Aan: Algemene Ledenvergadering Energie-U cc. Bestuur Energie-U, t.a.v. Penningmeester Michiel Nijsen

Transcriptie

1 Aan: Algemene Ledenvergadering Energie-U cc. Bestuur Energie-U, t.a.v. Penningmeester Michiel Nijsen Betreft: Beoordeling financieel verslag Energie-U 2015 Datum: 25 juni 2016 Geachte leden van Energie-U, Op 26 juni zal een Algemene ledenvergadering plaatsvinden, waar het Financieel Jaarverslag is geagendeerd. Op 12 juni j.l. is de kascommissie benaderd met de vraag om de taken van de kascontrolecommissie ter hand te nemen. De kascommissie heeft tot taak om de ledenvergadering, een verklaring op te stellen over de jaarrekening en boekhouding over Een volledig 1 concept-financieel jaarverslag was helaas nog niet beschikbaar. In overleg met de penningmeester heb ik deze brief opgesteld om u hierover te informeren, mede gezien mijn afwezigheid op de vergadering. Recent bleek dat één van de leden van de kascommissie inmiddels is verhuisd naar Zeeland en niet bereid/in staat om alsnog de taken van de kascommissie uit te voeren. Voorts bleken de tijd te kort om een vervangend lid te vinden en voorafgaande aan de ledenvergadering de werkzaamheden af te ronden. Wel is er een poging gedaan om helderheid te geven aan ondergetekende, de 'uitgedunde' kascommissie, door het bestuur van Energie-U. Het goede nieuws is dat de indruk die ik heb gekregen uit concrete antwoorden op mijn vragen door Michiel Nijsen, de penningmeester van onze vereniging, positief is. Michiel is transparant over de stand van zaken geweest en heeft aannemelijk kunnen maken dat het meeste 'opruimwerk' ten aanzien van de financien is verricht. Uit het verslag van de kascommissie in juni 2015: De situatie kan, gezien de uiterst ongelukkige omstandigheden in 2014, beschouwd worden als 'expliciete en prioritaire aandacht nodig'. De oorzaken: verhuizing en persoonlijke omstandigheden van de penningmeester; niet tijdige beschikbaarheid van een opvolger. De activiteiten van de kascommissie die deels zijn uitgevoerd:

2 Bestudering en bespreking van de concept-balans ( ) en de staat van baten en lasten (en boekhouding) over 2015 van Energie-U; Onderzoek naar de mate waarin de financiele gezondheid van de vereniging kan worden beoordeeld; Eerste gesprek over de stand van zaken van de financien over 2015 met de penningmeester. De activiteiten die nog moeten plaatsvinden: Het vergelijken van begrote en gerealiseerde inkomsten en uitgaven in 2015, ook met de resultaten van 2014; Steeksproefgewijs controle van -min of meer willekeurig gekozen- facturen en uitgaven op de (internet)bankrekeningen. Afrondend gesprek over de stand van zaken rond (financiele) bestuurbaarheid van de vereniging. Samenvattend verslag: Het is op dit moment nog niet mogelijk om een verklaring te verstrekken en/ of definitief advies te geven over het financieel jaarverslag 2015 aan de leden; een volledig (concept) financieel jaarverslag was (nog) niet beschikbaar bij de vergadering van de kascommissie. De schriftelijke toelichting op 25 juni bestaat uit een toelichtende mail van de penningmeester. de penningmeester is geadviseerd om deze, inclusief antwoorden op inhoudelijke vragen, de toelichting alsnog toe te voegen als toelichting op het financieel jaarverslag, en deze op de ledenvergadering van 26 juni te verstrekken en mondeling toe te lichten met de gelegenheid om er vragen over te stellen; Op basis van de gedeeltelijk uitgevoerde activiteiten en de verstrekte informatie is het mijns inziens mogelijk om een volledige toelichting op het financieel verslag te maken en verstrekken aan de ledenvergadering; Specifieke opmerkingen p.m. Advies aan Ledenvergadering Mijn advies aan de Ledenvergadering is:

3 1. Uit haar midden een lid voor de kascommissie 2015 te benoemen om op korte termijn (binnen 1 maand) de voltallige kascommissie in de gelegenheid te stellen om alsnog de jaarcijfers over 2015 te kunnen controleren en definitief advies te geven aan de leden. In overleg met het bestuur deze procedure eventueel per mail te laten uitvoeren; 2. de beoordeling van administratie van baten en lasten uit te laten voeren binnen 1 maand na de ledenvergadering door een volledige kascommissie; 3. bij de eerstvolgende ledenvergadering het financieel jaarverslag en het advies van de kascommissie te agenderen; 4. de verantwoordelijkheid voor de financien over 2015 te laten berusten bij bestuursleden die in 2015 verantwoordelijk waren. 1. bestuursleden die per wensen af te treden, zouden nog wel formeel als algemeen lid van het bestuur moeten aanblijven; 2. het nieuwe bestuur te vragen om (aftredende) bestuursleden toegang blijven krijgen tot de bestuursvergaderingen, tenminste voor zover het de agendapunten betreft die de financien betreffen, in het bijzonder de jaarrekening Dit vol te houden tot en met de ALV waarop het financieel jaarverslag 2015 is goedgekeurd door de ALV. Voorts geven wij aan ledenvergadering en bestuur mee om als structureel aandachtspunt te benoemen, bij voorkeur in huisregels : 1. bij het zoeken naar een kandidaat voor de functie van penningmeester, volledige openheid van zaken te geven over de verwachte 'achterstanden', overdracht en in te huren ondersteuning voor de penningmeester; 2. bij de overdracht en het inwerken van de penningmeester ook het advies van de kascommissie aan de ledenvergadering -ter kennisgeving- te verstrekken, naast het verslag van de ledenvergadering; 3. In de begroting voor 2016 en bij verdere professionalisering van de vereniging een post in de begroting op te nemen van 5 a 10 duizend euro per jaar voor inhuur van ervaren administratieve capaciteit ten behoeve van de ondersteuning van de penningmeester. Met vriendelijke groet, Ernst Vuijk

4 23 augustus 2016 Verslag kascommissie Energie-U m.b.t. jaarrekening en balans 2015 De penningmeester licht toe dat er veel achterstallig onderhoud is opgeruimd, maar dat hij niet helemaal gereed is. De openstaande punten betreffen: Nog niet alle facturen aanwezig in digitale vorm en op de juiste digitale plek. koppeling tussen boekhoudpost en factuur niet aanwezig. bekend. in 2016 Balans en resultatenrekening niet kloppend. Oorzaak verschil van 250 euro nog niet BTW over 2014 en voorgaande jaren waarschijnlijk niet correct. Effect zal worden genomen De werkzaamheden zijn te veel voor een bestuurslid. Per 1/9 komt er waarschijnlijk ondersteuning (van vrijwilliger). In de 2016 is ook een bedrag opgenomen voor extra ondersteuning. De kascommissie juicht dit toe. Overigens gaat penningmeester er vanuit dat hij niet verantwoordelijk is voor de financiën van Weidewind. In ieder geval gaat de kascommissie hier niet over. De verantwoordelijkheid voor de van de projecten ligt bij de directeur. De kascommissie begrijpt dit en gaat ervan uit dat de directeur het bestuur informeert als er overschrijdingen zijn. De kascommissie beveelt het bestuur aan een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering te sluiten. Bij de steekproef constateert de kascommissie dat niet overal facturen of bonnetjes van zijn bijvoorbeeld bij een aantal van bestuursleden. De penningmeester beaamt dat lang niet alle facturen uit de periode voordat hij de heew overgenomen terug te vinden zijn. De kascommissie beveelt aan dat de nieuw aan te trekken ondersteuner zich in eerste zal richten op het complementeren van dit deel van de En beveelt aan dat bij van bestuursleden facturen/bonnetjes worden overlegd. De kascommissie constateert dat de van Green nog steeds niet kloppend is en beveelt aan een sluitende procedure af te spreken. De kascommissie beveelt de penningmeester aan om voortaan gebruik te maken van een generiek mailadres (penningsmeester Energie-U), zodat deze voor eventuele opvolgers in deze ingezien kan worden. Een nieuwe bijeenkomst wordt afgesproken op dinsdag 1 november om uur op Stolberglaan 37. Hierbij zal de boekhouder worden uitgenodigd.

5 Frida van den Maagdenberg en Ernst Vuyk, 23 augustus 2016 Verslag van 23 augustus is aan bestuur van Energie-U gestuurd. Aanvulling 7 december 2016 Geconstateerd wordt dat de penningmeester veel moeite heeft om de zaken goed te organiseren en de kascommissie voldoende te helpen om inzicht te krijgen. Met behulp van een gedetailleerder overzicht van alle rekeningen en facturen kan alleen worden geconstateerd dat op veel punten in het jaar 2015 er geen sprake is van een ordentelijke financiële boekhouding. Dit zegt op zich weinig over de legitimiteit van de inkomsten en uitgaven. De financiële verantwoording is met te veel moeite tot stand gekomen en behoeft op punten verbetering. De kascommissie heeft uit mondelinge toelichting begrepen dat het bestuur maatregelen heeft genomen n.a.v. de adviezen maar heeft helaas moeten constateren dat deze nog niet het gewenste resultaat hebben opgeleverd. Er kan geen positief, noch definitief negatief advies gegeven worden over de staat van de financiën. E.J. Vuyk F. van den Maagdenberg