We hebben een sterk partnership waarin we elkaar aanvullen. Meilink optimaal verbonden dankzij oplossingen van Unica Schutte ICT

Transcriptie

1 We hebben een sterk partnership waarin we elkaar aanvullen Meilink optimaal verbonden dankzij oplossingen van Unica Schutte ICT

2 Meilink is met 300 medewerkers, vijf productievestigingen, VPS uit Rotterdam (vracht- en transportbemiddeling) en IPS Technology (ingenieursbureau) marktleider in de Benelux op het gebied van industrieel verpakken. Hoe kwetsbaar, exclusief en afwijkend van formaat een product ook is: het Meilink-team verpakt en vervoert het. Onder het motto Any challenge, any time, gaat Meilink wereldwijd elke verpakkingsuitdaging aan. Dit doet Meilink met de zeven ketenoplossingen: het verzorgen van ontwerp, optimalisatie, verpakkingen, in- en verpakken, opslag, distributie en transport. Daarmee is Meilink voor de opdrachtgever een kostenefficiënt verlengstuk voor het verpakken en leveren van (kapitaal)goederen aan de eindklant. De ICT-omgeving van Meilink staat on-premise en wordt beheerd door Unica Schutte ICT. Daarnaast maakt Meilink gebruik van diverse diensten uit het verbindingen portfolio; wifi wordt ingezet op de vestigingen en in de hallen van Meilink, ook lijnverbindingen tussen de vestigingen worden door Unica Schutte ICT verzorgd. Daarnaast gebruikt de organisatie vaste- en mobiele telefonie uit het telefonieportfolio van Unica Schutte ICT.

3 Meilink en ICT Rol van ICT-afdeling Meilink werkt sinds 2014 samen met Unica Schutte ICT op het gebied van kantoorautomatisering. Erwin ten Elshof is ICT-coördinator bij Meilink. Hij vertelt over de keuze om beheer uit te besteden: Vroeger kon je het je veroorloven om zelf wat te knutselen, maar dat is nu wel anders. ICT-ontwikkelingen halen je in, het is bijna niet te doen om van alles op de hoogte te blijven. Het voordeel van uitbesteding is dat we met onze vragen direct terecht kunnen bij Unica Schutte ICT waar mensen werken met specialistische kennis, die je van de juiste antwoorden kunnen voorzien. Daardoor word je snel geholpen. In korte tijd is het aantal medewerkers van Meilink bijna verdubbeld door overnames, wat vanzelfsprekend ook effect heeft op de performance van de ICTinfrastructuur. Daarom is Meilink gemigreerd naar een nieuwe on-premise omgeving. Deze omgeving wordt door Unica Schutte ICT beheerd en is afgestemd op de (groei)behoeften van de organisatie. De ICTafdeling van Meilink kan zich daardoor focussen op gebruikersondersteuning. Daarover vertelt Ten Elshof: Dit doet de ICT-afdeling door kennis te delen, degelijke oplossingen te bieden en te focussen op de toekomst van ICT binnen de organisatie. Daarnaast is het van belang om op alle locaties de werkwijzen van ICT samen te voegen. Denk hierbij aan de gebruikerservaring bij het opstarten van je computer. Iedere medewerker dient daar hetzelfde startscherm te zien. Ook wordt het wifi-gastennetwerk op iedere locatie op dezelfde manier uitgerold. Wij moeten als We hebben een helicopterview waarbij we de behoeften van de medewerkers in kaart brengen ICT-facilitator voor Meilink ervoor zorgen dat we een helicopterview hebben waarbij we ook de behoeften van medewerkers in kaart brengen. Deze informatie hebben we nodig om Unica Schutte ICT genoeg informatie te geven om projecten goed uit te voeren. Wifi in de fabriekshallen Meilink heeft een nieuw wifi-netwerk uitgerold over al haar kantoren, maar ook de productiehallen worden van wifi voorzien: We hebben de blauwdruk bedacht en deze is nu uitgerold over alle locaties. Daardoor zijn alle aansluitingen al beschikbaar, wat ons straks bij de installatie veel tijd gaat schelen. We gaan wifi in de hallen inzetten voor barcodescanning, waardoor we direct alle binnenkomende en uitgaande producten kunnen bijhouden. Zo weet je ook direct in welke hal iets is opgeslagen. Hierdoor is het proces gemakkelijk te volgen en kunnen we op basis van de scanmomenten doorlooptijden berekenen. Dit wordt een groot project dat veel gaat opleveren voor de organisatie, vertelt Ten Elshof.

4 Snelle mobiele telefonie dankzij self service Dankzij de mobiele telefonie dienstverlening van Unica Schutte ICT kunnen we onze medewerkers optimaal bedienen. We maken gebruik van een Self Service Portal waarin we nieuwe simkaarten of nieuwe abonnementen kunnen aanvragen en waarin nummers door ons gekoppeld kunnen worden aan simkaarten. Ook hebben we de mogelijkheid om zelf abonnementen stop te zetten. Hierdoor kunnen we onze medewerkers snel van dienst zijn en blijven we zelf in control. De migratie van telefonie verliep vlekkeloos VoIP telefonie Meilink ging een transformatie door op het gebied van vaste telefonie. In het verleden werd gebruik gemaakt van een traditionele ISDN centrale per vestiging. De wens lag er om video conferencing mogelijk te maken. Door advies van de telecomspecialist van Unica Schutte ICT konden we onze video conferencing wens breder trekken door ook alle vestigingen middels VoIP met elkaar te verbinden. Dit was een mega-ingreep, die zeker niet onderschat werd door Meilink: Alle telefoons moesten vervangen worden, ook diende er een nieuw nummerplan te worden gemaakt waarbij we in kaart hebben gebracht welke telefoonnummers overgenomen moesten worden, welke lijnen opgezegd moesten worden en bij wie inkomende bellers terechtkomen. Daarvoor hebben we een migratieplan opgesteld. De migratie verliep vlekkeloos. Om 9 uur s ochtends ging de oude telefoon nog, om twee minuten over 9 konden we met de nieuwe toestellen bellen. De receptiemedewerkers hebben een mini-opleiding gehad van één van de telecomengineers van Unica Schutte ICT en waren betrokken bij het testtraject. Ze weten nu exact hoe het werkt; ze gaan met de nieuwe toestellen om alsof ze nooit anders hebben gedaan. Deze mini-opleiding is een belangrijke factor geweest in dit traject. Doordat de receptiemedewerkers deze cursus hebben gevolgd, is de verandering in de organisatie snel geaccepteerd. Samen werken aan ICT Meilink tekende het samenwerkingscontract zo n twee maanden na het eerste gesprek. Het gesprek kwam tot stand nadat Meilink via de website van Unica Schutte ICT een contactformulier invulde. Ten Elshof vertelt: Vanaf het kennismakingsgesprek was er al een klik. Sindsdien verliep de samenwerking soepel, wat ervoor zorgde dat we snel tot een overeenkomst konden komen. Ook tijdens ICT-vraagstukken en projecten verloopt de samenwerking goed: Het zijn fijne mensen om mee samen te werken, waarbij met ons meegedacht wordt in de oplossingen. Je hoeft het niet altijd met elkaar eens te zijn, want dan pas heb je onderwerpen om over te sparren. We zijn continu met elkaar in gesprek en vullen elkaar aan. Als ik een uitdaging heb, dan wordt er meegedacht. Zo ontstaan er van beide kanten ideeën, deze worden op een mooie manier samengebracht tot een goede oplossing. Deze werkwijze van Unica Schutte ICT sluit goed aan bij onze organisatie.

5 Ambachtsweg BA Lemelerveld Science Park 5204 Eindhoven 5692 EG Son