Een efficiënt verzuimbeleid opstellen doet u zo

Transcriptie

1 Een efficiënt verzuimbeleid opstellen doet u zo Dag van de Payroll Professional 2018 Peter Beeusaert Senior Consultant SD Worx

2 Agenda 1. Context ziekteverzuim 2. Aanwezigheidsbeleid: beleid & leiderschap 3. Beyond the classics! 2

3 3 1. Context ziekteverzuim

4 Omschrijving verzuim en soorten Verzuimde tijd = De tijd waarin geen prestaties geleverd worden, terwijl de arbeidsovereenkomst dit wel voorziet Verzuim = Onverwachte, niet ingeplande afwezigheden van het werk waarbij de oorzaak (en het initiatief) bij de medewerker ligt Soorten: Ziekteverzuim Zwangerschap, geboorte, vaderschap of adoptie Verzuim t.g.v. arbeidsongevallen Verlof om dwingende redenen (sociaal of familiaal verlof) Ongewettigde afwezigheid Klein verlet Educatief verlof Diverse vormen van loopbaanonderbreking 4

5 Soorten: Het strikte verzuim = onbeperkt in duur waarop de werkgever een zekere impact heeft Ziekteverzuim Verzuim t.g.v. arbeidsongevallen Ongewettigde afwezigheid Wat verstaat jouw organisatie onder verzuim en wat willen jullie meten? 5

6 Ziekteverzuim in België Stijgende trend = Verzuimpercentage Totaal aantal dagen verzuim x 100 Potentieel te presteren dagen Het langdurig ziekteverzuim heeft het kortdurend ziekteverzuim reeds ingehaald 6

7 Omschrijving verzuim en soorten VERZUIM IS EEN IJSBERGFENOMEEN Verzuimcijfers zijn een interessante graadmeter voor de totale conditie van een organisatie. Omdat het iets zegt over de toestand van haar werknemers. Bedrijven staan hoofdzakelijk bovenop de ijsberg en blijven vooral de zichtbare symptonen aanpakken. Het is echter net onder de waterlijn dat u het verschil kan maken. 7

8 Waarom aandacht schenken aan verzuim? Operationele noodzaak: Kosten Staffingsproblemen Strategische noodzaak: Tevredenheid en motivatie van de medewerkers Employer branding (imago) Impact op de organisatieresultaten Result = HR Processes (beleid) x Leadership Verantwoordelijkheid van iedereen! 8

9 Kost van verzuim Directe kosten Loonkost: gewaarborgd loon, aanvullende verzekeringen, patronale bijdragen Productiviteitsverlies Indirecte kosten Interne vervanging (overuren door collega s, administratie HR en lijnmanager, ) Externe vervanging van de afwezige medewerker (interim, tijdelijke aanwerving, opleiding nieuwe medewerker, ) Niet direct meetbare kosten Kwaliteitsverlies Negatieve effecten op klantenrelaties Versterken negatieve attitude en motivatieverlies medewerkers 9

10 Wat is in België, de gemiddelde directe kost van ziekteverzuim per medewerker per jaar? A. 250 per mw per jaar B. 500 per mw per jaar C. 750 per mw per jaar D per mw per jaar E per mw per jaar 10

11 11 2. Aanwezigheidsbeleid

12 Noodzakelijke elementen mbt de aanpak Verzuimbeleid X Leiderschap = Resultaat Proces (change) 12

13 Verzuimbeleid Inhoud Proces (!!) = change management 13

14 Acties 14

15 De werkfase: preventie Werken aan: - Werving en selectie; Person-Environment-Fit - Fysieke werkomgeving - Betrokkenheid en motivatie - Duidelijke functiebeschrijvingen - Werksfeer - Stijl van leidinggeven - Ontwikkeling, beloning, Opvolging verzuimcijfers, ook door LG Leeftijds- en genderpolitiek (diversiteit) Functioneringsgesprekken Vertrouwenspersonen 15 HELE POPULATIE RISICOGROEPEN INDIVIDU

16 Verhogen van de verzuimdrempel Werken op doel- of risicogroepen - Waarin verschillen de probleemgroepen van de anderen? - Waarom zouden ze meer gevoelig kunnen zijn voor bepaalde verzuimoorzaken? - Waar kunnen/willen we iets aan doen? - Wat zijn de gevolgen als we niets doen? HELE POPULATIE Ziekteverzuimregistratie (transparantie + bruikbaarheid) Ziekmeldingsprocedure (AR) - Zo concreet mogelijk - Duidelijk communiceren - Consequent toepassen RISICOGROEPEN INDIVIDU 16

17 17 Ziektemelding

18 Controle-arts? Bevoegdheid (art. 31 WAO): - Nagaan of medewerker werkelijk arbeidsongeschikt is - Verifiëren van de duur van de arbeidsongeschiktheid en andere medische gegevens voorzover noodzakelijk voor de toepassing van de wetgeving ivm gewaarborgd loon - Alle andere vaststellingen = beroepsgeheim Mogelijkheden: - Nooit - Altijd, bij elke zieke - Willekeurig (bv elke 5e ziektemelding) - Gericht, bv enkel op vraag van leidinggevende of vanaf bepaalde frequentie of Bradfordfactor (trigger) 18

19 Controle-arts? Geen doel op zich; (laatste) middel om afwezigheden bespreekbaar te maken/houden Voordelen: - Mogelijk afschrik-effect op korte termijn - Signaalfunctie van opvolging, best in combinatie met een verzuimgesprek! Nadelen: 19 - Kost - Schendt het vertrouwen tussen medewerker en werkgever => tegendraadse reactie van sommige medewerkers - Geen lange termijneffect - 90% wordt diagnose van huisarts bevestigd = (2de signaalfunctie)

20 Verlagen van hersteldrempel Contact houden tijdens afwezigheid! Kleine attentie bij langdurig zieken HELE POPULATIE Beleid mbt langdurig zieken ( geesten ) Herstelmelding Terugkomgesprek Re-integratie mogelijkheden (aangepast werk, medisch deeltijds, ) Medische overmacht bij permanente ongeschiktheid RISICOGROEPEN INDIVIDU 20

21 Verzuimprotocol Ziektemelding? Ziektebriefjes? Controlearts? Werkhervatting/re-integratie? Gesprekken? Verslaggeving bij gesprekken? 21

22 Leiderschap Day-to-day leadership Juist kompas Proces (!!) = change management 22

23 Day-to-day leiderschap Gedrag Het kader qua gezondheid Zichtbare context Zichtbaar Ervaring, kennis, vaardigheden, attitude Emoties Normen & waarden Persoonlijkheid Minder zichtbare context Moeilijk Zichtbaar 23

24 Aandacht voor het belang van de medewerker Leiderschap Mogelijke houdingen als leidinggevende Meehuilen, bemoederen, zorgen Streng maar rechtvaardig peoplemanagement Ik doe mee omdat het moet Aanpassen of eruit Aandacht voor het belang van de organisatie 24

25 Noodzakelijke elementen mbt de aanpak Verzuimbeleid X Leiderschap = Resultaat Proces (change) 25

26 26 3. Beyond the classics!

27 Klassieke aanpak van verzuim = opstellen van een verzuimbeleid Ziektemeldingsprocedure Ziektemeldingsgesprek Attest Contactgesprek Controle-artsen Terugkomgesprek Re-integratiegesprek Arbeidsgeneesheer Re-integratieafspraken (Veel)verzuimgesprek Verzuimcoach Opvolgingsgesprek Signaalgesprek 27

28 Klassiek aanpak vs preventief werken Preventief werken? 28

29 Oorzaken van verzuim? 29

30 Meer en meer wordt data ingezet Typische data in kader van ziekteverzuim Ziekteverzuimpercentage: Kort Lang Extra lang Percentage ziekteverzuimers: zowel ziekteverzuimers als nulverzuimers Frequentie van het verzuim: zowel totale populatie als verzuimers Gemiddelde ziekteduur: zowel totale populatie als verzuimers Bradfordfactor: 30 zowel totale populatie als verzuimers

31 Toegevoegde waarde HR heeft er moeite mee om sterker datageoriënteerd te worden Om meer aan te sluiten bij de realiteit proberen veel organisaties een HR-capaciteit uit te bouwen gebaseerd op feiten, maar vaak geraken ze niet voorbij het maturiteitsniveau van de scorecard en de enquête. HR-rapporten HR-analytics Voorspelling Surveys Correlatie Oorzakelijk verband Benchmarks Operationele dashboards Metrics HR-maturiteit Bron: Investing in People, Wayne Cascio & John Boudreau, Dec 8, 2010, FT Press, aangepast door SD Worx 31

32 Waarom een predictief model? 1. Voorspellen van onverwachte, ongeplande afwezigheden Ziekte Arbeidsongevallen Ongewettigd afwezig Gewettigd afwezig Familiale gebeurtenis Dwingend familiaal verlof 2. Meerwaarde voor organisaties? Zicht krijgen op de toekomstige capaciteit Zicht krijgen op de toekomstige verzuimkost Zicht krijgen op predictoren en zo proactief sleutelen aan de elementen die verzuim voorspellen 32

33 Anticiperen op onverwacht verzuim door middel van predictive analytics Welke factoren bepalen onverwacht verzuim? 1. Werklast 5. Afwezigheden uit het verleden Verzuim 2. Engagement 4. Karakteristieken medewerker 3. Performance & Talent Reviews 33

34 34

35 35

36 Berekeningen model Arbeiders 36

37 Berekeningen model Bedienden 37

38 Predictief model mbt verzuim Belangrijkste hefbomen die leiden tot minder kort verzuim: specifieke klantcase (niet te veralgemenen!) Bedienden: Hebben van voldoende afwisseling Oog voor welzijn van de WN Gemotiveerd om sterke prestaties neer te zetten Werk biedt mij voldoende uitdaging Vaststelling: Management is minder afwezig dan de medewerkers Arbeiders: Op mijn afdeling heerst een goede sfeer Voldoende ondersteuning leidinggevende Ik spreek met trots over de organisatie bij anderen In de organisatie wordt open en eerlijk gecommuniceerd Vaststelling: Site 1 /Site 2: betere cijfers, Site 3 negatievere cijfers 38

39 78% Accuraatheid Menselijk gedrag! 39

40 Recap 1 Ziekteverzuim kent een stijgende trend 2 Een goed aanwezigheidsbeleid heeft een positieve impact op ziekteverzuim 3 Een goed aanwezigheidsbeleid bestaat uit een goed inhoudelijk beleid, sterk toegepast leiderschap en bovenal een procesaanpak 4 Aan verzuim werken is echter meer dan een klassiek verzuimbeleid opzetten 5 Data beschrijft de ziekteverzuimsituatie op een objectieve manier 6 Ziekteverzuim kan echter zelfs voorspeld worden, zodat u gecibleerd op de oorzaken kan werken

41 Vragen? 41

42 SD Worx Consulting People & Digital Transformation Peter Beeusaert Senior Consultant 0486/