HR beleid zichtbaar maken door indicatoren. Edgard Meuleman Managing Consultant

Transcriptie

1 HR beleid zichtbaar maken door indicatoren Edgard Meuleman Managing Consultant

2

3 SD Worx Organisatiestructuur KMO GO AS Overheid Internationaal Competence & Consultancy Divisie Aanvullend Aanbod Research Training Consultancy (HR, Tax & Legal) Automation Outsourcing

4 Inhoud Kaderen van het onderwerp KPI strategisch en tactisch/operationeel KPI s rapporteren Discussie

5 Herkomst van de behoefte aan zichtbaar maken van HR inspanning? Consciousness Age Culture Capital Information Age Intellectual Capital Value management Communicatiemanagement Kennismanagement Industrial Age Quality of Product Qualitymanagement Agrarian Age - Manpower Manpower management Time

6 Best Practice of niet Er bestaat geen normenstelsel over KPI s Er is een overaanbod aan KPI s als gevolg van het quality tijdperk Iedereen dient zelf creatief te zijn in functie van de eigen context Vraagstelling: is er een beleid, kennen we het beleid en welke elementen maken het beleid zichtbaar? Voorkom de valkuil van het domino-effect van KPI s door zelf een set van strategische KPI s te ontwikkelen.

7 Meten en vergelijken Targets bepalen via benchmarking: Basis (nulmeeting) eigen meting Hoe doe ik het nu? Historisch interne vergelijking Hoe doe ik het nu in vergelijking met vroeger/gisteren? Best practice in huis interne vergelijking Hoe doe ik het ten opzichte van anderen in huis? Vergelijkbare anderen organisatievergelijking Hoe doe ik het ten opzichte van de andere organisaties? Beste in eigen streek/land alle organisaties Hoe doe ik het ten opzichte van de beste in het gewest, in t land?

8 Inhoud Kaderen van het onderwerp KPI strategisch en tactisch/operationeel KPI s rapporteren Discussie

9 Beleid zichtbaar maken gaat over Strategisch denken en handelen (impact 3 tot 5 jaar) Tactisch denken en handelen (impact 1 tot 3 jaar) Operationeel denken en handelen (impact lopend jaar)

10 Staffing Strategisch: Geprojecteerde budgetevolutie versus aantal toekomstige vacatures Leeftijdsopbouw in vergelijking met geplande vacatures % ingevulde vacatures intern versus extern Aantal leidinggevende functies die intern ingevuld worden Tactisch/operationeel: Aantal spontane sollicitaties Succesratio van spontane sollicitaties Doorlooptijd van de invulling van een vacature

11 Arbeidsvoorwaarden Strategisch: Toekomstige comp & Ben kostontwikkeling Kostontwikkeling Benefits en lonen Leeftijdspyramide in relatie tot kostontwikkeling Kostontwikkeling medisch / non medisch Kostontwikkeling leidinggevend / niet leidinggevend Tactisch/operationeel: Actuele loonkostrapportering Gemiddelde loonkostrapportering per functiegroep, leeftijdsgroepen, gender

12 Performance Strategisch: Verhouding tussen geplande vacatures en het potentieel aan interne kandidaten Graad van flexibiliteit in inzetbaarheid door toegenomen employability van medewerkers. TVO linken aan patiëntentevredenheid Tactisch/operationeel: Rapporteren hoeveel documenten prestatiemanagement er ingevuld werden Gemiddelde evaluatiescore algemeen, functiegroepen, afdelingen, leeftijdsgroepen Aantal aanvragen opleidingen Absenteïsmegraad algemeen, functiegroepen, afdelingen, leeftijdsgroepen Bradfordfactor (frequentie) Analyse TVO op afdeling, leeftijd, opleiding, soorten functies, diversiteit, gender

13 Development Strategisch: %medewerkers die opleiding volgen en die intern doorstromen Uren opleiding versus aantal medewerkers die evolueren in hun evaluatie Het verband tussen fouten dat zou moeten dalen versus het aantal uren opleiding. Tactisch/operationeel: Aantal uren opleiding Gemiddelde opleidingskost per uur Aantal medewerkers per doelgroep die opleiding volgen Gemiddelde evaluatie van de opleidingsinstituten.

14 Inhoud Kaderen van het onderwerp KPI strategisch en tactisch/operationeel KPI s rapporteren Discussie

15 KPI Groups Flow KPI s Retentie & Evolutie People specs Populatie samenstelling Action KPI s Tijd en kost 1 instroom % 1 man/vrouw 1 verzuim % 2 uitstroom % 2 leeftijdpyramide 2 prestatiegraad 3 bewegings % 3 anciënniteitspyramide 3 loonkostefficiëntie 4 netto evolutie 4 arbeider/bediende 5 deeltijds/voltijds

16

17 Zoeken naar Zoek nu Mijn startpagina Mijn strategie Mijn operationele Tools Sites Blogs Nieuws Inhoud - Mijn startpagina Geselecteerde favorieten op de startpagina: standaard startpagina opgeladen --- X + Mijn strategie + Mijn operationele zaken + Tools + Sites + Blogs + Nieuws - Communicatie Ziekteverzuim% --- X --- X --- X Afwezigheidsgraad Employee engagement index 68 % % medewerkers geëvalueerd --- X Loonkost/totale kost Q1 Q2 Q3 Q4 Vrijwillig verloop% --- X Helpdesk SP X --- X 35 dagen Doorlooptijd aanwerving

18 Aandachtspunten: Waar loopt het soms mis? We kijken niet naar de relevante dingen We maken geen keuzes We volgen alleen lag indicators op De indicatoren hebben geen eigenaar Er is geen verantwoordelijke voor de coördinatie van de scorecard, of heeft geen impact Er volgen geen acties op vaststellingen Er is geen kalender met afspraken over oplevering en rapportering We maken het te moeilijk We communiceren er niet over

19 Hoe HR-Rapportering gebruiken als managementtool? Beperk het aantal indicatoren per niveau van rapportering (strategisch, tactisch (HR thema(s) en operationeel (wettelijk verplicht) Bepaal welke indicatoren we aan de borden hangen (communicatie aan iedereen) welke voor directie zijn welke regelmatig besproken dienen te worden met leidinggevenden welke regelmatig dieper geanalyseerd moeten worden welke naast ad valvas ook naar overlegorganen gaan Bepaal de frequentie voor al de hoger vermelde indicatoren Maak uw eigen analyses en interpretaties en bespreek ze in overlegvergaderingen

20 Hoe HR-Rapportering gebruiken als managementtool? 7 stappen benadering 1. Organisatie strategie en Organisatie indicatoren 2. HR Strategie en HR Indicatoren 3. Actieplannen 4. Documenteren en verzamelen van gegevens 5. Analyseren, synthese maken en rapporteren 6. Managen en opvolgen van conclusies 7. Leren uit het proces en optimaliseren

21 Inhoud Kaderen van het onderwerp KPI strategisch en tactisch/operationeel KPI s rapporteren Discussie

22 Discussievragen Het waarom van indicatoren? Wat vertellen ze over het beleid? Hoe dynamiseer je het gebruik van indicatoren in een organisatie? Hoe diep ga je er mee in de organisatie? Geven indicatoren enkel het zicht van de achteruitkijkspiegel of ook het zicht van de voorruit? Werken we met kwalitatieve indicatoren of enkel cijfermatige?

23 Vragen Edgard Meuleman 03/