Ons kenmerk U Beh. door B. Steffensen Afdeling Middelen, Facilitair Inkoop DIV

Transcriptie

1 Gemeente f) Bergen op Zoom Aan de leden en burgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: Archiefverslag 2018 Ons kenmerk U Beh. door B. Steffensen Afdeling Middelen, Facilitair Inkoop DIV 2 5 APR Datum t O nľrv, Doorkiesnr Bijlage(n) 2 Beste leden en duoburgerleden, Conform het bepaalde in artikel 3 van de Archiefverordening brengen wij jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad over de activiteiten ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Voor de verantwoording/verslaglegging heeft de VNG de zogenaamde KPľs ontwikkeld (Kritische Prestatie Indicatoren). Door het beantwoorden van deze KPľs blijkt of de gemeente aan de eisen van de wet- en regelgeving voldoet. Tevens brengen de KPľs een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt. Hierdoor kunnen de prestaties van gemeenten ter uitvoering van de Archiefwet 1995 onderling vergeleken worden. Het archiefverslag 2018 is opgemaakt op basis van deze. De in het archiefverslag opgenomen aanbevelingen zijn inmiddels vertaald naar actiepunten ter uitvoering door de ambtelijke organisatie. Het archiefverslag en de interne actiepunten vindt u in de bijlagen van deze brief. Gelijktijdig met deze brief wordt het verslag en de interne actiepunten ook toegezonden aan Gedeputeerde Staten. Dit conform de verplichtingen volgend uit de Archiefwet 1995 en de wet Revitalisering Generiek Toezicht. Daarnaast worden de stukken toegezonden aan het DB van de Intergemeentelijke Sociale Dienst Brabantse Wal. Dit omdat de ISD Brabantse Wal in de gemeenschappelijke regeling geregeld heeft dat wij belast zijn met de zorg en het beheer van het archief wat door de uitvoeringsorganisatie wordt gevormd. Het archiefverslag van de gemeente is derhalve ook van toepassing op de ISD Brabantse Wal. Ter aanvulling op het archiefverslag 2018 willen wij u graag informeren over het volgende: Naar aanleiding van het archiefverslag 2017 heeft de provincie vorig jaar nadere vragen gesteld inzake het ontbreken van een overzicht van informatie en ordeningssysteem bij de gemeente. Middels een brief hebben we de provincie op de hoogte gesteld van de stappen die wij willen nemen om te komen tot de gewenste situatie. Deze gewenste situatie willen we bereiken door de aanschaf en implementatie van een DSP-tool. Hierover hebben wij u per brief van 12 juli 2018 geïnformeerd. Graag informeren wij u hierbij over de stand van zaken ten aanzien van deze DSP-tool. De tooi is eind 2018 aangekocht. Op dit moment zijn we bezig met de technische implementatie. De verwachting is dat dit begin mei gerealiseerd is. Vervolgens staat de koppeling met het DMS Corsa gepland en krijgen DIV-medewerkers en beheerders van de tooi de benodigde trainingen. De implementatie in de organisatie is ingepland in het najaar. Jacob Obrechtlaan 4 Postbus 35 T B nv BNG rek. nr AR Bergen op Zoom 4600 AA Bergen op Zoom F (0164) B IBAN: NL41BNGH Contactvraw.bergenopzoom.nl lwww.bergenopzoom.nl KvK B BIC: BNGHNL2G

2 Wij hopen u hierbij voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, secretaris, burgemeester, Dhr. Th.J.M. Wingens MPA Dhr. dr. FA Petter

3 West-Brabants Archief rapportage gemeente Bergen op Zoom en ISD Brabantse Wal 2018 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven. Uitvoering conform de Archiefwet 1995 op basis van ' s (kritische prestatie indicatoren) VNG. West-Brabants Archief maart

4 Inleiding Met ingang van 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht (RGT) van kracht geworden. Om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 te ondersteunen, heeft de VNG een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPľ s) ontwikkeld. Dit op basis van de eisen die aan gemeenten gesteld worden door de archiefwetgeving. Door het beantwoorden van de bij de archief KPľ s behorende vragen blijkt of de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet. De archief 's bevatten de volgende te toetsen elementen: 1. Lokale regelingen 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden 4. Specifieke eisen digitale archiefbescheiden 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid 10. Middelen en mensen Deze KPľ s worden per hoofdstuk verder uitgewerkt. Specifiek benoemde aandachtspunten bij de huidige -meting van 2018 zijn 1. Lokale regelingen 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden 4. Digitale archiefbescheiden in het bijzonder 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Ter uitvoering van de RGT doet het college van B&W nu jaarlijks verslag aan de raad over de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente. Hierbij wordt het verslag overlegd dat door de archivaris is uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De betekenis van de in dit verslag gebruikte symbolen zijn: # é Deze constatering is redelijk tot goed Deze constatering vraagt aandacht en is risicovol # Deze constatering wordt beschouwd als taakverwaarlozing 2

5 Het vorige verslag is door uw college op 8 mei 2018 vastgesteld en op 16 mei 2018 met toelichtende raadsmededeling aangeboden aan de gemeenteraad. Op 20 juli 2018 ontving u van de provincie hun toezichtoordeel; voldoet. De provincie gaat, zoals eerder in de Informatiebrief van 19 januari 2018 over het Interbestuurlijk Toezicht is gememoreerd, uit van een jaarlijks toezenden van een verslag archiefbeheer van het college aan de raad. De verantwoording over de informatievoorziening plaatsen ze hiermee op gelijke hoogte met de jaarlijkse financiële verantwoording. De gemeente krijgt de kleur "groen" op de kaart, die de provincie in februari 2019 heeft gepubliceerd op de website Op 29 februari 2019 ontving u de brief met de resultaten systematisch toezicht. Per genoemd element van de KPľ s is hierna een conclusie met constateringssymbool en eventuele aanbeveling weergegeven. 3

6 J) 1 Lokale regelingen Op basis van het door het WBA uitgebrachte advies (november 2017) heeft de raad van de gemeente Bergen op Zoom de nieuwe Archiefverordening op 1 maart 2018 vastgesteld. Vervolgens is de Beheerregeling Informatiebeheer op 20 maart 2018 vastgesteld door het college. De nieuwe Archiefverordening is op 24 maart 2018 gepubliceerd op Overheid.nl en de Beheerregeling Informatiebeheer is op 4 april 2018 gepubliceerd. Op 23 maart 2018 is de Archiefverordening aan Gedeputeerde Staten medegedeeld. 1.5 Gemeenschappelijke Regelingen (GR) : de gemeente Bergen op Zoom heeft bij de gemeenschappelijke regelingen (voor een overzicht zie bijlage in het Beheerplan) voorzieningen getroffen voor de zorg van archieven. De betreffende taken zijn d.m.v. een Gemeenschappelijke Regeling gedelegeerd aan de nieuwe organisaties en ze zijn zelf verantwoordelijk voor hun bedrijfsvoering en de uitvoering van de aan hen gedelegeerde taken. Voor de in Bergen op Zoom gevestigde GR ISD Brabantse Wal ( Bergen op Zoom, Woensdrecht en Steenbergen) verzorgt de gemeente Bergen op Zoom voor deze GR de uitvoering van het archiefbeheer. De Archiefverordening en de Beheerregeling Informatiebeheer van de gemeente Bergen op Zoom zijn tevens van toepassing op de ISD Brabantse Wal. Op basis van een bruikleenovereenkomst werden in 2012 door de gemeenten Woensdrecht en Steenbergen de lopende dossiers van de WWB-cliënten ter beschikking gesteld aan de gemeente Bergen op Zoom. De bruikleenovereenkomst is in 2017 verlengd. De terbeschikkingstelling eindigt op De gemeente Bergen op Zoom heeft in april 2018 aan het dagelijks bestuur van ISD Brabantse Wal een verslag uitgebracht over de archiefzorg en het archiefbeheer over Het dagelijks bestuur van de ISD heeft op 16 april 2018 het verslag vastgesteld. Het verslag is vervolgens op 8 mei 2018 naar de provincie gestuurd. De provincie heeft op 3 juli 2018 op basis van de criteria uit het Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht de ISD als voldoet beoordeeld. De gemeente is bezig met de voorbereidingen voor de aansluiting op het E-depot van het WBA in In dit kader moet de gemeente voldoen aan de eisen van het WBA ten aanzien van metadata en dient zij ook bij de archivering van de ISD Brabantse-archiefbescheiden deze metadata toe te kennen en vermenging met het bestuursarchief te voorkomen. Aanbeveling: besteedt extra aandacht aan de metadata voor het eigen archief van de ISD Brabantse Wal, zodat wordt gewaarborgd dat dit archief te scheiden is van het bestuursarchief van de gemeente Bergen op Zoom. 4

7 ĵ 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht In oktober 2018 is het "Kwaliteitsplan Informatiehuishouding" en het "Beheerplan informatiehuishouding" door team Facilitair, Inkoop en DIV (FID) geëvalueerd en vastgesteld. In het Kwaliteitsplan zijn de verbeterpunten voor de informatiehuishouding in kaart gebracht. Deze verbeterpunten worden meegenomen in de teamplannen van FID. Daarnaast wordt er in de begroting van de gemeente een paragraaf opgenomen over de documentaire informatievoorziening met aandachtspunten vanuit het Kwaliteitsplan. De handreiking KIDO ( afkorting staat voor Kwaliteitssysteem Informatie Decentrale Overheden) stelt de gemeentelijke organisatie in staat om te voldoen aan de wettelijke kwaliteitseisen van de informatiehuishouding. Ook in de handreiking worden onderdelen van zo'n kwaliteitssysteem genoemd. Het gaat hierbij dan o.a. om de periodieke toetsing van de stand van zaken van het informatiebeheer en verbeterplannen, beleggen en vastleggen van bevoegdheden en procedures op het terrein van informatiebeheer. Met het 2-jaarlijks vaststellen van Beheerplan en Kwaliteitsplan Informatiehuishouding voldoet de gemeente Bergen op Zoom aan de wettelijke kwaliteitseisen van de informatiehuishouding. De gemeente is goed op weg met het kwaliteitssysteem. In 2018 is er een kwaliteitsmanager aangesteld en is het Beleidsplan en Kwaliteitsplan Informatiebeheer geëvalueerd en geoptimaliseerd. Gezien de complexheid van het beheer van digitale informatie en de waarborging van de duurzaamheid daarvan is het van belang om aandacht en prioriteit voor kwaliteit vast te houden en het kwaliteitssysteem te blijven doorontwikkelen. Aanbeveling: blijf aandacht houden voor de kwaliteit van het beheer van digitale informatie en blijf het kwaliteitssysteem doorontwikkelen en betrek dit onderwerp bij het te starten onderzoek ( zie 10). 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Vanuit eerdere archiefverslagen is naar voren gekomen dat de gemeente niet beschikt over een ordeningssysteem voor digitale archiefbescheiden. Daar is nu op geanticipeerd; de gemeente heeft eind 2018 besloten een DSP-tool aan te schaffen die de basis zal leggen voor het ordeningssysteem. De DSP-tool zal in 2019 worden geïmplementeerd. De gemeente Bergen op Zoom heeft in 2018 samen met het West-Brabantse Archief verder gewerkt aan de implementatie van o.a. de wettelijk voorgeschreven metadata, zodat de digitaal gevormde archieven opgenomen kunnen worden in het e-depot van het WBA. Aanbeveling: blijf de wettelijk voorgeschreven metadata aan de hand van het metadataschema van het WBA implementeren. ( zie verder onder hoofdstuk 4) 5

8 4 Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Bij de opname van processen in CORSA dienen de verplichte metadatavelden uit het TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden) gebruikt te worden. Naast het juiste gebruik van metadata door medewerkers is ook de controle op metadata-gebruik door medewerkers van groot belang. Vrij recent is er door het WBA een nieuwe versie van het metadataschema opgesteld voor de deelnemende gemeenten. De gemeente is bezig om het metadataschema van het WBA te vertalen naar een eigen metadataschema. In dit metadataschema worden ook de minimale eisen voor de op termijn te vernietigen archiefbescheiden meegenomen. De verwachting is om dit metadataschema begin 2019 vast te laten stellen door het college. Aanbeveling: Zorg ervoor dat bij de opname van (nieuwe) processen in CORSA de verplichte metadatavelden uit het TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden) worden gebruikt en dat in de procedures ook de controle op het juiste metadata gebruik door medewerkers is geregeld. ^ 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Er zijn geen achterstanden m.b.t. vernietiging van archiefbescheiden. Van vervreemding is geen sprake. Bij de gemeente wordt sinds 1 januari 2014 digitale vervanging toegepast conform het Handboek Digitale Vervanging (geactualiseerd op ). De gemeente is eind 2018 een project digitalisering bouwvergunningen gestart. Hierbij zullen ongeveer 500 meter bouwvergunningen worden gedigitaliseerd. In het programma van eisen van het project worden de metadata vastgelegd. Aanbeveling; regel de digitale vervanging voor de bouwvergunningen. ^ 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Om ervoor te zorgen dat de archiefblokken van de gemeente Bergen op Zoom voldoen aan de wettelijke eisen "goede, geordende en toegankelijke staat" om opgenomen te kunnen worden in de archiefbewaarplaats van het WBA, is er regelmatig contact met het WBA over de overbrenging van het ( eerstvolgende) archiefblok. Maak gebruik van de nog aanwezige kennis om te kunnen voldoen aan de criteria goede, geordende en toegankelijke staat om het eerstvolgende blok te kunnen overbrengen. In het beheerplan informatiehuishouding zullen ook worden opgenomen het aantal strekkende meters van de afzonderlijke archiefblokken met vermelding van acties om te kunnen voldoen aan de (WBA-) criteria goede, geordende en toegankelijke staat. 6

9 Aanbeveling: Bewaak in de planning de overbrenging van de archiefblokken / en inventariseer welke acties nog nodig zijn om te kunnen voldoen aan de (WBA-) criteria goede, geordende en toegankelijke staat. 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots De gemeente Bergen op Zoom participeert vanaf eind 2016 in het project e-depot van het West-Brabants Archief. In het aansluitingsgesprek met WBA in het eerste kwartaal van 2018 heeft de gemeente Bergen op Zoom gekozen voor een eerste ingest (digitale opname) van een aantal verschillende informatieobjecten. Volgens de tijdlijn van het e-depot WBA heeft de gemeente in 2019 een eerste aansluiting op het e-depot. De gemeente Bergen op Zoom zal ( zoals in hoofdstuk 4 ook al even aan de orde kwam) ervoor zorgen dat alle blijvend te bewaren archiefbescheiden in CORSA worden uitgerust met de functionaliteit om die archiefbescheiden geschikt te maken voor gebruik in het e-depot. In december 2017 zijn hiervoor vanuit het WBA het overdrachtsprotocol en het metadata-protocol gepresenteerd. PRfPARATÌoN Iţ THĩ Kčy Voorbereiding Jİ Mapping V Ingest 'rŵ: Afstemming Ąansluittroject Aansluiting Aansluitpakket V n/ V Intakegesprek Voorbereiding Ingest Aansluitpakket Aansluitplan Mapping Aansluiting Toegang Tijdlijn aansluiting e-depot WBA Aanbeveling: Zorg ervoor dat alle blijvend te bewaren archiefbescheiden in CORSA worden uitgerust met de functionaliteit om die archiefbescheiden geschikt te maken voor overdracht naar gebruik in het e-depot. 7

10 8 Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden De gemeente Bergen op Zoom heeft met het WBA een uitleenprotocol WBA en dit voldoet. Nu de gemeente BOZ de bouwvergunningen gaat digitaliseren, zal de intensieve raadpleging van fysieke bouwvergunningen voorbij zijn. Bovendien kunnen nu meerdere partijen tegelijkertijd dezelfde bouwvergunning raadplegen. 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid In het archiefverslag van 2016 was als aanbeveling gedaan dat er een paragraaf opgenomen moest worden in het informatiebeveiligingsplan om bij calamiteiten blijvend te kunnen beschikken over digitale archiefbescheiden. In dit kader is er eind 2018 een opdracht gegeven aan een externe partij (Cuccibu) om een bedrijfscontinuïteit plan voor Corsa op te stellen. De verwachting is dat dit plan begin 2019 gereed is. Er is ook een gestart gemaakt met het opstellen van een algemeen continuïteitsplan als onderdeel van de informatiebeveiliging. Vanaf mei 2018 is de wet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht die organisaties verplicht zorgvuldig om te gaan met informatie en de bescherming van persoonsgegevens. Een FG -( functionaris gegevensbescherming) coördinator is aangesteld. Aanbeveling: Inventariseer of de huidige procedures rondom de informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens (AVG) voldoen aan de nieuwe regelgeving en inventariseer waar maatregelen nodig zijn en betrek bij de informatiebeveiliging het bedrijfscontinuïteitsplan. 10 Middelen en mensen Door de ontwikkelingen in het vakgebied, de (door-) ontwikkelingen binnen de organisatie onder andere in verband met invoering van de DSP-tool (procesgericht werken) en de nieuwe ontwikkelingen rondom toepassing metadata, is het team voornemens om in 2019 te onderzoeken of het team deze taken goed uit kan voeren en of het team toekomstbestendig is. Belangrijk hierbij zijn de veranderende rollen binnen het vakgebied, n.l. van uitvoerend naar adviserend en met focus op kwaliteitscontrole van informatie. Wil de organisatie toe naar een gemeente waarbij innovatie, data-gestuurd-, veilig- en betrouwbaar werken kernbegrippen zullen zijn, dan dienen ook de medewerkers van de gemeente ondersteund te worden in deze veranderende rol. 8

11 Digitale technologie ondersteunt de bestaande werkwijze van de gemeente met als een doel een efficiëntere bedrijfsvoering of een betere dienstverlening. Tot fundamentele veranderingen in de werkwijze van de meeste gemeenten heeft de bestaande technologie meestal nog niet geleid, maar dat gaat de komende járen veranderen. Gemeenten worden geconfronteerd met nieuwe technologieën ( big data, kunstmatige intelligentie) die van invloed zullen op de organisatie en op de personele ontwikkeling. In 2017 verscheen van het A+O fonds de publicatie "Digitale Transformatie: onderzoek naar de impact van technologie op de arbeid in gemeenten". Ook een ontwikkelstrategie voor het personeel is van belang om de nieuwe digitale ontwikkelingen te kunnen implementeren. Aanbeveling: Houdt alle medewerkers van de gemeente Bergen op Zoom op de hoogte van de veranderende informatievoorziening door bijv. het geven van voorlichting en houdt rekening met de veranderingen voor het personeel die gepaard gaan met een gemeente waarbij innovatie, data-gestuurd-, veilig- en betrouwbaar werken kernbegrippen zullen zijn. Laat deze aspecten (mede) input zijn voor het te starten onderzoek in 2019 of team FID (DIV) toekomstbestendig is en betrek hierbij de acties zoals die zijn geformuleerd in het kwaliteitsplan Informatiehuishouding

12 Interne actiepunten op basis van de aanbevelingen in het archiefverslag 2018 gemeente Bergen op Zoom en ISD op basis van de Kritische Prestatie Indicatoren () 1 Onderwerp Aanbevelingen 1 actiepunten Actie Actie-verantw. Lokale regelingen Besteedt extra aandacht aan de metadata voor het Bij de inrichting van de DSP-tool gaan we aandacht besteden aan de Teammanager FID eigen archief van de ISD Brabantse Wal, zodat wordt metadata voor het eigen archief van de ISD Brabantse Wal. De gewaarborgd dat dit archief te scheiden is van het verwachting is dat de inrichting hiervoor eind 2019 gerealiseerd is. bestuursarchief van de gemeente Bergen op Zoom. 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Blijf aandacht houden voor de kwaliteit van het beheer van digitale informatie en blijf het kwaliteitssysteem doorontwikkelen en betrek dit onderwerp bij het te starten onderzoek (zie KP110). Het kwaliteitssysteem is een doorlopende actie. Het Beheerplan en Kwaliteitsplan wordt 2-jaarlijks geëvalueerd en waar nodig aangepast, het Kwaliteitsplan zal meegenomen worden bij het onderzoek. Teammanager FID 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Blijf de wettelijk voorgeschreven metadata aan de hand van het metadataschema van het WBA implementeren, (zie verder onder 4) Zie punt 4 4 Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Zorg ervoor dat bij de opname van (nieuwe) processen in CORSA de verplichte metadatavelden uit het TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden) worden gebruikt en dat in de procedures ook de controle op het juiste metadata gebruik door medewerkers is geregeld. Bij FID wordt momenteel een Metadataschema opgesteld. Dit Metadataschema wordt opgesteld op basis van de elementen in het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) en de eisen vanuit het West-Brabants Archief voor de aansluiting op het E- depot. Het Metadataschema is van toepassing op zowel blijvend te bewaren als voorop termijn vernietigbare informatieobjecten. De planning is dat het Metadataschema in het 2e kwartaal van 2019 vastgesteld wordt. Vervolgens zal het Metadataschema gebruikt worden bij de (her)inrichting van processen. Teammanager FID 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Regel de digitale vervanging voor de bouwvergunningen. De digitale vervanging zal worden meegenomen in het project digitalisering bouwvergunningen. Teammanager FID Overbrenging van Bewaak in de planning de overbrenging van de Het archiefblok zal, conform de Archiefwet, in 2027 Teammanager FID

13 6 archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats archiefblokken / en inventariseer welke acties nog nodig zijn om te kunnen voldoen aan de (WBA-) criteria goede, geordende en toegankelijke staat. worden overgedragen aan het WBA. In 2020 gaan we inventariseren welke acties nog nodig zijn voor deze overbrenging 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zorg ervoor dat alle blijvend te bewaren archiefbescheiden in CORSA worden uitgerust met de functionaliteit om die archiefbescheiden geschikt te maken voor overdracht naar het e-depot. FID is, samen met de leverancier van Corsa, bezig de benodigde bestandsformaten en metagegevens te realiseren die nodig zijn voor de aansluiting op het E-depot. De planning voor de aansluiting is eind Teammanager FID 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid Inventariseer of de huidige procedures rondom de informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens (AVG) voldoen aan de nieuwe regelgeving en inventariseer waar maatregelen nodig zijn en betrek bij de informatiebeveiliging het bed rijfscontin uïteitsplan. AVG: Begin 2019 zijn er maatregelen genomen ten aanzien van de vernietigingslijst. Verdere inventarisatie van benodigde maatregelen is ingepland voor eind Informatiebeveiliqinq: FID heeft in 2019 een bedrijfcontinuïteitsplan voor Corsa opgesteld. De aanbevelingen vanuit dit plan zal worden besproken met het team l&p. Teammanager FID Teammanager FID &I&P Het College heeft in 2017 het IB Beleid vastgesteld voor een periode van 3 jaar. Conform het IB Beleid wordt periodiek een risico-evaluatie uitgevoerd. Om de risico's te beheersen/minimaliseren worden aanvullende passende technische en organisatorische maatregelen voorgesteld in het IB Plan. Dat is in 2018 gebeurd. Het IB Plan wordt in 2019 op basis van prioriteiten (risico-gebaseerd) geïmplementeerd; maatregelen worden geborgd. Dit is een continu verbeterproces. CISO 10 Middelen en mensen Houdt alle medewerkers van de gemeente Bergen op Zoom op de hoogte van de veranderende informatievoorziening door bijv. het geven van voorlichting en houdt rekening met de veranderingen voor het personeel die gepaard gaan met een gemeente waarbij innovatie, data-gestuurd-, veilig- en In 2019 zal er een onderzoek uitgevoerd worden naar de toekomstbestendigheid van DIV. De acties vanuit het Kwaliteitsplan zal daarbij worden meegenomen. Binnen het project implementatie DSP-tool wordt de benodigde begeleiding en voorlichting voor het nieuwe procesgerichte werken in de organisatie meegenomen. Teammanager FID

14 betrouwbaar werken kernbegrippen zullen zijn. Laat deze aspecten (mede) input zijn voor het te starten onderzoek in 2019 of team FID (DIV) toekomstbestendig is en betrek hierbij de acties zoals die zijn geformuleerd in het kwaliteitsplan Informatiehuishouding