Beleid promotieonderzoek Dimence Groep. Datum: september 2018 Versie: Geactualiseerde versie 03 Auteur: CWO/RvB

Transcriptie

1 Beleid promotieonderzoek Dimence Groep Datum: september 2018 Versie: Geactualiseerde versie 03 Auteur: CWO/RvB

2 Inhoudsopgave Inhoud Pagina nummer 1 Inleiding 3 2 De mogelijkheden tot het uitvoeren van promotieonderzoek Subsidieaanvragen ter verkrijging van een promotieplaats Eisen voor goedkeuring van een subsidieaanvraag Werkwijze CWO Toekomstperspectief 7 3 Financieringsvormen van promotieonderzoek in de Dimence Groep 9 Bijlage 1 Call CWO 11 Bijlage 2 format begroting 13 Bijlage 3 Promotieplan format 14 Pagina 2 van 14

3 1 Inleiding De Dimence Groep wil bekend staan als kennisinstituut op het gebied van geestelijke gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening en welzijn. Om hier serieus aan te werken, is er binnen de Dimence Groep bewust veel ruimte voor opleiding en ontwikkeling. Specifiek wordt ruimte gegeven aan de mogelijkheden om promotieonderzoek uit te voeren binnen de Dimence Groep. Hiervoor is jaarlijks een budget beschikbaar van ,- Dit zijn geoormerkte gelden. Deze notitie is bedoeld om spelregels te formuleren voor het verdelen en beheren van de gelden die bedoeld zijn voor promotieonderzoek. Pagina 3 van 14

4 2 De mogelijkheden tot het uitvoeren van promotieonderzoek Binnen de Dimence Groep wordt een goed onderzoeksklimaat gestimuleerd. Hieronder valt de mogelijkheid voor medewerkers van de Dimence Groep om promotieonderzoek uit te voeren. Het uitvoeren van promotieonderzoek draagt bij aan de Dimence Groep als kennisinstituut voor de geestelijke gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening en welzijn. Daarnaast draagt de Dimence Groep daarmee bij aan de ontwikkeling van haar medewerkers. Binnen het beschikbaar gestelde budget kan een beperkt aantal promotieonderzoeken tegelijkertijd worden uitgevoerd en financieel worden ondersteund. Bij de toekenning van de financiering wordt rekening gehouden met een goede spreiding onder de verschillende disciplines. 2.1 Subsidieaanvragen ter verkrijging van een promotieplaats De Commissie Wetenschappelijk Onderzoek (CWO) stelt promotievacatures vast, passend bij de onderzoekslijnen van de Dimence Groep, waarop een subsidieaanvraag gedaan kan worden. Er wordt naar gestreefd om één keer per kalenderjaar een oproep te doen (op intranet) voor het indienen van subsidieaanvragen ter verkrijging van een promotieplaats De subsidieaanvragen dienen jaarlijks vóór een gestelde datum te worden ingediend bij de CWO overeenkomstig de daarvoor geldende voorwaarden. Een subsidieaanvraag bestaat uit: Het onderzoeksvoorstel; Een begroting (totaal en jaarspecificatie); Een opleiding/ontwikkelingsplan, waarin beschreven wordt hoe de promotie (in de tijd) zal worden uitgevoerd en worden gecombineerd met de al bestaande of overige werkzaamheden binnen de Dimence Groep. Motivatiebrief en Curriculum Vitae van de beoogd promovendus Goedkeuringsverklaring door leidinggevende en directie voor het promotietraject. Verklaring van een promotie commissie/ promotor verbonden aan een universiteit waarin wordt aangegeven dat de promovendus en zijn onderzoek ondersteund zal worden Pagina 4 van 14

5 Daarnaast moet de subsidieaanvraag voldoen aan de voorwaarden van het CWO, zie kader. De ingediende subsidieaanvragen worden beoordeeld door de CWO. Voorwaarden voor het indienen van een subsidieaanvraag: 1. Aanvragers dienen gebruik te maken van de door CWO aangegeven procedure en de beschikbaar gestelde formulieren/formats. 2. Aanvragers hebben een dienstverband voor onbepaalde tijd bij de Dimence Groep. 3. Subsidieaanvragen dienen in het Nederlands te zijn opgesteld tenzij anders is bepaald. 4. Subsidieaanvragen dienen uiterlijk voor de aangegeven deadline van het desbetreffende kalenderjaar door de CWO te zijn ontvangen. Subsidieaanvragen die na de deadline worden ingediend, worden tijdens de volgende ronde beoordeeld. 5. De CWO beoordeelt alleen volledig ingevulde subsidieaanvragen. 6. Indien voor de voorgestelde promotie subsidie of een andere financiële bijdrage bij derden is aangevraagd, doet de hoofdaanvrager daarvan mededeling in de aanvraag en verwerkt deze ook in de begroting. 7. De projectbegroting geeft inzicht in de baten en lasten van het project. De projectbegroting is voorzien van een toelichting. 8. Het promotieonderzoek moet binnen 9 maanden na goedkeuring door de RvB gestart kunnen worden. 9. Eenzelfde verzoek mag maximaal driemaal worden ingediend. 2.2 Eisen voor goedkeuring van een subsidieaanvraag Promotieonderzoeken moeten passen bij of in elk geval kunnen worden gerelateerd aan het overkoepelende onderzoeksonderwerpen van de Dimence Groep: Gepersonaliseerde zorg en zelfmanagement (met toelichting van waarden georiënteerde zorg), preventie en levensloop, positieve gezondheidszorg en als laatste gezondheidstechnologie. Promotieonderzoeken moeten goedgekeurd zijn door de CWO. De promotor en diens promotiecommissie van de universiteit dienen bekend te zijn en hun goedkeuring op schrift hebben gezet. Afspraken met promotoren dienen ten minste bekend te zijn bij CWO en Raad van Bestuur. De universiteit dient toe te zeggen dat de promovendus gebruik mag maken van de faciliteiten voor buitenpromovendi. Er moet een begroting zijn die aangeeft hoe de verschillende onderdelen van het promotietraject gefinancierd worden. Er moet schriftelijke toestemming zijn van de leidinggevende en van de directie van de betrokken stichting. Pagina 5 van 14

6 Er moet een promotieovereenkomst worden opgesteld, met daarin afspraken over het promotietraject. Dit zijn afspraken over: Jaarlijkse verantwoording aan de CWO; Verplichting tot kennisoverdracht; Inspanningsverplichting ten aanzien van het zoeken naar mogelijkheden tot externe financiering van het promotieonderzoek (i.s.m. CF&I); Duur van de periode dat het promotietraject vanuit de Dimence Groep financieel wordt ondersteund; als vuistregel geldt dat een promotieonderzoek maximaal vier jaar gedurende 8 uur per week wordt ondersteund. De 8 uur per week zijn gedurende deze vier jaar variabel in te zetten. Verwacht wordt dat de promovendus binnen twee jaar na afloop van de termijn dat er sprake was van financiële ondersteuning, is gepromoveerd. Koppeling met een (betaalde) functie binnen de Dimence Groep. Vervalt deze andere functie, dan vervallen ook de rechten op ondersteuning van het promotieonderzoek; Een terugbetalingsclausule bij wanprestatie of het niet nakomen van de verplichtingen; Een verplichting van beide partijen om lopende het onderzoek na te gaan op welke manier de Dimence Groep na de promotie kan profiteren van de verworven kennis en knowhow en op welke manier de promovendus een functie krijgt die recht doet aan die kennis en knowhow; Afspraken over het intellectueel eigendom. Als regel dient er minstens sprake te zijn van een gedeeld eigenaarschap over het intellectueel eigendom met de Dimence Groep; Op elke publicatie en presentatie moet de naam van de Dimence Groep genoemd worden als financier. Er moet een RvB-besluit ter goedkeuring van het uitvoeren van het promotieonderzoek zijn. Het ondertekende contract met de universiteit dient als bijlage te worden toegevoegd aan de promotieovereenkomst. 2.3 Werkwijze CWO Het subsidieverzoek wordt beoordeeld door de CWO. Om een gedegen inhoudelijk advies te geven aan de raad van bestuur hanteert de CWO de volgende werkwijze. De CWO: 1) Beoordeelt of alle gevraagde documenten aanwezig zijn: a) Is de leidinggevende en de directie akkoord (dit gebeurt d.m.v. een schriftelijke verklaring, die bij de subsidieaanvraag gevoegd is); Pagina 6 van 14

7 b) Is er een promotieplan (format is bijgevoegd), is dat promotieplan geparafeerd door promotor (promotores) en is er een intentieverklaring afgegeven door een promotor (promotores); c) Is er een begroting bijgevoegd (zie format) die voldoet aan de criteria; d) Is er een CV, motivatiebrief en een ontwikkelplan. In de motivatiebrief wordt onderbouwd waarom het onderzoek binnen één van de onderzoekslijnen van de Dimence Groep valt. 2) Een lid van de CWO beoordeelt het onderzoeksvoorstel op inhoud: a) relevantie voor de Dimence Groep (en geeft hieraan een zeker gewicht, al naar gelang er sprake is van een voorstel met een innovatief karakter); b) Kwaliteit van het onderzoeksvoorstel; c) haalbaarheid binnen de gestelde termijn; d) passendheid binnen het overkoepelende onderzoeksthema en de onderzoekslijnen van de Dimence Groep; e) de ingediende begroting in relatie tot het beschikbare budget; f) het toekomstperspectief (uitzicht op passende functie na beëindiging van de promotie); 3) beoordeelt de spreiding over de verschillende disciplines en stichtingen. 4) Voert een selectiegesprek met de aanvragers. Bij deze gesprekken zijn aanwezig vanuit de CWO: voorzitter CWO, lid CWO dat de aanvraag inhoudelijk heeft beoordeeld, lid cliëntenraad, manager HRM&D. De CWO brengt advies uit aan de raad van bestuur over de subsidieaanvragen, die voldoen aan bovenstaande criteria en passend binnen het beschikbare maximale budget. Deze subsidieaanvragen worden ter besluitvorming voorgelegd aan de raad van bestuur. De aanvrager ontvangt een schriftelijk besluit van de RvB en, bij toekenning van de promotieplek, een uitnodiging van de dienst HRM&D voor het opstellen van de promotieovereenkomst. 2.4 Toekomstperspectief Het binden van gepromoveerden aan de organisatie en het behouden van talent is belangrijk voor de Dimence Groep. Hiervoor is het nodig om promovendi toekomstperspectief te bieden. Om de binding te versterken worden promovendi gestimuleerd om hun zichtbaarheid in de organisatie te vergroten via diverse activiteiten, zoals bijvoorbeeld: netwerkactiviteiten (gesprekken met managers, directeuren, specialistische centra, verpleegkundig specialisten; Pagina 7 van 14

8 Pagina 8 van 14 samenwerkingsactiviteiten met onderzoeksinstituten en hogescholen/ universiteiten, voor detachering, onderwijs, inzet van masterthesis studenten voor het onderzoek; beroepsperspectief: HRM&D houdt gedurende en na het beëindigen van het promotieonderzoek contact met de promovendus en attendeert hem op mogelijkheden/kansen en ontwikkelingen binnen de organisatie, zodat de promovendus de opgedane kennis kan benutten; deelname aan onderzoek middagen en lunches; deelname aan de ontwikkeling van de behandelingen binnen de Dimence Groep, door zitting te nemen in commissies en deelname aan projecten.

9 3 Financieringsvormen van promotieonderzoek in de Dimence Groep Promotieonderzoeken worden op dit moment binnen de Dimence Groep op twee verschillende manieren georganiseerd: 1. Centraal door de Dimence Groep gefinancierde promoties en (deels) extern gefinancierde promoties. Dimence Groep investeert in centraal gefinancierde promoties op jaarbasis maximaal ,-. 2. Promotieonderzoeken gefinancierd door een organisatorische eenheid van de Dimence Groep (bijvoorbeeld binnen een OD, specialistisch centrum, stichting of opleiding). De financieringsvormen worden hieronder verder uitgewerkt. Ad 1. Centraal door de Dimence Groep gefinancierde promoties en (deels) extern gefinancierde promoties: Als er voor de promotie behoefte is aan geld vanuit het centrale budget, dan kan daar een verzoek voor worden ingediend volgens de hiervoor genoemde voorwaarden. De RvB geeft wel of geen toestemming om de promotie op het centrale budget te laten drukken. De Dimence Groep investeert op jaarbasis maximaal ,-. aan centraal gefinancierde promotieonderzoeken. De RvB spant zich in om dit bedrag structureel in de jaarlijkse begroting te hebben staan. Per promovendus wordt gemiddeld per jaar geïnvesteerd. Dit is mede afhankelijk van externe subsidies, de uitstroom van promovendi en de aard en omvang van het onderzoek. Een promovendus wordt maximaal vier jaar financieel ondersteund door de Dimence Groep. De haalbaarheid van het promotieonderzoek binnen deze termijn dient aangetoond te worden in het onderzoeksvoorstel. Indien de termijn van vier jaar overschreden dreigt te worden, dient voor voortzetting van het onderzoek toestemming te worden verleend door de directie/manager van desbetreffende organisatieonderdeel/stichting. De Dimence Groep verwacht dat de promovendus binnen twee jaar na afloop van de financiële ondersteuning is gepromoveerd. Onder het promotiebudget per promovendus valt: salariskosten (maximaal 8 uren arbeidstijd van de promovendus per week, incl. Sociale Lasten); salariskosten van een onderzoeksassistent(e) en/of secretariële ondersteuning maximaal 8 uur per week (incl. Sociale Lasten); het drukken van het proefschrift; Pagina 9 van 14

10 materiële kosten gemaakt voor het promotieonderzoek (zoals reiskosten en scholingskosten 1 ); voor alle kosten boven het toegekende jaarlijkse budget moeten eigen financiële middelen gezocht worden (extern laten subsidiëren, of financieren vanuit het eigen organisatieonderdeel (natuurlijk in onderling overleg). Het budget wordt geboekt op kostenplaats met een kostendrager die voor het promotieonderzoek aangemaakt is, zodat financiële sturing mogelijk is. De promovendus is verantwoordelijk voor de financiële sturing en verantwoording. De RvB van de Dimence Groep heeft het recht om vanwege zwaarwegende bedrijfsbelangen - met onmiddellijke ingang de financiering van promoties stop te zetten. Dit wordt vooraf vastgelegd in de promotieovereenkomst van de promovendi. Promovendi nemen deel aan bepaalde activiteiten (congresbezoek, refereermiddagen etc.). Deze activiteiten kunnen buiten de reguliere promotiedag vallen. Leidinggevenden geven in principe ruimte voor dit soort activiteiten (dit wordt in onderling overleg geregeld). Promovendi dienen jaarlijks SMART-geformuleerde doelstellingen in en leggen hierover verantwoording af met de halfjaarrapportages. Ad. 2. Promotieonderzoeken decentraal gefinancierd door een organisatorische eenheid van de Dimence Groep (stichting, ondersteunende dienst, een opleiding): Iedere organisatorische eenheid van de Dimence Groep kan ervoor kiezen budget vrij te maken om een promovendus te financieren. Over het voornemen vindt vooraf afstemming plaats met de directie van de dochterstichting. Ook dit type onderzoek dient net als alle andere onderzoek in de Dimence Groep te worden goedgekeurd door de raad van bestuur op advies van de CWO. De afspraken over de kosten van deze promovendus komen ten laste van het budget van de betreffende organisatorische eenheid. De algemene voorwaarden gelden, tenzij er andere afspraken gemaakt zijn met de organisatorische eenheid. Voor deze werknemers wordt dus ook een promotieovereenkomst opgesteld door de dienst HRM&D. De kosten voor het promotieonderzoek worden geboekt op de kostenplaats van de organisatorische eenheid, met een kostendrager voor het promotieonderzoek. Dit om financiële sturing mogelijk te maken. 1 Scholingskosten die onder het persoonlijke opleidingsbudget kunnen vallen worden hiervan uitgezonderd. Pagina 10 van 14

11 Bijlage 1 Call CWO Indienen van projectvoorstellen in het kader van promotie onderzoek De Dimence Groep initieert, stimuleert en financiert hoogwaardig onderzoek en wil in 2019 graag opnieuw een financiële bijdrage leveren aan promotieonderzoek. Om dit te organiseren zet de Commissie Wetenschappelijk Onderzoek (CWO) dit jaar weer een call uit waarbij alle disciplines op verschillende gebieden kunnen meedingen naar een financiering van promotieonderzoek. Een promotietraject wordt maximaal voor vier jaar financieel ondersteund. De afgelopen periode is er met de directies en de Raad van Bestuur tot een voorlopig voorstel gekomen om wetenschappelijk onderzoek in de Dimence Groep te richten op Waardengeoriënteerde zorg waarbij de focus ligt op de volgende vier onderzoekslijnen: 1. Gepersonaliseerde zorg en zelfmanagement 2. Preventie en levensloop 3. Positieve gezondheid 4. Gezondheidstechnologie Het is wenselijk dat het voorgestelde projectvoorstel zoveel mogelijk aansluiting vindt bij de lopende onderzoekslijnen. We willen onderzoekers die willen promoveren oproepen, om projectvoorstellen in te dienen. Voor wie? Alle disciplines met een vast dienstverband voor onbepaalde tijd bij de Dimence Groep. Wat vragen we van u? U dient uw projectvoorstel en aanmeldingsformulier uiterlijk 1 oktober 2018 in bij de CWO via het adres: onderzoek@dimencegroep.nl (onderwerp: Call CWO 2019) De aanvraag is in het Nederlands geschreven en bevat een financiële paragraaf met daarin een totaal begroting en een jaarlijkse begroting, die aangeeft hoe de verschillende onderdelen van het promotietraject gefinancierd worden. De aanvraag bevat een ontwikkelplan waarin aangegeven wordt hoe de opgedane kennis en ervaring in de toekomst ingezet zal worden. Er moet schriftelijke toestemming zijn van de leidinggevende en van de directie van de betrokken stichting. De promotor en diens promotiecommissie van de universiteit dienen bekend te zijn en hun goedkeuring op schrift hebben gezet. Afspraken met promotoren dienen ten minste bekend te zijn. De universiteit dient toe te zeggen dat de promovendus gebruik mag maken van de faciliteiten voor buitenpromovendi. Pagina 11 van 14

12 Een motivatiebrief waarin u aangeeft waarom uw project zou moeten worden gefinancierd door de Dimence Groep en in hoeverre het projectvoorstel past bij de onderzoekslijnen en/of het overkoepelende onderzoeksthema Waardengeoriënteerde zorg. Uw Curriculum Vitae Beoordelingsprocedure: Na het ontvangen van alle bovengenoemde documenten zal er een beoordeling plaatsvinden door CWO leden op: wetenschappelijke inhoud, haalbaarheid en de financiële paragraaf. De kandidaten die kans maken op subsidie worden uitgenodigd voor een verder verdiepend gesprek over de voorgenomen promotie. Vervolgens brengt de CWO advies uit aan de Raad van Bestuur. Voor eind 2018 ontvangt u het besluit van de Raad van Bestuur. U krijgt daarbij te horen of uw voorstel qua financiële ondersteuning door de Dimence Groep geheel, gedeeltelijk of niet is gehonoreerd; en, bij een positieve beslissing, eventueel ook onder welke voorwaarden. Wij nodigen u van harte uit uw innovatieve en inspirerende projectvoorstellen in te dienen! Commissie Wetenschappelijk Onderzoek, mede namens de Raad van Bestuur 20 juli 2018 Pagina 12 van 14

13 Bijlage 2 format begroting Omschrijving Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 Totaal Salariskosten (8 uur incl. Sociale Lasten) 2 Onderzoeksondersteuning Reiskosten Drukken boekje Andere zaken bijvoorbeeld kadobonnen voor respondenten, reiskosten respondenten, scholing behandelaren. -/- externe subsidie/financiering (indien van toepassing) TOTAAL 2 Dit is op te vragen bij de salarisadministratie Pagina 13 van 14

14 Bijlage 3 Promotieplan format Promotieplan Format Inhoud onderzoeksprotocol (kan afwijken afhankelijk van het type onderzoek) Inhoudsopgave Samenvatting Inleiding Aanleiding Achtergrond Probleemstelling, vraagstelling en doelstelling Probleemstelling Doelstelling Vraagstelling Deel/ onderzoeksvragen Hypothesen Uitkomstmaten Onderzoeksopzet Typering onderzoek Onderzoekspopulatie In- en exclusiecriteria Procedure Werving Interventie Randomisatie Toegang Ethische overwegingen en juridische aspecten Data verzameling Uitkomstmaten en meetinstrumenten Primaire uitkomstmaat Secundaire uitkomstmaten Data analyse Methodologische kwaliteit Middelen Totaalbegroting en jaarbegroting Ontwikkelplan (hoe wordt de opgedane kennis en ervaring in de toekomst ingezet?) Tijdsplan Literatuurlijst Bijlagen Pagina 14 van 14