niet op de werkplek woont en hij door de reisafstand redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening. Onder werkplek wordt verstaan elke werkplek waar de werkgever uit hoofde van de Arbeidsomstandighedenwet er zorg voor moet dragen dat de werknemer veilig werkt. Een auto of een ander vervoermiddel kan een werkplek zijn, als een werknemer daarin op verzoek van de werkgever arbeid verricht en als de werkgever Arbo verantwoordelijk is voor dat vervoermiddel. Dat kan bijvoorbeeld de vrachtwagen zijn waar de chauffeur in rijdt, maar ook de eigen auto van de werknemer als zijn werkgever afspreekt dat hij zijn auto gebruikt voor een dienstreis. De werkplek mag overigens niet in de woning van de werknemer zijn gelegen. Alleen de vrijstelling voor Arbo voorzieningen (bureau, bureaustoel en doelmatige verlichting) op de werkplek thuis worden onder voorwaarden goedgekeurd en op nihil gewaardeerd. Noodzakelijkheidscriterium In de brief van 3 juli en in het Belastingplan 2015 heeft de staatssecretaris van Financiën aangegeven dat een aantal van deze nihilwaarderingen wordt omgezet in gerichte vrijstellingen. Deze zaken mag de werkgever onbelast ter beschikking stellen, verstrekken en vergoeden. Dit betreft: mobiele telefoon en mobiel internet apparatuur, gereedschappen en computers. Deze kunnen, als de wijzigingsvoorstellen doorgang vinden vanaf 2015 onbelast worden vergoed, verstrekt en ter beschikking gesteld als deze voldoen aan het zogeheten noodzakelijkheidscriterium. Het noodzakelijkheidscriterium gaat uit van de gedachte dat het verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen van zaken waarvan de werkgever het nodig en noodzakelijk vindt dat zijn werknemers die in hun werk gebruiken, geheel buiten het loonbegrip blijven. 3

4 Als noodzakelijk wordt gezien: In het Belastingplan 2015 is het noodzakelijkheidscriterium uitgelegd als zonder meer nodig zijn. Indicatoren dat iets zonder meer nodig is, zijn: De werkgever verstrekt iets, stelt iets ter beschikking of vergoedt een personeelsvoorziening; De werknemer gebruikt deze zaak ook bij de uitoefening van zijn werkzaamheden; De mate en intensiteit van het gebruik; De werknemer levert daarvoor geen geld of vrije tijd in, de werkgever draagt de kosten; de dienstbetrekking kan zonder de voorziening niet goed kan worden uitgevoerd; de werknemer heeft de zaken in redelijkheid nodig en gebruikt deze in het kader van de uitoefening van zijn beroep; De werkgever betaald en bepaalt, dit betekent overigens niet dat de werknemer geen keuze mag hebben in de vorm van de voorziening qua merk bijvoorbeeld. Lage waardering Maaltijden in bedrijfsrestaurants ( 3,15 per maaltijd, bedrag 2014). Huisvesting of inwoning op de werkplek ( 5,35 per dag, bedrag 2014). Kinderopvang op de werkplek. Vrije ruimte 1,2 % forfait van de loonsom Verstrekkingen en vergoedingen welke niet kunnen worden aangemerkt in de hierboven opgesomde zaken vallen dus in de vrije ruimte van 1,2%. Waardering geschiedt op basis van de factuurprijs (inclusief btw) of anders de waarde in het economische verkeer. Eindheffing over meerdere Vergoedt of verstrekt de werkgever meer dan 1,2% van de loonsom, dan is de werkgever over dat meerdere een eindheffing van 80% verschuldigd. Deze eindheffing is niet verplicht. De werkgever kan er aan ontkomen door vooraf met de werknemer af te spreken dat een bepaalde vergoeding of verstrekking door hen beiden als loon wordt aangemerkt. Eindheffing kan voordeliger zijn dan bruto uitkeren. Over eindheffing zijn geen werknemerspremies verschuldigd. Wijzigingen onder belastingplan 2015 Invoering van het noodzakelijkheidscriterium (reeds hierboven benoemd en opgenomen als waarschijnlijke doorgang) De oude regeling voor producten uit het eigen bedrijf wordt ingevoerd in de werkkostenregeling, deze vallen in 2014 nog in de vrije ruimte, maar zullen vanaf 2015 onder de vrijstellingen gaan vallen. De werkgever mag 20% personeelskorting met een maximum van 500 per jaar geven op producten en diensten uit het eigen bedrijf of een verbonden vennootschap (belang > 1/3). Werkkostenregeling op concern niveau: er komt één vrije ruimte voor het hele concern. (> 95% eigendom van de moeder). Toepassen van de concernregeling is vrijwillig. Afrekenen pas na het kalenderjaar (dus januari 2016 aangifte over 2015). Er mag ook eerder worden afgedragen. Cafetaria-ruilsystemen Voorheen bood de werkgever tegen uitruil van bijvoorbeeld brutoloon, vakantiegeld of vakantiedagen een fiets van de zaak, bedrijfsfitness of vakbondscontributie. Onder de WKR is een fiets van de zaak- of bedrijfsfitnessregeling dan wel een vergoeding voor vakbondscontributie niet langer onbelast, ongeacht of de werknemer hier andere arbeidsvoorwaarden voor moet inleveren. Krijgt de werknemer derhalve in 2015 een fiets ter waarde van 749 waarvoor hij vervolgens gedurende 12 maanden brutoloon inlevert, dan is de volledige waarde van 749 belast en zal dit bedrag moeten worden meegenomen in de vrije ruimte. 4

5 Stappenplan Stap 1 Inventariseren - welke vergoedingen en verstrekkingen vinden er nu plaats en breng dit in kaart. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de door onze beroepsorganisatie verstrekte hulpmiddelen, het SRA rekenmodel (excel) en de SRA praktijkhandreiking. Zie onze site - check of fiscale regels hiervan veranderen (fiets van de zaak, bedrijfsfitness ed) - check arbeidsvoorwaarden op toegezegde verstrekkingen (contracten, huishoudelijke reglementen, cao s etc) - Haal uit de administratie ook alle verstrekking zoals kerstpakketten, personeelsfeesten, verjaardagscadeaus, (andere verstrekking met Sinterklaas etc) Stap 2 bereken financiële gevolgen Als alle verstrekkingen in kaart zijn gebracht bereken dan de vrije ruimte van de werkgever. Bereken hoe hoog 1,2% van de loonsom is. Als er geen financiële achteruitgang plaatsvindt voor de werkgever, kan implementatie plaatsvinden. Is er wel financiële achteruitgang dan kan de werkgever vergoedingen anders gaan toewijzen of schrappen. Anders toewijzen is bijvoorbeeld een onbenoemde onkostenvergoeding omzetten in een vergoeding van de mobiele telefoon. Als de onkostenvergoeding een schriftelijke toezegging was aan de werknemer vinden er wijzigingen in arbeidsvoorwaarden plaats. Stap 3 Arbeidsvoorwaarden: bespreek met de werknemer mogelijke wijzigingen Vergoedingen en verstrekkingen behoren tot de (secundaire) arbeidsvoorwaarden. Worden aanpassingen van de bestaande vergoedingen en verstrekkingen overwogen, dan zal rekening gehouden moeten worden met eventuele arbeidsrechtelijke gevolgen van deze aanpassingen. Omdat de arbeidsovereenkomst een wederkerige overeenkomst is, zal duidelijk zijn dat vergoedingen en verstrekkingen die tussen de werkgever en de werknemer zijn overeengekomen, niet zo maar eenzijdig door de werkgever kunnen worden gewijzigd, alleen omdat deze anders belast worden. Voordat het 1 januari 2015 zal tussen werkgever en werknemer de benodigde afspraken moeten zijn gemaakt voor verstrekkingen onder de WKR, tenzij er geen aanpassingen hoeven plaats te vinden. Als bijvoorbeeld de werknemer alleen reiskostenvergoeding ontvangt zal deze onder de WKR gewoon kunnen worden verstrekt. Stap 4 Aanpassen administratie en communicatie Ook onder de werkkostenregeling zal de administratie van de werkgever uiteraard controleerbaar moeten blijven. Dit betekent dat administraties mogelijk aangepast moeten worden. Dit geldt niet voor zover het gaat om arbeidsvoorwaarden waarvan de fiscale regels niet wijzigen, zoals reiskosten, studiekosten en intermediaire kosten. Arbeidsvoorwaarden echter die door de werkgever zijn aangewezen om te worden opgenomen in de vrije ruimte, zullen zichtbaar moeten zijn in de administratie. De softwareleveranciers van de boekhoudpakketten bieden meestal zelf al oplossingen hiervoor. Diverse boekhoudpakketten adviseren kostenplaatsen aan te maken, terwijl andere werken met toekennen van eigenschappen aan de grootboekrekeningen die onder de WKR vallen. In overleg met AAGORA kunnen we u hierbij assisteren met de inrichting ervan. Stap 5 Implementatie en evaluatie Probeer middels steekproeven bijvoorbeeld medio 2015 te toetsen of de veronderstellingen kloppen en u geen verassingen staan te verwachten aan het einde van het jaar. 5