Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 7 maart 2016, aanvang 19:00 uur.

Transcriptie

1 Notulen VvE Egidiusstraat (386) Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 7 maart 2016, aanvang 19:00 uur. Aanwezig De heer K.P. van Beek, De heer M. Engelberts, De heer T.J.M. van Lier en/of Mevrouw I.J. van der Tuin, De heer P.H.T. Meij en/of Mevrouw A. Dam, De heer J.E. Pasmans en/of Mevrouw B.W.G. van den Brand, Mevrouw L.J. de Schipper, Stichting Stadgenoot, De heer W. Vermeij en/of Mevrouw I. Ligthart Afwezig De heer J.T. Besters, De heer L.J. Felixdaal en Mevrouw A.M. Park, De heer R. Paul, De heer S.H. van Warmerdam en Mevrouw P. Bruinsma 1. OPENING De voorzitter van de vergadering, mevrouw Bakker, opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Namens VvE Beheer Amsterdam (hierna: VBA) is mevrouw Bakker aanwezig. Zij zal tevens de notulen maken. Namens de grooteigenaar Stadgenoot is mevrouw Benner, gebiedsbeheerder, aanwezig. Aanwezig en/of vertegenwoordigd zijn 552 van de 600 stemmen, zodat ten aanzien van de geagendeerde onderwerpen rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen. Omdat er een aantal nieuwe eigenaars aanwezig zijn wordt er een korte voorstelronde gehouden. Mededelingen en ingekomen stukken De heer Van Beek deelt mede dat hij een trap wenst te maken van zijn woning naar zijn berging en hiervoor toestemming wil vragen aan de algemene ledenvergadering. De heer Van Beek heeft tekeningen van de huidige en nieuwe situatie laten maken. Omdat dit punt niet op staat genomen op de agenda, mag hier nu officieel geen besluit over worden genomen. Echter aangezien Stadgenoot de overgrote meerderheid heeft en indien de aanwezigen geen bezwaar hebben, dan kan hier voorlopige toestemming voor worden gegeven. In de volgende vergadering kan er dan definitief toestemming worden gegeven. Bij de rondvraag zal dit onderwerp ter sprake komen. 2. NOTULEN VORIGE VERGADERING De voorzitter neemt de notulen van de ledenvergadering van 26 maart 2015 paginagewijs door op inhoudelijke en/of tekstuele op- en/of aanmerkingen. Er zijn geen op- en/of aanmerkingen op de notulen van 26 maart 2015 waarna deze unaniem door de ledenvergadering vast worden gesteld. 3. HERVERDELING KIJKTUIN In de vergadering van 26 maart 2015 is de vraag gesteld of de eigenaren die reeds een tuin bezitten, een deel van de kijktuin hierbij zouden kunnen betrekken. De heer Van Beek geeft aan dat het bestuur (oppervlakkig) onderzoek heeft gedaan en tot de conclusie is gekomen dat 1. eerst gezamenlijk moet worden besloten wat de VVE wil met de kijktuin (stemming ter plekke: voor nu niets), 2. dat de huurder eerst contact op moet nemen met de VvE aan de overkant om te polsen hoe ze er daar tegenover staan en 3. moet de bewoner een voorstel doen aan het bestuur en de vergadering hoe dat (juridisch) dan aan te pakken. De kijktuin wordt nu onderhouden door de firma Van der Tol. Geen van de bewoners heeft toegang tot deze tuin, alleen de firma Van der Tol en de huismeester hebben een sleutel van het hek dat toegang verschaft tot de tuin. Opgemerkt wordt dat de bewoners van de Hofwijckstraat een aantal bewoners een diepere tuin hebben. De blz. 1

2 heer Van Beek antwoordt dat deze woningen niet van de VvE zijn en niet onder de gezamenlijke binnentuin vallen. Dit stuk van het blok is in een andere tijd gebouwd (vooroorlogs t.o.v. na-oorlogse andere woningen) en heeft daardoor historisch altijd andere eigenaren gekend. 4. JAARREKENING 2015 De jaarrekening 2015 wordt kort toegelicht. Het boekjaar sluit met een positief exploitatieresultaat van ,22. De kascommissie, vertegenwoordigd door mevrouw De Schipper, verklaart dat de jaarrekening 2015 een getrouw beeld geeft van de financiële situatie en het resultaat. De kascommissie adviseert de vergadering om de jaarrekening goed te keuren. Inzake de huismeester meldt mevrouw Benner dat er per 1 januari 2016 een nieuwe huismeester loopt (via Zone3). Zijn naam is Ruud Runhart. De vergadering stelt de jaarrekening 2015 unaniem vast en verleent het bestuur decharge voor het door haar in 2015 gevoerd financieel beleid. De vergadering besluit het positieve resultaat te verrekenen met de leden. 5. PLANMATIG ONDERHOUD De werkzaamheden aan het dak zijn in de afrondende fase. De verwachting is dat deze op zeer korte termijn opgeleverd gaan worden, dit is afhankelijk van de weersomstandigheden. Na een inspectie door de projectleider Mark Laan is gebleken dat de bergingskozijnen aan de achterzijde op het dak alsook het metselwerk in slechte staat zijn. Als gevolg hiervan zijn al diverse lekkages in bergingen geweest. Tevens is gebleken dat de buitenzijde in 2017 geschilderd dient te worden. Tevens zal dan de aanwezige houtrot hersteld moeten worden. Afhankelijk van de kosten van deze werkzaamheden (de hoeveelheid houtrot is vooraf niet exact te bepalen) zal het schilderen van het trappenhuis mogelijk een jaar uitgesteld moeten worden (2018). Opgemerkt wordt dat het gebouw door Stadgenoot slecht op is geleverd. Mevrouw Bakker geeft aan dat Stadgenoot mogelijk een bruidsschat mee heeft gegeven. Dit is een bedrag bij verkoop van de eerste woning waarmee de VvE het achterstallig onderhoud uit kan voeren. Mevrouw Benner en mevrouw Bakker zullen nagaan óf er een bruidsschat is ontvangen, wanneer dat is geweest en hoeveel dit was. Noot van de beheerder Er is geen sprake van een bruidsschat. De voorzitter vraagt de vergadering om het bestuur te mandateren om opdracht te verstrekken voor de voorbereiding van het planmatig onderhoud (inspecteren, opstellen werkomschrijving en zo nodig opvragen offertes) en om de in 2016/2017 geplande werkzaamheden te laten uitvoeren, onder begeleiding van de VvE-beheerder. Dit betreft tevens het mandaat voor onvoorziene meerkosten met een maximum van 10% van de aanneemsom. De heer Engelberts stelt voor om nu alvast de werkzaamheden aan de bergingskozijnen en het metselwerk daar uit te voeren. Dit scheelt veel kosten voor herstel van lekkages. Mevrouw Bakker zal hierin het advies van de heer Laan vragen. De heer Meij vraagt of het mogelijk is om zijn bergingskozijn te vervangen voor een deur. De kosten hiervoor wenst hij zelf te betalen. Mevrouw Bakker geeft aan dat dit een verbouwingsverzoek betreft en dat hier toestemming voor nodig is van de vergadering; hiervoor dient dit punt echter wel geagendeerd te worden. De heer Van Beek geeft aan dat het vernieuwde dak erg kwetsbaar is en dat het onwenselijk is om het dak voor een ieder toegankelijk te maken zonder maatregelen te nemen. Er is twijfel om het toe te staan om het bergingskozijn te laten vervangen door een deur. De heer Pasmans vraagt of het mogelijk is om een dakterras te plaatsen. Geantwoordt wordt dat dit mogelijk is, maar dat hier toestemming voor nodig is van de algemene ledenvergadering. Het punt dient dan wel blz. 2

3 geagendeerd te worden. Tevens zal de VvE eisen stellen, bijvoorbeeld dat het terras door de eigenaar verwijderd dient te worden bij onderhoud aan het dak. De heer Pasmans vraagt of een dakterras ook mogelijk is voor een bewoner die bijvoorbeeld op één hoog woont. Mevrouw Benner antwoordt dat Stadgenoot hier tegen zal stemmen: een dakterras is alleen mogelijk voor de eigenaar die direct onder het dak woont. De vergadering verleent het bestuur mandaat voor de voorbereiding van het planmatig onderhoud (inspecteren, opstellen werkomschrijving en zo nodig opvragen offertes) en om de in 2016/2017 geplande werkzaamheden te laten uitvoeren, onder begeleiding van de VvE-beheerder. Dit conform de bedragen zoals opgenomen in het MJOB plus 10%. 6. KLEUR SCHILDERWERK (BINNEN EN BUITEN) Op verzoek van de heer Van Beek is dit punt op de agenda geplaatst. Indien er geschilderd gaat worden, dan kan de VvE de kleur hiervan bepalen. Het is mogelijk om de huidige kleur aan te houden of om bijvoorbeeld bij de welstand navraag te doen naar de oorspronkelijke kleuren. Er wordt een commissie samengesteld die dit verder uit zal werken en een aantal kleuren aan de leden voor zal leggen. Deze 'kleurencommissie' bestaat uit de heer Van Beek, mevrouw Van der Tuin en mevrouw De Schipper. De vergadering gaat hiermee akkoord. Mevrouw Benner verzoekt om bij het kiezen van de kleuren ook de huurders van Stadgenoot hier bij te betrekken. Zodra de voorstellen voor de kleuren gereed zijn. kan er bijvoorbeeld bij iedere bewoner een stembriefje in de bus worden gedaan. 7. VERZEKERINGEN Op verzoek van de heer Van Beek is dit punt op de agenda geplaatst. Rechtsbijstandsverzekering De heer Van Beek stelt voor om een rechtsbijstandsverzekering ten behoeve van de VvE af te sluiten. Dit kan wel eens van pas komen. Als voorbeeld worden de schotels die schade aanrichten aan de gevel en de twee Canadese iepen die schade aanrichten, genoemd. Zo hebben de twee Canadese iepen al schade aangericht doordat er takken zijn gevallen op schuttingen van bewoners. De rechtsbijstandsverzekering zou deze kosten bijvoorbeeld op de eigenaars van de bomen kunnen verhalen. Het bestuur heeft reeds contact gehad met de betreffende eigenaar, maar deze blijft volhouden dat de boom niet in zijn tuin staat en zijn eigendom niet is. Opgemerkt wordt dat lopende zaken vaak niet gedekt worden door de rechtsbijstandsverzekering. Mevrouw Bakker geeft aan dat er ook een offerte ligt voor een Overeenkomst Juridische Dienstverlening (OJD) bij Rijssenbeek Advocaten. Rijssenbeek is gespecialiseerd in VvE's en ondersteunt ook bij lopende zaken. Bestuursaansprakelijkheidsverzekering De heer Van Beek geeft aan dat indien het bestuur op dit moment een actie uitvoert waar de leden het niet mee eens zijn, het bestuur hier hoofdelijk aansprakelijk voor is. De heer Van Beek wenst niet meer als bestuurslid van de VvE op te treden indien er geen bestuursaansprakelijkheidsverzekering is. De vergadering gaat unaniem akkoord met het afsluiten van een rechtsbijstandsverzekering / OJD en een bestuursaansprakelijkheidsverzekering. 8. BEGROTING 2016 De begroting 2016 wordt toegelicht. Eén van de belangrijke posten op de begroting is de reservering voorziening (bedrag voor toekomstig groot onderhoud). Deze reservering is gebaseerd op de Meerjaren Onderhoudsbegroting (MJOB). Het MJOB wordt jaarlijks cijfermatig geactualiseerd en daarmee aangepast aan het huidige prijspeil. Ook wordt de horizon (aantal jaren dat de VvE voor planmatig onderhoud vooruitkijkt) een jaar opgeschoven. Op basis hiervan wordt geadviseerd om de jaarlijkse 'reservering voorziening' te verhogen. blz. 3

4 De begroting laat zien dat een aanpassing van de VvE-bijdrage noodzakelijk is. De verwachting is dat conform het huidige MJOB de reservering voorziening (en daarmee de VvE-bijdrage) vanaf 2018 omlaag kan. De begroting wordt unaniem, met terugwerkende kracht per 1 januari 2016 vastgesteld. De eigenaren worden hierover per brief door VBA geïnformeerd. 9. INCASSOPROCEDURE De voorzitter vraagt om de beheerder (opnieuw) te machtigen om in geval van achterstallige betaling van de VvE-bijdrage, een procedure te (laten) voeren waarbij de kosten verhaald worden op de in gebreke zijnde eigenaar. De procedure verloopt als volgt: nadat de eigenaar drie aanmaningen (met een tussenliggende periode van een maand) heeft ontvangen, wordt de vordering overgedragen aan een incassobureau. De incassoprocedure wordt unaniem vastgesteld. 10. DE SLECHTE STAAT VAN DE TWEE CANADESE IEPEN IN DE BINNENTUIN In de binnentuin staan twee Canadese Iepen (de twee enorme bomen ter hoogte van nummer 101). Het lijkt erop dat de bomen aan het afsterven zijn, dit wordt onder andere veroorzaakt door de klimop die in de boom groeit. De bomen verliezen grote takken die schade aanrichten en omdat niemand zich verantwoordelijk voelt voor de bomen zijn deze op kosten van de VvE een keer onderhouden. In het verleden stonden er drie bomen waarvan er één om is gevallen, er is een kans dat dit ook met de twee andere bomen gaat gebeuren.. Dit zijn dan ook redenen waarom de bomen eigenlijk weg zouden moeten. De heer Van Beek heeft inzake de bomen veel contact gehad met mevrouw Benner en met de voorzitter van de andere VvE. De eigenaar van de boom heeft aangegeven dat het niet zijn boom is en dat hij hier niets aan zal doen. En de nog af te sluiten rechtsbijstandsverzekering neemt geen lopende zaken in behandeling. Mevrouw Bakker geeft aan dat Rijssenbeek wel ondersteunt in lopende zaken. Zij zal de premies en voorwaarden van de rechtsbijstandsverzekering en van een OJD aan de heer Van Beek toezenden. Mevrouw Benner geeft aan dat er mogelijk ook een kapvergunning aan zal moeten worden gevraagd voor het verwijderen van de bomen. Opgemerkt wordt dat de bomen enige tijd geleden nog zijn gecontroleerd, de bomen waren toen gezond. Ongeacht of de bomen gezond zijn is de wens om de bomen te verwijderen. Er zijn echter ook reden om de bomen te behouden: meer privacy, de bomen dempen het geluid, er komen vogels op af. Indien de huidige bomen verwijderd zijn zouden er nieuwe bomen geplant kunnen worden. Het bestuur zal kijken of het mogelijk is om de bomen te laten verwijderen. Dit zal ook voorgelegd moeten worden aan de andere VvE. Tevens zal de eigenaar van de boom aangeschreven worden door een jurist. De vergadering verleent het bestuur een mandaat van 1000 euro voor dit onderwerp (juridisch traject aansprakelijkheidsstelling opstarten). 11. SCHOTELS De schotels die aan de gevels van de bergingen hangen, hebben schade aan het metselwerk aangebracht. Derhalve dienen deze schotels verwijderd te worden. Het is echter vrij complex om dit te realiseren: rechters hebben altijd nog aan de kant van de schotel eigenaars gestaan in verband met de vrijheid van nieuwsgaring. Bij een gebouw dat een beschermd architectonisch uiterlijk heeft, weegt dit zwaarder dan de vrijheid van nieuwsgaring. Hier is bij dit gebouw echter geen sprake van. Mevrouw Benner en de heer Van Beek zullen proberen om de twee schotels aan de achterzijde te laten verwijderen. Aan de voorgevel van het gebouw hangen ook schotels, het is onbekend hoeveel dit er zijn. Er zijn tegenwoordig alternatieven voor de grote schotels, maar het wordt lastig om de betreffende eigenaars deze aan te laten schaffen. Volgend jaar, bij groot onderhoud van het gebouw, zal het bestuur samen met de huismeester de eigenaars van schotels aanspreken en hen verzoeken om de schotels definitief te verwijderen. In het huurcontract van Stadgenoot staat tegenwoordig dat er geen schotels bevestigd mogen worden, dus er zullen geen nieuwe schotels van huurders meer bijkomen. 12. VERKIEZING BESTUUR EN KASCOMMISSIE Verkiezing bestuur blz. 4

5 Het bestuur bestaat thans uit de heer Van Beek en mevrouw Benner. Het bestuur is benoemd voor onbepaalde tijd en kan te allen tijde worden ontslagen. Het huidige bestuur wil graag aanblijven. Mevrouw Van der Tuin is bereid om tot het bestuur toe te treden. De leden stemmen hier unaniem mee in. Tot bestuur wordt benoemd: de heer Van Beek, mevrouw Van der Tuin en mevrouw Benner. Het bestuur wordt benoemd voor onbepaalde tijd. Nieuwe bestuursleden dienen zich in te schrijven in de Kamer van Koophandel. Verkiezing kascommissie De kascommissie moet jaarlijks worden benoemd en bestaat uit tenminste twee leden. Zij heeft een belangrijke taak: zij controleert het financieel beleid en adviseert de vergadering over de jaarrekening. De kascommissie is een onafhankelijk orgaan: leden van het bestuur mogen geen zitting nemen in de kascommissie. Mevrouw De Schipper en de heer Pasmans stellen zich beschikbaar en worden unaniem tot kascommissielid benoemd. 13. MANDATERING BESTUUR Er wordt verzocht het bestuur te mandateren voor kleine (bouwkundige) verbeteringen en uitgaven buiten de begroting met een maximum bedrag per jaar én om toestemming te verlenen voor aanpassingen in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Verder wordt gevraagd het bestuur te machtigen zo nodig over te stappen naar een andere verzekeraar, tegen gangbare condities en naar beste inzicht en vermogen. Deze mandaten worden verleend totdat in een ledenvergadering anders wordt besloten. De vergadering besluit het bestuur te mandateren om toestemming te verlenen voor aanpassingen in het kader van de WMO en het overstappen naar een andere verzekeraar. 14. RONDVRAAG EN SLUITING Rondvraag Trap naar berging De heer Van Beek wenst een trap naar zijn berging te maken. Voor een dergelijk verbouwingsverzoek zijn een aantal voorwaarden gesteld: er moeten tekeningen en berekeningen komen, er moet een vergunning aan worden gevraagd enz. De heer Van Beek heeft tekeningen van het verzoek aan het begin van de vergadering rond gedeeld. Omdat het verzoek geen agendapunt is, mag hier nu geen besluit over worden genomen. Echter aangezien Stadgenoot met haar ruime meerderheid van stemmen akkoord is en als alle aanwezigen akkoord zijn, dan is er geen probleem. In de volgende vergadering zal dan officieel toestemming worden gevraagd. Opgemerkt wordt dat de berging officieel niet als woonruimte gebruikt mag worden, tenzij de bestemming wordt gewijzigd. De heer Van Beek antwoordt dat hij hier een vergunning voor aan zal vragen. De vergadering gaat unaniem akkoord met het maken van een trap naar de berging ten behoeve van Egidiusstraat 97-III. De heer Engelberts geeft aan dat in zijn woning een verzakking lijkt te zijn en dat dit mogelijk wordt veroorzaakt door een verbouwing bij een van zijn buren. Hij vraagt of hier ooit is verbouwd en of hier toestemming voor is gevraagd. De heer Van Beek zal dit nagaan. Geluidsoverlast en muizen De heer Pasmans ervaart geluidsoverlast en heeft ook last van muizen. Beide klachten worden mogelijk veroorzaakt door zijn verlaagde plafond. De heer Pasmans vraagt of dit iets voor de VvE is. Mevrouw Bakker antwoordt dat muizenoverlast iets voor de eigenaar zelf is, tenzij het probleem door iedereen wordt ervaren en de VvE dit gemeenschappelijk op zou willen pakken. Ook het verlaagde plafond is iets voor de eigenaar zelf. Vloer De heer Engelberts vraagt of nieuwe eigenaars worden gewezen op de eisen waar een vloer aan moet blz. 5

6 voldoen. Geantwoord wordt dat deze eisen staan opgenomen in de splitsingsakte. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering en bedankt de leden voor hun aanwezigheid. Vastgesteld op de vergadering van voorzitter beheerder blz. 6

7 Besluitenlijst VvE Egidiusstraat (386) Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 7 maart 2016, aanvang 19:00 uur. 2. NOTULEN VORIGE VERGADERING 2.1 De notulen van de vergadering van 26 maart 2015 zijn vastgesteld. 4. JAARREKENING De vergadering stelt de jaarrekening 2015 unaniem vast en verleent het bestuur decharge voor het door haar in 2015 gevoerd financieel beleid 4.2 De vergadering besluit het positieve resultaat te verrekenen met de leden. 5. PLANMATIG ONDERHOUD 5.1 De vergadering verleent het bestuur mandaat voor de voorbereiding van het planmatig onderhoud (inspecteren, opstellen werkomschrijving en zo nodig opvragen offertes) en om de in 2016/2017 geplande werkzaamheden te laten uitvoeren, onder begeleiding van de VvE-beheerder. Dit conform de bedragen zoals opgenomen in het MJOB plus 10%. 7. VERZEKERINGEN 7.1 De vergadering gaat unaniem akkoord met het afsluiten van een rechtsbijstandsverzekering / OJD en een bestuursaansprakelijkheidsverzekering. 8. BEGROTING De begroting 2016 is met terugwerkende kracht per 1 januari 2016 vastgesteld. 9. INCASSOPROCEDURE 9.1 De incassoprocedure is vastgesteld. 10. DE SLECHTE STAAT VAN DE TWEE CANADESE IEPEN IN DE BINNENTUIN 10.1 De vergadering verleent het bestuur een mandaat van 1000 euro voor dit onderwerp (juridisch traject aansprakelijkheidsstelling opstarten). 12. VERKIEZING BESTUUR EN KASCOMMISSIE 12.1 De heer Van Beek, mevrouw Van der Tuin en mevrouw Benner worden tot bestuur benoemd Mevrouw De Schipper en de heer Pasmans worden tot kascommissie benoemd. 13. MANDATERING BESTUUR 13.1 Het bestuur is gemandateerd om toestemming te verlenen voor aanpassingen in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en het overstappen naar een andere verzekeraar. Beide mandaten worden verleend totdat in een ALV anders wordt besloten. 14. RONDVRAAG EN SLUITING 14.1 De vergadering gaat unaniem akkoord met het maken van een trap naar de berging ten behoeve van Egidiusstraat 97-III. blz. 7

8 Actiepuntenlijst VvE Egidiusstraat (386) Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 7 maart 2016, aanvang 19:00 uur. De heer Van Beek zal nagaan of er ooit een verbouwing is goedgekeurd waardoor er nu een verzakking is in de woning Egidiusstraat 121-I. Actie heer Van Beek Het bestuur zal kijken of het mogelijk is om de bomen te verwijderen. Dit zal ook voorgelegd moeten worden aan de andere VvE. Tevens zal de eigenaar van de boom aangeschreven worden door een jurist. Actie bestuur Inzake de kleuren voor het schilderwerk is er een 'kleurencommissie' samengesteld die een voorstel zullen doen aan alle bewoners. Actie kleurencommissie Mevrouw Bakker zal aan de heer Laan advies vragen om het schilderen van de bergingskozijnen en het herstel van het metselwerk van de bergingen, een jaar naar voren te halen. Actie beheerder Mevrouw Bakker zal de premies en voorwaarden van de rechtsbijstandsverzekering en van een OJD aan de heer Van Beek toezenden. Actie beheerder Mevrouw Benner en de heer Van Beek zullen proberen om de twee schotels aan de achterzijde te laten verwijderen. Mevrouw Benner en mevrouw Bakker zullen nagaan óf er een bruidsschat is ontvangen, wanneer dat is geweest en hoeveel dit was Actie beheerder / mevrouw Benner blz. 8