SAMENWERKING JEUGDOPLEIDINGEN 'OOSTERMOER'

Transcriptie

1 SAMENWERKING JEUGDOPLEIDINGEN 'OOSTERMOER' vfv Pagina Onderwerp: SAMENWERKING JEUGDOPLEIDINGEN 'OOSTERMOER' vv Gieterveen vv Gasselternijveen vv G.K.C. VOETBALVERENIGING GASSELTERNIJVEEN Versie 14 oktober 2014

2 01 INLEIDING 01.1 Aanleiding Gezien de ontwikkelingen in het jeugdvoetbal in het algemeen en in de kleinere dorpen in het bijzonder is in het voorjaar van 2013 op basis van een startnotitie door de besturen van vv Gieterveen, vv Gasselternijveen en vv GKC het besluit genomen om een SJO (Samenwerking Jeugdopleidingen) voor te bereiden. Een werkgroep heeft vanuit de drie besturen de opdracht gekregen zowel het voorbereiden van een SJO alsook het daadwerkelijk in gang zetten van een SJO te bewerkstelligen. Dit document beschrijft o.a. de doelstellingen en de organisatie die middels de SJO nagestreefd worden. Daarbij is het belangrijk te vermelden dat de SJO ten alle tijden onder de eindverantwoordelijkheid van de drie moederverenigingen blijft vallen en dat de leden die onder de naam van de SJO voetballen lid zijn/blijven van de eigen moedervereniging. Dit document is door de betrokken verenigingen onderschreven en ondertekend en dient als vertrekpunt voor de verdere ontwikkelen van een optimaal functionerende SJO die in staat is haar doelstellingen optimaal te realiseren. 02 DE WERKGROEP 02.1 Algemeen De werkgroep die, uit naam van de drie moederverenigingen, zowel de startnotitie alsook dit document heeft samengesteld bestond uit een zevental leden, te weten: Gieterveen : Johan Bodde en Stefan van der Veen Gasselternijveen : Rob Reintsema, (in juni 2013 vervangen door Corina Bokhorst) Willem Volders en Piet Wolters GKC : Harry Krol en Otto Mulder De werkgroep kon terug vallen op directe ondersteuning van de afdeling Ondersteuning Clubbesturen van de KNVB afdeling Noord. De werkgroep werd in dit geval bijgestaan door de heer Ab van der Velde, adviseur van de KNVB. 03 VERANTWOORDELIJKHEDEN WERKGROEP 03.1 Algemeen De werkgroep heeft in gezamenlijk overleg een startnotitie samengesteld. Dit op basis van een stappenplan om te komen tot een gestructureerde vorm van samenwerking. De startnotitie is in maart 2013 voorgelegd aan de besturen van de drie moederverenigingen. Op basis daarvan hebben de besturen de werkgroep opdracht gegeven de verdere voorbereiding voor en het in gang zetten van een SJO ter hand te nemen. De werkgroep heeft deze opdracht aanvaard. PAGINA 2 VAN 10

3 Voor alle duidelijkheid: De werkgroep heeft in het gehele traject geen beslissingsbevoegdheid gehad. De drie besturen vanaf het begin eindverantwoordelijk geweest. Om ook de leden van alle verenigingen te informeren en de mogelijkheid te bieden input te geven zijn bij alle drie de moederverenigingen informatiebijeenkomsten georganiseerd. De uiteindelijke besluitvorming over het al dan niet in gang zetten van de SJO met ingang van het seizoen lag bij de leden binnen de jaarvergaderingen van betrokken verenigingen in het najaar van PLANNING 04.1 Algemeen De planning van activiteiten om te komen tot het samenstellen van dit document is hieronder weergegeven. medio februari 13 startnotie SJO opstellen eind februari 13 startnotitie SJO bespreken en goedkeuring verlenen aan het plan voor de totstandkoming van de SJO maandag 11 maart 13 (kantine Gasselternijveen) overleg werkgroep (o.a. reacties besturen en voorbereiding informatieavonden) week 15 '13 informatieavond ouders/verzorgers jeugdleden maandag 15 april 13 (kantine GKC) overleg werkgroep (o.a. reacties informatieavonden en verdere uitwerking plan SJO) 19 juni 13 overleg werkgroep (bespreking plan SJO) 21 augustus 13 overleg werkgroep (bespreking plan SJO) begin september 13 besluitvorming afzonderlijke besturen 16 september overleg werkgroep (voorbereiding voorlichtingsavond) 25 september 13 voorlichtingsavond plan SJO 16 oktober 13 overleg werkgroep eind oktober/ besluitvorming ledenvergaderingen begin november 13 1 januari 2014 uiterste beslismoment 1 juli 2014 startdatum SJO In de periode die ligt tussen besluitvorming door de ledenvergaderingen van de drie moederverenigingen en de startdatum van de SJO, 1 juli 2014, heeft de werkgroep bijgedragen aan het in gang zetten van de SJO en, met medeweten van de drie moederverenigingen, haar taken langzamerhand overgedragen aan het bestuur van de SJO. PAGINA 3 VAN 10

4 05 DOELSTELLINGEN SAMENWERKING JEUGDOPLEIDINGEN 05.1 Algemeen De samenwerking moet een waarborg zijn voor de continuïteit van kwalitatief en kwantitatief goed jeugdvoetbal in de gemeenschap Gieterveen, Gasselternijveen en Gasselte Door de samenwerking krijgen jeugdleden grotere mogelijkheden om te voetballen met en tegen kwalitatief gelijkwaardige spelers, waardoor hun ontwikkeling positief zal worden beïnvloed. Plezier in voetbal staat voorop. Er dient een balans gezocht te worden tussen prestatief en recreatief voetballen. Door een SJO te vormen kan de "marktsituatie" beter het hoofd geboden worden omdat jeugdvoetballers/sters ook binnen de SJO op een goed niveau kunnen voetballen. Het kwalitatief en kwantitatief versterken van het kader (leiders, trainers, scheidsrechters en bestuurders). Doorstroming naar het seniorenvoetbal zo soepel mogelijk te laten verlopen Technisch Zie hiervoor de bijlage technisch jeugdplan SJO. PAGINA 4 VAN 10

5 06 ORGANISATIESTRUCTUUR SJO 06.1 Jeugdbestuur De SJO wordt geleid door een jeugdbestuur, dat op grond van evenredigheid is samengesteld uit 6 personen, t.w. 2 vertegenwoordigers van Gieterveen, Gasselternijveen en GKC Het jeugdbestuur wordt ondersteund door zgn. werkgroepen welke over het algemeen een tijdelijk cq. specifiek karakter zullen hebben (bijv. technische commissie en sponsorcommissie) Plaats in de organisatie Ledenvergadering Gieterveen Ledenvergadering Gasselternijveen Ledenvergadering GKC Bestuur Gieterveen Bestuur Gasselternijveen Bestuur GKC Jeugdbestuur SJO Sponsorcommissie SJO Technische commissie SJO Coördinator pupillen Werkgroep toernooien Coördinator junioren Werkgroep werving Trainers Coaches Begeleiders Activiteitencommissie Scheidsrechterscoördinator Scheidsrechters PAGINA 5 VAN 10

6 06.3 Taken en verantwoordelijkheden jeugdbestuur SJO: Verantwoordelijk voor de realisering van de doelstellingen met betrekking tot het samenwerkingsverband SJO van Gieterveen, Gasselternijveen en GKC Verantwoordelijk voor de uitvoering van de in het jeugdbeleidsplan geformuleerde doelstellingen; Verantwoordelijk voor de werkgroepen binnen het samenwerkingsverband SJO; Verantwoordelijk voor de aanstelling van jeugdcoördinatoren, trainers, begeleiders en overige vrijwilligers; Verantwoordelijk voor de werving, begeleiding, deskundigheidsbevordering en behoud van trainers en vrijwilligers; Eindverantwoordelijk voor de samenstelling van de leeftijdscategorieën en teams, vallende onder het samenwerkingsverband SJO; Verantwoordelijk voor de informatieverstrekking aan de leden, ouders/verzorgers en andere belanghebbenden; Verantwoordelijk voor het vaststellen van trainingsschema's veld-, kleedkamer en kantine-indeling in nader overleg met de drie moederverenigingen. Evalueren van de verantwoordelijkheden en het takenpakket van het jeugdbestuur en advisering t.a.v. eventuele aanpassing en aan de besturen van de drie moederverenigingen Samenstelling bestuur SJO: Het jeugdbestuur bestaat uit 6 leden: dagelijks bestuur: o voorzitter o penningmeester o (wedstrijd)secretaris bestuurslid (tevens lid hoofdbestuur Gieterveen) bestuurslid (tevens lid hoofdbestuur Gasselternijveen) bestuurslid (tevens lid hoofdbestuur GKC) Om de SJO in gang te kunnen zetten zijn door de verschillende verenigingen twee bestuursleden afgevaardigd om zitting te nemen in het jeugdbestuur. De bestuursleden zijn door de vereniging aangesteld en benoemd voor een periode van drie jaar. De voorzitter is bij de start van de feitelijke samenwerking door de werkgroep voorgedragen. Daarna is deze taak ingevuld door het zittende jeugdbestuur. Het dagelijks bestuur moet bestaan uit ten minste één afgevaardigde van het bestuur van de 3 verschillende moederverenigingen. Het voorstel voor de benoeming van de voorzitter zal door de drie verenigingen (hoofdbesturen) moeten worden bekrachtigd. Aftreden geschiedt aan de hand van het rooster van aftreden zoals hieronder is weergegeven. PAGINA 6 VAN 10

7 Rooster van aftreden: De zittingsperiode van een SJO bestuurslid bedraagt 3 jaar. Na deze 3 jaren treedt een bestuurslid af, maar kan zich eventueel herkiesbaar stellen. Na oprichting van de SJO treden de eerste twee bestuursleden na 3 jaar af. Na afloop van het 4 e jaar de volgende twee bestuursleden en na afloop van het 5 e jaar de volgende twee bestuursleden, enz. Telkens treden steeds één lid van het dagelijks bestuur en een gewoon lid af. Het jeugdbestuur heeft de dagelijkse leiding over de SJO en kan adhoc beslissingen nemen met betrekking tot zaken die de SJO direct of indirect aangaan. Dit geldt voor lopende zaken. Het jeugdbestuur kan met beleidsvoorstellen komen, maar voert geen eigen beleid op zich. Besluiten worden vervolgens op de eerstvolgende vergaderingen van de afzonderlijke hoofdbesturen aan de orde gesteld. Het jeugdbestuur werkt met een besluiten- en activiteitenlijst van haar maandelijkse vergaderingen. Het jeugdbestuur kan in haar vergaderingen, afhankelijk van het onderwerp, één of meer bestuursleden of leden van commissies en/of werkgroepen uitnodigen Organisatiewijzer / informatieboekje Door het jeugdbestuur zal jaarlijks een organisatiewijzer worden samengesteld, waarin leden, aspirant-leden en ouders/verzorgers van leden en aspirant-leden de noodzakelijke informatie over de SJO kunnen opzoeken / lezen Omgangsvormen. In een convenant zullen gedragsregels worden opgesteld. De leden van het samenwerkingsverband worden geacht zich hieraan te houden. Indien van toepassing hier op te nemen. Verwezen wordt naar betreffende bijlage. 07 FINANCIËN 07.1 Algemeen Binnen het financieel kader is het jeugdbestuur zonder terugkoppeling naar de hoofdbesturen, gemachtigd uitgaven te doen. Financiële kaders zullen met het nieuwe bestuur en penningmeester afgestemd moeten worden. Het jeugdbestuur maakt per jaar een begroting. Hiervoor wordt door de drie verenigingen een jaarlijks budget vastgesteld. Indien lopende het seizoen komt vast te staan, dat het budget wordt overschreden dan moet overleg worden gevoerd met de penningmeesters c.q. de besturen van de moederverenigingen. Alle kosten en eventuele opbrengsten van het samenwerkingsverband worden op een apart grootboeknummer geboekt. De kosten worden naar rato van het aantal ingebrachte leden omgeslagen over de deelnemende verenigingen. PAGINA 7 VAN 10

8 Voorstel is om de kosten van de trainers vast te leggen binnen kaders, bijvoorbeeld ervaring, diploma s en welk juniorenteam het betreft. De penningmeesters van de afzonderlijke besturen zijn verantwoordelijk voor de jeugdadministratie. De penningmeester van het jeugdbestuur bewaakt het budget van het jeugdbestuur. Er vindt twee maal per jaar een verrekening naar de verschillende clubs plaats en wel voor de winterstop en voor de zomerstop. De contributie wordt door de moedervereniging geïnd. De hoogte van de contributie voor de jeugdleden is voor alle afzonderlijke verenigingen gelijk Leden De leden, die worden ondergebracht in het samenwerkingsverband, blijven lid van de moedervereniging. Nieuwe leden dienen te worden aan- en afgemeld bij de secretaris van de moedervereniging. Bij aanmelding wordt door het nieuwe lid de keuze gemaakt bij welke moedervereniging hij / zij als lid wordt ingeschreven. De nieuwe leden worden doorgegeven aan de secretaris het jeugdbestuur. In principe is er tijdens het doorlopen van de jeugdafdeling geen mogelijkheid tot overstappen naar een andere moedervereniging. Beëindiging van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden voor 30 juni van enig jaar. Indien dit na 30 juni gebeurt, zal een volledig jaar contributie moeten worden betaald. Mondelinge opzeggingen worden niet geaccepteerd. De secretaris is verantwoordelijk voor de ledenadministratie van het samenwerkingsverband en voert regelmatig overleg met de ledenadministrateurs van de moederverenigingen Sponsoring De besturen van de afzonderlijke verenigingen dragen kandidaten voor die zitting nemen in de sponsorcommissie van het samenwerkingsverband. Deze sponsorsommissie is, in overleg met de sponsorcommissies van de afzonderlijke sponsorcommissies, verantwoordelijk voor het benaderen van (nieuwe) sponsoren. Ook dient de sponsorcommissie afgesloten contracten te bewaken en het contact met de sponsoren te onderhouden. 10 NAAMGEVING EN TENUE SAMENWERKINGSVERBAND 10.1 Algemeen De afzonderlijke verenigingen hebben o.a. via hun websites en clubbladen de leden oproepen voorstellen voor namen en het tenue van het samenwerkingsverband in te dienen. De werkgroep heeft uit de ingediende voorstellen een selectie gemaakt, waarna de leden hebben kunnen stemmen op de genomineerde voorstellen voor tenue en naam. De naam en het tenue zijn begin 2014 bekend gemaakt cq. gepresenteerd. PAGINA 8 VAN 10

9 11 ACCOMMODATIE Algemeen De wedstrijden van het samenwerkingsverband zullen worden gespeeld op de drie verschillende sportparken. Over het gebruik van velden en kantine zullen in nader overleg met de hoofdbesturen afspraken worden gemaakt. Voor ouders/verzorgers, spelers en speelsters, scheidsrechters, tegenstanders, trainers en begeleiders, kantinepersoneel zal een duidelijke veld- en kleedkamerindeling beschikbaar zijn Locatiekeuze De locatiekeuze wordt bepaald door de samenstelling van het team. Een team dat voornamelijk samengesteld is uit spelers van twee van de drie afzonderlijke verenigingen, zal per seizoen een half jaar gebruik maken van de beide locaties en de daarbij behorende faciliteiten. Voor teams die samengesteld worden uit spelers van de drie afzonderlijke verenigingen zal het jeugdbestuur per team een nauwgezette afweging moeten maken bij de keuze voor de mogelijke locatie(s) Materiaalberging Er zullen voor de teams van het samenwerkingsverband ruimtes moeten worden aangewezen door de afzonderlijke hoofdbesturen waar materialen, ballen, kleding, enz. kunnen worden ondergebracht. Bij de start van de competitie wordt voor de teams het dan beschikbare materiaal toegewezen door de vereniging waar het team is ingedeeld. 12 KLEDING 12.1 Algemeen Gekozen is een nieuwe onafhankelijke kledinglijn op te zetten voor alle elftallen die ressorteren onder het samenwerkingsverband. Dit met als doel om de samenwerking te kunnen profileren als een nieuwe "vereniging" met eigen kleuren, een eigen naam en logo. Dit om het wij- en zij- gevoel zoveel mogelijk tegen te gaan Tenue Onder tenue in het kader van de kledinglijn van het samenwerkingsverband wordt verstaan: een shirt, voetbalbroekje, trainingspak, tas en een paar kousen. Het tenue wordt door de vereniging in bruikleen gegeven en / of via sponsoring beschikbaar gesteld en blijft eigendom van de gezamenlijke jeugdvoetbalcombinatie. Voorgaande is afhankelijk van sponsoring. De keuze voor de kledingleverancier is door de werkgroep respectievelijk jeugdbestuur bepaald i.o.m. de sponsorcommissie. Hierbij is als vetrekpunt rekening gehouden met de huidige situatie. PAGINA 9 VAN 10

10 12.3 Wassen kleding Het wassen van de kleding zal mogelijk centraal worden geregeld. Is dit nog niet geregeld dan valt het spelende team onder de huidige afspraken binnen de club.. 13 VERZEKERING 13.1 Algemeen Ieder lid van de KNVB valt onder de collectieve ongevallenverzekering en collectieve aansprakelijkheidsverzekering. Beide verzekeringen zijn aanvullende verzekeringen, dat betekent, dat bij een ongeval de kosten eerst geclaimd moeten worden bij de eigen verzekeraar. Een lid zal via zijn lidmaatschap bij de moedervereniging vallen onder deze verzekering. 14 BIJLAGEN - Bijlage technisch jeugdplan; - Bijlage gedragsregels. PAGINA 10 VAN 10