Functiebeschrijving en selectiereglement Externe werving contractuele functie

Transcriptie

1 Functiebeschrijving en selectiereglement Externe werving contractuele functie VDAB dienst Samenwerking zoekt een Expert monitoring Contractueel: contract onbepaalde duur Niveau: A Rang: A1 Graad: adjunct van de directeur Met standplaats: Gasthuisstraat 31, 13 e verdieping 1000 Brussel Vacaturenummer: Teamleider: Edwin De Pauw 1. DE VACATURE IN HET KORT Heb je een analytische geest? Heeft excel weinig geheimen voor jou? Dan ben jij misschien de geschikte persoon voor deze functie. Als expert monitoring sta je in voor de monitoring van opdrachten aan partners in de vorm van een overheidsopdracht of een subsidie. Het is belangrijk om de gemaakte kwantitatieve afspraken nauwgezet op te volgen. 2. FUNCTIECONTEXT Je denkt mee vanuit een inhoudelijke context om de vertaling te maken naar een meetbaar en opvolgbaar stramien. Je zorgt voor een overzichtelijk rapport om maandelijks de resultaten van het aan jou toegekende project op te volgen. Je ondersteunt je collega s in de provincie die het project zowel kwantitatief als kwalitatief op provinciaal vlak mee opvolgen. Je bent aanspreekpunt voor de organisaties betrokken bij het project wanneer het specifiek over monitoring gaat. Ook intern ben je de aangewezen contactpersoon voor vragen betreffende de cijfermatige opvolging van het project. Je werkt binnen het eigen team maar hebt veelvuldig contacten over de verschillende afdelingen vb. met financiële dienst. 1

2 Naar het beleid toe verzorg je de nodige rapportering. Cijfermatige input voor o.a. parlementaire vragen behandel je binnen de gestelde deadline en met de nodige nauwkeurigheid. Je helpt mee nadenken over het optimaliseren van processen met betrekking tot jouw job. VDAB is de publieke tewerkstellingsdienst van Vlaanderen en heeft een van de grootste jobsites van Vlaanderen. Het is onze taak om vraag en aanbod op de arbeidsmarkt zo efficiënt mogelijk op elkaar af te stemmen. We doen dit via arbeidsbemiddeling, het organiseren van opleidingen en het aanbieden van loopbaandienstverlening. Om onze doelstellingen te realiseren, rekenen we op de dagelijkse inzet van onze medewerkers verspreid over Vlaanderen en Brussel. Daarnaast hebben we ook tal van partners. Samen met hen zoeken we manieren om de arbeidsmarkt nog transparanter en dynamischer te maken. Bekijk het filmpje: 'Werken bij VDAB'. Je komt terecht in een gedreven en enthousiast team aangestuurd door een teamleider, Edwin De Pauw. 3. FUNCTIEBESCHRIJVING De functiebeschrijving kan je in bijlage terugvinden. 4. PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): Je bent minimum in het bezit van een masterdiploma in een economische richting of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid 1. Of je bent minimum in het bezit van een masterdiploma in een niet-economische richting dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid én je kan minimaal 2 jaar relevante ervaring in monitoring en gegevensbeheer voorleggen. Je kan ook deelnemen aan de selectieprocedure als je laatstejaarsstudent bent in het academiejaar Je kan de functie enkel opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. 1 Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2

3 Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of vereiste relevante werkervaring. - Wie als ambtenaar een contractuele functie opneemt, krijgt een arbeidsovereenkomst en krijgt ambtshalve onbetaald verlof voor de duur van de contractuele betrekking. o Opgelet, het opnemen van een contractuele functie als ambtenaar heeft belangrijke gevolgen op het vlak van de sociale zekerheid: gedurende de eerste twaalf maanden ben je niet gedekt door de ziekteverzekering; er zijn ook gevolgen voor je pensioen. Voor meer info over jouw concrete situatie, contacteer PDOS op het gratis nummer COMPETENTIES Technische competenties Deze kan je terugvinden in de functiebeschrijving in bijlage Persoonsgebonden competenties - Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. - Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. - Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie. - Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. - Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor. - Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren. - Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. 3

4 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachting - Een zeer goede kennis van excel is noodzakelijk - Interesse in het arbeidsmarktbeleid is aangeraden 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5. AANBOD - Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (per gewerkte dag). - Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijhorende salarisschaal A111. Anciënniteit verworven bij overheidsdiensten wordt gevaloriseerd. Klik hier voor extra informatie over arbeidsvoorwaarden. - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 7 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal 3.080,23 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. - Op kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. - Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. 4

5 Meer weten over werken bij de Vlaamse Overheid? 6. SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier/cv gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. De deelnemingsvoorwaarden zijn terug te vinden onder punt 4.1. Enkel kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats binnen de 14 dagen na afsluiting van de publicatie. 6.2 VOORSELECTIE Indien er 7 kandidaten of meer zijn, kan er beslist worden om een voorselectie uit te voeren. De voorselectie gebeurt op basis van volgende criteria zoals de aanwezigheid van een verzorgd CV, een gegronde motivatie, relevante werkervaring, specifieke functievereisten, passend in de organisatiecultuur (volgens de VDAB waarden). 6.3 SELECTIEGESPREK Deze selectiefase bestaat uit een competentiegericht gesprek aangevuld met één of meerdere cases en het expertenportfolio. Het selectiegesprek gaat na of de kandidaat over de competenties beschikt die nodig zijn voor deze functie. De competenties kan je terugvinden onder punt 4.2 of in de functiebeschrijving. De competenties worden beoordeeld met een score en een motivering: Score 1: competentie is niet aangetoond en niet ontwikkelbaar binnen korte termijn Score 2: competentie is potentieel aanwezig en ontwikkelbaar binnen korte termijn Score 3: competentie is aanwezig op het gevraagde niveau 1x score 1 is niet geslaagd Tijdens deze selectiefase worden ook volgende punten beoordeeld: - Motivatie - Visie en inzicht in de functie - Passend in de organisatie Deze selectiefase wordt gevoerd met een jury. Deze jury bestaat minstens uit een leidinggevende en een HR-afgevaardigde en eventueel aangevuld met één of meerdere experten in het vakgebied en bestaat tenminste uit drie personen. De HR-afgevaardigde is de voorzitter van de jury. 6.4 PSYCHOTECHNISCHE SCREENING De psychotechnische screening gebeurt op basis van de gevraagde competenties. Daarnaast zijn er redeneer proeven en persoonlijkheidsvragenlijsten voorzien. Het resultaat is adviserend aan de jury. 6.5 EINDDELIBERATIE De jury beslist op basis van het verkregen totaalbeeld van alle resultaten over geschikt / niet geschikt 5

6 van de kandidaat. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.6 VRIJSTELLING EN NIET NODELOOS HERTESTEN Vrijstelling Heb je in het verleden een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe. Niet nodeloos hertesten Nam je na 1 december 2014 al eens deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in een andere procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 28 maart Je sollicitatie met CV én motivatiebrief moet online ingediend worden via de link "solliciteer online". Zorg dat je beide documenten klaar en bewaard hebt op je pc alvorens op de link te klikken. Wanneer je kandidatuur na de cv-screening behouden wordt, zal er je gevraagd worden om een expertenportfolio in te dienen. Je krijgt dit dan per mail toegestuurd. Wie solliciteert via horizontale mobiliteit, moet bij inschrijving ook volgend document toevoegen: - je aanstellingsbesluit bij de huidige overheidsinstelling. 8. VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Edwin De Pauw, teamleider Samenwerking, monitoring en financiële controle Edwin.depauw@vdab.be tel 02/ of 0499/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Martine Soenen, consulent HRM Martine.soenen@vdab.be of tel 02/

7 Jonas Sercu, provinciaal verantwoordelijke HRM of tel 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9. FEEDBACK Na elke eliminerende selectiestap wordt de kandidaat uiterlijk binnen de 2 weken verwittigd. De HR-dienst stelt de kandidaten schriftelijk in kennis van het eindoordeel. De HR-dienst doet de kandidaten binnen de maand na het ontvangen van hun resultaten een voorstel tot feedbackgesprek. De kandidaten die een psychotechnische screening aflegden, kunnen voor feedback over dit gedeelte terecht bij de dienst gespecialiseerde screening. 10. RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar (en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure). De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als expert monitoring. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 7

8 Functiebeschrijving: Expert monitoring Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

9 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. De te ontwikkelen en/of uit te bouwen dienstverlening kan betrekking hebben op ondersteunende processen, ten behoeve van interne klanten (vb. ontwikkelen van een communicatiestrategie, uitwerken van HRM beleid, opmaken van een ICT-strategie, ) of op kernprocessen ten behoeve van externe klanten (uittekenen of optimaliseren van de kernprocessen van de organisatie, ontwikkelen van producten voor interne klanten). Intern moet opgevat worden als de hele Vlaamse overheid en daaraan verbonden organisaties zoals scholen, ziekenhuizen, sociale huisvestingsmaatschappijen, culturele organisaties, welzijnsinstellingen, Interne processen sluiten niet uit dat er externe gevolgen, externe input of externe doelgroepen zijn. Vakgebieden kunnen zijn: ICT, HRM, juridische zaken, financiën en begroting, logistiek, kwaliteit, organisatiebeheersing, veiligheid en preventie, communicatie, documentatie, emancipatiezaken en diversiteit, 2

10 3. Resultaatgebieden Behoefteanalyse Resultaat (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Voorbeelden van activiteiten Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Meewerken aan projecten van productontwikkeling Opvolging evoluties op de arbeidsmarkt en de prestaties van de dienstverleners Zelfbedieningsinstrumenten ter beschikking stellen waarmee het brede publiek zich kan informeren Dashboards ontwikkelen om het management te ondersteunen Kennis van statistische analysetechnieken, deze gebruiken om analyses te maken Producten te ontwikkelen en te onderhouden voor externe klanten en de bredere samenleving, vb. Arvastat Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Proactief knelpunten signaleren Analyseresultaten klaar en duidelijk verwoorden als input voor beleidsmakers of als bron voor diverse arbeidsmarktactoren. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering 3

11 Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen aan klanten Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Zoeken naar andere invalshoeken die bepaalde informatie toegankelijk maakt voor een breed publiek Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Opvolging en bijsturing Organiseren, uitvoeren en rapporteren van de (beleids)monitoring en evaluatie met als doel om via bijsturing de doelstellingen van het beleid te realiseren. - - Input vanuit werkveld capteren Informatiestromen en processen bewaken Erover waken dat beleid goed uitvoerbaar is Richtlijnen bepalen volgens welke monitoring dient te gebeuren Coördineren van beleidsmonitoring en bewaken van overzicht en consolidatie Toewijzen van monitoring opdrachten aan interne of externe organisaties Volgen van monitoringdata en detecteren van trends Evaluatierapporten schrijven Evalueren van het beleid en beleidsontwikkelaars feedback geven over de uitvoerbaarheid van het beleid Adviseren over bijsturing van het beleid Voorstellen doen voor beleidswijziging Opvolgen van de indicatoren en risico s Vinger aan de pols houden en pijnpunten identificeren 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 4

12 Samenwerken niveau 2 Initiatief niveau 2 Analyseren niveau 1 5. Andere functierelevante informatie 5