Voorwoord... IX. 1. De werkkostenregeling, wat u vooraf moet weten!... 1

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Voorwoord IX 1. De werkkostenregeling, wat u vooraf moet weten! De WKR, wat is dat eigenlijk? Hoe werkt dat systeem in hoofdlijnen? Maakt een schema dat begrijpelijker voor u? Wat staat u nu te doen? Is dit nu loon of niet? Wat zijn intermediaire kosten? Wat zijn geschenken wegens piëteit? En andere kleine geschenken dan? En geschenken met een ideële waarde dan? Wanneer moet ik beginnen met de invoering van de WKR? Uiterlijk per 2015 toepassen Kan de overgang ook in de loop van 2013 plaatsvinden? Vergoedingen en verstrekkingen belasten in het nieuwe systeem, hoe doe ik dat? Vergoedingen en verstrekkingen bruteren? Wat als wij bruto uitbetalen? Kunt u iets aanwijzen als loon onder de WKR? Kan ik nu zomaar kiezen welke methode ik wil toepassen? Waarom is uw administratie als uitgangspunt zo belangrijk? Hoe ziet die aandacht voor mijn administratie er dan uit? Met grootboekrekeningen werken Hernummeren grootboekrekeningen Gebruikmaken van een tussenrekening De posten laten lopen via een kostenplaats Alternatief: zonder grootboekrekeningen werken Nieuwe begrippen voor een goede toepassing van de WKR Vrije ruimte Wat is vrije ruimte? Grenzen aan de vrije ruimte Is het de bedoeling dat het percentage vrije ruimte periodiek verandert? Ik heb vrije ruimte over. Mag ik die meenemen naar een volgend jaar? De 100 m e e s t g e s t e l d e p r a k t i j k v r ag e n ov e r d e w e r k ko s t e n r e g e l i n g, I

2 2.2. Wat is de loonsom? Wat telt er mee? De loonsom van welk jaar? De vrije ruimte, wat met de premie Zorgverzekeringswet? Wat is een gerichte vrijstelling? Welke gerichte vrijstellingen zijn er? Welke voorwaarde geldt er voor de toepassing van de gerichte vrijstelling? Hoe zit het met gerichte kosten en vaste kostenvergoedingen? Wat is een nihilwaardering? Geldt de nihilwaardering ook voor een vergoeding? Welke nihilwaarderingen zijn er? De gebruikelijkheidstoets Wat houdt de gebruikelijkheidstoets in? Wat is loon in natura? Welke waarde moet ik bij loon in natura meenemen voor de WKR? Mag alle loon in natura worden aangewezen als WKR-loon? Werkplek Wat is de werkplek? De werkplek en de eigen woning van de werknemer Tijdelijk verblijf Wat is tijdelijk verblijf? Zijn er grenzen aan het tijdelijke verblijf (de 20-dagenregeling)? Wat is de referentieperiode? Tijdelijk verblijf en Reisbesluiten binnenen buitenland De aanpak door kleine en grote werkgevers Wat is hier klein en wat groot? De kleine werkgever De grote werkgever Tussen tafellaken en servet? Verschil grote en kleine werkgever voor sociale zekerheid Het stappenplan voor groot en klein Aanpak door de kleine werkgever Inventarisatie loonbestanddelen Inventarisatie arbeidsvoorwaarden Bereken de vrije ruimte Beoordeel de situatie Aanpassing arbeidsvoorwaarden? Test de gekozen vastlegging WKR II De 100 m e e s t g e s t e l d e p r a k t i j k v r ag e n ov e r d e w e r k ko s t e n r e g e l i n g,

3 Administratie correct bijhouden Periodiek aangifte loonheffingen conform WKR Herrekeningen aan het einde van het jaar Evaluatie Aanpak door de grote werkgever Inventarisatie loonbestanddelen Inventarisatie arbeidsvoorwaarden Bereken de vrije ruimte Beoordeel de situatie Aanpassing arbeidsvoorwaarden? Test gekozen vastlegging WKR Administratie correct bijhouden Periodiek aangifte loonheffingen conform WKR Herrekeningen aan het einde van het jaar Evaluatie Diverse vergoedingen en verstrekkingen Eten en drinken Wat is een zakelijke maaltijd? Bezoekadres wordt werkadres Wat mag u belastingvrij vergoeden of verstrekken? De kantinemaaltijd En kleine consumpties op de werkplek? Wat is een gecombineerde maaltijd? Therapeutisch mee-eten? De computer en de telefoon De regeling voor de telefoon, hoe werkt die? En de regeling voor internet? Hoe werkt de regeling voor de computer? Wat is zakelijk gebruik en hoe toon je dat aan? Wat is een computer en wat een telefoon? De ipad en zakelijk gebruik Het Nieuwe Werken en de WKR (de thuiswerkplek) Wat met gereedschap, apparaten en andere instrumenten? Arbovoorzieningen Wat valt er allemaal onder arbovoorzieningen? Werkkleding Uniformen, e.d Logo s Kleding die achterblijft op de werkplek De kosten van reiniging Personeelskortingen Wat is nu het te belasten voordeel? Huisvesting Huisvesting en inwoning De dienstwoning Overnachtingen in een hotel of in een door de werkgever gehuurd appartement De 100 m e e s t g e s t e l d e p r a k t i j k v r ag e n ov e r d e w e r k ko s t e n r e g e l i n g, III

4 4.8. Leuke dingen ondernemen vanuit het werk? Personeelsfeesten, etentjes en reizen Sporten vanuit het werk Studie- en cursuskosten en vakliteratuur Nadere voorwaarden Om welke studiekosten gaat het? Lidmaatschappen De inschrijving beroepsvereniging Vakbondscontributie De WKR en reiskosten De kilometervergoeding, een gerichte vrijstelling Wat zijn zakelijke kilometers? Worden er wijzigingen verwacht? Geeft u voor een deel van de reiskosten minder dan 0,19 per kilometer (de salderingsregeling )? Of alleen een vaste kostenvergoeding woon-werkverkeer? Parkeren bij het werk? En thuis parkeren? Hoe zit het met verkeersboetes? Reizen met het openbaar vervoer Welk soort openbaar vervoer? Gedeeltelijk met het openbaar vervoer, wat nu? Vergoeding van een OV-chipkaart? Verstrekken of vergoeden van een OV-abonnement? Wat met de voordeelurenkaart? Wat als de situatie van uw werknemer ineens ingrijpend verandert? Vliegtuig, taxi, boot, e.d Op de fiets dan maar? Geldlening voor de fiets? Carpoolen? Vaste kostenvergoedingen De algemene vaste kostenvergoeding onder de WKR Is de vaste kostenvergoeding onder de WKR nog steeds onbelast? Voor welke gerichte vrijstellingen kunt u een kostenvergoeding geven? En voor welke intermediaire kosten? Welke voorwaarden gelden er? Wat als een deel van de vaste kostenvergoeding niet onder de genoemde gerichte vrijstellingen of de intermediaire kosten valt? Wat gebeurt er met de afspraken die ik al met de Belastingdienst had? IV De 100 m e e s t g e s t e l d e p r a k t i j k v r ag e n ov e r d e w e r k ko s t e n r e g e l i n g,

5 6.2. Uw kostenonderzoek De homogene groep werknemers Welke kosten? Bij alle werknemers onderzoek doen? Representatieve periode van minstens drie maanden Regelmatig herhalen Nog enkele tips uit de praktijk Een paar specifieke vaste kosten vergoedingen Hoe zit het met de vaste kostenvergoeding voor kleine consumpties (koffiegeld)? De Reisbesluiten Bijzondere regeling voor transport Bijzondere regeling vrijwillige brandweer vervallen De vaste kostenvergoeding voor reiskosten Voorwaarde? En de werknemer die heel ver weg woont dan? Langdurige ziekte of andere afwezigheid van de werknemer? Kostenvergoeding bij langdurige afwezigheid De werknemer over de grens gehaald? Waar betaalt uw internationale werknemer belasting en premies? Afspraken belastingheffing Afspraken premieheffing Het blijft ingewikkeld Extraterritoriale kosten (ET-kosten) Wat valt er onder ET-kosten? De werkelijke kosten De 30%-regeling voor inkomende werknemers De 30%-regeling voor de uitgezonden werknemer Voor Nederlanders die naar het buitenland reizen: het Reisbesluit buitenland Werkkostenregeling voor werknemers bij wie een deel van het salaris in het buitenland belast is Hoe doet u dit? Wat doet u met de WKR als er geen inhoudingsplichtige in Nederland is? Overzicht buitenlandsituaties en werkkostenregeling Bijzondere groepen werknemers Oud-werknemers en andere werknemers met loon uit vroegere dienstbetrekking Wat is loon uit tegenwoordige dienstbetrekking? Wat is loon uit vroegere dienstbetrekking? De 100 m e e s t g e s t e l d e p r a k t i j k v r ag e n ov e r d e w e r k ko s t e n r e g e l i n g, V

6 Loon uit vroegere dienstbetrekking uitgesloten van de berekening van de vrije ruimte, tenzij? Vergoedingen en verstrekkingen aan oud-werknemers alleen in de WKR als? Wat zijn branche-eigen producten? Meerdere activiteiten in verschillende BV s? Ook verstrekt aan vergelijkbare werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking? En wat dan als de WKR niet mag worden toegepast? De onderneming niet-vennootschap? Stagiairs De DGA Gebruikelijk loon? De gebruikelijkheidstoets? Uitzendkrachten, payroll-krachten en gedetacheerden Vrijwilligers Geldt de WKR voor vrijwilligers? Wat zijn ANBI s? Arbeidsrechtelijke aspecten Wettelijke en andere verplichte arbeidsvoorwaarden Afwijken? Cao-afspraken? En wat als de regels niet gevolgd worden? Interne afspraken Tweezijdige aanpassing Eenzijdig wijzigingsbeding Wijziging op grond van goed werknemerschap of van redelijkheid en billijkheid? Onterechte aanpassing? Wat als niet de voorwaarde wordt aangepast, maar de manier waarop de kosten kunnen worden vergoed? Uitruil- of cafetariaregeling? Hoe zat dat ook alweer? En met de WKR? Zijn er nog aanvullende WKR-tips voor het opstellen van arbeidsvoorwaarden? Spreek bruto af Hoe ziet een eenzijdig wijzigingsbeding eruit? Verschil tussen gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen? Wat doet u met arbeidsvoorwaarden van oud- werknemers? De WKR en advocaatkosten? VI De 100 m e e s t g e s t e l d e p r a k t i j k v r ag e n ov e r d e w e r k ko s t e n r e g e l i n g,

7 10. Het doen van de aangifte loonheffingen De aangifte loonheffingen in het algemeen Het individuele en het gezamenlijke deel van de aangifte Meer aandacht voor de eindheffingen Aangifte WKR doen Uitgaan van het vorige jaar, hoe werkt de volloopmethode? Uitgaan van het vorige jaar, hoe werkt de voorschotmethode? Uitgaan van het lopende jaar, hoe werkt dat? Een voorbeeld ter verduidelijking Wat nu kiezen? De achterliggende administratie Veelvoorkomende vragen WKR en aangifte Wat doet u met gemengde kosten? Concern (meerdere BV s)? Rekening nog niet binnen bij het doen van de aangifte. Wat dan? De 15 meest gestelde vragen over de WKR Algemene vragen Gaat de WKR wel door? (1) Is de WKR echt zoveel werk? (2) Is de WKR duurder? (3) Vrije ruimte Is het de bedoeling het percentage van de vrije ruimte jaarlijks aan te passen? (4) Ik heb aan het einde van het jaar nog vrije ruimte over. Wat doe ik daarmee? (5) Mag ik vrije ruimte doorschuiven naar een volgend jaar? (6) Bijzondere groepen werknemers Mag ik mijn oud-werknemers een kerstpakket geven en dit in de vrije ruimte onderbrengen? (7) Mijn uitzendkrachten mogen ook op het personeelsfeest komen. Wat doe ik daarmee? (8) Aangifte Mag ik nog steeds een onbelaste jubileumuitkering geven? (9) Wat gebeurt er als mijn personeelsbestand in de loop van het jaar inkrimpt? (10) Mijn bedrijf heeft meerdere loonheffingennummers. Hoe ga ik daarmee om? (11) Moet ik straks maandelijks mijn accountant laten meekijken? (12) De 100 m e e s t g e s t e l d e p r a k t i j k v r ag e n ov e r d e w e r k ko s t e n r e g e l i n g, VII

8 11.5. Arbeidsvoorwaarden Kan onze cafetariaregeling blijven? (13) Hoe kom ik erachter wat in mijn branche/sector/streek gebruikelijk is? (14) Wat doe ik met mijn vaste kostenvergoeding? (15) Overzicht van de Download Zone VIII De 100 m e e s t g e s t e l d e p r a k t i j k v r ag e n ov e r d e w e r k ko s t e n r e g e l i n g,