ED HARTSKEERL. OFFICE365 DE KEUZE IS REUZE Webinar door Ed Hartskeerl uur. Adoptie specialist en trainer Office

Transcriptie

1 > > > OFFICE365 DE KEUZE IS REUZE Webinar door Ed Hartskeerl uur Internet: Telefoon: LinkedIn: Twitter: ED HARTSKEERL Adoptie specialist en trainer Office 365 1

2 1/2: Wie zijn wij, AVK? Missie en Visie > Onze missie is om werkend Nederland nóg effectiever en efficiënter te maken. > Effectief: De juiste dingen doen; doelgericht zijn. > Efficiënt: De dingen juist (slim) doen, het werken aan de snelste oplossing voor een uitdaging. > Het hoogste rendement wordt gehaald uit mensen en teams die kunnen functioneren op het snijvlak van effectiviteit en efficiency. Onze kernwaarden zijn; verbinding, kennis, geluk, continue verbetering en ontwikkeling, vertrouwen en service gericht samenwerken. 2/2: Wie zijn wij, AVK? Hoe gaan we de missie invullen Wij helpen onze klanten met persoonlijke aandacht en onze hoge mate van service om optimaal te presteren en verspillingen tegen te gaan. We staan naast onze klanten als full-service verander-begeleiders onder meer door: Persoonlijk contact Ontzorgen en meedenken Echte maatwerk trainingen die aansluiten op de specifieke behoeften Gedegen kennis 2

3 Wat mag je verwachten Doel: Je hebt als organisatie gekozen voor Office 365, of twijfelt nog... Je krijgt echter nog veel meer keuzes wanneer je kiest voor Office 365. Wanneer is welke (nieuwe) App in Office 365 handig. : Waarom moet alles anders met Office 365: De noodzaak voor werkwijze disruptie wanneer je Office 365 gaat gebruiken. > Afscheid nemen van oude werkwijzen en werkpatronen. Matrix: wanneer gebruik je wat in Office 365 Office 365 in vogelvlucht Interessante nieuwe ontwikkelingen in Office 365 Keuzes en kiezen in Office 365 Afsluiting en wat nu? 1/2: Waarom anders met Office365? Graag minder mail (push) Centraal en eventueel tegelijk samenwerken aan bestanden (Word, Excel, PowerPoint) > 1 document met versies (terug stappen naar een vorige versie is dus mogelijk) > Document is behoud dezelfde opmaak > Niet wachten tot een collega klaar is met werken aan een document > Ook tegelijk samenwerken met externen > Bestanden op 1 logische plaats binnen je team, groep, project Kort overleg met je team voeren Chatten zonder WhatsApp? Individueel of in een team of groep. Video vergaderen met Skype of direct in je Team? Beschikbaar op alle devices dus plaats onafhankelijk 3

4 2/2: Waarom anders met Office365? Anders: Power to the People. > De apps waarmee je kunt werken functioneren anders dan je mail > Van Push naar een Pull gedachte en werkwijze (informatie halen) > Werken in en met de Cloud (ook offline) Afscheid nemen van oude werkwijzen en werkpatronen 1. Wat moet en waarom anders? (Interne communicatie) 2. Welke werkwijze en tools horen daarbij 3. Testen en bijstellen 4. Trainen 5. Borgen 4

5 Wanneer gebruik je wat in Office365? Groepen De keuze is reuze! Teams Gebruik Bekijk inhoud en chatgeschiedenis in team- of privé chats wanneer je wilt. Plan een bijeenkomst voor een kleine groep of een team. Plaats een bericht in de thread om het team op de hoogte te houden. Zoek naar openbare groepen om samen te werken aan gedeelde projecten. Activiteiten Chatfunctie (video en/of audio gesprek) Teams > Gesprekken > Bestanden (SharePoint bibliotheek/general) > OneNote (In SP site / Kanaal in sectie) > Extra verwijzingen naar bv nieuw of bestaand Planner Vergaderingen (jouw persoonlijke agenda) Bestanden > Recent > Binnen het team > OneDrive > Downloads Automatisch ook een groep * Met SharePoint site en mogelijk met bestaande of nieuwe Groep 5

6 Groepen Gebruik (intern & extern) Gedeeld Postvak IN Voor gesprekken tussen jouw leden. Dit Postvak IN heeft een adres en kan worden ingesteld om berichten van personen buiten de groep en zelfs buiten uw organisatie te accepteren, net als een traditionele distributielijst. Gedeelde agenda Voor het plannen van gebeurtenissen voor de groep SharePoint-documentbibliotheek Een centrale plek waar de groepsleden bestanden kunnen opslaan en delen. Gedeeld OneNote-notitieblok Voor het verzamelen van ideeën, het doen van onderzoek en het verzamelen van informatie SharePoint-teamsite Een centrale opslagplaats voor informatie, koppelingen en inhoud met voor jouw groep Planner Voor het toewijzen en beheren van projecttaken tussen leden van jouw groep Gesprekken Agenda Bestanden (moderne SharePoint site/bibliotheek) OneNote (in SP site) Connectoren (vele apps) Planner Moderne SharePoint Site * Koppeling met SharePoint site en Planner (Er wordt geen team aangemaakt) Yammer Gebruik (intern & extern) Yammer is een besloten sociaal netwerk voor organisaties en is gebaseerd op open communicatie. Je kunt hiermee bijvoorbeeld problemen met ondersteuning oplossen, feedback over projecten en documenten verzamelen en aanbevolen procedures rondsturen. Yammer-groepen zijn een plek waar leden sneller met een project kunnen starten, kunnen deelnemen aan discussielijnen en klanten en leveranciers kunnen betrekken in gesprekken Gesprekken Bestanden Notities Maak een Poll (Enquête) Compliment Aankondiging * Koppeling mogelijk met Groepen (Enforce in Admin aanzetten Q2 2017) 6

7 Skype Gebruik (intern & extern) De functionaliteit Skype-naar-Skype betreft het bellen van de ene naar de andere gebruiker. De functionaliteit videogesprek is bedoeld om één op één met andere gebruikers te bellen waarbij je elkaar kunt zien. De functionaliteit groepsvideogesprek is bedoeld om telefonisch te vergaderen. Momenteel kan dat met maximaal vijf mensen tegelijkertijd en er zijn plannen om te op te rekken naar tien gebruikers. De chat functionaliteit is bedoeld om stukjes tekst naar elkaar te sturen, vergelijkbaar met SMSsen op een mobiele telefoon. Ook kun je Skype koppelen aan je Facebook account. Dan kun je rechtstreeks met de Facebook vrienden bellen. Ook verkrijgbaar voor ipad. Waar ben je mee bezig? Status Locatie Chatfunctie (emoticoon en bijlagen) Video en/of audio gesprek Deel je scherm/programma Samenwerken Opname gesprek/vergadering Planner Gebruik Office 365 Planner helpt je niet alleen bij het maken van een plan van wie wat wanneer doet, maar Microsoft Planner helpt je ook met de uitvoering van enkele taken die je hebt gepland. Co creatie met Office Online. Sla Office-bestanden op in OneDrive voor je plan en klik op het voorbeeld om aan de slag gaan! Je begint door het bestand aan een taak te koppelen. Voeg opmerkingen toe om met je team te chatten. Je team kan opmerkingen in de taak lezen en daarop reageren - in Outlook of in de app Outlook-groepen. Gebeurtenissen plannen met de agenda van jouw plan. Elk plan heeft ook een agenda. Dit is handig voor het vastleggen van gebeurtenissen die personen die aan het plan werken, moeten bijwonen. Taken > Toewijzen > Status > Toegewezen aan > Buckets Grafieken (overzicht status project) OneNote Maak en organiseer notities bij vergaderingen. Notities bij vergaderingen hoeven niet op papier of in allerlei Word-documenten en berichten te staan. Gebruik in plaats daarvan van het notitieblok van uw plan om je werk organiseren. * Wordt automatisch een Groep gemaakt 7

8 Delve Gebruik Met Delve kun je in Office 365 de gegevens vinden die op dat moment waarschijnlijk het meest interessant voor je zijn. Vind informatie over mensen, en door mensen, en help anderen jou te vinden. Je hoeft de titel of opslaglocatie van een document niet te onthouden. In Delve worden documenten weergegeven ongeacht waar deze zijn opgeslagen in OneDrive voor Bedrijven of SharePoint in Office 365. In Delve worden nooit machtigingen gewijzigd. Je ziet dus alleen documenten waarvoor je al gemachtigd bent om deze te openen. Andere personen zien jouw privédocumenten niet Startpagina Ik Favorieten > Borden Personen OneDrive Gebruik OneDrive voor Bedrijven is een onderdeel van Office 365 en biedt een locatie in de Cloud waar je jouw werkbestanden kunt opslaan, delen en synchroniseren. Je kunt met OneDrive voor Bedrijven jouw bestanden vanaf elk apparaat bijwerken en delen. Je kunt ook gelijktijdig met anderen aan Officedocumenten werken. Nieuw > Word, Excel, PowerPoint, OneNote, koppeling maken Uploaden Synchroniseren met je Pc, laptop. Deel je bestanden (in en extern) Wat is gedeeld met mij? 8

9 SharePoint Gebruik Organisaties gebruiken SharePoint voor het maken van websites. SharePoint is een veilige locatie voor het opslaan, organiseren, delen en gebruiken van informatie vanaf vrijwel elk apparaat. Je hebt alleen een webbrowser nodig, zoals Internet Explorer, Chrome of Firefox. Sites Bibliotheken Lijsten Web apps Apps Nieuw in Office365 Teams als tegel in Office365 deze week! Externen uitnodigen voor groepen Kopiëren naar: andere locaties dan OneDrive (Niet verplaatsen) 9

10 De keuze is reuze Tot slot Volgende Webinar: OneNote met Michel Lahaye Na afloop deze Webinar opnieuw bekijken en naslagwerk dia s Je ontvangt een mail met een evaluatie verzoek Vragen of opmerkingen mailen naar info@avk.nl > Bel met onze adviseurs Andres Mol of Erwin van Buul elearning Office365 beschikbaar bij AVK. Whitepaper Office365 transitie binnenkort beschikbaar Handige Links om geïnformeerd te blijven! > Blogs > Meld je aan voor onze nieuwsbrief op Ed Hartskeerl Bedankt voor uw tijd en aandacht! 10