TIPS EN VALKUILEN VANUIT DE PRAKTIJK

Transcriptie

1 TIPS EN VALKUILEN VANUIT DE PRAKTIJK 18 oktober 2017

2 Geachte lezer, Hartelijk dank voor uw deelname aan het congres in de Sint Maartenskliniek in Nijmegen op 18 oktober. In dit document vindt u waardevolle tips en valkuilen m.b.t. Horizontaal Toezicht van de diverse sprekers van het congres. We wensen u veel leesplezier en hopen u gauw weer te mogen ontmoeten. Het NVMA Bestuur p.s. u kunt zich via onze website aanmelden voor ons digitaal magazine en nieuwsbrief zodat u op de hoogte blijft van het laatste nieuws omtrent de zorgadministratie. 2

3 HANNEKE HEINRICHS - BELEIDSADVISEUR EN PROJECTLEIDER HORIZONTAAL TOEZICHT, SINT MAARTENSKLINIEK Maak een plan: Het invoeren van Horizontaal toezicht vraagt om een projectmatige aanpak. Het raakt veel verschillende onderdelen binnen de organisatie en vergt betrokkenheid van alle medewerkers. Zorg dat duidelijk is wat er verwacht wordt en op welk moment. Investeer: Houd er in de business case rekening mee dat de organisatie voorbereid is op Horizontaal toezicht en een investering vraagt in benodigde capaciteit en geld. Zorg dat er vanaf de start genoeg middelen beschikbaar zijn om de voortgang er tijdens het hele project in te houden. Mindset: Succesvol uitvoeren van Horizontaal toezicht vraagt van alle medewerkers inzet om de registratie in één keer juist en tijdig uit te voeren. Zorg voor betrokkenheid en de juiste mindset binnen de gehele organisatie. Focus: Houd de aandacht gericht op de grootste risico s met de meeste impact, zeker voor de assurance verklaring en bijbehorende dossieropbouw. Voorkom de neiging om over alle punten en komma s afspraken te willen maken. Dat houdt het werkbaar. CORNELIS-JAN DIEPEVEEN, LANDELIJK PROJECTLEIDER HORIZONTAAL TOEZICHT ZORG Zorg ervoor dat je snel duidelijkheid krijgt over het Control Framework HT. Uit mijn ervaring blijkt dat tijdens Assurance onderzoeken het Control Framework nog wijzigt. Dit zorgt voor langere doorlooptijden en hogere kosten. Zorg dat je met de zorgverzekeraar blijft praten over transparantie en houdt niet achter, maar daag de zorgverzekeraar ook om daar flexibel mee om te gaan. Je bent niet in één maand over op Horizontaal Toezicht dus fouten blijven vooralsnog mogelijk. Het is dan zaak te zorgen dat partijen niet terugschieten in de kramp van wantrouwen en controles. Te makkelijk denken over het aantonen van de werking van beheersingsmaatregelen. De ervaring leert dat dit altijd meer tijd kost en dat de externe assurance provider altijd meer zekerheid wil hebben. Opgeven. Het gaat om een verbetertraject dat je niet in een paar maanden kunt afleggen. Dus als je tegenslag ondervindt bij de implementatie van Horizontaal Toezicht, geef dan niet op maar ga door en verbeter in kleine stapjes. 3

4 TIMO SPIJKERS - ACCOUNTMANAGER ZORG, QUORATIO Blijf praten: Wees eerlijk en transparant naar alle interne en externe stakeholders binnen het proces. Leg problemen op tafel en bespreek deze. Zorg voor bestuurlijk draagvlak. Het belang van horizontaal toezicht en het declaratieproces in control moet duidelijk zijn bij de Raad van Bestuur. Niet alle partijen meenemen in het proces. Registratie aan de bron is essentieel bij het opzetten van de three lines of defence. Betrek medisch specialisten bij de implementatie, zodat zij weten waarom juiste, tijdige en volledige registratie belangrijk is. Niet de juiste mensen op de juiste plaats. Horizontaal toezicht is een lang en complex traject. Om dit een succes te maken is het van belang medewerkers met de juiste competenties op de juiste plaats te hebben. Ook is het van belang om dedicated projectleiders aan te stellen die zijn vrijgemaakt voor horizontaal toezicht. CAROLINE VAN VLIET, OPLEIDINGSCOÖRDINATOR, VUMC ACADEMIE Betrek vooral mensen uit uw eigen organisatie bij het opzetten van Horizontaal Toezicht. Op deze wijze blijft de kennis in huis en wordt de continuïteit gewaarborgd. Besteed voldoende tijd en aandacht aan het (aanvullend) opleiden van de mensen in HT. Het betreft niet alleen een project, maar vooral een manier van werken. De Raad van Bestuur dient actief uit te dragen dat compliant registreren en declareren van groot belang is voor het huis. Dit is belangrijk om draagvlak te creëren in de organisatie. Verstrikt raken in het aanbod van scholingen over HT. Hoe maakt u daarin de juiste keuze? De tips & valkuilen zijn mede mogelijk gemaakt door de afdeling DBC-beheer VUmc & VUmc Academie. 4

5 PETRA VAN ZEELAND - MANAGER ZORGADMINISTRATIE, ERASMUS MC Gebruik Horizontaal Toezicht om je organisatie nog meer compliant in te richten. Doorleef het met een team van eigen medewerkers en omarm de dynamiek. Maak het daarmee onderdeel van het dagelijks werk in afstemming met de zorgverzekeraars. Zie het niet als een certificering achteraf. Overleg met de intern team en de zorgverzekeraars veel over interpretaties en processen. Leer met elkaar dezelfde taal te spreken. Aantoonbaarheid vraagt een andere manier van werken en denken: Een externe auditor moet kunnen verifiëren dat controlemaatregelen in gebruik zijn en consequent worden uitgevoerd. De algehele totstandkoming van bevindingen moet reproduceerbaar zijn middels dossieropbouw De continuïteit van uitvoering van controlemaatregelen dient periodiek gecontroleerd te worden. Zorg daarom voor een gedegen dossieropbouw, zet hiervoor de kennis van de accountant of audit afdeling in. Horizontaal Toezicht is een middel, geen doel. Blijf op de hoofdlijnen en verzand niet in de details. Zorg voor gelijkwaardigheid tussen zorgverzekeraars en zorgaanbieders. Horizontaal Toezicht is geen Handreiking

6 SYLVIA VERHOEF, DIRECTEUR, DE ZORGINFOSTRAAT Besteed vanaf het begin ruim aandacht aan verandermanagement. Voor allerlei betrokkenen betekent Horizontaal toezicht veranderen. Veranderen van attitude, van werkwijze, van eisen en verwachtingen. Stel een goede verandermanager aan en zorg dat deze genoeg tijd krijgt voor de taak. Betrek de diverse ondersteunende diensten en zorg voor goede onderlinge samenwerking bij de realisatie van Horizontaal toezicht. Er zonder meer van uitgaan dat de benodigde kennis en kunde aanwezig is in de instelling. Bepaal wat nodig is (SOLL) en toets betrokkenen daarop (IST). Trek dan een plan om kennis en kunde van medewerkers aan te vullen en te vergroten of voor ontbrekende kennis en kunde externen in te zetten. Op managementniveau plannen uitdenken en maken en vergeten vanaf het begin medewerkers mee te nemen in de gedachten, kennisopbouw en plannen. Hierdoor blijkt later gebrek aan motivatie bij medewerkers om volop mee te werken terwijl zij zullen moeten zorgdragen voor borging. Benodigd niveau van projectmanagement en projectmatig werken wordt onvoldoende gezien. 6

7 ASTRID RIJKE-APPELMELK - ZORGCONTROLLER, PROJECTCOÖRDINATOR HT, GELRE ZIEKENHUIZEN ROY GÖBBELS - PROJECTLEIDER HORIZONTAAL TOEZICHT, LAURENTIUS ZIEKENHUIS MAARTEN VERHOEVEN - ZORGCONTROLLER HORIZONTAAL TOEZICHT, SINT MAARTENSKLINIEK Heb HART voor de zaak en wees HARD voor de zaak! Het hebben van een ondersteunende tool voor het signaleren van de risico s (controle punten) is een must! Het hebben van een goed beheerd ZIS dat proactief de gebruiker beschermt tegen het maken van fouten is zeer gewenst. De afdeling Zorgregistratie of Zorgcontrol is de spil in het samenwerken en verbinden van de betrokkenen in het ziekenhuis. Pak die rol en zorg voor backup vanuit het management! Betrek de afdeling AOIC en/of de compliance officer vanaf het begin van het project bij het ontwerp en opstellen van het Control Frame-Work (risicomatrix). Veel beheersmaatregelen werken uitstekend. Als je die gebruikt, let dan op het aantoonbaarheidsaspect!. M.a.w. de werking dient wel aantoonbaar te zijn. Bouw een harde STOP in voor de nog te factureren zorgproducten als daarop een aantal risico s open staan die van invloed zijn op het declareren van een 100% goede nota. Blijf leren en verbeteren door het analyseren van de openstaande risico s op de harde STOP op de nog te factureren zorgproducten. Zorg als team dat je goed uitgerust én goed uitgerust bent! Bespreek tijdens het kwartaalgesprek met de zorgverzekeraars de inperking van hun controles. Horizontaal Toezicht vanuit de processen optuigen i.p.v. top down. Gedurende de projectfase van HT kan de Zorgregistratie het (tussen het reguliere werk door) projectwerk er niet even bij doen. Zachte heelmeesters maken stinkende wonden! Beperk het aantal beheersmaatregelen per risico! Voorkom een overkill. Een beheersmaatregel werkt maar is niet aantoonbaar! Ad-hoc klussen leiden het structureel werken af! Ad-hoc klussen zijn leuker om te doen dan structureel werken! Het vaststellen of een risico teruggelegd dient te worden bij de bron is één, het realiseren daarvan is twee. 7

8 Het bedenken van een beheersmaatregel gaat snel. Het ontwikkelen, beschrijven en implementeren van een beheersmaatregel kan heel lang duren. Voorkom dat je als Zorgregistratie verzandt in de details om 100% zekerheid te willen verkrijgen. Goed is goed genoeg. Gebrek aan draagvlak binnen de zorginstelling. Vergeet de (goede) communicatie met de zorgverzekeraars niet en betrek ze tijdig bij Horizontaal Toezicht. Denk er niet te licht over NVMA - VERENIGING VOOR ZORGADMINISTRATIE EN INFORMATIE De NVMA bevordert de kwaliteit van de zorgadministratie binnen de gezondheidszorg. De vereniging is een ontmoetingspunt voor alle werkers in de gezondheidszorg, die op welke wijze dan ook betrokken zijn of belang hebben bij deze zorgadministratie. Meld u zich via de website aan voor onze nieuwsbrief en digitale magazine. W. E. nvmacongres@gmail.com 8