VvE 1599 Kadeblok te AMSTERDAM NOTULEN

Transcriptie

1 NOTULEN Betreft : Algemene ledenvergadering Vergaderdatum : 16 mei 2017 Locatie : Huis van de buurt De Klinker, Borgerstraat 45 te Amsterdam. Datum notulen : 23 juni 2017 Totaal aantal stemmen : 325 Aantal stemmen vertegenwoordigd : Opening De beheerder opent de vergadering en stelt het aantal aanwezige stemmen (quorum) vast. Er zijn 260 van de 325 stemmen vertegenwoordigd. Tevens benoemt de vergadering de beheerder tot vergadervoorzitter van de avond. 2. Agenda De vergadering wordt gevraagd de agenda vast te stellen. In verband met de aanwezigheid van de heer Griffioen, huurder van De Alliantie regio Amsterdam, wordt besloten agendapunt 17 eerst te behandelden zodat hij na besluitvorming op dat punt de vergadering kan verlaten. 3. Ingekomen stukken en mededelingen De ingekomen stukken en/of mededelingen worden behandeld: -De Alliantie regio Amsterdam heeft een mededeling over haar verkoopbeleid: Ook in 2017 blijft de vraag naar betaalbare woningen erg groot. De Alliantie is permanent aan het zoeken naar mogelijkheden om zoveel mogelijk mensen te voorzien van een betaalbare woning. Vanaf nu bekijkt de Alliantie per vrijgekomen woning of deze het beste verhuurd of verkocht kan worden. Dat kan betekenen dat we soms afwijken van eerder ingezet beleid. Bijvoorbeeld door niet alle vrijkomende woningen meteen te verkopen. Wij handelen hierbij in lijn met de afspraken die gemaakt zijn met de gemeente ( prestatieafspraken ). 4. Notulen algemene ledenvergadering 9 mei 2016 De notulen van de vorige vergadering, gehouden op 9 mei 2016, zijn na akkoord van het bestuur gepubliceerd op het webportal. De vergadervoorzitter neemt de notulen met de aanwezigen door. -Er wordt opgemerkt bij pagina 1, punt 3 sub 1: Er is door de Technische Commissie eenonderzoeksresultaat verkregen van een adviesbureau. Daarin worden een aantal adviezen gegeven. Het rapport wordt gepubliceerd op het webportal. Pagina 1 van 9

2 -Er wordt naar aanleiding van punt 11 uit de notulen (pag 5) gevraagd wat de status is van de invulling van de J.P. Heijestraat 111. De Alliantie regio Amsterdam meldt dat "I love sla" de ruimte gaat huren. Deze saladebar wordt rond de zomer van 2017 hier gevestigd. Gevraagd wordt of er een terras bij wordt gerealiseerd, De Alliantie regio Amsterdam zal dat nagaan (toevoegen in deze notulen). De Alliantie regio Amsterdam geeft aan dat er geen afzuiginstallaties worden geinstalleerd voor dit gebruik. -Er wordt opgemerkt dat er een fout staat in de nummering van de agendapunten, er wordt tweemaal punt 17 genoemd. De nummering van het punt Begroting 2017 hoort nummer 18 te zijn, punt 18 nummer 19 en punt 19 nummer 20. De vergadering besluit de notulen van de algemene ledenvergadering 9 mei 2016 met bovenstaande wijzigingen/aanvullingen vast te stellen als waarheidsgetrouwe weergave van hetgeen besproken is. 5. Jaarrekening 2016 De kascommissie brengt verslag uit van de uitgevoerde kascontrole en geeft een positief advies aan de vergadering. Gestelde vragen zijn door de beheerder aan de kascontrolecommissie afdoende beantwoord. De beheerder geeft een korte toelichting op de jaarrekening Er is een positief resultaat geboekt van 1.689,62. De vergadering besluit de jaarrekening 2016 vast te stellen en decharge te verlenen aan het bestuur over het gevoerde financiële beleid van Het positieve exploitatieresultaat wordt toegevoegd aan de Reserve Verfraaiing Pand. 6. Bestuur en commissies Het bestuur is voor onbepaalde tijd benoemd en bestaat uit : * De heer Verhoeven (Jacob van Lennepkade 268-A) Het bestuur heeft in de algemene ledenvergadering van 2016 een mandaat gekregen van 2.500,- incl. btw per gebeurtenis voor het nemen van noodzakelijke beslissingen. De vergadering besluit dit mandaat te verlengen. De kascommissie voor boekjaar 2017 wordt benoemd uit: *De heer Berens (Jacob van Lennepkade 282-C) *De heer de Wildt (Jacob van Lennepkade 268-C) De technische commissie bestaat momenteel uit: *De heer Rohmensen (Jacob van Lennepkade 272-C) *Mevrouw de Jong (Jacob van Lennepkade 262-C) De vergadering besluit het mandaat van het bestuur te verlengen en de kascommissie voor boekjaar 2017 te benoemen. Pagina 2 van 9

3 7. Rookgasafvoersysteem Er zijn aangescherpte regels rondom het vervangen van de CV-installatie. Op termijn worden alleen nog maar gesloten CV-installaties aangeboden. Dit heeft effect op de (mogelijk aanwezige) gemeenschappelijke rookgasafvoer. De beheerder licht e.e.a. tijdens de vergadering toe. De heer Lolkema beschikt over tekeningen die mogelijk meer licht op de zaak werpen. De vergadering besluit een mandaat te geven aan de technische commissie en het bestuur voor inspectie van de rookgasafvoerkanalen. De beheerder vraagt een offerte op bij een installateur voor: - steekproefgewijze inspectie, en -100% inspectie. Vervolgens maakt het bestuur samen met de technische commissie een keuze voor uitvoering van één van de twee opties binnen het gestelde mandaat van 2.000,-. De vergadering besluit om voor het preventief inspecteren een mandaat af te geven aan bestuur en TC twv 2.000,-. TC en bestuur beslissen of steekproefgewijze of 100% inspectie uitgevoerd wordt. 8. Hijsbalken De VvE heeft meerdere hijsbalken. Om deze te mogen gebruiken dienen de hijsbalken gekeurd te zijn. De hijsbalken zijn onderdeel van de opstal van de VvE. De VvE is volgens de wet aansprakelijk voor eventuele schade die door de opstal veroorzaakt wordt. De hijsbalken zijn op dit moment niet gekeurd. Het advies vanuit de beheerder is dan ook om de hijsbalken niet te gebruiken zolang ze niet gekeurd zijn. De vergadering besluit dat de hijsbalken niet meer gebruikt mogen worden. Dit wordt gecommuniceerd aan alle bewoners via een brief en via een mededeling in de gang. Daarnaast wordt dit besluit opgenomen in het Huishoudelijk Reglement, daartoe wordt de wijzigingstekst in de eerstvolgende Algemene ledenvergadering voorgelegd. 9. Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) Het MJOP is de onderlegger voor de begroting en maakt inzichtelijk wanneer er planmatig onderhoud gepland staat. Ook wordt het spaarbedrag afgestemd op de kosten uit het MJOP. Het MJOP is in 2013 vastgesteld. Voor 2018 en 2019 is er geen planmatig onderhoud gepland. 10. Offerte actualiseren meerjarenonderhoudsplan (MJOP) Conform artikel 10 lid 2 van de splitsingsakte moet het MJOP iedere 5 jaar worden Pagina 3 van 9

4 geactualiseerd. Het huidige MJOP is opgesteld in De vergadering wordt voorgesteld om een offerte aan te vragen voor actualisatie. De beheerder zal zorgen voor een offerte van De Alliantie VvE Diensten, de technische commissie zal bij nog 2 andere partijen een offerte opvragen. De reden om meerdere offertes op te vragen is dat de particuliere leden van de VvE niet onverdeeld positief waren over de projectbegeleiding vanuit De Alliantie VvE Diensten bij het vorige planmatig onderhoud. De offertes worden in de algemene ledenvergadering van 2018 voorgelegd aan de leden. Expliciet wordt gevraagd aan de leveranciers om een check te maken of alle bouwdelen in de MJOP staan, met name wordt gedacht aan het tegelwerk op de gevel en de verlichting. De vergadering besluit 3 offertes op te vragen voor actualisatie van de MJOP en legt deze aan de leden voor tijdens de Algemene ledenvergadering Bepreken voorstel tuin Van der Tol De VvE deelt de tuin met VvE Nicolaas Beets en VvE Jacob Zuid en heeft een gezamelijk tuin contract. Vanuit een buur VvE is het verzoek gekomen de tuin aan te pakken. Daarvoor heeft Van der Tol een voorstel uitgewerkt voor bestrating van de tuin. Een offerte voor schoonspuiten van de huidige looppaden is nog in aanvraag. De Alliantie Regio Amsterdam geeft een toelichting op het agendapunt. De vergadering besluit de tegelpaden schoon te laten maken door Van der Tol, maar geen gebruik te willen maken van de offerte voor betegeling van de tuin. De beheerder zal in samenspraak met de andere VvE's uitvoering geven aan de schoonmaakbeurt. 12. Herstel tegels voorgevel Tijdens de vorige ALV is gesproken over herstel van de tegels aan de voorgevel van het complex. Er zijn nog niet 3 offertes beschikbaar. Voorgesteld wordt dit punt nogmaals door te schuiven tot de volgende vergadering. Het bestuur zal samen met de TC offertes opvragen voor de gevelbekleding en hierna mogelijk een extra algemene ledenvergadering beleggen om besluitvorming te verkrijgen over deze offertes. De heer Berens verzoekt in deze offertes prijsvorming v.w.b. realisatie van een afdakje boven entree bij 282-C te laten meenemen. 13. Verzoek tot bebouwing van balkon, dhr J.B. Henriet, Jacob van Lennepkade 284-D De eigenaar van Jacob van Lennepkade 284-D wil graag toestemming vragen voor het plaatsen van een zg. buitenkamer op zijn balkon. De toestemming van de ledenvergadering is hiervoor vereist. Aan de toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. De heer Henriet is niet bij de vergadering aanwezig om zijn plannen toe te lichten. Pagina 4 van 9

5 De Alliantie regio Amsterdam geeft aan dat het bouwwerk vooraf getoetst moet worden door een constructeur op draagkracht van de constructie. Zonder deze berekening kan zij haar toestemming niet verlenen aan het verzoek. De vergadering besluit het agendapunt "Verzoek tot bebouwing van balkon, dhr. J.B. Henriet, Jacob van Lennepkade 284-D" te bespreken op een mogelijke extra ALV, waarbij de heer Henriet bij het agendapunt een tekening van hoe de situatie eruit komt te zien én een constructieberekening overlegt. Daarbij wordt dan besproken welke voorwaarden gelden bij toestemmingsverlening. 14. Begroting 2018 en de VvE bijdrage De begroting 2018 dient als basis voor de vaststelling van de maandelijkse bijdrage die iedere eigenaar aan de VvE moet betalen. Het totaalbedrag van de begroting bedraagt ,00, de stijging is met name veroorzaakt door hogere kosten voor niet-planmatig onderhoud. Tijdens dit punt wordt de post Schoonmaak in de begroting uitgelicht. Er is herhaaldelijk ontevredenheid over de schoonmaak door de firma Ancora. Twee jaar geleden is een tegenofferte aangevraagd. Deze was echter aanzienlijk hoger. De Alliantie regio Amsterdam wil nog eenmaal actie ondernemen in deze kwestie. Daarnaast wordt gevraagd de binnenplaats op 1 hoog eenmalig schoon te laten maken. De vergadering besluit 2 schoonmaakoffertes aan te vragen o.b.v. het bestaande schoonmaakrooster. Deze offertes worden voorgelegd aan de leden tijdens de (extra) algemene ledenvergadering. De binnenplaats wordt eenmalig schoongemaakt. De vergadering besluit de begroting 2018 vast te stellen en de bijdragen die hieruit voortkomen per te innen. 15. Zonnesystemen Tijdens de vorige ALV is gesproken over het plaatsen van een zonnesysteem. De heer Verhoeven heeft hierover gesproken met De Alliantie regio Amsterdam. Hij licht tijdens vergadering toe welke concrete mogelijkheden er zijn: -Er is eerder gekeken naar oplossingen waarbij een stichting vereist was. Dat leverde problemen op. Nu wordt in het kader van de Postcode-roos-regeling gekeken naar samenwerking met Amsterdam Energie. Deze constructie houdt grofweg in dat er zonnepanelen van een coöperatie worden geplaatst op het dak en dat iedereen individueel zich kan inkopen bij deze coöperatie en zo de opbrengst van zijn/haar zonnepanelen kan salderen met het individuele verbruik. Er zijn zekerheidsstellingen dat de zonnepanelen bij dakonderhoud op kosten van de coöperatie worden verwijderd en herplaatst. Ook is aanvullende verzekering geregeld. Pagina 5 van 9

6 Het voorstel is om het gemeenschappelijke dak van de Vereniging van Eigenaren ter beschikking te stellen aan Amsterdam Energie. De vergadering besluit unaniem om het gemeenschappelijke dak in gebruik te geven aan Amsterdam Energie, onder de voorwaarde dat de Vereniging van Eigenaren geen kosten moet maken voor deze installatie en of onderhoud in de toekomst. 16. Plaatsen van opbouw gemeenschappelijke dak De heer Lolkema wil graag de vergadering informeren over ideeën die hij heeft voor het plegen van een opbouw op het dak. Voor een dergelijke opbouw is een wijziging splitsingsakte noodzakelijk. De heer Lolkema licht tijdens de vergadering zijn plannen toe en vraagt leden om hun mening. De heer Lolkema geeft aan dat het bestemmingsplan ruimte biedt voor het plegen van een opbouw op het deel van het gebouw waar hij woonachtig is. Zowel huisnummer 270-D (dhr Lolkema) als 272-D (Van Lanschot) willen graag een opbouw realiseren. Daarvoor is het dan nodig de splitsingsakte te wijzigen. Onderhoud en investeringen zijn voor rekening van de aanvragende eigenaren, voor onderhoud wordt desgewenst gereserveerd via een extra reservefonds in de VvE. De heer Verhoeven geeft aan dat er meer mogelijkheden zijn, bijvoorbeeld het realiseren van 4 extra appartementen door de VvE of het realiseren van opbouwen door leden die niet op de bovenste woonlaag woonachtig zijn. Er volgt een discussie over waarde en gebruik. De vergadering besluit tijdens deze vergadering geen besluit te nemen over de aanvraag voor toestemming. Er wordt gevraagd om een aangepast voorstel tijdens de extra Algemene Ledenvergadering, waarbij de leden zich beter kunnen voorbereiden. Ook besluit de vergadering het dak boven de adressen Jacob van Lennepkade 272 en 270 niet beschikbaar te stellen voor het leggen van zonnepanelen door Amsterdam Energie, afwachtende het besluit in de volgende ALV. 17. In gebruik geven gemeenschappelijke ruimte bergingen De Alliantie regio Amsterdam verzoekt om de gemeenschappelijke ruimte onder de trap in het trappenhuis van Jacob van Lennepkade 282-A/278-A in gebruik te geven aan een huurder. Deze ruimte wordt thans voor het opslaan van allerlei ongedefinieerde zaken door diverse bewoners gebruikt. De huurder vraag een gebruiksrecht op deze ruimte. De huurder van De Alliantie regio Amsterdam geeft tijdens de vergadering toelichting op dit voorstel. De VvE bespreekt ook de mogelijkheid om de ruimte te verhuren, dit zorgt echter voor een aantal ongewenste juridische gevolgen. De vergadering besluit de ruimte onder de trap in gebruik te geven aan de heer Griffioen. Dit wordt geformaliseerd via een gebruiksovereenkomst met de heer Griffioen. De toestemming kan te allen tijde door de vergadering worden ingetrokken. De heer Griffioen krijgt eveneens toestemming om voor eigen rekening de deur te schilderen en een slot op Pagina 6 van 9

7 de deur te maken. De gebruiksovereenkomst wordt in samenspraak met het bestuur opgesteld. Van dit besluit wordt een terugkerend agendapunt gemaakt. 18. Doorlopende incassoprocedure De doorlopende incassoprocedure dient als machtiging voor de beheerder tot het nemen van incassomaatregelen namens de VvE. De machtiging is in 2015 op de vergadering door de VvE afgegeven. Dit mandaat is doorlopend. Bij de beheerder is de incassoprocedure op te vragen. 19. Sluiting Er zijn nog enkele zaken die tijdens de rondvraag benoemd worden: -mevrouw De Maaijer vraagt of zijn op eigen kosten draairamen in haar woning mag wijzigen in draai-/kiepramen. De vergadering heeft daar geen bezwaar tegen. -De heer Berense meldt dat de tweede binnendeur van zijn woning nog niet is afgewerkt in het planmatig onderhoud. Hier wordt nog nadere actie op uitgezet. -Er wordt nogmaals gemeld dat het aanbrengen van schotelantennes niet is toegestaan. De vergadervoorzitter sluit de vergadering om uur en bedankt de leden voor hun inbreng. Vastgesteld in de vergadering van: Datum: Naam: Handtekening: Pagina 7 van 9

8 Besluitenlijst Besluiten naar aanleiding van de Algemene ledenvergadering gehouden op 16 mei Kenmerk Besluit Datum besluit BSL BSL BSL BSL Notulen ALV 9 mei 2016 worden vastgesteld met enkele aanvullingen/wijzigingen. De vergadering besluit de jaarrekening 2016 vast te stellen en decharge te verlenen aan het bestuur over het gevoerde financiële beleid van Het positieve exploitatieresultaat wordt toegevoegd aan de Reserve Verfraaiing Pand. De vergadering besluit het mandaat van het bestuur te verlengen en de kascommissie voor boekjaar 2017 te benoemen. De vergadering besluit om voor het preventief inspecteren een mandaat af te geven aan bestuur en TC twv 2.000,-. BSL De vergadering besluit dat de hijsbalken niet meer gebruikt mogen worden. BSL BSL BSL BSL BSL Besluit over gebruik hijsbalken opnemen in Huishoudelijk Reglement. De vergadering besluit 3 offertes op te vragen voor actualisatie van de MJOP en legt deze aan de leden voor tijdens de Algemene ledenvergadering De vergadering besluit de tegelpaden schoon te laten maken door Van der Tol, maar geen gebruik te willen maken van de offerte voor betegeling van de tuin. De vergadering besluit het agendapunt "Verzoek tot bebouwing van balkon, dhr. J.B. Henriet, Jacob van Lennepkade 284-D" te bespreken op een mogelijke extra ALV, waarbij de heer Henriet bij het agendapunt een tekening van hoe de situatie eruit komt te zien én een constructieberekening overlegt. De vergadering besluit 2 schoonmaakoffertes aan te vragen o.b.v. het bestaande schoonmaakrooster. Deze offertes worden voorgelegd aan de leden tijdens de (extra) algemene ledenvergadering. De binnenplaats wordt Pagina 8 van 9

9 eenmalig schoongemaakt. BSL BSL BSL BSL De vergadering besluit de begroting 2018 vast te stellen en de bijdragen die hieruit voortkomen per te innen. De vergadering besluit unaniem om het gemeenschappelijke dak in gebruik te geven aan Amsterdam Energie, onder de voorwaarde dat de Vereniging van Eigenaren geen kosten moet maken voor deze installatie en of onderhoud in de toekomst. Het dak boven huisnummer 270 en 272 worden voorlopig niet beschikbaar gesteld. De vergadering besluit tijdens deze vergadering geen besluit te nemen over de aanvraag voor toestemming. Er wordt gevraagd om een aangepast voorstel tijdens de extra Algemene Ledenvergadering, waarbij de leden zich beter kunnen voorbereiden. De vergadering besluit de ruimte onder de trap in gebruik te geven aan de heer Griffioen. Dit wordt geformaliseerd via een gebruiksovereenkomst met de heer Griffioen. Actiepuntenlijst Actiepunten naar aanleiding van de Algemene ledenvergadering gehouden op 16 mei Actie Actiehouder Uitvoerdatum Pagina 9 van 9